Pratiques de la gouvernance informationnelle

Pratiques de la gouvernance informationnelle

Méthodologie

Pour débuter notre travail et cadrer les objectifs, notre conseillère pédagogique, Mme Basma Makhlouf Shabou, nous a suggéré d’organiser un kickoff meeting10, ce que nous avons fait en réunissant les différentes parties prenantes de notre travail : représentantes du mandant (BTN), conseillère pédagogique et directrice de la Division de l’information scientifique. Cette réunion nous a permis de préciser et de clarifier les objectifs afin de rédiger notre cahier des charges pour ce travail compris et validé par toutes les parties.Nous avons ensuite organisé des focus groups11 pour aller à la rencontre des représentant-es des différentes entités et pour mieux cerner l’état général de la situation : pratiques, dispositifs utilisés, besoins, améliorations souhaitées. Cette prise de contact, très appréciée par les participant-es, a été l’occasion d’un premier échange constructif et de fédérer les entités autour du projet. Ensuite, un formulaire a également été élaboré pour préciser les informations récoltées concernant les dispositifs utilisés.Enfin, un benchmarking a été effectué auprès d’institutions semblables afin d’appuyer nos recommandations fournies dans ce travail. Ces dernières sont basées sur les analyses de la situation que nous avons effectuées et sur les différents fonctionnements des systèmes d’autres hautes écoles.

Méthodologie pour l’état des lieux : sensibilisation et pratiques de gouvernance informationnelle

Entités et personnes de contact

La première étape de notre travail a été de définir précisément la population interrogée lors des focus groups : quelles entités ? quel-les représentant-es ? Pour ce faire, nous avons bénéficié de l’aide de Danielle Bütschi et de Zoé Codeluppi au BTN et nous avons également utilisé le répertoire (UNIGE [2019]), l’organigramme (UNIGE 2020) et l’annuaire (UNIGE [s. d.]a) de l’UNIGE. Nous avons finalement sélectionné 52 entités pour notre démarche soit :
– les 9 facultés ou Unités Principales d’Enseignement et de Recherche (UPER)
– le Centre Universitaire de Médecine Dentaire (CUMD)12
,- les 14 centres interfacultaires ou Unités d’Enseignement et/ou de Recherche (UER),
– les 6 divisions,
– 12 services,
– 6 instances indépendantes (4 instances indépendantes auxquelles nous avons également ajouté les Archives Administratives et Patrimoniales (AAP) qui, bien que rattachées à une division, ont des besoins très différents ainsi que le/la correspondant-e LIPAD).
– 4 membres du Rectorat dont les fonctions ont été jugées importantes pour notre démarche.
La liste détaillée se trouve à l’Annexe 1 : Liste détaillée de la participation des entités.
10 Réunion de lancement de projet
11 Entretien de groupe visant à approfondir un sujet précis
12 Car il en a fait la demande.

Focus groups

Préparation des focus groups

Les différentes entités invitées aux focus groups ont été regroupées par catégories afin d’avoir des groupes aux besoins et pratiques plus ou moins similaires. Cela nous a aussi permis d’avoir une quantité suffisante de participant-es pour effectuer deux focus groups avec des représentant-es d’UPER ou d’UER, deux focus groups avec celles et ceux des divisions et des services et un focus group avec des membres du Rectorat et des représentant-es des instances indépendantes. Une invitation émanant du secrétaire général et accompagnée d’un sondage Doodle, a été envoyée aux collaborateurs/trices. Elle nous a respectivement permis de souligner l’appui de la hiérarchie face à ce projet et de prendre en compte les disponibilités de chacun et de chacune.
Afin de nous préparer au mieux, nous avons lu l’ouvrage de Chantal Attal-Vidal et Patrick Iribarne (2012). Cet ouvrage nous a notamment permis de préparer le support d’aide à la discussion mentionné ci-après et de considérer les biais éventuels amenés par les observateurs/trices : par exemple, les participant-es ont soulevé combien l’aide de la documentaliste du Centre de documentation du Rectorat est appréciée (cela est revenu à plusieurs reprises et peut être lié à la présence systématique de la documentaliste en tant qu’observatrice).

Déroulement des focus groups

Lors de ces focus groups, nous avons modéré la discussion au moyen d’un guide d’entretien sous forme de scénarisation préétablie (cf. Annexe 2 : Scénario pour le déroulement des focus groups). Le BTN, représenté par Mme Zoé Codeluppi, nous a appuyée lors de ces focus groups notamment grâce à une brève explication du projet auprès des participant-es avant l’étape de discussion en tant que telle. Notre conseillère pédagogique, Mme Basma Makhlouf Shabou, est également venue nous soutenir lors du premier focus group afin de nous conseiller sur d’éventuels ajustements à mettre en place. De plus, des observateurs/trices étaient également présent-es à une ou plusieurs séances afin d’entendre une première fois les besoins des participant-es (la responsable du Centre de documentation du Rectorat et celle des Archives Administratives et Patrimoniales) ou pour découvrir et observer le fonctionnement d’un focus group (collègues du BTN). Il aurait peut-être également été judicieux d’inclure dans les observateurs/trices quelqu’un de la DiSTIC13. Cependant, compte tenu des informations récoltées, les participant-es n’auraient peut-être pas évoqué aussi librement leurs besoins en matière d’outils informatiques.
Concernant les données récoltées et l’anonymat des participant-es, nous n’avons pas mis en place de formulaire de consentement contrairement à l’habituel déroulement d’entretiens. En effet, sur conseils du BTN, nous avons ôté cette étape car le fonctionnement de réunion et de discussion en groupe est acquis à l’UNIGE et que toutes les personnes interrogées l’ont fait dans le cadre de leur fonction. Nous avons néanmoins demandé oralement l’autorisation formelle des participant-es pour l’enregistrement, le traitement et la restitution future de leurs informations.
Pour faciliter la compréhension de la gouvernance informationnelle auprès des participant-es, nous avons également créé un support de présentation PowerPoint comprenant une  visualisation de la définition de la gouvernance informationnelle (Figure 9 : Définition de la gouvernance de l’information) et fournissant le lien URL vers l’outil collaboratif Wooclap14 ; ce lien était aussi disponible sous forme de code Q&R sur les tables devant les participant-es.
Grâce à Wooclap, nous avons créé un nuage de mots de façon collaborative autour de la gouvernance informationnelle qui a servi de base à la discussion et nous a permis d’analyser les connaissances préalables des participant-es (cf. 3.1.2 Familiarité avec le concept de gouvernance informationnelle).
Afin de veiller à la bonne collecte des informations, Mme Zoé Codeluppi a pris des notes de la discussion dans un canevas sommaire préparé pour chaque focus group et les séances ont été enregistrées.Trois collaborateurs/trices souhaitant participer mais n’ayant pas pu se libérer pour les plages horaires des focus groups, ont été interrogé-es de façon individuelle par nos soins.

Taux de participation aux focus groups et représentativité des réponses

Nous avons obtenu un taux de participation aux focus groups de 75% (39 sur 52). Ce nombre comprend également trois entretiens individuels qui ont été menés avec des représentant-es souhaitant participer mais qui n’étaient pas disponibles aux plages horaires définies – les entretiens individuels ont suivi le même déroulement que les focus groups. De plus, les entités présentes et les fonctions de leur représentant-e étaient variées ce qui nous a donné des points de vue satisfaisants de la situation actuelle.

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Table des matières
Déclaration
Remerciements
Résumé
Liste des tableaux 
Liste des figures
Glossaire
Liste des abréviations
1. Introduction
1.1 Objectifs détaillés
1.1.1 Réorientation des objectifs
2. Méthodologie
2.1 Méthodologie pour l’état des lieux : sensibilisation et pratiques de gouvernance informationnelle
2.1.1 Entités et personnes de contact
2.1.2 Focus groups
2.1.2.1 Préparation des focus groups
2.1.2.2 Déroulement des focus groups
2.1.2.3 Taux de participation aux focus groups et représentativité des réponses
2.1.2.4 Analyse des données récoltés lors des focus groups
2.1.3 Questionnaire précisant l’état des lieux et des pratiques
2.1.3.1 Inventaire sommaire sur Excel
2.1.3.2 Questionnaires sur les dispositifs utilisés par les entités
2.1.3.3 Taux de réponse aux questionnaires
2.1.3.4 Analyse des formulaires
2.1.4 Analyse des données selon les quatre phases de gestion des documents
2.1.4.1 Définition du cycle de vie des documents
2.1.4.2 Les quatre phases de gestion des documents
2.2 Méthodologie pour l’état de l’art (benchmarking)
2.3 Méthodologie pour l’élaboration des recommandations
3. Pratiques de la gouvernance informationnelle
3.1 Connaissances des participant-es sur la gouvernance informationnelle
3.1.1 Définition de la gouvernance informationnelle
3.1.2 Familiarité avec le concept de gouvernance informationnelle
3.2 Types des documents produits et utilisés
3.2.1 Traitement et regroupement des typologies possibles
3.3 Dispositifs utilisés pour la gestion de l’information
3.3.1 L’utilisation des outils tout au long des phases de gestion des documents
3.3.2 Les outils cloud
3.4 Papier et/ou numérique ?
3.5 Projet à venir
4. Les difficultés et les besoins rencontrés
4.1 Les difficultés des entités concernant la gouvernance de l’information
4.2 Améliorations souhaitées
5. Synthèse de la gouvernance de l’information à l’UNIGE
6. La gouvernance informationnelle à l’UNIGE
6.1 L’archivage à l’UNIGE
6.1.1 Rappel de la loi
7. Les services d’archives dans d’autres hautes écoles
7.1 Université de Lausanne (UNIL)
7.1.1 Création d’UNIRIS
7.1.2 Le service aujourd’hui
7.1.3 Mise en place du logiciel de GED dans les différentes unités
7.2 Université de Fribourg (Unifr)
7.2.1 Le service aujourd’hui
7.2.2 Mise en place du projet : GED et SAE pour les dossiers du personnel et dossiers étudiant-es
7.3 École Polytechnique Fédérale de Zurich (ETHZ)
7.4 Université de Montréal (UdeM)
7.5 Comparatifs des dispositifs des différentes hautes écoles
8. Recommandations
8.1 Politique institutionnelle de gestion de l’information
8.1.1 Remarques concernant l’élaboration de la politique
8.1.2 Remarques concernant les calendriers de conservation déjà existants à l’UNIGE
8.1.2.1 Grille d’évaluation des documents
8.2 Organe de gouvernance
8.2.1 Records manager (spécialiste en information documentaire)
8.2.2 Comité de consultation
8.3 Enveloppe budgétaire pour la gouvernance de l’information
8.4 Outils numériques
8.4.1 Logiciel de gestion électronique des documents (GED)
8.4.1.1 Remarques sur la mise en place d’un logiciel de GED
8.4.1.2 Remarques concernant l’entité du Rectorat
8.4.2 Système d’archivage électronique (SAE)
8.4.3 Remarques concernant les Digital Asset Management (DAM) ou Media Asset Management (MAM)
8.4.4 Améliorations nécessaires pour les dispositifs informatiques déjà existants à l’UNIGE
8.5 Mise en place de la politique institutionnelle et accompagnement
8.5.1 Correspondant-es et responsables
8.5.1.1 Sensibilisation de la Direction
8.5.1.2 Sensibilisation et communication auprès des entités : correspondant-es
8.5.1.3 Traitement des documents dans les entités : responsables de l’archivage
8.5.2 Former et sensibiliser les collaborateurs/trices
8.6 Scénario d’implémentation des recommandations
9. Conclusion
Bibliographie
Liste détaillée de la participation des entités
Scénario pour le déroulement des focus groups
Introduction
Questions
Conclusion
Formulaire initialement prévu pour l’état des lieux des documents de l’UNIGE
Questionnaire distribué aux entités
Les pratiques de gestion de l’information de votre entité
Mots que les participant-es ont rattachés au terme de « gouvernance informationnelle »
Liste des types de documents ressortis lors des focus groups
Comparatif entre les résultats de l’utilisation des dispositifs
(Questionnaires, Focus groups)
Pourcentage d’utilisation des dispositifs à l’UNIGE
Projets des entités concernant la gestion de l’information
Difficultés rencontrées par les entités (tableau synthétique et détails)
Difficultés générales
Difficultés lors de la création des documents
Difficultés lors du partage de l’information
Difficultés à partager l’information avec des externes
Difficultés à retrouver l’information
Difficultés dans l’organisation de l’information
Difficultés pour la conservation à long terme
Synthèse des améliorations exprimées par les entités
Améliorations générales
Besoins lors de la création de l’information
Besoins liés au partage interne de l’information
Besoins liés au partage avec des personnes externes
Besoins pour la recherche d’information
Besoins pour l’organisation des informations
Besoins pour la conservation à long terme
Besoins supplémentaires
Synthèse des différents documents et dispositifs des hautes écoles étudiées
Suggestions d’entités pouvant participer à la phase pilote de la politique institutionnelle

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