RENFORCEMENT DE L’ORGANISATION COMPTABLE

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THEORIE SUR LE SYSTEME COMPTABLE

Le présent chapitre sera consacré à la présentatio des différents concepts fondamentaux relatifs au système comptable, partant d’une définition de ses éléments constitutifs.

Définition du système comptable

Le système comptable est l’organisation du travail comptable qui porte essentiellement sur les livres et documents utilisés, les différents stades de la procédure, les techniques utilisées pour l’établissement des documents de synthèse. Il existe, en pratique, deux systèmes comptables :
– le système classique,
– le système centralisateur.
La comptabilité constitue une méthode d’observationpar laquelle le comptable se propose d’enregistrer, d’analyser, de classer tous les faits modifiants ou susceptibles de modifier la situation du patrimoine d’une entreprise.
Il est possible de déduire le but qu’elle se fixe, à savoir :
– enregistrer les mouvements de fonds afin d’en suivre et d’en contrôler l’affectation,
– rendre compte à tout moment de la situation de l’en treprise notamment du patrimoine,
– permettre de dégager rapidement le résultat obtenude la gestion.

Eléments constitutifs du système comptable

On distingue trois composantes du système comptable :
– la comptabilité budgétaire,
– la comptabilité générale,
– la comptabilité analytique d’exploitation ou comptabilité des prix de revient.

La Gestion Budgétaire

Définition

Le système de gestion budgétaire est une méthode degestion prévisionnelle à court terme fondée sur l’évaluation des moyens à mettre à la disposition des responsables pour atteindre les objectifs fixés, issus du plan stratégique défini par la Direction Générale.

Caractéristiques

Cette phase est complétée par un processus de contrôle par comparaison des prévisions aux réalisations pour tirer les écarts uiq sont analysés afin d’en expliquer les causes et de prendre en conséquence les mesures quis’imposent :
– recherche de la rentabilité,
– remise en cause des prévisions.
Grâce à la gestion budgétaire, la comptabilité joue un rôle dynamique dans l’entreprise. Elle ne se limite plus à enregistrer les résultats mais permet de déterminer après une période de temps plus ou moins longue sil’entreprise a ou non progressé.
La comptabilité devient dynamique si les indications qu’elle fournit se projettent dans le futur et se conjugue avec les données de la conjoncture pour élaborer le budget.

Principe de la Gestion Budgétaire

Le cadre budgétaire doit s’appuyer sur l’organigramme et la définition des fonctions à l’intérieur de l’entreprise pour englober dans la mesure du possible l’intégralité et la spécificité des activités de l’entreprise.
L’ensemble des budgets traduit l’engagement de chaq ue responsable devant la direction de l’entreprise. Cet engagement doit être cohérent avec l’objectif d’activité retenue.
Les budgets seront établis selon les divers centres de responsabilités ou de profits possibles dans le cadre du découpage de l’entreprise en :
– Centre de coût : qui a la responsabilité des charges,
– Centre de recettes,
– Centre de profits,
– Centre d’investissement.
La gestion budgétaire fournit un outil complémentaire d’analyse aussi bien pour la comptabilité générale que pour la comptabilité analytique.

La Comptabilité Générale

Définition et objectif

La comptabilité générale se définit comme suit : estc’ une science permettant de faire parler une entreprise avec des informations chiffrées, c’est un système de communication entre l’entreprise et tous les individus qui s’intéressent à elle :
– Les associés qui n’en assurent pas directement la direction mais qui devraient être informés sur l’état de leur patrimoine,
– Les investisseurs qui doivent juger la rentabilitéde l’entreprise,
– Les banques : susceptibles de prêter de l’argent etqui veulent pouvoir apprécier la solvabilité de l’entreprise,
– La fiscalité : dans la mesure où les impôts concernant l’entreprise sont calculés à partir des données comptables (TVA, IBS, etc.…).
La comptabilité générale a pour objectif d’enregistrer les opérations réalisées avec l’extérieur afin de pouvoir présenter périodiquement les états financiers, c’est-à-dire les documents qui permettent de juger la situation globale de l’entreprise.

Les limites de la Comptabilité Générale

La comptabilité générale est surtout orientée vers:
– Le suivi des données d’après leur nature,
– La détermination des résultats globaux de l’entreprise pour un exercice et le résultat net en tenant compte des pertes et profits exceptionnels,
– Les valeurs d’actif et du passif à un moment donné et notamment en fin d’exercice. Les informations enregistrées qui prennent en compte les flux externes et mettrent
en jeu l’entreprise et les agents extérieurs. Elle ne permet pas par exemple de mesurer l’importance des charges relatives à un centre d’ac tivités.

La Comptabilité Analytique d’Exploitation

Historique et évolution

Tant que l’entreprise est de petite taille et que son activité reste simple, la comptabilité générale permet souvent aux responsabl d’obtenir les informations juste nécessaires à son bon fonctionnement et à son évolution. Avec la croissance et la diversification de ses activités, l’entreprise a besoin de connaître ce que coûte et ce que rapporte chacune de ses activités ou chaque produit.
En outre, malgré son évolution, la comptabilité génrale reste étroitement lié à une traduction descriptive du passé. La concurrence et la conjoncture obligent les chefs d’entreprise à s’intéresser aux prévisions.
C’est pour satisfaire ses besoins d’analyse qu’est née la comptabilité interne dite : «analytique» ou encore «de gestion». Elle est conçu e pour pallier les insuffisances de la comptabilité générale en tant qu’outil de gestion.
La comptabilité analytique est un système de valorisation des flux internes. Elle s’attache à déduire en terme monétaire les différentes étapes des matières premières transformées, avant d’être remises sur le marché usso forme de biens ou services proposés à la clientèle.
La comptabilité analytique est un outil de contrôle de coûts dans l’entreprise. Elle effectue un certain nombre de traitement des informations comptables. Ceci concerne les regroupements, reclassements, ventilations…dans le but de mener des analyses des produits, pour la prise de décisions.
Les coûts peuvent être calculés par branche d’activité, par type de produit et ou encore par commande. La comptabilité analytique doit être adaptée à chaque situation de l’entreprise. Elle peut être organisée suivant descritères, des méthodes et des procédures propres à chaque entreprise en fonction de ses part icularités.
La comptabilité analytique, outil de contrôle interne de gestion et de préparation de décision, est un système d’information qui peut être adapté à la structure organique de l’entreprise, à ses activités d’exploitation.

Objectif de la Comptabilité Analytique

La comptabilité analytique d’exploitation a pour objectifs essentiels de :
– Connaître les coûts de différentes fonctions de l’entreprise,
– Expliquer les résultats en calculant les coûts des produits pour les comparer aux prix de vente correspondants,
– Constater les réalisations et expliquer les écartsqui en résultent,
– Faire apparaître les éléments pouvant contribuer à la détermination des prix de vente ou au contrôle de leur rentabilité et de fournir en cas de besoin des éléments, de justification d’objets, de produits ou de services, la base d’évaluation des stocks de produits finis, l’existence des stocks de produits finis caractérisent ces stocks en calculant les coûts y afférents,
– Repartir les charges entre les activités ou les diférents produits pour :
· Connaître les produits non rentables en comparant les coûts aux prix de vente correspondants,
· Décomposer le résultat global obtenu de la comptabil té générale par branche d’activité.
Cette analyse permet de mesurer la rentabilité de chaque branche d’activité ou de chaque produit, de prendre des décisions en connaissance de cause et suivant la nécessité de :
– Créer, développer, supprimer une activité ou un service ou produit,
– Sélectionner les clients, les fournisseurs,
– Investir, embaucher ou sous traiter,
– Aménager, remplacer ou changer les matériels ou lesimplantations,
– Modifier l’organisation,
– Établir des prévisions des charges par la méthode des coûts préétablis : l’entreprise peut établir des prévisions des charges et produitsd’exploitation correspondant à une hypothèse donnée ou pour une période déterminée.

Mise en évidence des écarts

Il consiste à rapprocher à chaque période considérée les coûts réels des coûts préétablis. Ecart = Réalisation – Prévision.
D’une manière générale, la formule peut être interprétée de la manière suivante :
· Si la réalisation dépasse la prévision, les écartssont défavorables,
· Si la réalisation est inférieure à la prévision, les écarts sont favorables, car l’entreprise a enregistré une économie de charges.
Écart sur quantité : E/ Q
QR : quantité réelle,
QP : quantité préétablie,
CR : coût réel,
E/ Q = (QR- QP) CR
Écart sur coût : E/ C
CR : Coût Réel,
CP : Coût Préétabli,
QP : Quantité Préétablie,
E/C = (CR – CP) QR.
Écart global : EG
Q : Quantité,
C : Coût,
R : Réel,
P : Préetablis.
EG=E/Q+E/C.

PROBLEMES LIES A L’ORGANISATION COMPTABLE ET A L’INSUFFISANCE DES MOYENS

Le présent chapitre sera consacré à décrire les problèmes liés à l’organisation et à l’insuffisance des moyens dans la société ADEMA.
Pour que notre analyse soit le plus objectif possible, nous pensons qu’il serait mieux de faire d’abord une présentation des faits concernant les points suivants qui feront d’ailleurs l’objet de notre critique :
– le type d’organisation comptable existant au sein de la société,
– le type des moyens mis en œuvre par la société.
La comptabilité est informatisée chez ADEMA. Le traitement se fait par lots, étant donné que les documents proviennent des 12 plates-formes (aéroports) gérées par cette société. Ce qui se traduit par un retard d’un à deux mois en moyenne, dans l’exploitation des informations.
Et de plus, l’insuffisance des moyens oblige les différents responsables à organiser mieux son travail, à augmenter les temps de travail et le circuit de travail. Cela entraîne une augmentation des actions administratives et un retard d’exécution du travail ainsi qu’un retard de sortie des résultats attendus par les directions.
Après avoir mis en évidence ce problème, nous penso qu’il sera souhaitable de procéder à l’analyse plus approfondie des problèmes :
– organisation comptable,
– insuffisance des moyens.

Organisation comptable non satisfaisante

D’après ce que nous avons constaté dans l’ADEMA, l’organisation du Traitement des données comptables n’est pas satisfaisante parce que certains comptables n’a pas de base solide en technique comptable. Autrement dit il y a une inadéquation des tâches au qualité (profil) des comptables. Ainsi que l’application de code analytique de la société n’est pas adéquate au traitement comptable pour en tirer des informations plus détaillées de chaque secteur d’activité.
En conséquence, certains comptables se trouvent en difficulté dans l’exécution de ses tâches. Il s’agit par exemple :
– du comptable responsable de la tenue des comptes clients,
– du comptable responsable de la tenue des comptes fournisseurs locaux.
Qui effectuant des opérations relatives à ces comptes très volumineuses par rapport aux autres comptables. Aussi il n’est pas étonnant si la tenue de ces comptes n’est pas régulière.

Insuffisance de procédures de circuit des informations

Nous avons pu remarquer ci-dessus que l’absence de manuel de procédure pour la circulation des informations et traitement des données comptables entraîne des retards dans l’exécution des travaux comptables et nous avons pu constater de la part de certaines personnes de la négligence de l’inconscience.
Exemple au niveau de classement des documents, on ne respecte pas le principe et la règle adoptés par la société : des factures ouonsb sont classées dans leurs affaires personnelles. De plus il y a des pièces qui doivent servir au Service Trésorerie et au Service Comptabilité. Or on ne sait pas quel service doit recevoir en premier ces informations parce qu’il n’y a pas un diagramme de circulation bien défini. Il y a des confusions chez l’exécutant dans la réalisation d’une opération comptable. On constate donc qu’il y a un goulot d’étranglement.

Retards dans les enregistrements des factures payés

Nous avons constaté qu’entre le service trésorerie et comptable, il existe une mauvaise communication des factures payées. Par exemple au niveau du service trésorerie, un client quelconque a déjà fait son règlement mais n’en a pas été informé à temps par celui qui a reçu les avis, alors que ces factures d evraient être enregistrées par les comptables avant d’être classées. Cela est la principale source de la carence constatée sur les modalités de circulation des factures.

Liaison inter-service très lente

Le service comptable doit nécessairement être en contact permanent avec tous les services existant dans l’entreprise. En effet dans le cadre de la répartition des tâches à l’intérieur de l’entreprise tout entière, il n’est attribué à chaque service une partie des travaux nécessaires au fonctionnement de cette entreprise.
Or, pour que, l’entreprise fonctionne convenablement, il faudrait qu’il y ait une bonne articulation de ces services, une meilleure coordination de leurs activités. IL doit toujours y avoir une certaine interdépendance de ces services à l’intérieur de la société. Ainsi des relations se matérialisent soit par des communications de documents, soit par des prestations de service réciproque.
Certains responsables n’ont pas le sens de la collaboration. Il en résultera alors des retards au niveau du traitement des données.

Traitement des informations non performant

Actuellement, le service comptabilité générale existe bel et bien, mais à cause du nombre insuffisant des agents qualifiés, le traitement des informations n’est pas performant. Cela va perturber les opérations comptables.
Même si ADEMA disposait des moyens complets et satisfaisants pour sa gestion, rien n’y est possible sans l’intervention des hommes, d’auta nt plus que l’insuffisance des moyens informatiques dans le service comptabilité présenteaussi les inconvénients dans le traitement des informations à laquelle s’ajoute l’i nsuffisance de la formation périodique au sein de l’entreprise.

Insuffisance des moyens

L’insuffisance des moyens (machine, personnel) souvent oblige les différents responsables dans la société à augmenter les tempset le circuit du travail. Cela a donc pour conséquence une augmentation des actions administratives et un retard d’exécution des tâches dans une direction ou service, ainsi qu’un r etard au niveau de traitement des informations.

Humain

Insuffisance de l’effectif

L’insuffisance de l’effectif au sein de la Directio n Administrative et Financière a un impact négatif sur l’organisation sur l’organisation en général de l’équipe comptable. Cette insuffisance est l’une des facteurs qui retardent l’activité de service comptabilité, ce qui ne permet pas au DAF de prendre une décision rapide pour résoudre les problèmes existants.
Le nombre des comptables est insuffisant pour s’occuper de l’enregistrement des opérations des douze plates-formes (aéroports).

Insuffisance de formation

Certains comptables ont des niveaux très bas en technique comptable. Il existe aussi un problème de qualité des agents et absence de contrôle des agents dans l’exécution de leur tâche. En effet, certains comptables, par manq ue de compétence professionnelle demandent assez souvent l’assistance de leurs collègues dans son travail.
De même, On constate certains comptables se trouven encore en difficulté pour l’utilisation de certains comptes, et n’arrivent pa s à dominer leur travail (poste) ; alors que la qualité des travaux comptable dépend de la valeur de chacun et de sa capacité à travailler seul.
Par exemple, certains responsables ont tendance à c onfier des tâches volumineuses et routinières à des anciens employés qui ont acquis une certaine expérience, pour assurer la bonne marche des travaux alors que ceux-ci pourraient être capables d’assurer d’autres tâches. Souvent, les non-performance des traitement s des informations est dus à l’insuffisance de personnel qualifié (manque de formation).

Matériels informatiques

Vu la taille d’ADEMA et le volume des opérations traitées, le service comptable manque d’équipements informatiques.
Par exemple : l’analyse des documents provenant de douze plates-formes, nous montrons que des retards d’un à deux mois sont enre gistrés au niveau d’une transmission des données. En effet, la comptabilité doit permettre de garantir :
– l’exhaustivité des enregistrements,
– la réalité des enregistrements,
– l’exactitude des enregistrements.
De plus, l’éloignement du centre de traitement informatique (à 1km du service comptabilité) pose quelquefois des difficultés.

Manque de moyen de Contrôle de Gestion

L’absence des moyens de contrôle (comme par exemple : la comptabilité analytique, la gestion budgétaire, le tableau de bord financier et de gestion) dans une entreprise entraîne une mauvaise prise de décision de la direction générale.
Le CDG n’arrive pas à bien mener sa mission, parce qu’il ne dispose pas l’outil de contrôle efficace pour lui permettre de le faire co rrectement.
Insuffisance de suivi et de contrôle de réalisation
Toute entreprise, pour être compétitive, doit disposer des moyens de contrôle efficace. Le contrôle doit être effectué dans chaque centre de coût, sous l’autorité de chaque responsable concerné pour, notamment, s’assurer de leur fiabilité et de leur véracité.
Dans cette société, le CDG se trouve assez souventconfronté à des difficultés d’avoir à temps des données lui permettant de mieux suivre et de comparer les réalisations avec les prévisions.
En effet, il lui est pratiquement impossible de faire une analyse plus détaillée, des écarts entre la réalisation et la prévision et de décelerleur origine. Finalement, on n’arrive pas à bien apprécier la valeur des actions correctives en cas de nécessité. Les travaux qu’ils effectuent deviennent des travaux de routine puisqu’il n’y a pas de référence.
Eloignement du centre de saisie
Sur ce point nous avons remarqué que la section saisie se trouve loin de son chef hiérarchique, à 1km du service comptabilité. On estdonc en présence d’une organisation de travail sans supérieur direct.
Les employés ne craignent aucun contrôle journalier. Malgré, les quantités de travail non exécuté, les agents de la section saisie n’arrivent pas à exécuter leurs tâches dans le meilleur délai même s’ils font des effortspour rattraper leur retard.
Suite à ces différents problèmes évoqués ci-dessus,il s’ensuivra, que dans la société rencontre également des problèmes de gestion des coûts et d’analyse des résultats. Ce sera l’objet du chapitre II.

PROBLEMES LIES A LA GESTION DE COUTS ET PROBLEMES D’ANALYSEDE

Dans ce chapitre, nous allons analyser les problèmes liés à la gestion de coûts et à l’analyse de résultat. Pour que notre analyse soit le plus objectif possible, nous pensons qu’il sera indispensable de faire une présentation succincte des faits qui feront d’ailleurs l’objet de notre critique :
– la gestion de coût au sein de la société,
– l’analyse de résultat existante dans l’ADEMA.
Depuis sa création en 1991, la société n’est pas encore en mesure de mettre en place la comptabilité analytique ; les informations demeurent assez globales surtout les comptes de charges.
Actuellement même une réorganisation des comptes est déjà entreprise, au niveau de la comptabilité générale elle ne permettra pas aux responsables de la société de calculer les différents coûts des centres d’activités dans chaque aéroport, autrement dit :
– l’absence de l’analyse des charges et produits pa r section,
– les non prise en compte des coûts dans l’analyse de résultat par produit (par plate-forme).

Insuffisance de l’analyse des charges et produits par section

Dans la société il y a déjà un plan comptable trèsdétaillé et un code analytique par Direction, par Service et par Plate-forme comme nous l’avons dit auparavant. Cependant les charges enregistrées dans les livres de la société ne sont pas reclassées ni par fonctioni par critère de variabilité. En conséquence leesponsabler du CDG se trouve toujours en difficulté pour réaliser convenablement sa mission.Il se pose assez souvent la question : comment effectuer le contrôle budgétaire, comment élaborer un budget d’exploitation par centre d’activité ?
Aussi le calcul de coût par centre d’activité s’avère difficile, il en est de même, toutes choses s’étant égales par ailleurs, pour le calculde résultat par centre d’activité qui se fait arbitrairement selon la pratique de la société.

Difficulté sur l’analyse des charges par produits

Cette difficulté sur l’analyse des charges par produits par section a été surtout causée par l’absence de la comptabilité analytiqued’exploitation dans cette société. Alors que la comptabilité générale intégrée n’est pas mesureen de nous donner la répartition des charges, par produit, la répartition des charges par section dans cette société ne suffit pas. Le système mis en marche nous donne la répartitiondes charges par section (Direction, Service et Plate-forme) et codé par codes analytiques que nous donnons dans le tableau ci-après (les charges au cours du mois de mars et juin 2000).
Et en plus, le logiciel SAARI ne permet pas de calculer les résultats par section et ne contient pas d’autres comptes que les comptes de section. En effet, le logiciel est encore insuffisant, parce qu’il n’est pas possible d’intégrer directement les coûts des activités sur ce logiciel. Les analyses comptables susceptibles d’être faites sont en conséquence, limitées au niveau de calcul global de résultat.

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Table des matières

REMERCIEMENT
INTRODUCTION
Première partie : CONSIDERATIONS GENERALES
Chapitre I : Présentation de l’ADEMA SA
Section 1 : Historique
SECTION 2 : STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DE LA SOCIETE
Section 3 : Missions et activités de l’ADEMA
Chapitre II : Théorie sur le système comptable
Section 1 : Définition du système comptable
SECTION 2 : ÉLEMENTS CONSTITUTIFS DU SYSTEME COMPTABLE
Deuxième partie : IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES
Chapitre I : Problèmes liés à l’organisation comptable et à l’insuffisance des moyens
SECTION 1 : ORGANISATION COMPTABLE NON SATISFAISANTE
Section 2 : Insuffisance des moyens
Chapitre II : Problèmes liés à la gestion des coûts et à l’analyse des résultats
Section 1 : Insuffisance de l’analyse des charges et produits par section
Section 2 : Inexistence de la Gestion des coûts
Section 3 : Difficulté de calcul de coût de Revient
Troisième Partie PROPOSITIONS DE SOLUTIONS ET SOLUTIONS RETINUE AVEC RECOMMANDATION GENERALE
Chapitre I : Solutions relatives à l’organisation comptable
SECTION 1 : RENFORCEMENT DE L’ORGANISATION COMPTABLE
SECTION 2 : AMELIORATION DES MOYENS
Chapitre II : Solutions concernant la Gestion des coûts
SECTION 1 : AMELIORATION DE L’ANALYSE DES CHARGES
Section 2 : Mise en pratique de la méthode de section homogène
Section 3 : Différentes méthodes de calcul des coûts
Chapitre III : Solutions Retenues et Résultats attendus
Section 1 : Solutions retenues
SECTION 2 : RESULTATS ATTENDUS ET RECOMMANDATIONS GENERALES CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIES

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