Soutenance mémoire
Présentation du centre de documentation: le CDRIPD
Le Centre
Départemental de Ressources, d’Information et de Prévention sur les Drogues (CDRIPD)1 est un service du Conseil Général du Nord. Il est rattaché à la Direction des Actions de Prévention Santé (DAPS), qui fait elle-même partie de la Direction Générale de l’Action Sociale (DGAS).
Sa création est issue de la réflexion menée par le Conseil Général du Nord en matière de lutte contre la toxicomanie ; réflexions dont les principales orientations sont développées dans le Plan Départemental de Lutte contre la Toxicomanie (1996-1999).
Le Plan
Départemental Adopté à l’unanimité le 29 avril 1996, ce plan est conforme à l’action constante du Département en matière de toxicomanie. Il s’articule sur un maître mot qui est PREVENTION:
à l’égard des jeunes , cible prioritaire,
à l’égard des enseignants,
à l’égard des familles, soit directement par l’intermédiaire d’un dispositif propre, soit par le relais des associations et structures membres du réseau locale.
Il comprend également de façon tout aussi pragmatique un volet formation à l’intention des services sociaux et médico-sociaux du Département.
En effet, le phénomène de la toxicomanie s’est enraciné et a pris de l’ampleur, aussi bien en milieu urbain que rural, et très souvent les services départementaux sont confrontés à ces situations sans malheureusement disposer d’outils techniques nécessaires pour appréhender l’usager et remplir, auprès de lui, la mission qui lui est dévolue. Le personnel doit être doté des moyens d’intervention aussi efficaces auprès des toxicomanes et de leur familles qu’auprès du public traditionnel.
Analyse de l’existant
Les contraintes liées à l’environnement
Nous avons pu remarquer que le CDRIPD n’était pas un centre de documentation qui fonctionnait de manière autonome. De part son statut particulier, il dépend d’un dispositif plus général au coeur duquel il évolue.
C’est pourquoi , afin de concevoir sa base de données , il faut tenir compte de son environnement et se demander s’il existe d’autres centres de documentation au sein de ce même dispositif avec lesquelles ta documentaliste serait amener à travailler.
-le centre de documentation de la DGAS ( service coordinateur de l’ensemble des actions sociales dont dépend le CDRIPD).
Ce centre est équipé d’Alexandrie sous environnement Windows 954.
Le paramétrage avant mon arrivée
Ainsi que je l’ai souligné dans l’introduction générale, le CDRIPD avait défini des priorités quant à la mise en service des documents : à savoir la mise à disposition des documents dits » multimédia » et en particulier Internet.
De ce fait, la documentaliste a dû monopoliser la quasi totalité de son temps sur ce projet comprenant :
-l’appropriation du domaine,
-la recherche d’informations sur Internet,
-la capture de sites sur la prévention toxicomanies à destination des jeunes,
-la formation à Internet des membres du service,
-l’initiation à la navigation sur Internet.
Etant la seule spécialiste en documentation dans le service, elle n’a donc pas été concrètement en mesure de réfléchir à l’informatisation du fond documentaire. De ce fait, la base de données, à mon arrivée, était fort peu renseignée. Et pour cause, les quelques paramètres qui y étaient entrés, avaient servis à tester le logiciel lors de son installation et ne correspondaient pas toujours à une quelconque attente.
C’est pourquoi, il a fallu tout remettre à plat afin que ce paramétrage bénéficie d’une attention toute particulière et qu’il soit surtout le résultat d’enquête plus approfondie.
Néanmoins, pour information, on pourra trouver en annexe le paramétrage de la DGAS à partir duquel la documentaliste avait travaillé.
La présentation des résultats
Tout d’abord quelques précisions sur les champs paramétrés dès l’initialisation de la base et sur lesquels aucune intervention n’est possible.
-la côte est un champs obligatoire pour la gestion du fonds documentaire.
Néanmoins elle permet de créer des mini-fonds documentaires en administrant un code suivi d’une incrémentation automatique.Ce choix a été fait pour les types de documents suivants : les actes de colloque, bande dessinée, cassette audio, cassette vidéo, dossier documentaire, jeux, logiciel, mémoire, les trois types de rapport.
Pour les autres types de documents l’utilisation classique a été gardée c’est-àdire la côte correspond au numéro attribué dans le plan de classement au thème principal développé dans le contenu du document.
Commentaire du tableau les types de documents supprimés
-revue isolée -revue thématique -roman témoignage
Les « revues » comme type de documents ont été supprimées car il me semble plus intéressant que ces revues soient gérées comme un somme d’articles; elles intégrent donc le type de documents « article » ( les plus pertinents iront dans les dossiers documentaires).
Au niveau du rangement physique, ces revues seront disposées dans un endroit spécifique pour consultation du public. De toute façon le nombre de revues thématiques, après vérification aux archives, n’est pas assez important pour envisager sa création entant que type de document.
Quant à « roman » et « témoignage », ils relèvent plus d’une gestion par rubrique (pour les ouvrages par exemple) que d’un type de document. les types de documents modifiés :
-« logiciel éducatif’ devient » logiciel » car tout les logiciels disponibles au centre ne sont pas uniquement à visée pédagogiques.
-« rapport » et « thèse » sont regroupés sous le même type de document : « rapport » car il s’agit en fait du même genre de document.les types de documents ajoutés : -« exposition ».
C’est un type de document spécifique au domaine couvert par le centre car il sert de support d’intervention auprès d’un public déterminé.
De même, le type de document « affiche » peut paraître étrange mais il correspond réellement à une demande. les problèmes rencontrés :
Il faut dans la mesure du possible attribuer le même intitulé au type de documents. Le problème s’est posé pour » législation » qui désigne, en fait l’ensemble des textes juridiques relatifs à la toxicomanie; j’aurais préféré employer « textes juridiques ». En effet, « législation » ne correspond pas tout à fait au contenu des documents mais permet d’avoir un langage commun au niveau de la désignation des noms de documents ( type de document déjà utilisé entant que tel dans le paramétrage de la base de la DGAS et correspondant à un champs plus vaste ). La particularité du CDRIPD interviendra dans la distribution des rubriques pour « législation ».
Les rubriques ( la liste des rubriques est disponible en annexe)
Qu’est-ce qu’une rubrique dans Alexandrie?
Les rubriques caractérisent le type de document auquel elles sont afiliées. Grâce à elles, nous pouvons discerner un type de document d’un autre type de document.
Ce sont précisément les différences qui existent entre les types de documents qui constituent la spécificité des rubriques. Elles correspondent aussi à des champs de recherche.
Tableaux comparatifs des rubriques
Ce paragraphe se compose de 3 tableaux comparatifs avec leur commentaire :
a. tableau des rubriques majeures,
b. tableau des rubriques répondant à un problème lié au logiciel,
c. tableau des rubriques précisant davantage le type de document
Ce paragraphe est suivi d’une synthèse regroupant les modifications, les suppressions, les créations.
Commentaire
thème
Au niveau de la distribution des types de documents, cette rubrique n’a pas été modifiée par rapport au paramétrage antérieur. Mais sa fonction est différente de celle prévue dans le paramétrage de la DGAS ( qui a servi de point de départ ). En effet, cette rubrique ne sert pas, dans le cas du CDRIPD, à faire une revue de presse mais à éditer des catalogues par thème dans la mesure où cette rubrique reprend les diverses entrées du plan de classement.
Celle-ci risque cependant de faire double emploi avec le choix des descripteurs mais, actuellement, la notice bibliographique ne peut pas faire l’objet d’un enregistrement complet et le thème permet de cerner le document et de pouvoir répondre à une demande.
De plus, le thème étant le même q’une partie du rangement physique, il permet de renseigner la base par mini-fonds documentaire et de gagner du temps car restant dans un domaine déterminé , la documentaliste est amenée à manier un vocabulaire appartenant au même champs sémantique.
Le sous-thème permet d’affiner la recherche et de mieux comprendre le contenu du document.
Public
On retrouve cette rubrique pour des types de documents pouvant servir de supports d’intervention. C’est pourquoi il est important pour les personnes désireuses d’emprunter ces types de documents de savoir à qui s’adresse ceux-ci
C’est une rubrique qui est spécifique au domaine couvert par le centre de documentation et qui peut faire l’objet d’une édition-catalogue, elle aussi, afin de faciliter la recherche du public professionnel ayant un projet d’intervention auprès d’un public bien ciblé.
Localisation
Au départ cette rubrique avait été créée pour gérer les doublons mais cette fonction était déjà rempli par l’un des champs non paramétrable de la notice bibliographique.
Il fallait donc se demander si on maintenait la rubrique ou si on attribuer à celle-ci une ou d’autres fonctions.
Cette rubrique permet de savoir où se trouve un document : elle remplace « classement ».
—par exemple s’il s’agit d’un article de presse contenu dans un dossier documentaire, ce champs de recherche permet de localiser celui-ci en fournissant le numéro du dossier. De plus, la fonction -Alexandrie « contenu dans » facilite le recherche en affichant directement la fenêtre visualisant l’ensemble des articles contenus dans le dossier en question. On procède de la même façon pour les textes juridiques.
Cette rubrique permet aussi le partage de l’information :
—par exemple si un utilisateur désire un ouvrage non disponible au centre de documentation mais dont on sait qu’il existe un autre exemplaire dans un autre service ou dans un autre centre, la rubrique indiquera cette information et la documentaliste sera en mesure d’apporter une réponse à l’utilisateur.
Enfin grâce à cette rubrique les ouvrages » inclassables » et les documents rangés aux archives peuvent être gérer.
Renseignement de la base
Le renseignement de la base a pu s’effectuer au moyen de l’échantillonnage pré-cité et en fonction des paramètres développés tout au long du chapitre précédent.
Les problèmes rencontrés lors du renseignement de la base
Un problème de lisibilité de la notice bibliographique dus à la multiplicité des rubriques : notamment dans le cas du type de document » cassette vidéo » où les rubriques les moins judicieuses comme » support vidéo » et » time code » ont finalement été supprimées ; elles n’apparaissaient pas sur la notice.
-un problème du système lié à la table « références »: une référence correspond à une valeur et une seule. Ainsi , pour les actes de colloque, la référence Marmottan est identifié comme éditeur ( c’est le cas pour Marmottan , en effet ) car à la première saisie il a été entré entant qu’éditeur alors que pour d’autres documents Marmottan il peut être producteur.
-un problème de vocabulaire se pose dans le cas où plusieurs personnes seraient amenées à renseigner la base.
Les solutions adoptées
Élimination des rubriques les moins pertinentes : celles qui ne correspondent pas vraiment à des champs de recherche, celles qui ne répondent pas tout à fait à une demande.
-établissement d’une norme ( sur papier ) pour renseigner la base de manière uniforme et éviter le maximum de « bruit ».
Résultat final
Les pages qui suivent présentent ce résultat sous forme de notices bibliographiques.voir annexe 4.
Listage des micro-disciplines
Cette division du lexique en sous-ensemble a permis la constuction de champs sémantique où tous les éléments présents dans un champ ont le plus de sèmek communs qu’ils n’en ont avec les éléments d’un autre champ. Les termes collectés sont alors ventilés entre ces micro disciplines.
Cette représentation permet à l’utilisateur d’appréhender plus facilement les descripteurs et leurs relations sémantiques. C’est à partir de ces ensembles qu’une première sélection a pu être opérée.
Réduction en langage documentaire
Epuration du matériel terminologique
Les termes non significatifs de chaque micro-discipline on été éliminés. Les critères de séléction sont les suivants :
-le terme doit représenter un concept important du domaine.
-le concept doit refléter le langage de l’utilisateur principal et de toute les personnes amenées à intervenir sur la base de données.
-les termes synonymes uo trop proches doivent faire l’objet d’une relation d’équivalence.
-le mot choisi entant que descripteur ne doit refléter qu’une seule notion.
-les mots vides sont rejetés.
-les mots trop généraux sont précisés.
-de même les mots trop spécifiques sont mis en équivalence de mots plus généraux.
Conclusion
En définitive, au cours de ce travail, j’ai moins cherché l’exhaustivité du vocabulaire que l’élaboration de cadres pragmatiques afin de rendre le travail de la documentaliste plus agréable et plus facile.
En effet, par manque de temps, je n’ai pas été en mesure de mener à bien mon projet. Car comme je l’ai souligné auparavant, le thésaurus n’est pas un outil qui se crée du jour au lendemain; aussi il reste de nombreux points à aborder : tester l’outil, former les indexeurs afin que l’élaboration de ce langage soit complètement satisfaisant.
Cependant, cette lacune sera comblée car une collaboration prochaine est envisagée entre Toxibase et le centre de documentation afin que ce dernier fasse partie de ce réseau national de documentation sur les pharmacodépendances; d’autant plus que
cette association a, depuis peu, pratiqué à une refonte global de son thésaurus pour qu’il soit véritablement un langage documentaire.
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Table des matières
PREMIERE PARTIE :Analyses préalables
Introduction
1. La présentation du centre de documentation : le CDRIPD A
1.1 Le plan départemental jx
1.2 Le CDRIPD
1.21 Les vocations du centre J&
1.22 Les moyens du centre
1.23 Les missions de la documentaliste
2. L’analyse de l’existant
2.1 Les contraintes liées à l’environnement Jl3
2.2 Les contraintes liées au fonctionnement
2.21 Le fonds documentaire ( constitution, caractéristiques )
2.22 Le public accueilli
3. L’analyse des besoins
3.1 Les besoins internes
3.11 Les besoins de la documentaliste du CDRIPD
3.12 Les besoins des autres documentalistes
3.2 Les besoins externes Ab
3.21 La demande du public professionnel JC
3.22 La demande du public non professionnel
Conclusion
DEUXIEME PARTIE: Propositions pour le paramétrage de la base de données
Introduction
1. Le paramétrage avant mon arrivée
2. La présentation des résultats
2.1 Les tables
2.11 Pourquoi parle-t-on de table dans Alexandrie?
2.12 Tableau comparatif des tables
2.13 Commentaire du tableau
2.2 Les types de documents
2.21 Tableau comparatif
2.22 Commentaire du tableau
2.3 Les rubriques
2.31 Qu’est-ce qu’une rubrique dans Alexandrie?
2.32 Tableaux comparatifs des rubriques 2 G
3. Phase de test 3A
3.1 Echantillonnage par tirage au sort aléatoire 3-4
3.2 Renseignement de la base
3.21 Les problèmes rencontrés lors du renseignement, de la base
3.22 Solutions adoptées
3.3 Résultat final
Conclusion
TROISIEME PARTIE – Elaboration d’un langage d’indexation
Introduction 3G
1.Analyse du marché de l’offre
1.1 Présentation de Toxibase
1.2 Le lexique de Toxibase correspond-il vraiment aux besoins?
2. Vers un langage documentaire propre aux besoins du CDRIPD
2.1 Recherche de matériel terminologique : la méthode analytique
2.2 Recherche de matériel terminologique : la méthode synthétique
2.3 Listage des micro-disciplines
3. Réduction en langage documentaire
3.1 Epuration du matériel terminologique
3.2 Les relations d’équivalence
3.3 Les notes d’application
3.4 Les relations hiérarchiques
3.5 La structure associative
Conclusion
Annexes
1. Paramétrage de la DGAS I
2. Paramétrage antérieur de CDRIPD II
3. Paramétrage actuel du CDRIPD III
4. Exemple de notices bibliographiques Alexandrie IV
5. Exemple de micro-thésaurus V
Bibliographie
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