Présentation de « La Chaîne des Terrils » et de la Maison de la Nature et de l'Environnement

INTRODUCTION

Dans le cadre de la préparation à la Maîtrise Sciences de l’Information et de la Documentation, il m’a été donné de réaliser une mission durant les mois de juin et juillet au sein de « La Chaîne des Terrils », association localisée dans le Pas-de-Calais, à Loos-enGohelle, sur le site minier du 11/19. Mandée par Emmanuel Uhrès, chargée de mission environnement et responsable de la formation et de la documentation, mes premières tâches étaient de collaborer avec une autre stagiaire, Johanna Finance, à l’analyse du fonds. Après avoir travaillé en commun au dépouillement des documents dans le but de l’élaboration d’un thésaurus, nous n’avons pas tardé à définir nos objectifs propres, . Mon travail serait de choisir un logiciel, de le paramétrer et de l’installer dans le but d’une structuration plus rigoureuse du fonds documentaire, et ce à travers l’élaboration d’une base de données. Johanna travaillerait à la modification du thésaurus « Ecothek », destiné à être incorporé à la Base.
Le stage proposé l’était par une association, qui appartient à un cadre bien spécifique. Les contraintes rencontrées au sein de cette structure m’ont conduite à développer une première partie la concernant. On y aborde l’organisation de « La Chaîne des Terrils », rattachée à la MNE de Lille ( la Maison de la Nature et de l’Environnement ), puis le PEC (Point Environnement Conseil ), qui est un « centre de documentation » aménagé dans chacune des associations travaillant à l’environnement liées au siège lillois. Cette description est nécessaire car elle permet d’indiquer la coexistence de plusieurs PEC, destinés à être mis en réseau dans un avenir proche, d’où la nécessité d’une cohérence dans les méthodes et outils utilisés. La seconde partie est liée à la méthode d’analyse mise en oeuvre afin d’élaborer le système le plus adapté. Il y est question de l’ancienne méthode usitée, du cahier des charges mis en place afin de répondre aux besoins du Point Environnement Conseil et des conclusions amenées par cette analyse du fonctionnement et des usagers, conclusions aussi liées au cadre associatif. Enfin la troisième partie concernera les complications rencontrées lors de la réception du logiciel (délais non respectés …), sa mise en place, et son paramétrage.
L’association n’est pas l’entreprise, elle répond à d’autres exigences même si elle doit faire face elle aussi à un souci de rentabilité pour survivre. Néanmoins, les contraintes, qui sont réelles, relèvent d’autres réalités. Au regard d’une expérience, l’information semble vouée à un étrange destin en milieu associatif, tantôt négligée, tantôt surprotégée. L’équilibre est précaire entre certains lieux adoptant une attitude très directive quant à la manière de gérer et d’autres plus ouverts, et en même temps moins attentifs, au sort du document, en en respectant néanmoins la nature, c’est-à-dire le caractère informationnel. Au niveau de la documentation, l’ombre de la MNE planait sans cesse sur le PEC. C’est entre ces deux courants, ces deux associations d’âge différent, que s’est déroulé le stage.

Le Milieu Associatif

La description du milieu de réalisation du stage est nécessaire, tout individu traitant les informations en fonction de son environnement. Il fallait donc avant d’agir, analyser les documents et le milieu dans lesquels ils s’inscrivaient.
-Présentation de « La Chaîne des Terrils » et de la Maison de la Nature et de l’Environnement: Association Loi 1901, la « Chaîne des Terrils1 » est crée en 1988 et regroupe aujourd’hui quatre-vingt adhérents individuels, douze associations du bassin houiller, une trentaine de communes minières, quatre communautés de communes et des représentants d’institutions régionales et départementales. Elle fonctionne toute l’année avec neuf salariés ( emplois jeunes et chargés de mission).
Sur le thème de l’environnement et du patrimoine minier, les activités sont réparties de la façon suivante :
Animation : le Centre d’Initiation à l’Environnement accueille des classes vertes, des classes patrimoine, et elle monte des programmes pédagogiques avec les enseignants. L’association met en place des journées multi-activités mêlant pratiques sportives et découverte de sites insolites. Formation : la « Chaîne des Terrils » dispense des formations en écologie et environnement sur les terrils et friches minières.
Promotion : Par le biais de manifestations événementielles, l’association travaille à la remise en valeur des terrils, leur rendant leur caractère culturel et leur fonction écologique. Information : L’association regroupe des informations concernant la région sur les thèmes de l’histoire, la géologie, la biologie, l’économie… au sein du Point Environnement Conseil ( PEC).
La Maison de la Nature et de l’Environnement est un réseau associatif régional composé de quatre-vingt trois associations qui interviennent dans des champs très divers : l’environnement, la nature, le cadre de vie, les droits de l’homme, les solidarités. Lieu d’accueil du public au 23, rue Gosselet à Lille (59), elle permet l’accès auxpermanences des associations et à son Centre de Documentation. Elle favorise l’expression d’activités inter¬ associatives.
La création des PEC entre dans cette politique d’interactivité menée par la directrice du CRID, Florence Dupont, alors que l’idée originale était de la CUDL (Comité Urbaine de Lille). La MNE met à disposition des structures d’accueil des outils d’information e de communication et assure le suivi et la coordination de l’ensemble ainsi que la formation des animateurs. Mais quel est le but réel à terme ? Quels sont les moyens déployés ?

Le Point Environnement Conseil

Le Cahier des Charges

Pour aboutir à un résultat, une stratégie était nécessaire à mettre en place. Pour cela, un cahier des charges était à élaborer. Nous ferons un retour théorique avant d’aborder les réalités de fonctionnement du Point Environnement Conseil

Le Point Environnement Conseil

Il existe dans la région Nord Pas-de-Calais onze Points Environnement Conseil (Armentières, Arras, Dunkerque, Lille, Loosen-Gohelle, Maroilles, Noeux-les-Mines, Roubaix, Tourcoing, Wattignies, Willems3). Chacun a ses qualités propres, ses particularités thématiques. Le but de l’opération poursuivie par la MNE est de mettre en rapport ces différents sites ayant en commun des thèmes proches, mais aussi certaines particularités géographiques, comme la « Chaîne des Terrils » installée dans les anciens locaux miniers de Loos-en-Gohelle ou encore la Maison de l’environnement de Dunkerque, maison exploitant des ressources énergétiques en phase avec la nature ( panneaux solaires,…) et spécialisée dans le littoral. C’est par le biais des Centres de Documentation (appelés arbitrairement ainsi car souvent ils ne disposent pas d’assez de documents pour le prêt et pour couvrir toutes les demandes précises), appelés désormais Points Environnement
Conseil, que le contact est établi entre les associations. Alimentés en partie par la MNE, ces centres échangent désormais leur savoir-faire et des listes du contenu de leurs fonds documentaires.
Au cours d’une réunion organisée au PEC de Dunkerque, où chaque documentaliste était présent ainsi que Florence Dupont, la politique menée est bien explicitée : développer l’échange pour rendre le meilleur service possible à un public large, et en particulier au public relais qui est composé d’enseignants, d’animateurs, des collectivités locales, des professionnels de l’environnement, du public associatif…
C’est un premier pas vers la définition du portait des usagers, développée plus tard à travers l’analyse de questionnaires élaborés et proposés au Point Environnement Conseil de Loos-en-Gohelle.
Le fonds du Point Environnement Conseil de Loos-en-Gohelle est évalué à environ mille trois-cent quatre-vingt documents et deuxcent trente-huit livres, le chiffre exact étant difficile à définir en raison de la présence de nombreuses coupures de presse photocopiées mais non regroupées en dossiers, de documents vidéo et photographiques non répertoriés et d’herbiers. Les documents sont acquis par la documentaliste selon les requêtes des membres de l’association et sa propre estimation. Des dons sont effectués par la MNE. Aucun abonnement n’est souscrit.
Les documents sont classés en grands thèmes selon la division proposée par le thésaurus « Ecothek5 » : Eau, Mer, Climat, Sous-sol, Agriculture, Forêt, Faune-Flore, Patrimoine Culturel, Généralités sur l’Environnement, Aménagement-TransportUrbanisme, Relief, Pollution-Nuisance, Ecologie, Droit de l’Environnement, Vie Publique et Economique, une section Pédagogie ayant été ajoutée par les documentalistes Sandrine Petit et Emmanuelle Uhrès. Ce fonds est composé en majorité : de travaux d’étudiants et chercheurs : rapports de stage et mémoires, d’une série de rapports officiels, de coupures de presse et périodiques, d’ouvrages spécialisés (faune, flore, activités pédagogiques…) d’atlas, cartes et guides régionaux, d’ouvrages historiques ( sur le bassin minier), d’ouvrages généraux (sur la géologie, l’écologie…), de descriptifs de sites ( rapports topographiques…).
Varié, par le nombre de thèmes abordés, mais spécifique par sa délimitation géographique et sa ligne directrice sur l’Environnement, le PEC de la « Chaîne des terrils » offre malgré le désordre de sa présentation ( près de la moitié des documents sont regroupés anarchiquement dans des boîtes en carton ) une source abondante d’informations.
Il était cependant nécessaire de remédier à cette confusion par la création d’une base de données, préalable à une réorganisation du fonds dans son entier. Cette dernière permettrait une meilleure connaissance du fonds par l’indexation de tous les documents et des possibilités de recherche plus rigoureuses. Cette conclusion sera renforcée par l’étude et les recherches effectuées par le biais du cahier des charges.

CDS/ISIS pour Windows

De manière assez générale, on peut ainsi définir la base de données : il s’agit d’un ensemble organisé de données. Les points définis grâce au cahier des charges établi mais encore incomplet, pour l’élaboration du projet, allaient ainsi aiguiller la démarche vers une forme d’organisation. Cependant, plusieurs autres principes entraient en compte pour le choix du logiciel.

« Le Choix »

Les guillemets sont présentes évidemment de façon délibérée.
En effet, peut-on parier de choix alors que tant de critères vous conduisent à un éventail finalement très réduit ?
Ma première démarche fut d’établir une liste organisée des logiciels que je connaissais. Intervenaient dans ma sélection des outils qu’il m’avait été donnés d’expérimenter ou dont j’avais entendu parler. Plus tard, une recherche sur Internet devait compléter cet inventaire. Les dispositifs possibles étaient recensés méthodiquement selon des critères d’ergonomie, de facilité d’utilisation, de convivialité et de coûts. Ils devaient impérativement contenir un module Thésaurus, les travaux sur le thésaurus « Ecothek » évoluant simultanément, et offrir des modes de recherche intéressants. Ainsi des logiciels de type TAURUS, ALEXANDRIE, ou encore FILE MAKER, END NO »^ BIBLIO apparaissaient sur mon étude. Ils ne répondaient cependant pas aux exigences d’une mise en réseau des Points Environnement Conseil prévue par la Maison de la Nature et de l’Environnement. Une cohérence était impérative entre les « centres de documentation », notamment au regard des outils utilisés et du mode d’indexation.
C’est donc auprès du siège lillois que mes questions devaient trouver des réponses. Après une réunion d’observation au Point Environnement Conseil de Lille, de nouvelles informations essentielles étaient désormais disponibles : l’Unesco fournissait un logiciel documentaire, nommé CDS/ISIS ( version 3.08 ), délivré gratuitement aux associations qui en faisaient la demande. La MNE l’utilisait depuis près de dix ans et n’avait jamais rencontré de problèmes lors de son utilisation. Il offrait des possibilités intéressantes, notamment concernant des modes de recherche « expert » ou « assisté », la possibilité d’impression des résultats de recherche permettant l’élaboration notamment de bibliographies. Il possédait un module thésaurus et sa gratuité était un élément important. De plus, le fait d’être un outil connu et maîtrisé par des experts de proximité offrait à la « Chaîne des Terrils » la possibilité d’être dépannée ou renseignée en cas de problèmes.
Seules difficultés, le logiciel fonctionnait uniquement sous Dos et n’était disponible qu’au bon vouloir de l’Unesco. Sous la tutelle d’Emmanuelle Uhrès, un courrier électronique fut aussitôt envoyé à l’organisation internationale. Notre premier interlocuteur était Mr Milchberg. Après plusieurs relances téléphoniques, David Storti, gestionnaire adjoint de programme à la division Information et Informatique et créateur de CDS/ISIS, devait nous répondre lui même.
Réception faite du logiciel, l’installation présentait des problèmes. De plus, durant cette période, peu de personnes étaient disponibles pour me venir en aide. Des recherches sur le site de l’Unesco pour sortir de l’impasse me permirent de recueillir des informations sur le dit logiciel :une version sous Windows existait désormais. Il nécessitait une configuration minimum telle que : processeur 486 à 40 Mhz ( Pentium à 100 Mhz ou plus recommandé) une mémoire vive de 16 Mb recommandée une unité disquette 4 Mo disponibles sur le disque dur écran couleur super VGA 800×600.
Le matériel requis était disponible. Le seul problème résidait dans le fait que le module thésaurus était encore inexistant, mais prévu pour la fin de l’année en cours. Face aux difficultés du premier, et aux qualités décrites de cette nouvelle version, je passais commande de WINISIS ( version 1.31 ), avec l’accord de ma responsable. Winisis permet d’établir et contrôler les bases de données non numériques structurées, c’est-à-dire les bases de données dont le constituant principal est du texte. Une démonstration de cette nouvelle version devait me convaincre qu’il correspondait davantage aux attentes de la « Chaîne des Terrils » : sa manipulation ne présentait pas de difficultés. Sa présentation était plus conviviale ; la palette de couleurs, le système de fenêtres et l’utilisation de la souris contrastaient avec CDS/ISIS pour Dos, semblant fade et rudimentaire en comparaison. De plus, il convenait mieux aux membres de l’association ayant pour habitude de travailler sous l’interface Windows.
Quelques aspects de WINISIS exigent une connaissance des systèmes informatisés d’information, cependant, une fois qu’une application a été conçue, le système peut être utilisé par des personnes n’ayant qu’une faible ou aucune expérience en informatique.
On peut s’interroger sur la différence entre un mot-clef libre et un descripteur. Ce dernier est un mot qui fait partie du langage documentaire « conventionnel », c’est-à-dire que, dans le cas présent, il s’agit d’un mot tiré du thésaurus, alors que le mot-clef librereprésente une « idée force », mais il appartient au langage naturel.
Dans le champ « descripteur géographique », on indique le découpage « administratif » de la France.
Les thèmes sont très utiles pour la recherche, notamment lorsque l’on veut isoler toutes les références sur une notion générale.
A la suite de cette étape, intervient le Bordereau de saisie de données. Une ou plusieurs pages d’écran permettent de créer et/ou mettre à jour les enregistrements du fichier maître, soit le fichier contenant tous les enregistrements de la base de données, chaque enregistrement se composant d’un ensemble de champs de longueurs variables. Chaque enregistrement est identifié par un numéro unique, automatiquement attribué par CDS/ISIS lors de sa création, appelé le NFM ( Numéro de Fichier Maître ).
Il convient ensuite d’en venir au Format d’affichage. Les formats d’affichage définissent de façon précise la présentation des enregistrements soit lors d’une recherche, soit pour la production d’états imprimés tels que des catalogues et des index.
Enfin, la Table de sélection des champs définit les champs de la base de données interrogeables grâce au fichier inversé. Ce dernier contient tous les termes pouvant être utilisés comme points d’accès pendant la recherche, il est un peu l’index du contenu du fichier maître.
Ceci était un très bref descriptif du fonctionnement d’un logiciel très complet, riche, nécessitant un manuel d’utilisation de près de cent-vingt cinq pages. Winisis présente toutes les qualités d’un bon logiciel documentaire. Il sera un bon outil pour « La Chaîne des Terrils » qui n’en exploitera certainement pas toutes les fonctionnalités, sa vocation n’étant pas d’être strictement un « centre de documentation » .
Cependant les limites de temps imparties à un stage ne permettent pas l’exploration approfondie d’un logiciel et dans découvrir les failles véritables.
Le cahier des charges précédemment cité n’en était pas pour autant fictif. Les études du fonds, des usagers, de son « organisation » et gestion, du projet prévu par la MNE ont bel et bien été menées à terme, même s’il faut reconnaître leur manque d’exactitude, du moins en ce qui concerne les usagers, au regard de la période concernée. C’est cependant dans le respect des délais, dans la non prise en compte des impondérables que l’estimation est moins favorable, en ce sens où le découpage du travail ne fut pas respecté, du moins comme il avait été prévu qu’il le soit.
Se tenir à des objectifs précis, à une production linéaire, peut s’avérer décourageant lorsque tout ce qui est écrit n’est pas honoré au moment où il aurait dû l’être conformément au papier.
Dans la réalité, même s’il est bon de planifier quelque peu, il faut savoir revenir sans cesse sur ce qui avait été prévu afin d’améliorer les phases : savoir définir les problèmes et ne pas entrer dans la course aux délais.
Il faut raisonner et ne pas attendre dans l’outil toutes les solutions, ne pas voir en lui l’issue du problème. De même les méthodes ne sont pas la réponse à tous les problèmes rencontrés lors d’un processus de production. Il n’y a pas de « recette miracle », mais une grande part d’adaptation et d’assimilation de chaque étape traversée.
Ainsi cette expérience semble bénéfique pour qui sait tirer partie de ses erreurs et pour qui sait analyser les différents courants d’action qui l’ont animé. Il faut admettre qu’il n’existe pas une seule méthode de production et que l’initiative ne consiste pas seulement à faire ce que l’on veut. La liberté est aussi la réflexion sur des actions que l’on vous donne à réaliser.

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Table des matières
Introduction
1. Le Milieu Associatif
-Présentation de « La Chaîne des Terrils » et de la Maison de la Nature et de l’Environnement
-Le Point Environnement Conseil.
2. Le Cahier des Charges de la Base de Données
-Une Base de Données : pour qui ? pour quoi ? comment ?
-Analyse des usagers et des besoins
3. CDS/ISIS pour Windows
-Le « Choix ».
-La réception et la mise en place du Logiciel
Conclusion
Bibliographie
Annexes