Propositions d’organisation du fonds documentaire de l’espace régional européen – info-point europe 

L’Espace Régional Européen – Info-Point Europe dans son environnement

Pour présenter le service qui m’a accueillie, je pense qu’il est nécessaire de le replacer dans son contexte. Il est en effet rattaché à la Direction de l’Accueil et de l’Information du Conseil Régional Nord – Pas de Calais. Il s’agit donc de rappeler l’histoire et le fonctionnement de ces différentes structures avant de présenter le service concerné.

Le Conseil Régional Nord – Pas de Calais

La Région Nord – Pas de Calais (NPdC) est constituée de deux départements (le Nord et le Pas de Calais) de 1 549 communes. Il occupe 2,3 % du territoire national mais représente 6,6 % de la population française soit près de 4 millions d’habitants : sa densité est donc assez élevée (322 habitants / km2).
Du point de vue géographique, cette région est très ouverte sur l’Europe : 350 kilomètres de frontière artificielle avec la Belgique, 140 kilomètres de littoral tourné vers le Royaume Uni, aujourd’hui relié au continent par le Tunnel sous la Manche. Se situant non loin des Pays-Bas et de l’Allemagne, cette région dispose d’une situation très particulière en France et en Europe. En effet, “aujourd’hui, 100 millions dEuropéens habitent à moins de 300 kilomètres de cette région qui se trouve à mi-chemin de trois grandes capitales : Paris, Bruxelles, et Londres.”
Ces caractéristiques expliquent pourquoi la Région NPdC a décidé de se tourner résolument vers l’Europe. C’est dans ce but que l’idée d’un centre d’information et de documentation européenne a vu le jour.

Histoire de l’institution

En France, on parle de “région” dès le XIV*™6 siècle. Ce terme signifie alors “pays”, c’est à-dire un territoire possédant ses propres caractéristiques géographiques et humaines. Mais avant de devenir la Région telle que nous la connaissons aujourd’hui, cette institution est passée par de nombreuses étapes que je relaterai rapidement : 1919 : 15 Groupements Économiques Régionaux sont chargés de la reconstruction de l’après-guerre.

Fonctionnement

La Région est constituée d’une assemblée délibérative, le Conseil Régional, d’une assemblée consultative, le Conseil Économique et Social Régional (CESR) et d’un exécutif : > La Commission permanente : 44 élus (dont le Président et les 15 Vice-présidents). Elle se réunit une dizaine de fois par an pour délibérer, prendre des décisions ou rendre des avis sur toutes les affaires qui lui sont soumises par le Président. Elle prend alors en compte les avis émis par les différentes commissions. > Les Commissions (25 – 26 élus, représentant à la proportionnelle les différents groupes politiques du Conseil, sous la responsabilité d’un Vice-président délégué par le Président et d’un Président de Commission) : réparties selon les 10 compétences attribuées au Conseil Régional. Elles sont chargées de donner un avis, avant décision, à la Commission permanente ou au Conseil, quand il se réunit en séance plénière.
> L’exécutif : Le Président de Région prépare et exécute, avec les Vice-présidents et les chefs de services, les délibérations du Conseil Régional. > Le CESR : 100 membres (dont un bureau de 33 membres) nommés pour 6 ans par divers organismes qui concourent à la vie économique, sociale, associative, sportive et culturelle du NPdC et regroupés en 4 catégories (représentants des entreprises et des activités professionnelles non salariées, des organisations syndicales de salariéset de la Fédération de ÏÉducation nationale, des organisations qui participent à la vie collective de la région, personnalités qualifiées, nommées par le Premier ministre). Cette assemblée consultative émet un avis sur le Plan de la Région et ses orientations budgétaires.

Missions et compétences

La Loi de 1982 sur la Décentralisation donne à la Région des compétences qui appartenaient jusque là au Préfet de Région (qui est aussi le Préfet du Département du Nord). Ce dernier garde pourtant son rôle de représentant de lÉtat. Il est en charge des intérêts nationaux, du respect des lois et de l’ordre public. “Il contrôle la légalité des actes des collectivités locales […]. Il dirige également les services extérieurs des administrations civiles dans la Région.”
La Région vote son budget, délibère sur les affaires concernant le NPdC, autorise les emprunts, conçoit et adopte le projet de Plan régional ainsi que le Contrat de Plan État-Région et élabore le schéma prévisionnel des formations. La Région doit également élaborer et adapter le schéma Régional d’Aménagement et de Développement du Territoire (S.R.A.D.T.). Enfin, le Conseil Régional est chargé de coordonner les investissements publics locaux et de contrôler les conditions d’utilisation des crédits de lÉtat destinés aux investissements d’intérêt régional et départemental.
Cela permet à la Région de donner des aides directes ou indirectes aux entreprises pour favoriser le développement économique.
Ainsi, depuis 1986, la Région doit se charger de :
1) La construction, la reconstruction et le fonctionnement des lycées et des établissements d’éducation spéciale, excepté les dépenses pédagogiques et de personnel ;
2) L’implantation et les aménagements des établissements d’enseignement supérieur (à titre consultatif) ;
3) La mise en œuvre des actions d’apprentissage et de formation professionnelle ;
4) Les transports routiers, ferroviaires et fluviaux d’intérêt régional (à titre d’exemple, on peut souligner le grand développement du Train Express Régional – TER dans la Région NPdC) ;
5) Le développement culturel ;
6) L’environnement (par exemple : les Parcs Naturels Régionaux, les friches industrielles…) ;
7) Le tourisme ;
8) La communication audiovisuelle ;
9) L’urbanisme et le logement…
10) L’énergie et la valorisation des déchets (en étroite collaboration avec l’Agence Française pour la Maîtrise de l’Énergie) ;
Grâce à la Loi de 1982 qui permet au Conseil Régional d’organiser, avec l’autorisation du gouvernement, des contacts réguliers avec des collectivités décentralisées étrangères ayant une frontière commune avec la région, une coopération transfrontalière, favorisée par le programme européen INTERREG, a été mise en place avec le Kent (Grande Bretagne), la Flandre, la Wallonie et Bruxelles-Capitale (Belgique) : c’est ce que l’on appelle lEurorégion.
Enfin, en tant qu’administration de mission, bénéficiant d’une organisation souple et dynamique, la Région a des capacités d’initiative et d’animation qui lui permettent de privilégier le partenariat avec tous les acteurs régionaux, fédérant ainsi les énergies autour de projets structurants. C’est dans cette perspective qu’est né le projet de l’Espace Régional Européen.

La Direction de l’Accueil et de l’Information

Les Services Régionaux, placés sous la responsabilité du Président du Conseil Régional et de la Direction Générale des Services, mettent en œuvre les décisions de l’Assemblée et assistent l’exécutif.
La Direction de l’Accueil et de l’Information est rattachée à la Direction Générale qui est chargée de “l’Organisation et des Ressources” et qui comprend également la Direction des Ressources humaines et celle de la Communication interne1.

Histoire de la Direction

Pour comprendre la situation de cette Direction, il est important d’en retracer rapidement l’histoire.
En 1974, une documentaliste est chargée par le Cabinet du Président du Conseil Régional NPdC de constituer et d’organiser un fonds documentaire. A partir de 1982, les compétences de l’administration s’élargissent progressivement, et les services du Conseil Régional se constituent en fonction des différentes compétences de l’institution. De plus, les besoins documentaires deviennent de plus en plus importants.
Ainsi en 1983-1984, “le Service des Assemblées” met en place un service de documentation et d’archives régionales avec une capacité d’accueil pour des utilisateurs. La même année, le Centre d’Accueil et d’Information, alors rattaché à la Direction de la Communication, est créé.
À partir de 1985, le Centre de la Documentation et des Archives est rattaché à la Direction des Affaires Générales.
En 1995, un rattachement est opéré à la Direction des Moyens Généraux et lEspace Info Région voit le jour. La Direction de l’Accueil, Information et Documentation comprend alors 5 unités : Bibliothèque (6 000 ouvrages dont 400 sur le thème de l’Europe, 374 titres de périodiques* et 47 journaux), Presse, Accueil, Espace Régional Européen, Archives.
Pour résumer, de 1974 à 1996, les Services de Documentation et d’Archives ont eu 16 rattachements hiérarchiques, mais aussi 29 adresses différentes. Ces remarques montrent la particularité de ce service et les difficultés qu’il peut avoir rencontré pour trouver sa place dans la collectivité, avant de devenir une Direction à part entière. L’Administration a toujours donné des moyens d’information en terme de budget, et a reconnu la nécessité d’une fonction documentaire.

2 unités à vocation d’information et de documentation du personnel de l’institution régionale et de ses élus

Documentation 

Constituant un fonds d’ouvrages au regard des domaines de compétence du Conseil Régional NPdC et organisant un système de veille documentaire, ce service offre aux élus et aux agents de l’institution une aide à la décision et à la recherche. Depuis janvier 2000, le personnel et les élus de la Région ont la possibilité de consulter :
□ le fonds régional (sur l’Intranet : http://aid-net) ;
□ la “Lettre Info” (Produit documentaire d’actualité touchant à l’institution et aux affaires régionales et envoyé périodiquement par messagerie interne).

Le_Serviçe Presse

Ce service élabore et diffuse à l’interne une revue de presse quotidienne d’actualité régionale. Il confectionne aussi des dossiers documentaires qui lui permette de répondre aux questions sur la Région des élus et des agents du Conseil Régional. Une informatisation de la revue de presse est en projet, mais elle est retardée par deux aspects juridiques : la législation sur le droit de copie et le droit d’auteur.

L’Espace Régional Européen – Info-Point Europe

Histoire du service

Dès 1993, les élus de la Région NPdC émettent le désir de mettre en place un point d’information sur l’Europe. Entre 1993 et 1996, la Région opère de nombreuses négociations avec le Bureau de la Représentation en France de la Commission Européenne. Le projet de l’Espace Régional Européen est finalisé entre avril et novembre 1995 (date de son installation dans les locaux de la DAI). L’inauguration de ce nouveau service a lieu au mois de janvier 1996.
Le 27 février 1996, l’ERE ouvre officiellement ses portes au grand public.

Les conditions d’ouverture

Conformément à la Convention, le Contractant s’engage à “nommer, en tant que responsable de l’organisation et du fonctionnement de l’IPE, un agent qualifié à temps plein” (c’est ainsi qu’un chef de projet a été recruté) et à “réserver à l’IPE un espace individualisé, ayant une grande visibilité et un accès facile pour le public.
L’ERE – IPE dispose d’un espace réservé dans lEspace Info Région pour l’exposition de la documentation grand public, ainsi que de locaux pour le centre de documentation lui-même et les bureaux. Cette disposition permet à la structure de bénéficier non seulement de l’image de marque du Conseil Régional Nord – Pas de Calais (et de sa bonne situation géographique au centre de Lille), mais aussi de son savoir-faire en matière d’accueil du public, tout en conservant sa spécificité d’IPE. Cela permet également de réduire les coûts de fonctionnement et de personnel nécessaire à la bonne marche de ce service.

Les charges financières

La Commission s’engage à “accorder une aide financière au démarrage des activités et, […], les années suivantes, une subvention aux frais de fonctionnement” (environ 20 000 €, soit environ 10% du budget total de l’ERE) alors que le Contractant doit “supporter les charges financières que la mises en place et la gestion de l’IPE comportent”.

Le personnel

Placées sous la responsabilité de la Directrice de l’Accueil et de l’Information, trois personnes travaillent à l’ERE :

Un Chef de Projet 

Chargé de Mission Chargée de faire évoluer le projet de l’ERE – IPE, cette personne doit faire des propositions pour que le fonctionnement de cette structure évolue. Elle prépare également, en relation avec la Directrice de l’ERE IPE, les rapports d’activités annuels rendus à la Commission Européenne. Elle est responsable des produits d’information {Répertoire des Acteurs Européens dans la Région Nord – Pas de Calais, plaquettes d’information…).

Une Documentaliste

Elle est chargée de faire des recherches documentaires pour répondre aux questions sur lEurope du grand public, de constituer et de gérer le fonds documentaire de l’ERE – IPE.

Un Chargé de Communication

En relation avec le public, il est chargé de gérer les prêts des expositions et des outils pédagogiques, ainsi que les demandes de documentation par téléphone, courrier, fax et e-mail. Il doit aussi s’occuper de la réception, du rangement, et de la diffusion des plaquettes et brochures, diffusées par la Commission Européenne ou les autres structures productrices d’informations européennes, et qui sont en libre accès pour le grand public. Il est également chargé de la mise à jour du Répertoire des acteurs européens dans la Région Nord – Pas de Calais.

Typologie des publics

Les types d’usagers de l’ERE – IPE peuvent être répertoriés :
> Selon le type de technique ou de système d’information utilisé : types d’usagers peuvent être différenciés dans le cas étudié:

Les usager sjsursjte”

Ce sont les personnes qui viennent chercher une information sur place : la plupart du temps, les agents de lTEspace Info Région peuvent répondre à ces demandes d’information. Des brochures et des plaquettes qui se trouvent dans l’Espace sont remises aux usagers et si la demande d’information doit être approfondie, le public est pris en charge par la documentaliste.

Les usagers ‘Tiors _site” 

Ce sont les personnes qui utilisent les moyens de communication à distance (téléphone, courriers électroniques, fax…). La plupart des demandes d’information approfondie sont faites par téléphone. La documentaliste prend soin alors de faire préciser la question et demande les coordonnées de la personne pour lui faire parvenir les résultats de ses recherches, soit par courrier lorsqu’il s’agit d’envoyer des documents, soit par fax lorsque la réponse doit être assez rapide. Si la documentaliste possède les documents dont l’usager a besoin, elle convie la personne à se rendre à 1ERE – IPE pour une consultation sur place.

Remarques particulières

La plupart des personnes penseront, à l’avenir, directement à ITERE – IPE lorsqu’elles rechercheront une information spécifique à l’Europe. Certaines disent même qu’elles feront connaître ce service autour d’elles.
Un monsieur était heureux d’y trouver un ouvrage épuisé en librairie et des documents en anglais. Un autre souligne le fait que le service soit ouvert entre midi et 14 heures.
L’étudiante a apprécié la rapidité du traitement de la demande, mais aussi le fait d’avoir pu consulter sur place.

Les problèmes observés : un fonds documentaire spécifique

Lors de la constitution d’un nouveau fonds, survient un certain nombre de problèmes : les uns dus au format, les autres au contenu des documents. Il faut également prendre en compte les différentes caractéristiques du lieu où se trouve ce fonds. Voici donc quelques observations faites lors de ce stage à ITERE – IPE. Ces remarques permettront par la suite une meilleure organisation du fonds documentaire de cette structure récente.

Les difficultés de rangement

Le fonds documentaire de l’ERE – IPE devient trop important aujourd’hui pour fonctionner sur la mémoire ou la pratique. De plus, lorsque la documentaliste s’absente, ses collègues se repèrent difficilement dans les étagères de la bibliothèque, notamment parce qu’ils ne connaissent pas le contenu de ce fonds et qu’ils n’ont que très peu de moyens pour s’y repérer.

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Table des matières
INTRODUCTION
I. L’ESPACE RÉGIONAL EUROPÉEN – INFO-POINT EUROPE DANS SON ENVIRONNEMENT
) Le Conseil Régional Nord – Pas de Calais
a) Histoire de l’institution
b) Fonctionnement
c) Missions et compétences
2) La Direction de l’Accueil et de l’Information
a) Histoire de la Direction
b) Les missions de la Direction et ses différents services
c) L’Espace Régional Européen – Info-Point Europe
a) Histoire du service
b) Missions
c) Le personnel
II. UN CENTRE DE DOCUMENTATION À DESTINATION DU GRAND PUBLIC 
) L’organisation actuelle du fonds documentaire
a) L’aménagement de l’espace
b) Typologie des documents
c) Le plan de classement
2) Le public
a) Typologie des publics
b) Typologie des demandes d’information
c) La prise en compte de l’usager
) Les problèmes observés : un fonds documentaire spécifique
a) Les difficultés de rangement
b) L’organisation de l’espace
c) Un Info-Point Europe particulier
III. PROPOSITIONS D’ORGANISATION DU FONDS DOCUMENTAIRE DE L’ESPACE RÉGIONAL EUROPÉEN – INFO-POINT EUROPE 
1) Indexation du fonds documentaire de l’Espace Régional Européen Info-Point Europe selon le plan de classement de la BIP.
a) Présentation du logiciel de gestion documentaire Alexandrie
b) Avantages : Harmonisation à l’intérieur de la Direction
c) Problèmes : Le thésaurus de la BIPA
2) Création dans Alexandrie d’une base parallèle à celle existante en UTILISANT LE PLAN DE CLASSEMENT DE SOURCES D’EUROPE
a) Avantages : Plan de classement adapté au sujet
b) Problèmes divers
c) Les propositions de la Société Kyrios
3) Création d’une nouvelle base totalement indépendante
a) DIP MAKER et plan de classement de Sources d’Europe
b) A utres thésauri
c) Problèmes
CONCLUSION 
LEXIQUE 
BIBLIOGRAPHIE 
ANNEXES
Annexe 1 : La Région Nord – Pas de Calais
Annexe 2 : Organigramme de la Direction de l’Accueil et de l’Information (juin 2001)
Annexe 3 : Liste des documents diffusés par l’ERE (mars 2001)
Annexe 4 : Listes des expositions ou matériels pédagogiques susceptibles d’être empruntés ou consultés à l’ERE (juin 2001 )
Annexe 5 : Listes des CD-ROM en nombre ou susceptibles d’être empruntés à 1ERE (juin 2001)
Annexe 6 : Vidéos disponibles à l’ERE – IPE (janvier 2001)
Annexe 7 : Les présentoirs de lEspace “Accueil”
Annexe 8 : Plan de l’Espace “Bibliothèque” de l’ERE – IPE
Annexe 9 : Listes des revues disponibles à l’ERE – IPE (août 2000)
Annexe 10 : Plan de classement de sources d’Europe (avril 2000)
Annexe 11 : Médiathèque – Mode d’Emploi
Annexe 12 : Listes des thèmes traités à la médiathèque de Sources d’Europe (Page exemple : février 1996)
Annexe 13 : Présentation de CELEX
Annexe 14 : Page d’accueil de EUR-LEX
Annexe 15 : Enquête sur les comportements documentaires des usagers de l’Espace Régional Européen – Info-Point Europe
Annexe 16 : Exemples de fiches bibliographiques sur Alexandrie
Annexe 17 A : Plan de Classement de la BIPA
Annexe 17 B : Thésaurus de la BIPA : Questions Internationales (1984 – actualisé)
Annexe 18 : Thésaurus EUROVOC

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