Soutenance mémoire
Etude préalable
L’analyse de l’existant et de ce qui peut être améliorer constitue en quelque sorte une analyse de l’offre. Or, cela n’est pas suffisant. Selon Eric Sutter1, il est nécessaire de « passer d’une logique de l’offre à une logique de demande ». Pour cela : « connaître les besoins et les comportements ; concevoir des produits ou des services adaptés ».
La création d’un nouvel outil ne peut donc se faire sans étude préalable.
Cette étude devra porter sur plusieurs points, que Sutter définit en un schéma (page suivante).
La partie concernant l’organisme, que Sutter intitule « MOI », correspond à ce qui a été traité en première partie : présentation de l’organisme et analyse de l’existant.
Avantages et limites de ce système
Ce système est très riche d’information. Il délivre aux professionnels les renseignements dont ils ont besoins pour traiter leurs affaires, sans s’encombrer d’éléments inutiles.
Les problèmes qui se posent concernent la distribution de ces annuaires, et surtout leur mise à jour.
Un annuaire papier doit être réédité de manière régulière, ce qui entraîne des dépenses non négligeables. De plus, entre deux rééditions, les informations peuvent être vite dépassées.
En ce qui concerne la base de données, son ampleur la rend particulièrement complexe. De plus, son élaboration s’est faite de manière progressive, selon les besoins particuliers du gestionnaire. Aussi, si le formulaire de saisie permet une mise à jour simple même pour une autre personne, cela devient beaucoup plus délicat lorsqu’il s’agit d’apporter des modifications à la structure même de la base.
Le macro-environnement
Législation. : se renseigner sur les lois en vigueur. Celles-ci dépendent bien sûr du type de données traitées.
Concernant notre projet, deux aspects sont à étudier :
Concernant la base de données : celle-ci doit être référencée auprès du CNIL.
Concernant l’accès aux données : les droits des personnes et entreprises référencées doivent apparaître sur le site : possibilité de modifier ou de supprimer les données les concernant s’ils le désirent.
Les évolutions technologiques : il faut tenir compte de la rapide évolution des moyens techniques, mais également des possibilités des utilisateurs. Tous ne peuvent pas être équipés des derniers produits, ou des plus performant.
Par exemple, pour la réalisation du site, il faut veiller à ce que les pages puissent se charger rapidement (au cas ou l’utilisateur n’aurait pas une machine très rapide), à ce que les éléments soient enregistrés dans un format courant ne nécessitant pas de programmes particuliers (flash, …).
L’influence des sujets à la mode. Il est important de ne pas se lancer dans un projet uniquement parce qu’il correspond à une mode, à moins de prévoir tout de suite comment le modifier une fois la mode passée. Afin de ne pas se lancer dans un projet qui deviendrait rapidement inutile, il est important de vérifier, auprès des utilisateurs, que ce projet répond à un réel besoin.
La concurrence
A moins que le projet ne concerne la diffusion d’information propre à l’organisme même ( le catalogue d’une bibliothèque, par exemple), il est rare que l’on ait à offrir une information unique. Avant de se lancer dans un quelconque projet, il est bon de se renseigner sur ce que d’autres proposent déjà.
Quelle est l’importance de la concurrence ?
Le GIP étant une organisation de type syndicale, il peut faire face à une certaine concurrence.
Cependant, au cours de notre stage, nous n’avons eu ni le temps, ni l’occasion de nous pencher sur cette question.
Par contre, nous avons pu constater qu’il existait certains produits se rapprochant de notre projet. Néanmoins, ces outils se situaient généralement à un plan national. Les informations concernant le Nord-PasDe-Calais étant relativement réduites, notre projet n’avait pas (encore)de concurrent direct.
Quelles sont les caractéristiques des produits concurrents ?
Examiner les produits concurrent s’avère fort utile. Identifier leurs points faibles et leurs points forts permet de mieux réfléchir à la façon de se démarquer.
Eric Sutter conseille d’interroger les clients de ces produits pour connaître leurs insatisfaction, ceci afin de définir comment offrir un produit « amélioré ».
Les points faibles
Une description des activités des entreprises insuffisante pour aider l’utilisateur dans sa décision. L’utilisateur recherche un contact, qui pourra lui apporter une réponse dans une situation précise. Il a besoin de savoir à qui il s’adresse. Si les informations fournies sur les activités d’une entreprise sont insuffisantes, l’utilisateur ne risque de perdre du temps en la contactant.
Des résultats qui interviennent soit trop tôt (impossibilité de préciser ou de réorienter la recherche), soit trop tard (obligation de préciser sa recherche le plus possible). S’il est utile de pouvoir préciser sa recherche, être obligé de le faire n’est pas un avantage. Parcourir de trop nombreuses pages avant d’accéder à l’information risque de décourager. Il faudra donc laisser à l’usager le choix entre consulter les résultats ou préciser la recherche. Pour cela, il est intéressant que le nombre de résultats soit affiché.
Impossibilité de réorienter la recherche. Ceci sera rendu possible par l’utilisation d’un thésaurus. Les termes associés permettront d’élargir la recherche à des domaines proches, qui peuvent intéresser l’utilisateur.
Modes de navigation
La navigation se fait grâce à deux frames :
-L’une principale avec les trois parties du site : Accueil, Le GIP, Portail. (Dans l’ordre défini par le choix du scénario 1 )
-L’autre, secondaire, marquant la position dans la partie.
La navigation peut également se faire grâce à des hyperliens à l’intérieur du texte même.
Choix de l’interface
Nous proposons grâce à un système de surbrillance de toujours permettre à l’utilisateur de se repérer dans le site.
La frame principale indique la partie dans laquelle il se trouve, la frame secondaire, sa position dans les sous-parties.
Cette interface de navigation se présente sous la forme de 1′ annexe la.
Les interfaces lb et le ont été écartées.
Exemple de navigation
Un utilisateur arrive sur la page « plan du site ». Il peut se rendre immédiatement dans n’importe quelle partie ou sous partie, sans passer par la frame de navigation . Il se trouve alors dans la partie « accueil » qui est en surbrillance et le restera tant que l’utilisateur n’aura pas quitté cette partie.
Il choisit de consulter la partie « Les thèmes »
La page présente un découpage en différents domaines, chacun étant en fait une grande catégorie du thésaurus. En cliquant sur un domaine, le nombre de résultats s’affiche, qu’il est possible de consulter sous forme de fiches, mais il est possible de préciser ou d’élargir sa recherche grâce à une liste de mots proposés. Il s’agit en fait des ternies associés ou spécifiques du thésaurus.
Pour certains mots difficiles se rapportant à la chimie, une petite définition apparaîtrait en encadré.
Remarque : C’est à présent le bouton « portail » de la frame de navigation principale qui est en surbrillance.
Les formulaires de mise à jour
Prrn Menu Gestioniiaire : On accède à ce formulaire depuis le JfrmEntrée.
1 a j : Dans la version finale, lorsque la personne chargée de la mise à jour ouvrira la base, ce formulaire s’ouvrira automatiquement.
Depuis ce formulaire, il est possible d’accéder aux formulaires, aux tables et aux requêtes.
Si l’on choisi les formulaires, on est renvoyé sur frmMenuFrmGestionnaire.
Si l’on choisi les requêtes, on devra être dirigé vers un frmGestionnaireRequête bâti sur le même modèle que frmGestionnaireTable.
Ce formulaire ne figure pas dans la version de démonstration car, de nombreuses requêtes devant être supprimées ou modifiées dans la version finale, il aurait dû être entièrement refait.
Si l’on choisi les tables, on est dirigé sur frmGestionnaireTable. fnnMei h i!rrmt icsl.idni mire : ce formulaire contient des liens vers le formulaire de saisie, ainsi que vers les formulaires utilisateurs, keuia. jac Ceux-ci ne devront être modifiables que par le gestionnaire. FrrnGesi ionnairelabies : ce formulaire contient des liens vers les différentes tables de la base.
FrmSaisie : Comme son nom l’indique, ce formulaire permet la mise à jour de la base. Il est composé d’un formulaire principal permettant de remplir la table organisme, et de sous-formulaires concernant les contacts et les descripteurs (bouton « indexation » sur le formulaire prinipal).
Requêtes
RqfHiérarchie : Cette requête est lancée lorsque l’utilisateur a choisi une compétence depuis le formulaire de recherche simple. Cette requête sert à associer au terme entré son générique, ses spécifiques, ses termes associés et sa définition. La réponse à cette requête apparaît dans le frmHiérarchie.
Comment récolter les informations pour la mise à jour ?
Ce site nécessite un suivi et une mise à jour régulière. La plus grande difficulté réside dans la récolte d’informations, car les entreprises n’ont pas toujours du temps à accorder pour répondre à des questionnaires.
Néanmoins, dans le cadre du GIP, une part du travail réalisé pour l’annuaire pourra être réutilisée. Les informations récupérées par les questionnaires suffiraient à réaliser l’indexation et à mettre à jour la base.
Dans cette version d’essai, nous n’avons indexé qu’aléatoirement quelques entreprises existants, faute de temps. Notre travail consistait avant tout à réaliser la structure de la base qu’il reste dons à remplir.
Outre les informations récupérées pour l’annuaire, nous conseillons la consultation :
-Des brochures d’entreprises qui expliquent souvent très bien leurs activités (ceci permet de trouver des mots dans le thésaurus y correspondant).
Des sites internet des entreprises elles-même.
D’ autres sites sur Internet : annuaires, portails… .
Voici quelques exemples de sites qui pourront permettre de récupérer un certain nombre d’informations.
Comment réaliser l’indexation ?
Une fois les informations sur l’entreprise et sur le contact reportées dans le formulaire, il faut pouvoir indexer cet organisme à un certain nombre de mots du thésaurus.
Voici comment procéder :
Pour chaque organisme, trouver 3 ou 4 termes (au plus) du thésaurus qui correspondent le mieux à son activité pour chacune des grandes parties (signalées par MV) de l’arborescence (si cela est possible)
Pour cela, reportez-vous à la liste hiérarchique du thésaurus. Plus un mot est décalé vers la droite, plus il est précis.
Le public
Enquête préliminaire
A ce stade, le projet n’a pas encore été entièrement défini. Néanmoins, on peut s’en faire une certaine idée qui devra être affinée grâce, notamment, à des enquêtes ou entretiens auprès des futurs utilisateurs. Dans notre cas, ces utilisateurs sont déjà connus, puisqu’il s’agit des professionnels de la plasturgie dans la région du Nord-Pas-De-Calais.
Tout d’abord, il convient de s’assurer que le projet réponde réellement aux attentes des futurs usagers. Personne ne connaît les besoins des utilisateurs mieux qu’eux mêmes, et jusqu’à maintenant, nous n’avons fait que des suppositions sur ces besoins. Une enquête sur l’utilité du projet s’avère donc nécessaire si l’on ne veut pas courir le risque de voir le fruit de son travail boudé par le public.
Dans le cas du site portail, la question de l’utilité se pose compte tenu du fait que les industriels possède en général leur propre réseau de relations. Il est donc indispensable de s’assurer auprès d’eux que le type d’information qui peut leur être délivré (essentiellement des contacts) les intéresse réellement.
La durée de notre stage étant limitée, il ne nous été pas possible de procéder à une étude très poussée. Néanmoins, nous avons contacté un certains nombre d’entreprises afin de leur faire parvenir un petit questionnaire.
Ce questionnaire avait pour but non seulement de vérifier l’intérêt que pouvait susciter la réalisation du site, mais aussi de s’assurer que les termes utilisés par les professionnels correspondaient effectivement aux termes retenus pour la réalisation du thésaurus.
Nous avions pris contact avec les entreprises avant de leurs envoyer ce questionnaire, c’est pourquoi on n’y trouve que peu d’explications. Il va de soi que dans le cas ou un tel questionnaire serait envoyé sans contact préalable, une présentation du projet devrait y figurer.
Conception de l’outil
Choix du contenu
Une fois les besoins et les attentes connues, il est nécessaire d’opérer un choix. Un seul outil pourrait difficilement répondre à tous les besoins. IL est important de prendre en compte :
Les autres systèmes existant. Il serait inutile en effet de choisir de fournir des informations que l’on peut se procurer ailleurs sans trop de difficultés. Il faut au contraire se baser sur les limites de ces autres systèmes pour se démarquer.
Le coût et les contraintes techniques. Le projet doit d’abord être réalisable, quitte à être améliorer par la suite. Un projet trop ambitieux, bien qu’attrayant, aurait peu de chances d’aboutir.
Le suivi. Le site ne sera intéressant que si les informations qu’il contient sont actualisées régulièrement. Il faut tenir compte de la capacité de l’organisme a assurer un suivi régulier : tout le monde ne peut pas se permettre de faire connaître les actualités du jour.
METHODOLOGIE ET SUIVI
Comment utiliser le site ?
En alimentant régulièrement la base, ce site à pour fonction :
De faire connaître les entreprises de la région par secteur d’activité.
De servir d’annuaire amélioré en retrouvant par exemple une entreprise à partir du nom d’un contact.
De servir de portail en ouvrant sur des sites en plasturgie (sites sur les normes, sites sur les entreprises ou labo,…).
Les aides devraient permettre aux futurs utilisateurs (les professionnels en plasturgie), d’effectuer correctement une recherche. Les requêtes et les formulaires que nous avons créés sur Access constituent une version d’essai qui sera plus performante avec pages dynamiques et langage SQL. Les difficultés qui pourraient être rencontrées lors d’une recherche dans la version Access devraient disparaître lors de ce développement.
Cependant, les différentes requêtes que nous avons crées ne changeront pas sur la forme. Nous les avons voulues simples ; elles se rapprochent des requêtes traditionnelles que l’on pourrait trouver dans n’importe quel portail.
Le thésaurus apporte un plus pour élargir la recherche, mais doit rester invisible. Il se veut une aide à la recherche et non un obstacle.
Cette recherche présente en fait les différentes parties du thésaurus, ce qui permet à l’utilisateur de choisir sa rubrique tout en étant guidé.
Dans le site nous avons développé un exemple en HTML : l’utilisateur clique sur matière première dans la catégorie matériaux. Dans la version finale, cette page sera en fait une page dynamique qui lancera une requête sur le mot choisi.
Comment récolter les informations pour la mise à jour ?
Ce site nécessite un suivi et une mise à jour régulière. La plus grande difficulté réside dans la récolte d’informations, car les entreprises n’ont pas toujours du temps à accorder pour répondre à des questionnaires.
Néanmoins, dans le cadre du GIP, une part du travail réalisé pour l’annuaire pourra être réutilisée. Les informations récupérées par les questionnaires suffiraient à réaliser l’indexation et à mettre à jour la base.
Dans cette version d’essai, nous n’avons indexé qu’aléatoirement quelques entreprises existants, faute de temps. Notre travail consistait avant tout à réaliser la structure de la base qu’il reste dons à remplir.
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Table des matières
I. Le GIP
A. Présentation du GIP
B.Projet du stage
C.Analyse de l’existant
1. Les outils existants
II. Etude préalable
A. Le macro-environnement
B. La concurrence
1.Exemple d’autres sites
C. Le public
1. Enquête préliminaire
2. Entretiens
III. Conception de l’outil
A. Choix du contenu
B. Formalisation
C. Le thésaurus
D. Conception de la base de données
1. Définir les entités et leurs propriétés
2. Intégration du thésaurus
3. Le modèle logique des données
4. Définir les requêtes et les écrans de recherche nécessaires
5. Gestion de la base
E. Création du site
F. Cahier des charges
IV. Conclusion
V. Annexes
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