Les archives : la guerre papier / numérique

TRAVAILLER A L’EXPRESS : PRESENTATION DE LA DOCUMENTATION

LE CADRE

Travailler a L’Express, c’est bien agréable, tout d’abord parce que l’infrastructure est ultra moderne car très récente : le journal n’est installé au 17, rue de l’arrivée (15è) que depuis août 1996, il y a donc tout juste deux ans.
On travaille ainsi dans un cadre totalement pensé et étudié de manière à optimiser les conditions : bureaux en “openspace”, allées larges, mais chaque centimètre est exploité.
Les documentalistes disposent en outre d’un espace de travail en commun dans lequel ils effectuent lectures et dépouillements de la presse : c’est “la grande table”.
La partie principale du journal, que l’on appelle commodément “rédaction” bien qu’elle contienne la documentation, le service-photo, l’Index et l’Echéancier en plus des bureaux des journalistes, tient sur un étage ( le troisième). Ainsi, tout le monde peut se croiser ou se rencontrer très facilement. Les rédactions du journal et du magazine L’Express sont distinctes, autant dans le corps du journal que dans ses locaux, mais font partie d’un même tout et collaborent, comme les autres sections le font entre elles, de la même façon.
Les parties administrative et sociale occupent un autre étage du bâtiment (le quatrième) et restent isolées du reste de la rédaction du journal. C’est également à cet endroit que se situent les bureaux du magazine Lire.
Au point de vue de l’équipement, le service documentation est bien fourni : trois photocopieuses dont une très récente, une petite dizaine d’ordinateurs (Mac at PC mélangés ce qui ne facilite pas toujours les choses), et le “nécessaire du petit documentaliste” (ciseaux, papier, colle, feutres en tout genre, chemises, agrafeuses ) en nombre incalculable.
Une véritable bibliothèque est également consultable à l’extrémité des grandes étagères qui contiennent les dossiers-papier. Elle contient environ 7000 ouvrages, dont des encyclopédies, des manuels bien utiles du type Qaid ou Théo, des livres de toutes sortes cotés de la même façon que les dossiers, et des ouvrages pratiques (par exemple, les dictionnaires de personnalités, les atlas, etc.).
Il faut ajouter à cela les livres et documents inhérents à chaque section que les documentalistes gardent jalousement dans leurs placards personnels. Ils sont généralement spécifiques et commandés par les documentalistes eux-mêmes.

L’ORGANISATION DU TRAVAIL

Ainsi donc, la documentation de L’Express est divisée en cinq sections bien distinctes :
-la section France, qui traite exclusivement de ce qui se passe dans notre pays mais au niveau de la politique, de l’enseignement, des affaires intérieures, de la police,…
-la section Monde, qui est concernée par tous les problèmes de l’extérieur, surtout au niveau politique mais aussi pour tous les événements importants ( les guerres, les affaires étrangères – cf les massacres en Algérie-,…).
-la section Economie, qui aborde les sujets d’économie, bien sûr, mais aussi les transports, le commerce, les échanges, la Bourse…
-la section Sciences, qui regoupe les thèmes de la médecine, de la santé publique, de la pollution, des nouvelles technologies, de la géographie et des différentes études scientifiques comme la biologie ou la chimie tout comme l’informatique…
-La section Spectacle, qui n’est autre que la section culturelle au sens large : on y aborde les sujets liés à la télévision aussi bien qu’au théâtre, qu’à la sculpture, qu’ à la musique…
-La section Société, enfin, que nous détaillerons par la suite, qui traite de tout ce qui concerne l’individu : le tourisme, les loisirs, les procès, l’actualité sportive, la religion, la philosophie, le sommeil…
Et puisque chaque section a son domaine de prédilection, les grands thèmes correspondent à une lettre :

LE PERSONNEL

L’ambiance de la documentation de L’Express est particulièrement chaleureuse. En effet, les horaires ne sont pas stricts (comprenons : il n’y a pas de pointage chaque matin), et chacun apporte un peu de sa bonne humeur. Cela tient notamment du fait que le personnel en documentation se renouvelle assez peu et donc se connaît très bien. Le nouvel agencement du service favorise les contacts et le dialogue et apporte une dynamique et des échanges, rares en documentation.
Le bon climat se ressent immédiatement car on s’aperçoit que la hiérarchie ne joue pas du tout dans les relations entre collègues : un étranger qui entre à L’Express ne peut pas deviner qui fait quoi en observant leur comportement. Voici d’ailleurs la composition du personnel de la documentation.

LE TRAVAIL DES SECTIONS (pour des raisons d’expérience dans cette section, on privilégiera les exemples de Société)

Le terme société regroupe un secteur assez vaste et peut être défini de différentes façons.
Les premiers jours, la difficulté était de savoir quels sujets concernaient la section et quels autres non. En fait, la première journée a été consacrée à la seule lecture du classeur contenant les cotes afin de se familiariser avec les sujets qui pouvaient nous intéresser (et surtout afin de mesurer la précision des cotes, comme nous l’avons montré).
La section est tenue par deux personnes dont une travaille à mi-temps, mais de manière générale, l’actualité est suffisante pour leur fournir de quoi s’occuper ! A titre de comparaison, on peut mentionner que la personne responsable des sciences est toute seule.
Le choix de mettre tel ou tel sujet dans un service est tout à fait discutable, quand on sait par exemple, que les fêtes foraines relèvent de la société, quand le cirque relève du spectacle… Ce qui aide à s’y retrouver, c’est l’habitude, et le personnel n’éprouve « observation des documentalistes de L’Express dans l’exploitation des archives on line / papier » apparemment pas de difficultés, sauf dans des domaines flous, auquel cas on s’interroge entre collègues, du style : « qui s’occupe des feux d’artifice ? ».
Une fois que l’on en sait un peu plus sur le fond, on peut s’attaquer au vrai travail du documentaliste à L ‘Express, à savoir, aux revues de presse quotidiennes ( autrement appelées “dépouillement de la presse”) puisque la source essentielle des informations de la documentation est “l’information de presse”.

LES REVUES DE PRESSE

Toute revue de presse commence par une lecture de différents journaux, et ce qui fait la richesse de L ‘Express, c’est de recevoir une très grosse quantité de journaux, variable selon le service. Pour dire : chaque jour, toutes les sections réunies sélectionnent en moyenne 700 articles dans la presse. En société, le lundi est un jour important car les hebdomadaires s’ajoutent aux journaux du week-end et aux quotidiens. Les journaux commandés sont étroitement en rapport avec les sujets cotés en société. Par exemple, on lira aussi bien la revue Golias pour les informations religieuses que Marie-Claire pour les articles sociaux sur la vie quotidienne des femmes (leur sexualité, le sport qu’elles aiment ou encore l’évolution de leurs comportements…). A lui seul, le secteur « société » est abonné à une vingtaine de journaux.
Pour ce qui concerne la sélection des articles, on prend évidemment ce qui a un rapport aigu avec les sujets du service. Toutefois, la préférence va en faveur des articles longs (pas des brèves ou des anecdotes) et des sujets de fond. Ceci fait que le travail du documentaliste repose sur une grande part de subjectivité car il ne prend dans le journal que ce qui lui semble important. Dès la fin de la lecture, on cote article par article, quitte à faire des renvois aux collègues quand ils ne reçoivent pas le journal en question et que des articles pourraient leur convenir. Chaque documentaliste connaît presque toutes ses cotes par cœur mais pas toutes celles des autres. Les renvois se font donc par des annotations « sciences» ou « spectacle»… et sont placées dans des boîtes aux lettres spécifiques. Les journaux circulent donc, et c’est d’autant plus vrai pour les quotidiens puisque chaque service cote le même Monde, le même Libération, …, et signe pour montrer que cela a été fait avant de passer l’exemplaire au collègue. Ainsi, aucun article ne peut être oublié s’il est pertinent car il y a toujours au moins une personne pour « observation des documentalistes de L’Express dans l’exploitation des archives on line / papier » remédier à ces petits manques.

LES DOSSIERS DOCUMENTAIRES

La deuxième principale activité des documentalistes, c’est la constitution de dossiers documentaires destinés aux journalistes sur tous les thèmes traités dans le journal. Pour toutes les sections confondues, on compte environ 30 questions à traiter chaque jour, de la plus simple à la plus complexe. Naturellement, le cas le plus fréquent est que le journaliste spécialisé en société vienne chercher ses informations dans le service documentaire société, et il en va de même pour chaque section. Toutefois, le système de classement peut amener à des exceptions si bien que chaque documentaliste ne travaille pas forcément toujours avec les mêmes personnes, ce qui l’oblige à constituer des dossiers documentaires très larges. En effet, dans la mesure où le journaliste peut exiger des informations pouvant être interprétées différemment d’une personne à une autre, il faut pouvoir répondre à la demande selon tous les aspects envisageables. Plus explicitement, cela signifie que pour un documentaliste habitué aux demandes d’un journaliste, un sujet sera mieux cerné, car les intentions de l’article à venir seront correctement interprétées et qu’inversement, pour un journaliste qui lui sera peu familier, son dossier sera plus objectif et moins précis (on dira aussi plus épais !) pour couvrir davantage d’interprétations.
Par ailleurs, certains dossiers sont plus faciles que d’autres à réaliser. Lorsqu’il s’agit d’un thème souvent traité, le dossier a toutes les chances d’être pertinent et riche car on pourra se permettre de sélectionner l’information. Au contraire, pour un thème vague, le dossier risque d’être d’un moindre intérêt. Prenons des exemples qui sont apparus au mois de juillet 98 :
Une journaliste me demande de trouver ce qui touche aux « fermes-auberges dans les Vosges ». Recherche dans le dossier intitulé ” Vosges et tourisme” – cote = Vosges.K-, Pas un mot sur les fermes-auberges. Nouvelle recherche dans le dossier intitulé « tourisme traditionnel » dans lequel on parle des fermes-auberges mais au sens général, pas forcément dans les Vosges. Alors je réalise un dossier documentaire sur les fermes auberges, quitte à ne répondre qu’à un critère de recherche plutôt qu’à rien du tout. La journaliste, insatisfaite, n’a pas lu le dossier. Le sujet, trop précis et surtout méconnu des documentalistes, n’a pas été sélectionné par eux dans les magazines et les informations sont donc inexistantes.
Ce type de problèmes, fréquent dans le service, n’a pas trouvé de solution. Enonçons les autres difficultés : au cours d’une étude sur la nouvelle émancipation des femmes et leur sexualité, on me demande de téléphoner à des magazines féminins pour savoir si le sujet a déjà été traité par eux. Or, aucun d’entre eux n’a répondu par l’affirmative dans la mesure où ils ne disposent pas d’archives. Nous n’avons donc pas pu être renseignés et le dossier n’a pas pu être constitué à partir de leurs documents.
L’information n’a donc pas trouvé de relais chez les confrères et reposait malheureusement dessus.
Autre chose, lorsque la demande est très très précise, la réponse n’est pas aisée à trouver. Pour exemple, prenons le cas où l’on m’interroge sur le nombre total de cartons rouges distribués pendant la Coupe du Monde 98. Les principaux articles sportifs ne l’indiquent pas, les statistiques de chaque match n’ont pas été sélectionnées par les documentalistes donc l’information, trop précise, ne peut être trouvée dans les dossiers papier.
Pour une fois, il a fallu, par obligation, dépasser le stade de la simple recherche dans la section documentation, et aller chercher l’information sur le site officiel de l’AFP, à défaut de la trouver sur le site web officiel du Mondial, France 98.

L’ASSISTANCE DOCUMENTAIRE

D’autre part, les journalistes viennent très fréquemment dans le service se renseigner sur l’existence d’un article, ou pour que l’on confirme la mort d’Untel, ou encore pour chercher une carte géographique ou un document qu’ils connaissent et qu’ils veulent consulter.
D’une manière générale, le centre est considéré^-eamrne une référence et son fonctionnement est largement imité par les autre^(Xe Mondpr, Lacroix, Le Figaro…, tous fonctionnent plus ou moins de la même manière).
Il faut tout de même souligner le comportement un peu « assisté » des journalistes, qui viennent fréquemment demander des choses qu’ils pourraient eux-même facilement trouver : le résultat d’un match, un numéro de téléphone, un extrait de magazine à se faire faxer… Leur réflexe est de demander aux documentalistes, qui sont un peu toujours à leur service…

LES INCONVENIENTS DES DOSSIERS DE PRESSE

En plus de ceux que l’on vient de montrer, les dossiers de presse (autrement dit les dossiers papier) présentent des inconvénients d’ordre général.
En effet, ils sont non seulement volumineux et lourds, mais ils contiennent aussi une information souvent redondante d’un jour à l’autre (compte tenu qu’il s’agit d’une information de presse) et donc inutile et encombrante. De plus, comme l’information évolue très vite, certains documents sont déjà dépassés avant même d’avoir été cotés. On appelle cela l’obsolescence de l’information de presse. En effet, la plupart du temps, les trois quarts d’un dossier ne sont jamais utilisés et monopolisent beaucoup d’énergie pour rien. Les requêtes les plus courantes sont concernées par les dernières années qui les précédent et rendent donc la majorité du dossier obsolète.
En outre, le fait qu’un dossier soit chronologiquement classé facilite les recherches tout en les compliquant : une information sur la pollution dans les villes en 1994 peut se retrouver au beau milieu d’un dossier très épais et sera difficilement retrouvable bien que ce soit tout à fait possible (puisqu’on le fait !).
Il faut y ajouter un aspect très important qui est la fragilité matérielle des documents : un incendie dans les étagères de L’Express et ce sont les trois quarts de la documentation qui s’effondrent ( les microfilms ne sont pas à bien meilleure enseigne et ne constituent qu’une solution provisoire mais pas idéale).
De plus, tout le travail de sélection, de découpage et d’archivage ainsi que les rangements répétitifs des documents pour l’alimentation des dossiers de presse prennent beaucoup de temps et ne constituent pourtant pas (du moins dans les textes) la fonction principale du documentaliste qualifié.

LES AVANTAGES DU DOSSIER DE PRESSE

Le dossier de presse présente toutefois un certain nombre d’avantages non négligeables que nous allons tenter de mettre en avant.
En premier lieu, il faut prendre en compte un certain nombre de facteurs qui caractérisent les documentalistes de L’Express aujourd’hui. En effet, l’ancienneté du personnel, qui s’étend de 15 à 30 ans avec quelques exceptions de personnes plus jeunes, est un aspect important, car il faut bien voir que la plupart (si ce n’est presque tous) n’ont pas une formation de purs documentalistes. Au contraire, ils ont été formés sur le tas et leur fonction à la documentation de L’Express tient quasiment du hasard ! Pour exemple : la responsable de la section sciences a simplement fait des études scientifiques pour justifier de son poste, tout comme celle de société qui voulait être professeur de sport et qui est devenue documentaliste en section sport (entre autres !).
On peut aussi mentionner que l’habitude est une force, et fait que le fonctionnement par manipulations manuelles peut devenir une façon d’agir très efficace et rapide. Chaque documentaliste connaît l’emplacement précis de tel ou tel dossier et ne connaît quasiment aucun temps mort dans son travail, et ce n’est pas rien.
De plus, la recherche dans les dossiers de presse permet le contact avec les collègues, les rencontres, les échanges, le mouvement, et favorise un travail d’équipe. On peut dire que la fonction de documentaliste h L’Express privilégie encore l’aspect humain et en tire une certaine richesse ainsi que de la vie, du dynamisme.
Il faut ajouter à ces aspects d’autres qualités propres aux dossiers de presse, d’ordre plus général.
Tout d’abord, il faut bien voir que la plupart du temps, les dossiers papier sont très complets et plus faciles à juger (telle longueur, telle mise en page, tant de photos, telle signature, telle typographie, tel magazine, tel qualité de papier…).
On resitue mieux le contexte du document avec du papier car il est plus lisible et fait passer davantage d’informations qu’un simple texte (d’ailleurs, pour conserver un document destiné à être lu, ne l’imprime-t-on pas ?). On prendra donc en compte le paratexte et la matérialité du document, richesses du dossier papier, introuvables sur les banques de données.
Autre atout évident : le documentaliste est libre de sélectionner dans la presse ce que bon lui semble (c’est la subjectivité dont on a déjà parlé). Cela a des conséquences directes sur les dossiers de presse dans la mesure où l’on peut y trouver tout et n’importe quoi.

LES LIMITES DES RECHERCHES INFORMATISÉES

Il faut certainement commencer par le handicap majeur des connections aux différentes banques de données : leur prix colossal. En effet, l’abonnement en plus du coût des connections pour une simple recherche est très dissuasif et limite le nombre de requêtes.
Les documentalistes de L’Express en ont tout-à-fait conscience et n’en abusent donc pas. Pour le minitel, le problème est le même. C’est pourquoi, concernant l’accès aux banques de données, seuls deux postes de travail y sont volontairement reliés, et ils sont situés dans l’espace de travail commun afin de limiter les abus personnels. Notons que les journalistes n’ont aucunement accès à ces banques de données qui nécessitent, malgré tout, un certain nombre de connaissances sur les techniques documentaires pour pouvoir être utilisées.
On peut aussi mentionner la lenteur des recherches via Internet, ce qui, également, est dissuasif et surtout agaçant pour les gens pressés. De plus, l’étendue des réponses est souvent tellement vaste qu’elle mène à de fausses pistes ou induit le navigateur en erreur.

L’INFORMATIQUE A LA DOCUMENTATION DE L’EXPRESS AVIS PARTAGES

Lorsqu’on discute avec le personnel de documentation de l’Express, on voit bien que la modernisation n’est pas le désir de beaucoup. Avouons-le, ce sont les plus jeunes (entendons les derniers venus) qui la prônent le plus volontiers. Concrètement, ceux qui ont d’ores et déjà un ordinateur sur leur bureau sont ceux qui l’ont réclamé et ceux qui s’intéressent de plus ou moins près à l’informatique.
Ce qui en ressort n’est pas très surprenant : l’ordinateur est une histoire de génération, avec -heureusement !- des exceptions à cette constatation.

QUELS LENDEMAINS POUR LA DOCUMENTATION DE L’EXPRESS ?

Le nombre croissant de microfilms, le vieillissement du personnel, l’accumulation d’informations obsolètes,…, tout cela va, à terme, finir par poser des problèmes qui demanderont des solutions urgentes. En effet, les successeurs du personnel actuel auront logiquement une formation de documentalistes et auront des méthodes de classement différentes, peut-être plus modernes. Surtout, la maîtrise obligatoire de l’outil informatique change (déjà) les comportements et les nouvelles générations de documentalistes sont amenées à réformer le fonctionnement traditionnel du métier.
Il faudra aussi compter sur les progrès technologiques. Donc voici, pour conclure ce débat, la présentation de la machine qui pourrait jouer ce rôle révolutionnaire :
-elle aurait une mémoire assez grande pour contenir toutes les informations des dossiers de presse.
-elle serait dotée d’un scanner afin de rendre compte des documents et de leur mise en page (et typographie et paratexte…) comme si le document était en papier, d’où, à l’impression, la qualité de document d’un original.
-elle bénéficierait du même système de cotation que celui qui est utilisé actuellement afin de ne pas changer les habitudes.
-elle serait agrémentée d’un système de recherche ultra-performant avec interrogations en langage naturel sous forme de véritables phrases afin de couvrir un maximum d’aspects de la question. Cette révolution en matière de recherches n’est pas utopique mais on tend à y arriver, si on regarde, par exemple, les progrès réalisés par des chercheurs qui ont mis au point un procédé de ce type (pendant 3 ans !) pour la nouvelle version de l’Encyclopédie Hachette en CD-rom : la question « mort de J-P Sartre » aurait donc une réponse immédiate. Gain de temps garanti.
Evidemment, ce ne sont encore que des solutions très coûteuses en temps et en argent puisque l’installation d’un tel système ne ferait que s’ajouter aux fonctions actuelles des documentalistes qui seraient préservées.

CONCLUSION

La documentation de L’Express est donc un service particulièrement intéressant pour comprendre les fonctionnements et les difficultés qui apparaissent dans ce domaine. Plusieurs points en ressortent : -tout d’abord, l’utilisation du numérique n’est ni à promouvoir ni à proscrire. Selon les usages et le type des recherches, cela peut même être une solution très efficace. -ensuite, le dossier de presse peut être considéré comme l’outil « le moins mauvais » car le plus exhaustif dans le genre, mais nous avons vu qu’il ne fallait pas s’y limiter. Surtout, si les problèmes sont actuellement surmontés, il n’est pas certain que ce système soit un modèle pour l’avenir.
-enfin, il faut bien voir que le métier de documentaliste laisse une grande part de subjectivité dans le travail et que, autant qu’une richesse, ceci peut constituer un gros inconvénient sur l’interprétation des documents sélectionnés et dans la continuité du système de classement.
Les solutions sont de deux types : on peut envisager, dans un premier temps, la simplification des conditions de travail en combinant davantage les modes d’exploitation des archives, c’est-à-dire en utilisant les outils on line pour des questions ponctuelles et pour reclasser des dossiers qui ne se prêtent pas à diverses interprétations ou à des sous thèmes d’ordre abstrait, et en conservant le dossier de presse pour le reste.
Dans un second temps, penser à moderniser encore plus L ‘Express en fournissant un poste de travail par documentaliste et organiser des séances de travaux communs au cours desquelles les moins à l’aise avec l’ordinateur pourront apprendre à l’apprivoiser.
En effet, bien souvent c’est la peur de ne pas savoir et de perdre du temps qui retiennent certains documentalistes à utiliser les banques de données et le reste ; s’ils maîtrisaient bien la technique de recherche, il y a des chances pour que les archives on line soient davantage consultées car il n’y aurait plus aucune appréhension et plus aucun a priori de leur part.

 

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Table des matières
REMERCIEMENTS
AVANT-PROPOS
INTRODUCTION
I. PRESENTATION DE L’EXPRESS
1. HISTORIQUE DU JOURNAL
2. LES PERSONNAGES DE LEXPRESS
II. TRAVAILLER A LEXPRESS : PRESENTATION DE LA DOCUMENTATION
1. LE CADRE
2. L’ORGANISATION DU TRAVAIL
3. LE PERSONNEL
4. LE TRAVAIL DES SECTIONS
III.LES ARCHIVES : LA GUERRE PAPIER / NUMERIQUE
1. LES AVANTAGES DU NUMERIQUE
2. LES AVANTAGES DU DOSSIER DE PRESSE
3. L’INFORMATIQUE A LA DOCUMENTATION DE L’EXPRESS : AVIS PARTAGES
4.QUELS LENDEMAINS POUR LA DOCUMENTATION DE L’EXPRESS ?.
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES

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