Soutenance mémoire
Présentation de l’environnement et de l’existant du service documentation de Pinstitut Pasteur de Lille (I.P.L)
Pasteur : un homme, des instituts
Tout part d’un seul homme : Louis Pasteur. A la suite de son travail et de ses découvertes, s’est développé un réseau d’instituts, dont l’IPL fait partie. L’IPL dispose d’un service de documentation, c’est là que j’ai effectué mon stage de fin novembre 1996 à fin juillet 1997.
Louis Pasteur (1822-1895)
L’histoire de l’Institut Pasteur est aussi celle d’un homme qui fut certainement l’un des plus grands expérimentateurs de tous les temps.
Physicien, chimiste et biologiste de génie, Louis Pasteur a également révolutionné les techniques industrielles et mis au point des vaccinations célèbres, notamment contre la rage et le choléra et le procédé de chauffage desaliments qui porte son nom (la pasteurisation).
II a révélé l’importance du monde microbien, soit comme responsable des maladies, soit comme facteur d’équilibre à la surface du globe. Pasteur et ses collaborateurs ou disciples: Roux, Calmette, Yersin, Mérieux, Metchnikoff…ont réalisé une oeuvre exemplaire de lutte contre les maladies de leur époque.
Au XIXe siècle, Pasteur a multiplié les découvertes, ouvrant la voie à la médecine moderne.
L’Institut Pasteur fut l’un des berceaux de la Microbiologie, de l’Immunologie et de la Biologie moléculaire. Son histoire est jalonnée de grandes contributions à l’évolution des connaissances et à la lutte contre les fléaux qui décimaient les populations : diphtérie, peste, typhus, fièvre jaune, tuberculose, poliomyélite…
Aujourd’hui, parce que de nouvelles épidémies sont toujours susceptibles de voir le jour, comme le prouve l’exemple du SIDA, et parce que certaines maladies tropicales demeurent encore fatales, l’Institut Pasteur conserve toute saraison d’être.
L’Institut Pasteur est toujours fidèle à l’esprit de son créateur ; la tradition pasteurienne n’est pas un vain mot. Si l’Institut Pasteur fait partie du paysage de la France et si sa renommée s’est étendue dans le monde entier, c’est avant tout grâce à l’oeuvre de Louis Pasteur et aux voies qu’il a tracées1.
Un réseau d’instituts
L’Institut Pasteur est présent à travers le monde. C’est en 1891 que le premier Institut Pasteur hors-métropole voit le jour à Saïgon.
En 1995, on ne compte pas moins de vingt-trois Instituts ou correspondants de l’Institut Pasteur répartis à travers les cinq continents.
Ces Instituts ont un rôle multiple. Ils constituent le réseau international des Instituts Pasteur et par ce biais échangent des informations. « Le plusimportant réside sans doute dans l’animation scientifique, qui se traduit par de nombreux programmes de recherche menés en commun et en collaboration avec d’autres institutions nationales et internationales, et par des échanges de chercheurs entre les Instituts du réseau […]. »3 Ils ont également pour mission la santé publique des populations, notamment par la mise en place de campagnes de vaccination visant à protéger les personnes contre les principales maladies infectieuses.
L’Institut Pasteur de Lille (IPL1
Depuis sa fondation en 1894, l’IPL développe la recherche fondamentale et l’applique au service de la vie : santé, environnement, alimentation sont les axes forts de ce pôle scientifique aujourd’hui international.
Dans la lignée Pasteurienne, les chercheurs de Lille étudient et combattent les maladies parasitaires et transmissibles (bilharziose, SIDA…), les maladies dites de civilisation (cancer, artériosclérose) et les maladiesd’évolution lente(diabète).
Avec l’épidémiologie, l’Institut Pasteur de Lille aborde la médecine prédictive qui détecte les risques de maladies d’après des observations scientifiques.
En 1996, le schéma directeur mis en place à l’Institut Pasteur de Lille s’oriente dans trois directions essentielles: renforcer la recherche fondamentale. en transférer les acquis au sein de dispositifs d’application et de valorisation. promouvoir l’image fédératrice de l’Institut Pasteur de Lille dans la région par une stratégie d’ouverture partenariale forte.
Sites géographiques
Plus de cinquante unités, services et laboratoires sont répartis sur trois sites: Boulevard Louis XIV à Lille: 2 hectares de campus, 35000 m2 de laboratoires. C’est le siteprincipal de l’IPL.
Domaine du Certia à Villeneuve d’Ascq Gravelines
Statuts
L’Institut Pasteur de Lille est un établissement privé. En 1898, les dispositions nécessaires sont prises pour que l’Institut bénéficie de la »déclaration d’utilitépublique », ce qui lui permet entre autres, de recevoir desdons et legs. Cette disposition est acquise avec le décret présidentiel signé le 1 er avril 1898. Le conseil d’administration est présidé par le Maire et comporte des membres de droit et des membres élus par le conseil d’administration. Sous l’autorité du conseil d’administration, le Directeur assure le fonctionnement.
C’est le conseil d’administration qui procède à l’élection du directeur en cas de nécessité (expiration de mandat, démission, décès.)
Actuellement, le Directeur de l’Institut Pasteur de Lille est M. le professeur André Capron et le Président du conseil d’administration : M. Pierre Mauroy.
Ressources financières
Les ressources financières de l’Institut proviennent: des revenus de l’Institut, de recettes résultant de l’activité des laboratoires, de contrats industriels, d’accord de licences, d’expertises, d’analyses: 80 % du chiffre d’affaires de l’Institut est réalisé grâce aux diverses opérations commerciales.
^ De la subvention du Ministère de la Recherche, du Conseil Général du Nord et duPas-de-Calais, des organismes de Sécurité Sociale, de l’Etat, d’organismes internationaux tels que l’OMS4 ou l’Union Européenne. de dons et legs effectués par les personnes intéressées par l’oeuvre poursuivie par l’Institut.
En 1986, par exemple, une donation a rendu l’Institut Pasteur de Lille propriétaire du Château d’Avelin que l’Institut a aménagé pour organiser des conférences, congrès et séminaires.
Les demandes externes
Elles sont traitées suivant le type de la requête soit par le service de documentation, soit par le service communication.
La fourniture de documents primaires pour l’extérieur, notamment via le C.C.N., est assurée par le service de documentation. C’est aussi lui qui oriente éventuellement vers des sources ou organismes plus pertinents.
Le service de documentation travaille en étroite collaboration avec le service communication pour les demandes d’information externe de type ‘institutionnelle’
(tout ce qui concerne l’Institut, la biographie de Pasteur…) et les renseignements ‘grand public’ (vulgarisation de la biologie et de la médecine : les maladies, la prévention, la nutrition…)
Fonctionnement
Le service est ouvert au public interne 45 heures par semaine heures par semaine et 32 heures pour le public externe ; 5 jours par semaine, toute l’année (fermeture à 17h au lieu de 18h30 en juillet et août).
Le service de documentation, tel qu’il vous a été présenté au sein du réseau des Instituts Pasteurs et plus particulièrement, de l’IPL, va déménager dans les locaux de l’IBL.
Un transfert et un nouvel aménagement sont des enjeux décisifs. Ces enjeux, qui constituent la problématique de ce sujet, sont examinés dans la partie suivante.
Quels sont les enjeux du transfert et du nouvel aménagement du service de documentation de l’IPL à l’IBL?
Enjeux du déménagement
Palier la saturation des locaux
Le projet de déménagement du service de documentation de l’IPL est principalement motivé par la constatation de la saturation des locaux actuels.
La totalité des collections en dépôts ne peut plus être rapatriée.
Dans sa configuration actuelle, le service de documentation ne pourra plus accueillir de nouveaux documents en 1998.
Ce problème est d’autant plus préoccupant que l’information scientifique est foisonnante et évolue très rapidement. Les chercheurs ont besoin d’informations récentes. L’actualisation du fonds documentaire est donc l’une des missions importantes du service de documentation.
Certes, la modernisation et la saturation des locaux font conjointement évoluer les services de documentation vers la multiplication des supports électroniques.
Néanmoins, on est encore loin de la suppression du support papier. D’ailleurs, dans une enquête réalisée pour le service documentation de l’IPL en décembre 1995, à la question: « On parle de plus en plus de la bibliothèque virtuelle. Si c’était possible à l’IPL, sous quelle forme préféreriez-vous consulter les périodiques? « , le public interne a répondu:
-à 46% sous leur forme papier
-à 26% indifféremment sous forme papier et électronique
-à 15% sous forme numérisée, c’est à dire à partir d’un micro-ordinateur
-3% sont sans avis
La consultation des sommaires sur support électronique est une démarche désormais acquise. Il n’en est pas de même pour la recherche rétrospective et le suivi de l’actualité.
Petit à petit, le service de documentation va mettre à disposition de plus en plus de services électroniques et formera ses utilisateurs de façon à optimiser leurs recherches.
Dans l’état actuel des choses, pour pouvoir réaliser cette transition « en douceur », il paraît important de prévoir des locaux suffisamment étendus pour pouvoir accueillir les documents sur support papier et sur support électronique.
Ensuite, une partie de plus en plus importante des documents seront proposés uniquement sur support électronique.
Enjeux de l’aménagement
Mettre en synergie bâtiment, collection et personnel pour un meilleur service des utilisateurs «Trois éléments ont une importance vitale dans un projet de construction.
Le premier, c’est la qualité architecturale ou sociale du projet. Le deuxième, c’est l’équipe qui va travailler dans cet équipement, l’idée qu’elle se fait du fonctionnement à venir et les bases d’organisation qu’elle souhaite. Le dernier, qui n’est pas sans importance, l’enveloppe budgétaire du projet.
Il faut mettre en synergie: le bâtiment, les collections, le personnel. Ces trois éléments ne sont mis en oeuvre que pour leur destinataire: l’utilisateur final.»
Dans cette logique, on veillera à ce que l’aménagement des espaces et des collections soit fonctionnel, tout en s’intégrant harmonieusement au bâtiment de l’IBL. De même, l’organisation des postes de travail du personnel devra optimiser les flux documentaires de façon à gagner du temps en service interne.
L’exiguïté actuelle a entraîné la juxtaposition de fonctions différentes sans possibilité d’aménager de façon logique les flux de documents et de personnes.
□ Avoir la possibilité d’organiser des séances de formation Actuellement, seuls des rendez-vous individualisés permettent la formation des utilisateurs.
Aujourd’hui, leurs principales requêtes sont la formation à la recherche sur Internet et à l’interrogation des bases de données.
Des séances collectives, ayant par exemple pour thèmes:
Optimiser l’organisation de sa documentation personnelle dans les laboratoires,
Constituer une bibliographie,
Les nouvelles technologies au service de l’information scientifique, etc. pourraient être également réalisées pour répondre aux besoins des utilisateurs du service.
Prendre en compte les évolutions technologiques et développer les outils électroniques
Actuellement, le service de documentation met à la disposition des lecteurs deux postes informatiques. Ils servent à la consultation de CD-ROM, des Currents Contents, et permettent l’accès aux réseaux Intranet et Internet.
La mise à disposition des deux postes informatiques supplémentaires semble nécessaire pour trois raisons: le taux important de fréquentation actuelle des postes informatiques. la durée moyenne élevée de consultation des utilisateurs.
Le foisonnement des informations disponibles sur support électroniques ainsi que la multiplicité et le degré de précision des requêtes amène le temps de consultation moyen à environ 45 minutes19.
Il est réaliste d’envisager une multiplication importante des documents électroniques.
Il semble opportun de s’orienter vers le choix de micro-ordinateurs de type PC plutôt que Macintosh. Cela permettrait de consulter toutes les ressources quel que soit leur format (Mac ou PC) et notamment la majorité des CD-ROM qui sont aujourd’hui en version PC.
Une répartition des bases ou autres sources d’information sera organisée en fonction des possibilités de chaque poste. Cette organisation est déjà mise en place au centre d’information scientifique de l’Institut Pasteur de Paris et s’est révélée satisfaisante et fonctionnelle
Contribuer au développement de la recherche et à sa promotion
L’IPL est à la fois un centre de recherche, d’application de la recherche et un centre d’enseignement22. Chaque secteur est demandeur 23. Le service de documentation a pour mission de répondre aux besoins documentaires dupersonnel qui travaille pour l’IPL24.
Chaque secteur est bien souvent aussi producteur d’informations. Comme l’utilisation de l’information stimule la production (cf. les utilisateurs, public interne, page 9: 41% recherchent le plus fréquemment de la documentation pour trouver des idées nouvelles). On peut donc considérer que la mise à disposition d’informations est un des éléments qui stimulent la production scientifique à l’IPL.
Le déménagement du service de documentation dans les locaux de l’IBL doit permettre au service de réaliser dans de bonnes conditions ses missions de
diffusion et aide à laproduction d’informations scientifiques.
Optimiser le fonctionnement du service
La saturation des locaux, la multiplication des documents professionnels et le nombre depersonnes employées dans le service de documentation nepermettent pas la meilleure organisation possible de l’espace et des ressources internes au service, ce qui peut être constaté par les nombreuses allées et venues du personnel.
L’arrivée dans un nouvel endroit nécessitera obligatoirement de prendre de nouvelles habitudes. Il est intéressant d’envisager le déménagement comme un tremplin permettant de mieux organiser le fonds documentaire du service et d’aménager les postes de travail de façon à optimiser les tâches.
Elaboration du document pour le comité de pilotage
Le fruit d’expériences réalisées en stage J’ai été chargée de prévoir le transfert et l’aménagement futur du service de documentation.
L’évolution lente de ce projet au fil des mois a nécessité que je répartisse la durée de mon stage (300 heures) sur plusieurs mois. Cela m’a, en effet, permis de mieux voir ce projet mûrir.
Ce sujet s’est révélé lourd et délicat, mais très enrichissant et formateur.
Un sujet lourd
Après avoir analysé l’existant, notamment grâce à l’ensemble du personnel du service, auprès de qui j’ai pu m’informer et qui a mis à ma disposition de nombreux documents. J’ai également pris connaissance des besoins des utilisateurs.
Ceci, lors d’une série de conférences sur l’information scientifique organisées par l’INSERM, en visitant un laboratoire et l’animalerie, en cherchant des informations sur les différents services de l’IPL.31
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Table des matières
Liste des abréviations
Introduction
Présentation de l’environnement et de l’existant du service de documentation de l’I.P.L
Quels sont les enjeux du transfert et du nouvel aménagement du service documentation de l’I.P.L à l’I.B.L ?
Méthodologie explicative du document élaboré pour le comité de pilotage de l’I.B.L
Conclusion
Sources
bibliographiques et éléctroniques
Résumé et mots-clés
Annexe n°l : Biographie, chronologie et présentation des Prix Nobels Pasteuriens
Annexe n°2 : Les Instituts Pasteur à travers le monde
Annexe n°3 : Organigramme de l’IPL
Annexe n°4 : Le service documentation, approche systémique
Annexe n°5 : Medline, la première base de données biomédicales
Annexe n°6 : Plan du campus de l’IPL
Annexe n°7 : Aménagement actuel du service de documentation
Annexe n°8 :Tableau global des missions des différents partenaires responsables de la construction
