Soutenance mémoire
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Le Président Directeur Général
Il prend toutes les décisions concernant la société MMP-BTP, il dispose de la signature sociale. L’apposition de sa signature est suite à une vérification minutieuse des documents et des approbations matérialisées par les différentes signatures des divers responsables. En véritable homme de terrain, il négocie lui-même avec les fournisseurs et il établit la liste des fournisseurs agréés.
Les Auditeurs Internes
L’audit interne « étudie le fonctionnement réel, repère les faits significatifs, détermine leurs causes, en démontre les conséquences, propose des solutions d’améliorations et provoque l’action ; émet des critiques des systèmes, pas des hommes; adresse des recommandations, examine les programmes d’actions reçus des responsables, et suit leur mise en place »3
Les auditeurs internes examineront « l’efficacité de la procédure interne », ils évalueront « les constats majeurs issus du contrôle interne » en mettant en place « un plan d’audit (fiabilité des procédures, contrôle de son application, élaboration des recommandations) ». A l’issu de quoi, ils rédigeront « de nouvelles procédures » et détermineront des « outils de contrôle ».
Dans le domaine du contrôle interne, « l’ Audit Interne » :
Evaluera si la société applique une culture de contrôle et de gestion de risque ; Evaluera la sécurité des systèmes et applications informatiques .
Evaluera si les recommandations formulées ont été mises en œuvre ; Envisagera les risques et les plans permettant de les minimiser .
Etudiera toutes les fraudes, déficiences et autres problèmes analogues. »4
Le département H.S.S.E (Hygiène Santé Sécurité Environnement)
Ce département concerne la gestion des risques matériels humains, environnementaux,… En plus du système de contrôle interne, il contribue à la protection du patrimoine du groupe.
Le responsable HSSE effectue d’abord, l’étude du patrimoine et du manuel de procédures en ayant comme objectif l’application à la lettre desdites procédures. Ensuite, le département procède à une descente sur terrain afin d’engager des entretiens avec le personnel sur les conditions de travail, le niveau de l’hygiène et de la sécurité. Un constat physique des lieux est établi ainsi que l’état des besoins.
Le département HSSE sensibilise les employés sur les mesures de précaution, les persuade à adopter ces mesures. Par exemple, il incite le personnel de chantier à porter des casques protecteurs et des bottes de chantier. Une formation sur l’évacuation en cas d’incendie est octroyée au personnel suivant un plan d’évacuation, établi par ce même département, valable aussi bien en cas d’incendie que pour d’autres incidents.
Enfin, il émet des propositions de solutions et des recommandations pour une bonne gestion des risques et une amélioration des conditions de travail. Le département HSSE est très important pour la société car il assure l’ «audit qualité » de la société.
Le Directeur de Coordination et le Directeur Exécutif
Ces deux directeurs aident le PDG à piloter l’ensemble du Groupe. Le Directeur de Coordination, comme son poste l’indique, coordonne les activités de toutes les activités du Groupe, donc celles de la société MMP-BTP. Tous les documents de la société (chèques,…) sont vérifiés avant d’être envoyés au PDG. En l’absence de ce dernier, la signature du PDG est remplacée par sa signature et celui du Directeur Technique sur les chèques.
Le Directeur Exécutif est propre à la société, il contrôle toutes ses activités. Tous les décaissements doivent recevoir son aval. Il vérifie si les procédures sont suivies à la lettre et le montant figurant sur les documents qui passent par lui.
Le Bureau d’étude
Afin de bien comprendre les tâches attribuées au bureau d’étude, il convient d’expliquer la procédure à suivre avant d’obtenir un marché.
Avant la parution d’un appel d’offre dans un journal, le client qui est à la fois le maître d’ouvrage consulte le maître d’oeuvre. Ce dernier est celui qui exécute l’étude du projet, il effectue l’APS ou Avant ¨Projet Sommaire. Celui-ci concerne l’étude globale du projet et il est proposé au maître d’ouvrage. L’APD ou Avant projet Détaillé est effectué par la suite avant de lancer l’appel d’offres dans les journaux. Les entreprises qui veulent soumissionner retirent le « cahier des charges » contenant les caractéristiques de l’objet de l’offre contre paiement en espèces d’une somme donnée.
La soumission des entreprises comprend l’aspect financier des sociétés, les divers équipements dont elles disposent, la qualification du personnel et d’autres paramètres tels que les propositions de prix des variations de faisabilité. Cette soumission est à envoyer au maître d’œuvre qui va l’étudier ultérieurement. Il attribue par la suite, le marché à la société qu’il juge approprié et qui devient « adjudicataire au marché ».
Le cahier des charges est envoyé au bureau d’étude, formé d’ingénieurs et de spécialistes de la construction qui feront les études nécessaires. Plusieurs étapes sont à respecter pour l’établissement du plan d’exécution telles que :
L’étude des matériaux à utiliser sur un chantier, La consultation des prix des matériaux.
L’étude des quantités de matériaux à utiliser.
La gestion du personnel de chantier et l’affectation des ouvriers.
Le bureau d’étude détaille sa proposition de prix dans un dossier appelé « offre financière ».
Les conducteurs de travaux
Après les paramétrages théoriques, le conducteur de travaux, qui est celui qui supervise les travaux sur le chantier, analyse le plan d’exécution établi par le bureau d’étude. Des changements sont à effectuer en cas d’incompatibilité entre le plan d’exécution et l’état du terrain. Le conducteur de travaux apporte les modifications nécesaires après comparaison entre les données théoriques et les données réelles à l’exemple des types et quantités de matériaux à utiliser.
Le bureau d’étude et les conducteurs de travaux sont en contact permanent afin de résoudre d’éventuels problèmes. Un grand nombre d’ouvriers sont présents sur un chantier et doivent suivre les normes établies par les ingénieurs d’études qui sont les maîtres d’œuvre.
Le conducteur de travaux fixe les modes d’exécution, il est le contrôleur interne des exécutions des travaux tout en suivant les règles de l’art. Des ingénieurs sont recrutés temporairement pour assurer ce poste le temps de la réalisation d’un chantier.
La Direction Administrative et Financière
Sous la supervision directe du Directeur Administratif et Financier se trouve le Responsable Administratif et Financier. Le DAF est commun à l’ensemble du Groupe, par contre, le RAF est propre à la MMP-BTP. Le RAF supervise directement le responsable du personnel, le responsable facturation, le responsable comptabilité, le responsable trésorerie, le responsable approvisionnement et le responsable stock.
Le responsable approvisionnement et le responsable stock
Le responsable approvisionnement effectue comme son poste l’indique, tous les approvisionnements de la société. Les achats sont effectués auprès des fournisseurs agréés. La Direction Générale négocie elle-même auprès de ces fournisseurs qui accordent un délai de paiement supérieur par rapport aux autres entreprises à la société.
Le responsable stock accomplit les tâches relatives à la gestion commerciale telles que la réception des matériaux et matériels de construction, les enregistrements manuel et informatique sur le logiciel « Gestion Commerciale », l’enregistrement des sorties, l’enregistrement des matériaux non utilisés sur les chantiers, la détention proprement dite des stocks.
Les responsables comptabilité, facturation et trésorerie
Trois comptables assurent ces trois fonctions. Les factures réceptionnées sont enregistrées dans le « journal arrivé » par le responsable des facturations qui les classent en attendant leur paiement. La vérification des pièces justificatives et celle des calculs arithmétiques ont été effectuées avant l’enregistrement dans le logiciel Sage 100 par le responsable comptabilité qui effectue l’enregistrement. La trésorerie est tenue par une personne indépendante de l’enregistrement et du suivi des clients.
Ce premier chapitre nous a permis d’avoir un aperçu de la société, son historique, ses activités ainsi que sa structure. Nous allons entamer le second chapitre de cette première partie qui rappelle quelques théories sur le contrôle interne.
Les principes généraux du contrôle interne
Les principes généraux sont au nombre de sept à savoir: le principe d’organisation, le principe d’intégration, le principe de permanence, le principe d’universalité, le principe d’indépendance, le principe d’information et le principe d’harmonie. Nous allons voir un à un ces principes.
Le principe d’organisation peut être résumé dans une phrase : « On ne contrôle que ce qui est organisé ». L’organisation établit sous la responsabilité du chef d’entreprise comprend la fixation des objectifs, la définition d’un organigramme correspondant, le choix et l’étendue des moyens à mettre en œuvre afin de les atteindre. Cette organisation doit être préalable, adapté et adaptable selon l’environnement et les contraintes extérieures, vérifiable, formalisé et elle comporte une séparation des tâches.
Le principe d’intégration : un bon contrôle interne doit signaler toute erreur ou anomalie ce qui est mis en œuvre par des recoupements, des contrôles réciproques et les moyens techniques qui limitent l’intervention humaine.
Le principe de permanence : le contrôle interne et l’organisation elle-même mise en place supposent une pérennité de ses systèmes.
Le principe d’universalité stipule que le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l’entreprise sans exception en tout temps et en tout lieu.
Le principe d’indépendance implique que les objectifs du Contrôle Interne sont à atteindre indépendamment des méthodes, procédés et moyens de l’entreprise..
Le principe d’information : l’information est à la fois un des objectifs du Contrôle Interne et un de ses moyens car « être informé, c’est déjà contrôler ».L’information doit répondre à certains critères : la pertinence, l’utilité, l’objectivité, la communicabilité.
Le principe d’harmonie : par ce principe, on entend l’adéquation du Contrôle Interne à la caractéristique de l’entreprise et de son environnement.
Quelque soit le type d’entreprise, ces principes sont les mêmes pour que le Contrôle Interne soit efficace. Son organisation diffère d’une entreprise à une autre selon la taille et la complexité de cette dernière, l’environnement du contrôle c’est-à-dire l’intégrité et le comportement éthique, la garantie des compétences professionnelles et des qualités personnelles, la réglementation des compétences et des responsabilités ; sans oublier l’évaluation des risques qui doit être régulière et systématique.
Les objectifs du contrôle interne sur les cycles achat et stock
Nous verrons les objectifs spécifiques du contrôle interne pour les cycles achat et stock dans respectivement la première et la deuxième sous section.
Le cycle achat
Les achats se divisent en quatre étapes indissociables : le déclenchement de la commande, l’acceptation de livraison ou service reçu, la constatation des dettes, le paiement des factures, que nous détaillerons successivement.
Le déclenchement de la commande : le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner l’assurance que les commandes d’achat ou de biens et services soient faites en fonction des besoins de l’entreprise pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire.
L’acceptation de livraison ou service reçu : les objectifs de contrôle interne doivent garantir principalement le respect des délais de livraison et la correspondance des livraisons aux commandes.
La constatation des dettes : les objectifs de contrôle interne doivent donner l’assurance que les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des services et que la comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.
Le paiement des factures : les objectifs spécifiques à la mise en paiement sont les suivants : les factures sont contrôlées avant mise en paiement; la mise en paiement est dûment autorisée et elles ne sont pas payées plusieurs fois.
L’atteinte de ces objectifs spécifiques au cycle achat permet de déduire que les achats ne comportent pas de risques majeurs. Après les achats, voyons à présent les objectifs du contrôle interne sur le cycle stock.
Le cycle stock
Les objectifs de contrôle interne sont les suivants: que les stocks fassent l’objet d’un contrôle comptable adéquat, que tous les stocks soient identifiés et bien protégés, que tous les coûts d’acquisition soient imputés aux stocks, que les stocks soient correctement valorisés et qu’ils fassent l’objet de contrôles globaux de vraisemblance. Afin d’atteindre ces objectifs, les procédures suivantes doivent exister :
Le Contrôle comptable adéquat est matérialisé par l’utilisation et le contrôle de pièces prénumérotées et approuvées pour mouvementer les stocks, l’existence d’inventaires permanents ou de fiches de stock de préférence tenues par d’autres personnes que les gardiens des marchandises et le contrôle réciproque entre services
Concernant l’identification et la protection des stocks, la responsabilité des stocks est confiée à une personne bien précise. Les stocks sont physiquement protégés des risques naturels et des vols ou détérioration, des comptages physiques réguliers sont à effectuer. Des procédures d’inventaire physique adéquates permettent des comptages exacts ainsi que la description et l’identification des stocks endommagés. Des feuilles de comptage prénumérotées sont à utiliser et les contrôles sont réciproques entre les services de réception et expédition.
Pour les coûts de production adéquats, le système de coût d’acquisition est à rapprocher à la comptabilité. L’analyse de l’importance des écarts permet de juger le caractère raisonnable du système de coûts, les calculs sont revérifiés par une deuxième personne. Les frais généraux sont à imputer correctement.
A propos de la valorisation, l’existence d’un inventaire permanent ou de fiches de stock tenues en quantité et en valeur, l’existence de procédures permettant de déterminer le prix du marché, la revue régulière des stocks obsolètes ou à faibles rotation et le choix d’une méthode adéquate de valorisation garantissent que les stocks sont correctement valorisés.
En ce qui concerne les contrôles globaux de vraisemblance, les prix unitaires entre les différents exercices sont à comparer entre eux et un responsable élevé dans la hiérarchie doit réaliser une revue finale des stocks et leur valorisation.
Néanmoins, le contrôle interne possède également des obstacles et des limites tels que:
Le coût du contrôle: le contrôle interne augmente les charges de l’entreprise par l’embauche de nouveau personnel, l’acquisition d’investissements supplémentaires. Toutefois, le contrôle interne est un élément de sécurité dans l’entreprise, dont le coût peut s’analyser comme celui de l’assurance.
Il permet avant tout une meilleure répartition des tâches avant leur multiplication. Le contrôle interne doit être à la mesure du risque qu’il doit couvrir. Si le risque encouru est faible, la mise en place d’une procédure dont le coût est supérieur au risque encouru deviendra une faiblesse dans l’optique du rapport coût/efficacité.
Relatif aux problèmes humains: la mise en place du contrôle interne peut être interprétée comme une remise en cause de la direction au sein de l’entreprise. Afin d’éviter ce cas d’espèce, le personnel doit être sensibilisé sur les objectifs du contrôle interne car les éventuels obstacles soulevés par le personnel relèvent plus de la résistance au changement en général. La sensibilisation est nécessaire car le contrôle interne joue en faveur du personnel puisqu’ il donne les instructions à suivre lorsqu’il est matérialisé par l’existence d’un manuel de procédures. Compte tenu de ces obstacles et limites, l’existence d’un contrôle interne porte aussi ses intérêts. Lorsqu’il est satisfaisant, la direction peut avoir la garantie que ses décisions sont suivies. Les actions conduites dans l’entreprise satisfassent aux obligations de rentabilité, de conformité juridique et de transparence des opérations en réduisant les risques d’échecs dans la réalisation des objectifs. De ce fait, le patrimoine de l’entreprise est sauvegardé et est pérenne.
Tels sont les objectifs du contrôle interne sur les cycles achat et stock. L’existence de ces procédures au sein d’une entreprise prévient les risques qui empêchent la maîtrise de ses activités. Dans la deuxième partie, nous analyserons lesdits cycles de la société MMP-BTP par rapport à l’outil principal du contrôle interne: le manuel de procédures.
Evaluation et tenue de stocks
La méthode d’évaluation préconisée est le CUMP.
Le tableau de bord et les indicateurs pertinents de la fonction stock sont établis, notamment le stock minimum, les quantités optimales de réapprovisionnement, le taux de rupture de stock (nombre commandes satisfaisantes/ensemble des commandes passées), etc.
Les entrées en stocks sont correctement valorisées par l’existence de règles de valorisation bien précises (ex: facture d’achats + éventuellement frais de transport + provision pour évaporation) conformes aux principes comptables.
Les prix sont périodiquement examinés afin de détecter les éventuels dépassements par rapport au prix du marché.
Retour sur achats locaux
En cas d’articles non conformes aux commandes constatés au moment de la réception (articles avariés, différents de ceux commandés,…), le RS en présence du supérieur hiérarchique établit un PV en deux exemplaires, signe le PV et fait signer le PV par le livreur et le supérieur hiérarchique, remet le PV2 et les produits au livreur, classe le PV1 dans le dossier
Les principes généraux des stocks
La gestion des stocks suit des principes généraux. L’un de ces principes stipule que tous les mouvements de stock doivent faire l’objet d’un document pré numéroté signé par le service requérant et le responsable des stocks et donnent lieu à un enregistrement immédiat sur la fiche de stocks. Le responsable de stock est également responsable des mouvements des articles en magasin et leur garde. Le responsable des stocks tient à jour hebdomadairement les fiches de stocks, établit hebdomadairement la situation de stock et la communique au supérieur hiérarchique. Des contrôles inopinés sont effectués par les auditeurs, responsable administratif, directeur,… pour vérifier l’existence physique des articles en stocks. Un inventaire physique est effectué à chaque fin d’exercice.
Les destructions des articles sont autorisées par la Direction Générale ; elles sont constatées par les deux principaux responsables de chaque société et réalisées en respectant les législations en vigueur ; en tout état de cause, elles font ‘l’objet d’un Procès-Verbal.
Les aires de stockage sont bien distinctes des aires de réception et d’expédition. Les stocks sont protégés contre les différents risques (vols, intempéries, insectes,…). Les quantités sorties sont contrôlées au portail (chargement de véhicule,…). La fonction de la tenue physique (réception, livraison) est séparée de celle de la tenue comptable.
Les étapes de la procédure relative au cycle stock passent par l’évaluation et la tenue des stocks, les entrées en stock, les sorties de stock, le retour sur achats locaux et les procédures d’inventaire physique. La section suivante sera consacrée aux résultats issus des tests de conformité.
Dans cette troisième section, nous verrons les procédures à suivre pour répondre aux appels d’offres afin de mieux appréhender l’importance que revêtent ces cycles pour la maîtrise des activités de l’entreprise.
La réponse aux appels d’offres
Lorsqu’une entreprise ou une institution veut effectuer des travaux de construction, elle fait, d’abord, appel à des spécialistes en la matière, par exemple, des architectes,…Ces derniers sont appelés des « Maîtres d’œuvre ». Ils établissent les mesures, déterminent les normes à suivre,…et elles sont consignées dans un cahier des charges. Ensuite, l’entreprise publie l’« appel d’offres » dans les journaux pour que les sociétés intéressées retirent le cahier des charges correspondant contre paiement en espèces d’un montant donné. « L’appel d’offres » édité dans un journal ne mentionne que les grandes lignes telles que la construction d’une école, la réhabilitation d’une station service,….
Le cahier des charges contient toutes les informations nécessaires pour répondre à l’offre à savoir les qualités et les quantités des matériaux à utiliser, les mesures nécessaires, les normes à suivre,… Ledit cahier est transmis au bureau d’étude composé d’ingénieurs et de spécialistes de travaux de construction afin que celui-ci fasse les calculs nécessaires. Par exemple, le cahier des charges précise que le béton est « dosé à 300 KG/M3 ». Le bureau d’étude consultera les prix de différents fournisseurs par téléphone, puis il déterminera la quantité de main d’œuvre nécessaire, le nombre de machines utilisées et leur durée d’utilisation. (cf. : tableau N°1).
Les différentes parties de la construction seront fractionnées et leur coût calculé séparément avant d’être fusionné dans un même bordereau de prix. Ce prix appelé également.
L’analyse de l’environnement interne
Les procédures relatives aux cycles achat et stock ont été décrites antérieurement. Le présent chapitre nous permettrait de voir si les points forts issus de l’application de ces procédures sont réels mais non seulement théoriques et si les points faibles constatés au cours de notre test de conformité représentent des risques tangibles pour la société.
Le cycle « achat »
Nous verrons successivement les forces et les faiblesses du cycle achat. Les forces identifiées sur le cycle achat est l’existence d’un extrait du manuel de procédures qui lui est propre et la motivation de son personnel qui est un facteur déterminant de la qualité du système en général.
Les forces
La MMP-BTP dispose d’un manuel de procédures qui décrit toutes les étapes à suivre pour un cycle donné ainsi que le circuit des documents. L’existence de ce manuel signifie la standardisation des méthodes utilisées quelque soit la personne qui occupe le poste.
Le manuel constitue un guide pour le travailleur parce qu’il spécifie les documents à utiliser et les différentes étapes à suivre. Les dirigeants de la MMP-BTP ont l’assurance non seulement que chaque employé sait ce qu’il doit faire à telle ou telle étape, mais aussi que leurs directives sont suivies.
Les procédures à suivre pour effectuer les achats de la société ont été élaborées afin de renforcer les dispositifs sur les points à risques. Théoriquement, l’atteinte des objectifs spécifiques du cycle achat permet de déduire qu’ils ne comportent pas de risques majeurs pour la société.
La qualité et l’atteinte des objectifs de contrôle interne sur le cycle achat est aussi tributaire de la qualité de son personnel. L’approche « classique du contrôle interne » a mis en exergue la nécessité d’un personnel compétent. De ce fait, la qualité du personnel influe directement sur celle du contrôle interne car il est l’acteur principal du système. Le personnel de la MMP-BTP est intègre, compétent. Les locaux de la société se trouvant à une dizaine de kilomètres de la capitale, le transport du personnel est assuré par la société et les employés sont restaurés sur place aux frais de la société. Le responsable approvisionnement dispose d’un véhicule et d’un chauffeur pour fournir les matériaux nécessaires à la société.
Ces faits augmentent la motivation du personnel de la société et spécialement celle du RA. Comme nous l’avons dit précédemment, une hausse de la motivation du personnel entraîne une augmentation de la compétence qui se répercute sur la qualité du contrôle interne du cycle achat. Aucun système n’est sans faille quelques soient les dispositifs mis en place, mais l’intégrité du personnel offre une garantie que le système en question ne comporte pas de risques significatifs. Son travail bénéficie d’un contrôle très étroit car tous les documents nécessaires pour réaliser un achat sont vérifiés et visés par la direction générale qu’il soit à payer en espèces ou à crédit. En l’absence de la direction générale, les documents sont visés par le RAF, le Directeur Exécutif et un auditeur interne.
Le cycle achat bénéficie de procédures qui lui sont propres et d’un personnel très motivé. A présent, nous allons passer à sa faiblesse.
Le cycle « stock »
Les forces et des faiblesses mises en évidence à l’issu de l’analyse des procédures du cycle stock seront détaillées dans respectivement la première et la deuxième sous section.
Les forces
Les stocks de la société sont très bien protégés physiquement par le biais de dispositifs de sécurité et la réglementation de l’accès aux magasins.
Les dispositifs de sécurité très perfectionnés
Les stocks qu’ils soient dans le magasin principal d’Ambohidratrimo ou dans les magasins mobiles des chantiers sont protégés des agressions physiques telles que le vent, le soleil et les intempéries. Les magasins des chantiers sont fermés à clé et seuls le chef de chantier et le magasinier possèdent la clé. Le magasin principal situé à Ambohidratrimo est très bien sécurisé. Le local, clôturé par les murs avec des fils barbelés au dessus, est surveillé en permanence par des agents de sécurité qui effectuent des rondes périodiques. En cas d’incendie, des extincteurs sont disponibles dans les coins du magasin afin d’éviter la propagation du feu. La société utilise le Archer Patrol System V 1.0 qui permet de vérifier que les rondes sont effectuées toutes les heures et sur l’ensemble du local. Par ailleurs, des caméras de surveillance enregistrent en permanence les mouvements dans le local en question et des détecteurs de mouvements sont mis en marche à la tombée de la nuit, mais ils sont débranchés au moment des rondes afin d’éviter la confusion entre les agents de sécurité et les malfaiteurs éventuels.
La réglementation de l’accès au stock
D’après le manuel de procédures de la société, « l’accès aux magasins et aux stocks est règlementé ». Effectivement, leurs accès sont règlementés car ils sont fermés à clé. Les portes ne sont ouvertes qu’en présence des responsables magasins ou celle du responsable stock. Le trousseau de clés est enfermé dans une boîte métallique également fermée à clé. Cette dernière clé n’est disponible qu’auprès du responsable stock.
Les personnes autorisées à effectuer des inventaires sont indiquées dans des notes de service ou à défaut, elles sont personnellement escortées par le responsable de l’inventaire. Ces notes fixent également la durée de l’inventaire et ils viennent en complément des procédures d’inventaire décrites dans le manuel. Outre les dispositifs de sécurité très perfectionnés, les stocks sont protégés d’une part, par les moyens mécaniques de protection tels que les portes, les portails,…; et d’autre part, par la réglementation de leur accès.
Les stocks de la MMP-BTP sont protégés des risques naturels et seules les personnes autorisées peuvent accéder aux magasins.
Les faiblesses
Les faiblesses constatées sont une méthode de valorisation erronée des stocks et un besoin de renforcement de capacité du responsable stock et des responsables des magasins.
Une méthode de valorisation erronée
Un des objectifs du contrôle interne, en ce qui concerne la valorisation des stocks est l’existence d’une fiche de stock tenue en quantité et en valeur. Cette méthode permet de considérer les stocks aussi bien d’un point de vue quantitatif que qualitatif. Les fiches de stock de la société ne sont tenues qu’en quantité mais non en valeur. La valeur des stocks n’est donc pas appréciable à partir des fiches. Elles ne précisent que les quantités disponibles et celles consommées.
La valeur des matériaux achetés enregistrée sur le logiciel de gestion commerciale est celle figurant sur la facture. Elle ne représente que le prix d’achat des matériaux sans les frais généraux. Les données du logiciel tenu par la comptabilité sont identiques à celles du magasin d’Ambohidratrimo. Ces données sont transportées à l’aide de support numérique du magasin au siège pour être importées dans le logiciel de gestion commerciale du service comptabilité. Ce dernier n’effectue pas ses propres enregistrements car ils proviennent du Responsable Stock. Les données du service comptabilité sont partagées avec les autres services par le système de réseau sans fil. Les données des différents services sont, de la sorte, toutes identiques. Si une erreur se produit au niveau de l’enregistrement effectué par le RS, elle se propagera dans tous les services. Le principe d’intégration précise qu’un bon contrôle interne doit signaler toute erreur ou anomalie ce qui est mis en œuvre par des recoupements, des contrôles réciproques et les moyens techniques. Dans notre cas d’espèce, les erreurs ne sont pas signalées car le contrôle réciproque entre services n’existe pas. En outre, l’usage des périphériques utilisant des supports amovibles sans des mises à jour périodiques d’antivirus augmente le risque de contamination par des virus. Ces derniers vont par la suite, compromettre les données stockées et ils risquent même de mettre les matériaux informatiques hors service. Le service comptabilité ne peut donc pas vérifier les enregistrements correctement puisqu’il s’agit des mêmes données.
La méthode de valorisation préconisée par le manuel est le CMUP. Dans la pratique, les fiches de stock ne sont pas tenues en valeur mais uniquement en quantité. Le logiciel de gestion enregistre les valeurs entrées par le RS et elle ne représente que le prix d’achat des matériaux sans les frais de transport jusqu’à sa mise à disposition et sans les provisions pour évaporation. La méthode utilisée est plutôt le FIFO ou le LIFO au lieu du CMUP. Les valeurs enregistrées sur le logiciel sont de ce fait, erronées et l’utilisation d’une méthode de valorisation différente de celle préconisée par le manuel de procédures entraîne la non fiabilité des données du logiciel de gestion commerciale. La valeur des stocks de la société utilisée pour l’établissement des états financiers est faussée ce qui rend ces derniers non fiables puisqu’ils ne sont pas exempts d’erreur.
Le besoin de renforcement de capacité
Les magasiniers des chantiers sont chargés de tenir physiquement les stocks des chantiers auxquels ils sont affectés. Ils remplissent les FC à transmettre au magasin principal pour les besoins en matériaux du lendemain. A tous les matériaux entrant dans leur magasin mobile, ils établissent des bons d’entrée et de même, à toutes les sorties de matériaux, ils remplissent des bons de sortie. Ces bons sont par la suite, envoyés au magasin principal pour que le responsable mette à jour les fiches de stock propres à chaque chantier.
Les bons d’entrée ainsi que les bons de sortie sont remplis selon leur manière de reconnaître les matériaux. Les fiches de stock par chantier tenues au magasin principal sont mises à jour à partir de ces bons. Les matériaux considérés par des personnes inexpérimentées comme identiques mais qui présentent des caractéristiques distinctes sont enregistrées sur des fiches de stock différentes. Par exemple, deux lampes halogènes d’un aspect identique peuvent présenter des caractéristiques différentes. L’une peut être d’une puissance de 150W, de marque General Electric tandis que l’autre, est de marque ¨Philips avec une puissance de 500W. Les fiches sur lesquelles les stocks de ces deux lampes sont bien distinctes. Par contre, les magasiniers des chantiers ne vont pas les différencier sur les bons qu’ils remplissent. Le responsable de la mise à jour des fiches de stock doit comparer les données figurant sur les factures avec celles des bons d’entrée et des bons de sortie afin d’imputer à chaque fiche les matériaux pour lesquels il a été établi. Chaque chantier possède ses propres fiches que cette même personne est chargée de mettre à jour. Recouper les données des bons avec celles des factures par chantier représente une somme de travail considérable et les fiches de stock ne seront pas à jour. Les fiches de stock des chantiers permettent de connaître la situation exacte des stocks sur un chantier donné alors si le décalage entre la situation réelle et celle théorique est trop grand, il ne sera plus nécessaire de les mettre à jour.
La MMP-BTP ne recourt à aucune méthode de détermination des quantités à approvisionner. Les quantités à approvisionner sont déterminées par les responsables des magasins et elles correspondent à la consommation de matériaux en une journée. Ces quantités dépassent déjà la capacité des magasins. Compte tenu de la nature des matériaux utilisés sur les chantiers, leur stockage s’effectue à des conditions très strictes. Ils ne peuvent être entreposés au grand air. La capacité de stockage des magasins mobiles étant limitée, ils ne peuvent contenir qu’une quantité très réduite de matériaux. La consommation en matériaux d’un chantier peut varier du jour au lendemain. Une augmentation des quantités à utiliser sur le chantier peut entraîner une rupture de stock freinant ainsi l’évolution du chantier. La détermination des quantités à acheter pour un chantier donné ne doit donc pas être prise par uniquement le responsable magasin. Elle doit être collective entre le responsable magasin, le chef de chantier et le conducteur de travaux.
L’analyse des cycles achat et stock au niveau de son environnement interne a fait l’objet de ce chapitre, passons à présent à celle de son environnement externe.
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Table des matières
PARTIE I : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE ET LE CONTROLE INTERNE
Chapitre I : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
Section 1 : Présentation du Groupe SODIAT
Section 2 : La Société MMP-BTP
Chapitre II: LE CONTROLE INTERNE
Section 1. Définitions et les principes de base du contrôle interne
Section 2 : Les objectifs du contrôle interne sur les cycles achat et stock
PARTIE II :ANALYSE DES CYCLES ACHAT ET STOCK
Chapitre I : L’ANALYSE DES PROCEDURES EXISTANTES
Section 1 : Les procédures cycle « achat »
Section 2 : Les procédures du cycle « stock »
Section 3 : La réponse aux appel d’offres
Chapitre II : L’analyse de l’environnement interne
Section 1 : Le cycle « achat »
Section 2 : Le cycle « stock »
Chapitre III : L’ANALYSE DE L’ENVIRONNEMENT EXTERNE
Section 1 : Le cycle « achat »
Section 2 : Le cycle « stock »
PARTIE III: LES SOLUTIONS PROPOSEES
Chapitre I : LES PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
Section 1 : Les solutions proposées
Section 2 : Les solutions retenues et les résultats attendus
Section 1 : Les mesures d’accompagnement
Section 2 : Les mesures d’atténuation
CONCLUSION GENERALE
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