Soutenance mémoire
Définitions de l’audit interne
« L’audit interne est un processus engagé par le conseil d’administration, la direction et d’autres agents d’une entité pour offrir des assurances raisonnables quant à la réalisation d’objectif dans les catégories suivants : efficacité et efficience des opérations, fiabilité des rapports financier, respect des législations et réglementation en vigueur. « L’audit interne se définit comme étant une approche structurée de la gestion de la société qui nécessite un système complexe comprenant» :
– Des activités opérationnelles, fonctionnelles et administratives qui ajoutent de la valeur en fonction des besoins internes et externes.
– Des systèmes d’audit interne adaptés aux objectifs et aux risques des activités.
– Un personnel compétent et intégré pour mener à bien les activités organisées selon une structure appropriée.
– Des systèmes d’information et de données qui permettent le suivi des
performances de la société. » Selon la loi sur la surveillance administrative et financière publique D 1 10 Article 2 :
« Le système d’audit interne est un ensemble cohérent des règles d’organisation et des fonctions et des normes de qualité qui ont pour but d’optimiser la qualité des prestations et gestions des entités et ainsi de minimiser les risques économiques et financiers inhérent à l’activité de l’entité. » Selon l’ordre des experts comptables en 1977 : « L’audit interne c’est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de la société. Il a pour but d’assurer la protection, la sauvegarde dupatrimoine et la qualité de l’information, l’application des instruments de la direction et favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de la société pour maintenir la pérennité de celle-ci. » L’Institut de l’Audit Interne : « L’audit interne est un dispositif de la société, défini et mis en œuvre sous sa responsabilité. Il comprend un ensemble de moyens, de comportements, de procédures et d’actions adaptés aux caractéristiques propres de chaque société qui contribue à la maîtrise de ses activités, à l’efficacité de ses opérations et à l’utilisation efficiente de ses ressources. » Autres définitions selon l’Institut Français des Auditeurs Consultants Internes (IFACI) : « L’audit interne est un dispositif de la société qui vise à assurer : La conformité aux lois et règlements L’application des instructions et orientations données par la direction La fiabilité des informations financières Le bon fonctionnement des processus interne de la société pour la sauvegarde de l’actifEt d’une façon générale, il contribue à la maîtrise de ses activités, à l’efficacité de ses opérations et à l’utilisation de ses ressources. »
Portées de l’audit interne
L’audit interne peut fournir des informations aux dirigeants pour son évaluation du degré de réalisation des objectifs qui lui sont fixés mais non transformer un mauvais manager en un bon. L’audit interne contribue à garantir raisonnablement que l’organisme ou la société remplit les conditions suivantes :
Respecter les lois et règlementations et instructions de la direction
Fournir des services de qualité correspondant à la mission de la société
Préserver les ressources des fraudes, du gaspillage, des abus et de la mauvaise gestion
Elaborer et conserver des informations financières et de gestion fiable Il produit un bénéfice si la probabilité de détecter les fraudes ou les erreurs s’en trouve accrue ou si la réglementation est mieux assurée. Le changement organisationnel peut avoir un impact sur l’efficacité du système d’audit interne. C’est pourquoi, il est nécessaire que la direction vérifie régulièrement le contrôle.
Limites de l’audit interne
Le dispositif d’audit interne ne peut pas donner une garantie absolue quant à la réalisation des objectifs ni de la viabilité ni du future d’une organisation. Il ne peut quefournir une assurance raisonnable. La probabilité d’atteindre ces objectifs ne relève pas de la seule volonté de la société. Il existe en effet des limites inhérentes à tout systèmed’audit interne. Ces limites résultent de nombreux facteurs notamment des incertitudes du monde extérieur, de l’exercice de la faculté de jugement ou de dysfonctionnements pouvant survenir en défaillance humaine ou d’une simple erreur. En effet la défaillance humaine, technique et ainsi que le principe de proportionnalité est autant de limite quiviennent influencer le système de audit interne. En outre, lors de sa mise en place, il est nécessaire de tenir comptes des rapports coûts/bénéfices et de ne pas développer des systèmes d’audit interne inutilement coûteux quitte à accepter un certain niveau de risques.
Acteurs d’audit interne
L’audit interne concerne toute la société allant des dirigeants jusqu’aux différents collaborateurs à savoir :
a. Le conseil d’administration ou de surveillance : Son implication en matière de contrôle varie d’une société à l’autre. Il appartient à la direction générale de rendre compte aux conseils des caractéristiques essentielles du dispositif de audit interne. Si besoin, le conseild’administration peut faire usage de ces pouvoirs pour faire procéder par la suite aux contrôles et vérifications qu’il juge opportun ou prendre toutes initiatives qu’il juge approprié.
b. La direction générale / directoire : Elle est chargée de définir, d’impulser, et de surveiller le dispositif le mieuxadapté à la situation et à l’activité de la société. Elle se tient donc informée desdysfonctionnements, de ses insuffisances et de ces difficultés d’application, voire ses excès et veille à l’engagement des actions correctives nécessaire.
c. L’auditeur interne : Lorsqu’il existe, le comité de l’audit interne a le rôle d’évaluer le fonctionnement du dispositif d’audit interne, et de faire toutes préconisations pour l’améliorer dans le cadre de son étendue de travail. Il sensibilise et forme habituellement l’encadrement au audit interne mais n’est pas directement impliqués dans sa mise en œuvre et sa mise en place. Le responsable de l’audit interne doit rendre compte à la direction générale les résultats lors de la surveillance effectuée et selon les modalités déterminés par la société.
d. Les personnels de la société : Chaque collaborateur concerné devrait avoir la connaissance et l’information possible pour faire fonctionner le dispositif de l’ audit interne et ce par rapport aux objectifs que les dirigeants attendent d’eux. C’est le cas des responsables opérationnels en prise directes avec le dispositif d’audit interne, ainsi que pour les contrôleurs internes et les cadres financiers existant dans la société qui doivent jouer un rôle important dans le pilotage et le contrôle financier.
Procédures de la gestion du personnel
Concernant la gestion du personnel, les personnels de la société PECHEXPORT S.A sont des consultants, des personnels administratifs, des informaticiens, des ingénieurs, des techniciens, des marins et des manœuvres payés par la société PECHEXORT et par la maison mère FRESHPACK. Le paiement de leur salaire se fait sur présentation des notes et honoraires et ils sont affiliés au régime des retraites par le biais de la CNAPS. Les avances au personnel sont limitées à une fois par mois et à déduire lors du paiement de salaire. Toutefois, ils sont tenus aux horaires normaux soithuit (8) heures par jour sauf les marins et les agents sur les bateaux pendant lescaptures des produits de la mer. En cas de maladie, la prise en charge relève de laresponsabilité de chaque employé en tant que personnels de la société. Ils peuvents‘adresser au dispensaire de la société PECHEXPORT S.A pour se faire livrer des ordonnances ou des repos médicaux. Les moyens de contrôle administratif de la société se manifestent au niveau de recrutement des personnels dont la responsabilité relève de la seule compétence des personnels cadres de la société appuyer techniquement par le responsable direct dupersonnel à recruter. Pour les services faits, chaque personnel est tenu de présenter un rapport de tenu de mensuel vérifié et validé par le superviseur à partir des times sheet qui marquent la date, l’heure et le travail effectué pendant la période. L’absence du lieu de travail fait l’objet d’une demande de permission qui est limitée à deux fois dans le mois ou congé limité à 2,5 jours en dehors du congé annuel qui doit être planifié. La gestion administrative est la base de toute organisation. Une bonne gestion de l’administration conduit à un regard plus bénéfique de l’organisation de la société. Alors, il faut mettre en œuvre des procédures administratives. Nous pouvons citer:
Les heures et jours de travail doivent être conforme au code de travail Malagasyou au moins établir un time sheet visé par un responsable hiérarchique ou superviseur ;
Les dossiers des personnels et le contenu du contrat de travail doivent être complet et conforme au code de travail Malagasy ;
Le recrutement et le départ d’un personnel en cas de démission ou de fin de contrat doivent être mentionné dans leur dossier ;
Les congés sont de 2,5 jours par mois et les droits des travailleurs en matière de permission d’absence sont de deux fois par mois ;
L’existence d’un travail bien défini pour un employé considéré doit être figuré dans leur dossier personnel ;
Toutes les recommandations émanant des chefs de département doivent être appliqué par l’ensemble des personnels de la société ;
Tout déplacement hors des zones d’activité de société doit faire l’objet d’une demande auprès du chef de département administratif et financier ;
Tous les bateaux et les véhicules sont exclusivement réservés aux activités de la société ;
Tout déplacement doit être transcrit dans un carnet de suivi (bon de voiture,…….)
La mise à jour des fiches de stocks est indispensable;
L’évaluation des personnels doit être faite tous les semestres
L’inventaire doit être faite chaque année en comparant l’état, l’existence des matériels utilisés dès le début des activités jusqu’à la fin de l’année d’exercice. Le résultat doit être écrit et avisé par une personne responsable.
Procédures concernant les pêches
Avant d’accomplir la pêche dans une zone de capture des produits de mer, le pêcheur doit obtenir un ordre de mission venant du chef de département. Cet ordre indique la date de son départ et de son retour au siège social et remplir une fiched’autorisation de déblocage des matériels : les bateaux utilisés, les carburants et les fournitures nécessaires pour le déplacement avec le paraphe du chef d’équipe qu’il doit remettre au chef de département.Dès son retour au bureau, le chef d’équipe par bateau doit remettre au comptable l’ordre de mission avec visa des superviseurs et des agents vérificateurs, les pièces justificatives des dépenses effectuées, et le reste de la somme donnée s’il y en a. Les matériels demandés nécessitent toujours une demande écrite avec précisionde son utilisation. Et cette demande doit être signée par le demandeur, visée par le chef de département et approuvée par le chef d’équipe avant de la faire sortir.
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Table des matières
INTRODUCTION
PARTIE I : PRESENTATION GENERALE DU DOMAINE D’ETUDE
CHAP I : PRESENTATION DE LA S.A PECHEXPORT (MAKAMBA)
Section I : Historique
Section II : Structure organisationnelle
Section III : Activités principales
CHAP II : THEORIE GENERALE DE L’AUDIT
Section I : Généralité
Section II : Caractéristiques de l’audit interne
Section III : Composants d’audit interne
Section IV : Phase d’audit interne
Conclusion partielle
PARTIE II : ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE
CHAP I : ATOUTS DE L’ORGANISATION
Section I : Organe de contrôle
Section II : Système de contrôle interne
CHAP II : PROBLEMES RELATIFS AUX DIFFERENTES FONCTIONS
Section I : Faiblesses de la société
Section II : Limites du contrôle interne du Département administratif et financier
Section III : Risques de contrôle interne de la société
Conclusion partielle
PARTIE III : PROPOSITIONS ET RECOMMANDATIONS
CHAP I : SOLUTIONS RELATIVES A L’AUDIT INTERNE
Section I : Recommandation en matière d’organisation
Section II : Recommandation en matière des ressources humaines
Section III : Recommandation sur les procédures
Section IV : Recommandation sur les fonctions de stock et production
CHAP II : MESURES D’IMPACTS, PROGRAMME D’ACTION ET SOLUTION RETENUE
Section I : Amélioration de l’organisation
Section II : Plan d’action à mettre en œuvre
Section III : Solutions retenues concernant la gestion des personnels
CHAP III : MISE EN PLACE D’UN SYSTEME D’AUDIT INTERNE
Section I : Structure organisationnelle
Section II : Tâches et modalités de travail
Section III : Coûts de la mise en place de département de l’audit interne
Section IV : Impact de la mise en place
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
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