Le Muséum d’histoire naturelle et le Musée d’histoire des sciences

Définition du concept

Tout d’abord il est utile de préciser que la définition qui va suivre est celle de la politique documentaire et non de la politique de développement des collections. En effet, celle-ci est plus globale et adaptée à la solution choisie9 présentée plus loin. Une politique documentaire est un « ensemble cohérent de décisions et de processus relatifs à l’accroissement, à la mise en ordre et en valeur, à la communication et à la conservation de collections, dans le cadre de missions particulières à la bibliothèque, et à la poursuite d’objectifs socioculturels et socio-éducatifs assignés à cette collection. » (Calenge, 2008, pp.77) Elle a pour but d’inviter une institution à la réflexion par rapport à ses collections, à ses missions, son environnement, aux besoins de ses publics mais également à définir des axes à suivre dans les procédures et réflexions, à définir des priorités, et à faire des choix. Et ainsi conduire à une certaine efficience. Elle permet aussi de créer un langage commun au sein des professionnels (dans une même institution), d’uniformiser les pratiques et de tendre le plus possible à une certaine objectivité. Chaque processus contient divers points qui vont varier d’une institution à une autre selon ses besoins, ses moyens et ses missions.

Mais à cela s’ajoutent d’autres axes tout aussi importants comme le budget, le droit d’auteur, la programmation d’objectifs et de projets et bien d’autres encore, qui peuvent être complétés aussi par divers documents complémentaires tels la charte ou la politique de développement des collections. La politique documentaire s’articule toujours autour des publics à qui sont destinées les collections de la bibliothèque. Si en général c’est un élément déclencheur comme un déménagement, une restructuration ou l’intégration à un réseau (Calenge, 2008, pp. 102) qui est à l’origine de sa création, il n’est cependant pas nécessaire d’attendre qu’un tel évènement se produise pour en élaborer une. En effet, une politique est nécessaire peu importe le moment, le budget ou la structure de sa bibliothèque. Celle-ci ne peut qu’améliorer la gestion des collections et déclencher les bonnes questions. Ceci nous amène à la nécessité de formalisation d’une politique documentaire. Il y a deux écoles : ceux qui pensent que celle-ci n’est pas nécessaire et ceux qui la pensent indispensable. Même s’il est vrai que beaucoup de bibliothèques n’en ont pas (ou ne s’en servent pas lorsqu’elles en ont une), la nécessité de formalisation d’une politique est jugée indispensable par beaucoup de professionnels. Calenge (1999, pp. 19) parle même de « légitimité professionnelle » quant aux compétences, au statut des bibliothécaires et à la profession en général. La politique permet aux collaborateurs d’avoir un guide de référence qui répond à leurs questions et réduit les biais et convictions personnelles qui pourraient survenir (Vickery, 2004). De plus, elle peut servir à éviter d’éventuels conflits entre la bibliothèque et ses publics ou autorités quant à ses dépenses et à ses choix. Bien souvent elle est rédigée par la responsable de la bibliothèque en collaboration avec les autres employés et la direction qui la valide. En somme, libre à chaque bibliothèque selon ses besoins et ses missions de rédiger une politique documentaire ou de développement des collections. Dans tous les cas, l’important reste d’avoir la meilleure gestion possible de ses collections avec les moyens donnés tout en tenant compte des publics, que ce soit avec un outil de gestion formalisé ou non.

Historique

D’où proviennent ces politiques documentaires, outils devenus aujourd’hui (presque !) courants en bibliothèque ? Entre la fin du 16e siècle et le début du 17e siècle, les bibliophiles réfléchissent beaucoup au nouveau rôle de la bibliothèque. En effet, celle-ci n’est plus considérée comme un simple lieu où l’on stocke des livres, mais doit désormais admettre la notion de gestion qui est plutôt récente dans ce milieu. De nombreux grands noms de la bibliothéconomie vont contribuer à ce courant de pensée et le transmettre aux générations futures grâce à leurs publications qui connaitront un certain succès dans le milieu (surtout pour les ouvrages rédigés en français qui contribueront à une diffusion plus rapide et simple auprès des intéressés et donc à un plus grand succès que pour les ouvrages en latin). Un des premiers noms à l’origine des politiques et outils de travail en bibliothèque est celui de François Grudé, Sieur de la Croix du Maine. Il rédige le Premier volume de la bibliothèque du sieur de la Croix du Maine en 1584 qui propose une véritable sélection des livres à avoir dans sa bibliothèque (François Grudé, 2015). Cette bibliographie des « indispensables » ressemble déjà à nos actuels « protocoles de sélection ».

On ne peut citer François Grudé, sans évoquer Antoine du Verdier : deux noms souvent associés pour leurs travaux de bibliographie similaires sur plusieurs points. Son ouvrage le plus intéressant dans notre cas est sans aucun doute La bibliothèque (Verdier, 1585), où l’auteur insiste sur l’ordre dans lesquels classer les livres (en l’occurrence l’ordre alphabétique par opposition à François Grudé qui lui préconisait un classement thématique). Grudé et Du Verdier abordent tous deux la notion d’accroissement des collections dans leurs ouvrages. Un autre texte important est De bibliothecis syntagma rédigé en latin en 1602 par Juste Lipse. L’ouvrage traite des bibliothèques de l’Antiquité (Landstheer, 2008) : leurs collections, les pratiques, la diffusion, leurs missions, etc. Si cet ouvrage est très connu pour dresser un portrait plutôt complet de ces lieux et des pratiques, celui-ci relève un peu moins de la politique documentaire que les textes abordés précédemment mais reste important dans le sens où cela permet aux intéressés d’avoir des points de comparaison avec les bibliothèques plus modernes. En 1635 paraît un ouvrage important : celui de Claude Clément : Musei sive bibliothecae tam privatae quam publicae extructio, instructio, cura, usus (Clément, 1635), qui traite de la gestion des bibliothèques en général. Une des notions la plus importante est l’ouverture de la bibliothèque qu’il estime devoir être ouverte presque uniquement pour les lettrés (Arot, 2000). Ce concept relève quasiment d’une politique de communication ou d’accessibilité actuelle. Mais le premier document qui ressemble le plus à une politique documentaire est probablement l’Advis pour dresser une bibliothèque par Gabriel Naudé (Naudé, 1627).

Celui-ci comprend de nombreux conseils concernant la classification, la conservation des livres, les critères de sélection, le nombre de livres à avoir, l’aménagement du lieu, etc. Naudé s’est imposé en tant que véritable précurseur de la formalisation des bibliothèques et de leur gestion : c’est le premier qui explique aussi précisément les tâches bibliothéconomiques et le traitement à apporter aux livres. Pendant le 19e siècle, Gabriel Peignot traduit le texte de Juste Lipse en français. Il écrit de nombreux ouvrages bibliothéconomiques comme le Dictionnaire raisonné de bibliologie ou encore le Répertoire bibliographique universel : des ouvrages qui se veulent des manuels (ou politiques !) d’acquisition, de conservation et de tâches courantes menées par les bibliothécaires (Blanquet, 2009). Entre le 19e et le 20e siècle, certains citoyens démontrent l’importance de prendre en compte les besoins de la population en matière de ressources documentaires. On peut citer Eugène Morel en France qui était un avant-gardiste en matière de constitution des collections. En effet, celui-ci voulait que le peuple parisien profite des journaux ou de manuels techniques (Calenge, 2008, pp. 69-70). Les collections établies en fonction des besoins des publics deviennent peu à peu le moteur des bibliothèques publiques. En ce qui concerne le 20e siècle, on constate que les bibliothèques n’avaient pas de politiques réellement formalisées. Leurs principes étaient surtout énoncés oralement, par des grandes lignes directrices et par une culture commune. L’accroissement des collections et leur gestion en étaient les maîtres mots (Etévé, 2009). Mais dès l’arrivée d’Internet, les pratiques et les besoins ont évolués : nouveaux supports, nouveaux accès à l’information…

Tout cela a conduit à une quasi nécessité de formaliser les politiques documentaires. En effet, les professionnels ont désormais besoin d’un outil auquel se référer afin que le personnel d’un même secteur travaille de façon uniforme et efficace. Selon Renoult (2010), la formalisation permet aux bibliothèques de les « amener collectivement à mieux se définir et à chercher ensemble les moyens de mieux remplir leurs missions », donc de se positionner et de faire des choix. De plus, la place des bibliothèques dans nos sociétés est sans cesse questionnée, il devient donc difficile de justifier ses choix auprès des tutelles et en cela, une politique écrite est un document d’appui précieux.

Dans la littérature francophone Selon l’Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l’Information et des Bibliothèques (ENSSIB) (2011), une « charte » est un outil à destination du public, qui sert à communiquer les stratégies et choix d’une bibliothèque en matière de conservation, de services, de collections, etc. tandis qu’une « politique » est un document qui est utilisé en premier lieu à l’interne. En effet, il précise davantage les critères et règles qui feront les choix de la bibliothèque. Quant au plan, toujours selon l’ENSSIB (2012a), il relève plus d’un « document programmatique », donc qui fixe des objectifs et ce, sur plusieurs années. Afin de clarifier la terminologie, nous allons voir les définitions des deux termes. Selon Calenge (2008, p. 77) : une politique documentaire est « Un ensemble cohérent de décisions et de processus relatifs à l’accroissement, à la mise en ordre et en valeur, à la communication et à la conservation des collections, dans le cadre de missions particulières à la bibliothèque, et à la poursuite d’objectifs socioculturels et socio-éducatifs assignés à cette collection » Et selon l’ENSSIB (2012a) : « Le plan de développement des collections12 est un document programmatique fixant de façon pluri-annuelle les axes prioritaires de développement d’une collection donnée, dans le respect des orientations et bornes d’une charte documentaire. Généralement cantonné à un segment documentaire thématique, il est le document de référence du ou des gestionnaires de ce segment de collection. Il comporte en général deux volets : le premier décrit les objectifs et contraintes, le second établit un objectif référé à un certain nombre d’indicateurs ». Le monde des bibliothèques francophones évoque tout un panel d’autres outils qui complètent ces deux documents comme la politique budgétaire, la charte des collections, la politique de numérisation, la politique de valorisation des fonds, la politique d’évaluation, et encore bien d’autres13… Alors comment s’y retrouver ? Chaque bibliothèque a sa propre définition et terminologie en ce qui concerne ces outils de travail. On peut en tirer la conclusion que tout cela n’est pas (encore ?) réellement formalisé, ni défini clairement dans le milieu.

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Table des matières

Déclaration
Remerciements
Résumé
Liste des figures
Liste des abréviations
1. Introduction
2. Contexte du mandat
2.1 Mandat
2.2 Objectifs
2.3 Contraintes
3. Méthodologie
3.1 Sources utilisées
3.2 Cahier des charges et diagramme de Gantt
3.3 Entretiens semi-directifs
3.4 Mailing
3.5 Mesure des collections
3.5.1 Archives
3.5.2 Bibliothèques
3.5.3 Cartes
3.5.4 Périodiques
3.6 Réactualisation des locaux
3.7 Proposition de la solution
4. Définition du concept
4.1 Définition
4.2 Historique
4.3 Terminologie
4.3.1 Dans la littérature francophone
4.3.2 Dans la littérature anglophone
4.3.3 Conclusion
5. Etat de l’art
5.1 Les bibliothèques interrogées
5.1.1 Préambule
5.1.2 Les bibliothèques interrogées
5.2 Le Muséum d’histoire naturelle et le Musée d’histoire des sciences
5.2.1 Historique et missions
5.2.2 Projet 2020
5.3 Le SIDoS
5.3.1 Historique
5.3.2 Missions et services
5.3.3 Personnel
5.3.4 Collections
5.3.5 Publics
6. Analyse des besoins
6.1 Présentation de la politique
6.2 Bilan d’utilisation de la politique
6.3 Forces
6.4 Faiblesses
7. Proposition d’une solution
7.1 Les mises à jour
7.1.1 Terminologie choisie
7.1.2 La mise à jour de l’aperçu des collections
7.1.3 Les partenaires
7.1.4 Les autres mises à jour
7.1.5 Retrait de la partie « Projets »
7.2 Les ajouts
7.2.1 Le désherbage
7.2.2 L’acquisition de documents numériques
7.2.3 L’intégration des aspects concernant le projet scientifique et culturel du Museum 2020
7.3 La diffusion
7.4 Pistes de réflexion
8. Conclusion
8.1 Bilan
8.2 Enjeux
8.3 Collaborations
8.4 Interrogations
8.5 Perspectives d’avenir
8.6 Bilan personnel
Bibliographie
Annexe 1 : Diagramme de Gantt
Annexe 2 : Guide d’entretien des collaborateurs
Annexe 3 : Mesures des collections
Annexe 4 : Actualisation des locaux de stockage
Politiques documentaires : le cas du SIDoS du Muséum d’histoire naturelle OULEVEY, Juliette Rose Denise vi
Annexe 5 : Liste non- exhaustive de la terminologie rencontrée dans la littérature professionnelle
Annexe 6 : Liste des institutions (par pays) interrogées à propos de leur politique
Annexe 7 : Liste des indicateurs utilisés par les institutions interrogées
Annexe 8 : Proposition de politique documentaire

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