Quelques notions de l’assistant de direction et des produits touristiques

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Le responsable de succursale 

Il est :
· Le responsable administratif et financier.
· Le responsable commercial et marketing.
· Le responsable logistique.
· Le lien direct avec la société mère.
Le responsable d’Evasion Sans Frontière de Diego Suarez a aussi comme responsabilité de :
· Réaliser un budget prévisionnel pour la remise en état de ses locaux, son installation ainsi que son fonctionnement.
· Contrôler les travaux des personnels.
· Mettre en place des relations privilégiées avec les prestataires.

Service commercial 

Ce service est en relation permanente avec les autres agences et surtout les clients, mais aussi très proche du directeur. Il est aussi en communication permanente avec le service comptable et le service de production pour toutes les éventuelles informations concernant le déroulement de leur activité.
Ce service a comme rôle de :
· Renseigner les clients.
· Prendre les réservations.
· Faire le programme du circuit.
· Faire les cotations.
· Faire les réservations de l’hôtel.
· Etablir les factures.
· Assurer les ventes des circuits, des billets et des tickets.
· Transmettre les demandes clientèle à la production afin de voir si le circuit est faisable ou non (disponibilité, restauration, place…).

Service de production et de logistique 

En raison de toute liaison avec le service commercial,celui-ci devrait être mis au courant de toutes les réservations des circuits ainsi que tous les renseignements concernant les dates du début et la fin du circuits ou de l’excursion,le nombre de pax ainsi que l’endroit visité. Cela afin de pouvoir tous vérifier les plannings des voitures disponibles ou en faire des locations de voiture si nécessaire.
Rôle de l’agent de production :
– Faire des plannings des voitures : La mise à jour des plannings des voitures est indispensable pour pouvoir contrôler les disponibilités des voitures qui appartiennent à la société et aussi pour pouvoir déterminer si la société a besoin ou non defaire une location de voiture lors d’un circuit demandé.
– Location de voiture : Dans le cas où les clients sont en surnombre, ce qu i signifie donc que les voitures de la société ne suffiront plus à satisfaire la clientèle, c’est à l’agent de production de contacter un loueur de voiture dans les normes voulues et d’en faire la réservation.
– Vérification des matériels : Les chauffeurs en tant que services rattachés à la production doivent informer l’agent logistique des problèmes concernant l’étatde la voiture dont ils s’occupent. Le contrôle de matériels et des inventaires est obligatoire pour éviter les éventuels problèmes lors de leur utilisation.

Service comptable et administratif

La comptabilité est un système d’organisation financière. Elle a pour but de faire la saisie, le classement et l’enregistrement des informations de base afin de mieux faciliter le contrôle en détail des opérations effectuées.
Ce service est l’organe de toutes les opérations de décaissement ou de l’encaissement de la société.
L’administration c’est la partie qui gère toute coté des affaires privées ou publiques. Elle se charge de toutes les déclarations d’embauche, les plannings, les déclarations de débauchage ainsi que toutes paperasses qui s’y trouvent.
Rôle de l’agent comptable est de :
– Vérifier la fiche récapitulative du budget.
– Enregistrer les factures.
– Faire le paiement de prestataire et de salarié.
– Faire les vérifications de caisse et les rapprochements bancaires.
– Demander des virements à l’agence mère s’il est nécessaire.
– Contrôler les encaissements de la banque.

L’IMPORTANCE DE L’ASSISTANT DE DIRECTION 

L’assistant de direction a comme rôle d’organiser des différentes actions menées par la direction. Sa très bonne maîtrise des outils et des techniquesde communication (informatique, Internet, logiciels,…) lui permet de gérer la tenue des réunions d’entreprises et la réalisation de leurs comptes-rendus. Il fournit à la direction ses documents de travail qu’il met à jour, si besoin.
Pour obtenir ce poste, il doit avoir un bon esprit de synthèse, des qualités d’organisation et de discrétion et maîtriser parfaitement la langue française, sa langue natale ainsi que de plusieurs langues étrangères.
L’assistante de direction est le bras droit de son patron. Il le décharge de toutes les taches administratives, organise ses journées, ses voyages, assure son secrétariat professionnel, élabore son courrier à partir de ses consignes.
L’assistant de direction est également chargée d’organiser les réunions de travail : il prépare les dossiers, s’occupe à prévenir les personnes concernées et assiste à ses réunion de travail pour en assurer les comptes rendues.
Il peut également s’investir dans l’organisation de salons. Il peut aussi être amené à utiliser une ou plusieurs langues étrangères, voir à en faire sa spécialité comme la secrétaire trilingue capable de rédiger et d’exprimer en deux langues étrangères.

SELON LA THEORIE DU MARKETING 

Un bon assistant de direction doit être reconnu com me tel et exercer pleinement la mission pour laquelle les adhérents l’ont dirigés.
Le marketing est une discipline qui cherche à déterminer les offres de biens et de services en fonction des attitudes et motivation des consommateurs et à favoriser leur commercialisation.
Il comporte un ensemble de méthodes et de moyens dont dispose une organisation pour s’adapter aux publics auxquelles elle s’intéresse, leur offrir des satisfactions si possibles répétitives et durables.
Il suscite donc des comportements favorables à la réalisation de ses propres objectifs, notamment la pérennité et la croissance de ses activités permettant ainsi financièrement la rentabilisation des capitaux investis.
La communication représente l’ensemble des activités qui font connaître le produit et ses avantages en vue d’inciter les clients ciblés d’acheter.
Comme par exemples : publicité, promotion des ventes, sponsoring.
– Publicité : c’est un art de faire connaître un produit, un entreprise afin d’inciter les consommateurs à acheter ce produit, à utiliser les services de cette entreprise.
– Promotion des ventes : association à un produit d’un avantage temporaire destiné à faciliter ou stimuler son achat, son utilisation et /ou sa distribution.
– Promouvoir : mesure tendant à développer ou à améliorer une situation. Ensemble des moyens mis en œuvre pour promouvoir un bien, un service ou un événement.
– Sponsoring : Parrainer et financer à des fins publicitaires.
· Communication mass média :
Télévision, presse, affichage, cinéma, radio, Internet, et l’ensemble des supports on-line de diffusion.
· Communication hors media : La publicité sur le lieu de vente,communication institutionnelle,T-shirts, technique de marketing direct destiné au grand public via des medias , organisation d’événementiel( lancement des produits et service)
· Force de vente : Information directe via les commerciaux en visites chez les clients.
Le rôle de l’assistant de direction dans le choix d es produits des clients

Un assistant de direction selon la théorie du marketing

Il a comme objectif de stimuler les ventes à court terme, en poussant le produit vers les consommateurs. L’avantage dans cette formule est que chaque action est parfaitement contrôlable dans son déroulement et ses résultats.
Au delà d’une réduction de prix,il peut concerner des concours,des opérations de communication événementiels, des offres spéciales pour l’essai d’un produit, des cadeaux.
Il peut par exemple permettre d’élargir la cible en contribuant à séduire de nouveaux consommateurs dont le prix était jusqu’à présent un frein suffisant pour interdire l’achat de Les promotions peuvent rendre possible l’exploration de nouveaux domaines :
découvrir de nouvelles marques, de nouvelles qualités, de nouvelles catégories.
Un assistant de direction s’inscrit dans une organisation et management qui attend de lui les ventes et la fidélisation de la clientèle afin d’assurer les économies d’échelles indispensable à la survie de l’entreprise.
Il se conçoit d’aboutir à la production de la société en premier puis à la vente efficace des produits dont les services sont associés auprès des clients.
En effet, c’est le client qui devrait pouvoir de terminer le plus souvent l’activité, les apporteurs de capitaux ne disposent d’outils d’évaluation qu’auprès résultat de ventes.
2. La vente : Action de vendre un bien ou un service d’où l’un s’oblige à livrer une chose et l’autre à payer.
La vente et la négociation commerciale sont investies d’une mission capitale pour la suivie même des entreprises. Celles de bâtir avec l es clients des clients des relations durables dans un log terme, c’est-à-dire des relations d’affaire qui soient mutuellement profitables.
La vente implique un contact entre un vendeur et un acheteur.
Le vendeur est en permanence confronté à un risque, celui de ne pas réussir à conclure la négociation. Son métier est responsabilisant et intéressant car il l’amène à s’enrichir au contact du marcher.
La satisfaction exprimée d’un client procure une joie réelle, peut être encore supérieur à celle de se voir impliquer dans le lancement d’un nouveau produit.
La vente directe se développe de plus en plus, et avec elle un contact de plus en plus direct entre l’acheteur et le bien ou le service.
Nous avons vu précédemment, toute la présentation de l’agence ainsi que des notions concernant un assistant de direction et les produits touristiques. Ensuite, nous allons ensuite voir l’analyse d’un assistant de direction qui se concentrera sur son importance au sein de l’agence et sur les choix qu’elle doit prendre pour les produits des clients.

Force 

L’agence pendant la procédure de vente effectue des propositions de tous les prix sur tous les produits pour conserver sa clientèle. Elle apporte des informations sur tous les lieux qui seront visité par les clients que ce soit les hôtels soit les restaurations soit les hébergements.
L’agence ne laisse en aucun cas son client dans le doute pour éviter celui-ci à annuler sa réservation.
ESF se renseigne régulièrement sur les états de réservations de son client et lui transmet les informations à travers les fréquents contacts.
Pendant les ventes, l’assistant de direction sera prier de fournir des photo de paysage et des endroits où les clients iront séjourner. Un service en plus que peu d’agence fait et qui démarque en terme de qualité.
L’agence a aussi sa propre technique de vente pour garder ses clients et ne faut en aucun cas changer d’avis sur les réservations. Les conditions d’annulation sont strictes:
– à plus de 30jours de l’arrivée du client : 30Euros de frais de dossier par pax.
– de 30 jours à 22 jours de l’arrivée du client : 25% du montant total du voyage.
– 21jours à 8jours de l’arrivée du client : 50% du montant total du voyage.
– 7 jours à 3 jours de l’arrivée du client : 75% du montant total du voyage.
A moins de 3 jours de l’arrivée du clients : 100%du montant total du voyage.

Faiblesse 

La théorie de la procédure de vente de l’agence est quasiment différente de celle de la théorie de vente selon le marketing.
L’assistant de direction de la société se contentede recevoir ses clients directement à l’agence, par e-mails, par téléphone durant les demandes de réservations.
Vu la situation de ESF, celle-ci ne pourra en aucun cas faire des propositions à ses clients pour ses circuits comme les promotion sur toutes les visites puisque ESF est en collaboration avec plusieurs prestataires qui lui coûte trop cher.

Selon la théorie du marketing 

Un assistant de direction favorise la commercialisation en déterminant les offres de bien et de services en fonction des attitudes et motivations des consommateurs. Les entreprises qui le pratiquent sont bien plus avancées que l’évasion sans frontière.
Cette théorie permet d’avoir plus de client et de consommateurs en faisant découvrir ses nouveaux produits et services. Comme les salons, les promotions sur les sortie ou des primes pour des clients qui sont fidèle et fassent des excursions plus souvent.

Faiblesses 

Une entreprise qui pratique les théories du marketing est bien plus avancée que d’autres sociétés et bien connue par ces primes et ses promotions, ceci lui coûtera beaucoup trop chère alors ces entreprises auront tendance à augmenter leur prix sur leur produits pour pouvoir se rattraper des offres qu’ils ont en faites.
Le danger se présente dans ce cas puisque ces entreprises risqueraient de perdre ses clients.

LES PRODUITS PROPOSES AUX CLIENTS D’ESF 

Evasion Sans Frontière est une société à plusieursactivités. Parmi cela, la société offre entant qu’une agence de voyage et un agent réceptif, la vente des billets d’avion et les Ticketting.
Mais leur activités principales est de pouvoir offrir à tous la possibilité de faire des découverte à travers certain partie de Madagascar par des visites ou des voyages. Comme sur Diego, ESF offre des :
1. Excursion et Circuits : Tour de Diego Suarez : cela est faisable en 2h ou demi-journée selon l’avis des clients. Il peut se faire à pied ou en véhicule léger. Cette visite montrera le passé colonial de la ville et ses architectures original.
Les trois baies : ceci est fait en une journée avec 13km de route et 5km de piste. En longeant la route côtière, le pain de sucre, les baobabs endémiques de la région et le massif de Montagne des français. Ces trois baies sont la baie de sakalava (fun boarders), la baie des pigeons (sauvage et séduisante) et la baie des dunes (rafraîchissante).
La Mer d’émeraude : qui est en une journée ayant 18km de Diego à ramena et 1h de navigation. La mer d’émeraude est un lagon tel un aquarium naturel aux eaux turquoises.
Parc national, Ankarana, Tsingy l’Est : ceci à 108km de diego. Le parc national est un massif karstique composé de Tsingy, nombreux canyon, grottes aux chauves souries, rivière souterraines (la perte des rivières), faune et flore endémique.
Tsingy de l’Ouest : à quelques kilomètre du parc, on y trouve des grottes aux formation surprenante et la rencontre des différents espèces lémuriens, d’oiseaux et caméléons….

UNE CROISIERE SUR UN CATAMARAN, DES YACHTS 

Un catamaran est un bateau possédant deux coques en général l’une à coté de l’autre. Ils sont principalement utilisés entant que voilier de plaisance.
La plaisance ou navigation de plaisance est l’activité nautique qui est pratiqué avec des bateaux. Les bateaux de plaisance sont à voile ou à moteur et de taille véritable mais ils tous conçus et aménagés exclusivement pour le loisir. Par exemple, les soties de courte durée, les croisières ou les régates de détente.
Les catamarans peuvent être reparties en deux famil les les voiliers et les motorisés.
On y retrouve ainsi :
– Des catamarans de sport permettant l’apprentissage de voile ou de la compétition.
– Des yachts pour plus de confort pour la croisière de grand et très luxueux.
On peut trouver nos prestataires pour ce genre de plaisir qu’à Nosy-Be :
– Dream yacht.
– Mada voile.
Ce sont de grands prestataires pour les meilleurs catamarans selon les tailles voulues par les clients. Comme toutes choses, le catamaran a ses avantages et ses inconvénients que les clients devraient savoir avant d’y accéder :
1. Avantage :
– le confort, l’espace, la capacité de ventiler.
– La sécurité qui limite la fatigue, l’insubmersibilité, la vitesse, les annexes qui sont gonflables ou rigides disposée entre les coques.
– Le faible tirant d’eau qui facilite la navigation dans les eaux peu profondes.
2. Inconvénient :
– l’entretient.
– la vitesse par petit temps.
– la sécurité dans la mer forte, il arrive qu’il chavire sur le coté, en diagonal ou vers l’avant.

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Table des matières

INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : CADRE GENERAL DE L’EVASION SANS FRONTIERE
CHAPITRE I : Présentation de l’agence
Historique
A. Présentation de société
1. Identification et localisation
2. Caractéristique et localisation
B. Organisation de la société
1. Organigramme
Organigramme de la direction général
Présentation de l’agence
Répartition de services aux seins de ESF
2. Organisation aux sein de la société
Caractéristique
A. Missions et Objectifs
B. Activités
1. vente de circuit
2. Réception de client
3. Ticketting
4. Billetterie
CHAPITRE II : Quelques notions de l’assistant de direction et des produits touristiques
I. L’importance de l’assistant de direction
A. Son rôle
B. Ses missions
II. Les produits touristiques
1. Le circuit
2. L’excursion
3. La croisière
4. Le bivouac
5. La randonnée
6. Le cyclotourisme
7. Faire de la plongée
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE DE ROLE L’ASSISTANT DE DIRECTION
CHAPITRE I : L’assistant de direction à l’ESF
I. procédure de vente
1. La vente
2. La confirmation
3. La préparation du voyage
4. L’étapes de la réalisation
II. Force et faiblesse
A. Une assistant de direction
B. Théorique de vente
1. A Evasion Sans Frontière
2. Selon la théorie du marketing
III. Les produits proposés aux clients
1. Excursions et circuits
2. Les randonnées
3. Les croisières
4. Les randonné en quad
5. La plongée
6. La pêche
CHAPITRE II : choix de l’assistant de direction sur les produits des clients
I. choix de l’assistant sur les produits
choix sur les croisières
choix sur les connaissances techniques
choix sur les connaissances du site
II. Les forces et faiblesses des produits
A. Les croisières
B. Les randonnées en quad
C. Les excursions et circuits
TROISIEME PARTIE : DIAGNOSTIC ET PROPOSITION D’AMELIORATION DE LA GERANCE DES CLIENTS
CHAPITRE I : Proposition d’activité
I. Diagnostics
II. Proposition de nouveaux circuits et prestataires
1. propositions de nouveaux Circuits
2. proposition des nouveaux prestataires
III. Proposition de nouvelles stratégies et d’innovation
1. nouvelle stratégie pour les clients
2. nouvelle stratégie d’innovation pour la société
3. nouvelle stratégie dans la proximité de vente
CHAPITRE II : Les impacts
I. Au niveau de l’assistant de direction
II. Au niveau de l’agence
CONCLUSION

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