Soutenance mémoire
Contenu des dossiers
Il se composait à la fois du texte et de l’image.
Le texte occupe sa fonction traditionnelle, il est porteur d’informations qu’il s’agisse de l’apprentissage ou de l’approfondissement du sujet.
L’acquisition d’une connaissance ne passe pas obligatoirement par l’écrit. L’image joue un rôle primordial, elle était présente dans la plus grande partie des documents. Dans chaque dossier, sa fonction était toujours la même, elle avait une fonction éclairante. Elle portait des indicateurs qui ajoutaient à la connaissance du texte. Elle fixait ainsi dans la mémoire de l’utilisateur un certain nombre de scènes parlantes qui étaient des points de repères d’un événement (cet aspect est primordial dans les documents tirés du magazine Paris-Match où la priorité va à l’image), mais aussi d’un site ou d’un personnage.
L’image occupait une place centrale dans les dossiers de géographie ; dans ce cas ne pouvait-on y voir une tentative pour séduire l’usager, constituant ainsi une invitation au voyage ? Cette réflexion n’est pas inutile étant donné le contenu du dossier de l’Afrique : le sous-thème Djibouti était composé de cartes postales ramenées d’un voyage effectué par un membre du personnel.
L’image était aussi importante dans les dossiers portant sur la peinture : les documents ne comportaient que des illustrations tirées du magazine Paris Match.
Constat d’erreurs
Au sein de cette masse impressionnante de documents dans les dossiers, il est apparu de nombreuses erreurs. Celles-ci étaient de plusieurs ordres.
Tout d’abord, certains documents n’étaient pas localisés dans le bon dossier.
Ex. Un document traitant de la météo se trouvait dans le dossier géologie, alors qu’il existait un dossier météorologie.
Ensuite, il était fréquemment apparu que des coupures de journaux n’étaient pas datées. De nombreux articles de La Voix du Nord ou de Nord Eclair ne comportaient aucune date. Si le document se trouvait en haut de la page, il y avait de grandes chances que la date y figure. Par contre, si le document se trouvait au milieu ou en bas de page, après avoir découpé l’article, aucune date n’y figurait.
Ce constat était aussi valable pour les articles de certains magazines où la date n’apparaissait pas toujours en bas de page ; ce fut le cas du Magazine Littéraire. Aussi l’origine du document n’était pas mentionnée. Le nom du magazine n’était pas toujours répertorié en bas de page, comme c’était le cas pour le Magazine Littéraire.
L’utilisateur ne savait donc pas d’où avait été tiré le document. Seuls la typographie, les caractères ou la mise en page pouvaient être d’une aide précieuse pour reconnaître le support du document, encore fallait-il que l’utilisateur ait des connaissances dans ce domaine.
Période couverte
Dans les dossiers, la période couverte n’était pas toujours la même. Certains dossiers étaient alimentés régulièrement, et cela en fonction de l’actualité.
Ex. Le dossier terrorisme comportait des articles sur l’attentat d’Oklahoma City et sur les attentats de Paris survenus en 1995.
Par contre, certains dossiers n’étaient pas alimentés régulièrement, ne présentant pas de caractère d’évolution, comme c’était le cas des dossiers sur le bricolage, l’art textile…
Il faut noter que la dernière alimentation des dossiers remontait à 1994-95 : les derniers documents intégrés l’avaient été par une personne travaillant dans le cadre d’un Contrat Emploi Solidarité. Même s’il y avait de la bonne volonté de sa part, elle a poursuivi ce travail dans le même sens, à savoir : insérer les documents les uns à la suite des autres, sans classement à l’intérieur des sous-thèmes. La cible n’ayant pas été clairement définie, cela a malheureusement induit une perte de temps.
Les dossiers documentaires : lfanalyse
L’analyse portera sur de nombreux points. Voyons d’abord ce qu’il en est de la quantité des dossiers.
L’examen des dossiers
La quantité
« Ily a des cimetières où les livres dorment bien. En des rues malpavées, au fond de cours seigneuriales, en province, ils trouvent la paix et l’ombre, le silence et l’oubli. Les livres dorment, on ne les dérangepas. »
Cette réflexion ironique d’Eugène Morel (XXè siècle) s’apparente ici aux dossiers documentaires. En effet, une succession de 119 dossiers répartis sur un rayon de cinq étagères, constituant une masse volumineuse de dossiers, peut paraître rebutante à n’importe quel lecteur. Celui-ci ne s’y trompe d’ailleurs pas, car les dossiers ne sont pas consultés par les lecteurs. Ils vivent donc bien dans le silence et l’oubli.
Comment un lecteur pourrait-il être attiré par une succession interminable de pochettes plastiques alors que sur les présentoirs et le bureau de prêt sont mis en valeur des documentaires neufs traitant souvent de sujets d’actualité ?
Ainsi, une telle masse volumineuse de dossiers induit pour le lecteur une perte de temps. Si le lecteur est à la recherche d’informations sur un domaine quel qu’il soit, il lui sera difficile de trouver le dossier en question : rangé par ordre croissant selon la classification Dewey, le lecteur devra regarder un à un tous les dossiers documentaires jusqu’à ce qu’il tombe visuellement sur le bon dossier.
Ainsi, si la quantité est une des caractéristiques des dossiers documentaires, que dire de la qualité de ces derniers.
La qualité
La qualité des dossiers doit répondre à plusieurs critères : la fraîcheur des informations, la facilité d’accès, l’indication des sources, la clarté, la qualité du résumé et l’indexation.
Mais est-ce le cas pour les dossiers documentaires de la bibliothèque d’Haubourdin ? Il est regrettable de constater que tous ces critères sont absents des dossiers.
Ainsi, la fraîcheur des informations n’est pas garantie : les dossiers de géographie comportaient, pour la plupart, des brochures ou documents datant de 1980. De plus, comme les dossiers n’étaient plus alimentés depuis 1995, le critère de fraîcheur des informations était loin d’être rempli.
Quant à l’indication des sources, comme nous l’avons vu, celle-ci était parfois absente.
La clarté n’était pas non plus un critère très présent dans les dossiers. Dans chaque sous-thème, comme les documents étaient insérés les uns à la suite des autres, certains se regroupaient mais n’étaient pas classés, d’où un grand manque de clarté.
Aussi, aucun résumé n’était inclus dans les dossiers documentaires, ce qui implique que le lecteur devait lire entièrement les documents pour satisfaire sa recherche d’information.
La plupart de ces critères n’étant pas remplie, le contenu des dossiers posait donc problème. Le contenu était très pauvre, voire même inexistant en informations. C’était le cas des dossiers de géographie où le pittoresque primait l’information (ex : les bateaux à aube sur le Mississippi) .La pauvreté des informations concernait aussi les dossiers comportant essentiellement des articles de Paris Match. Il s’agissait d’images ou scandales et sang font recette. Ex_: les articles sur les guerres au Rwanda ou en Yougoslavie ou encore les articles sur les attentats de 1995. Cela rejoint leur mot d’ordre : « lepoids des mots, le choc desphotos ».
En règle générale, les documents de Paris Match sont avant tout recherchés pour l’évasion qu’il procure, pour la distraction qu’ils apportent ; ce qui veut dire que ce magazine n’est pas d’un intérêt informationnel très grand.
Archives ?
Tous ces dossiers documentaires étant rangés dans le rayon situé au dos des archives des périodiques, faut-il y voir de la part des responsables des dossiers la volonté de considérer ces derniers comme des archives, ce qui impliquerait une contradiction dans le but assigné aux dossiers ?
Cette réflexion mérite d’être traitée car un fascicule récapitulant les dossiers documentaires comportait comme titre : « Dossiers Archives ». Ainsi, pour le responsable, les dossiers documentaires étaient considérés comme des archives. Ils présentent tous deux des points communs : ils sont un ensemble de documents reçus ou constitués par une personne et conservés en vue d’une utilisation éventuelle. Pour cela, il est nécessaire de conserver physiquement ces documents, de les intégrer dans un patrimoine documentaire. Dans les deux cas, leur nature et leur origine les ont placés dans tel dossier.
Aussi, bibliothécaire ou archiviste, il faut procéder aux tâches matérielles de classement, de tri : dans les deux cas, il s’agit d’outils intellectuels destinés à être diffusés versun public.
Dossier documentaire ou archive, tous deux ont un point commun essentiel : l’écrit sur le support papier. Le papier reste, en effet, le support d’informations car il est directement lisible et utilisable ; il continue à conserver la plus grande partie de la mémoire du monde.
Malheureusement, il est encombrant et reste fragile, surtout le papier journal.
De prime à bord, on pouvait effectivement parler d’archives car les dossiers étaient classés par thèmes et étaient conservés puis destinés à être diffusés vers un public. De plus, un dossier documentaire intitulé « Lille ancien » comportait plusieurs numéros de cette revue datant de 1985 ; en cela, ce dossier est bien considéré comme une archive.
Cependant, ils ne peuvent plus être admis comme des archives, car la nouvelle politique de la bibliothèque n’est pas la conservation des documents mais bel et bien la circulation des documents, afin de satisfaire un public de plus en plus nombreux. La primauté de la bibliothèque étant la mise en circulation des documents, il n’apparaît donc plus utile de conserver des dossiers, dont le contenu était souvent incomplet, et d’en poursuivre l’alimentation.
Des dossiers aux fonctions documentaires nonremplies.
Les dossiers documentaires remplissaient-ils leur fonction d’information ?
Avant d’informer un éventuel lecteur, il y a un dialogue avec celui-ci. Que cherche le lecteur ? Avoir un renseignement précis ? Approfondir un sujet ? Une fois que le bibliothécaire sait ce que recherche le lecteur, la question est de savoir pourquoi le lecteur a besoin de ces informations :pour approfondir sa culture générale ? pour la préparation d’un exposé ?
Le responsable va informer le lecteur et sait où trouver les informations. Si le responsable a recours aux dossiers documentaires, il les trouvera facilement puisqu’ils sont rangés selon la classification Dewey.
Mais pour se documenter, il faut être sûr de ses informations et le dossier doit être fiable. L’identification est indispensable et le nom doit être présent sur le document indiquant son origine. Les dossiers doivent être composés de pièces identifiées et datées. Ces critères n’étaient pas toujours présents dans les dossiers. Aussi, pour informer, il faut traiter les informations : il n’est pas concevable de fournir un dossier dans lequel seraient empilées des quantités impressionnantes de documents, comme c’était le cas. L’utilisateur attend des réponses accessibles rapidement. Pour cela, les clés à l’information sont nombreuses :
– l’organisation du dossier en sous-thème :cette pratique se trouvait dans les dossiers, permettant un meilleur accès à l’information.
Leur fonction de communication était-elle remplie ?
Pour communiquer, il faut que l’information soit lisible. Les dossiers documentaires étaient souvent composés de coupures de journaux. La durée de vie de ce support étant très courte, la plupart des documents étaient donc jaunis et froissés.
Pour que l’information soit lisible, il faut la mettre au niveau de compréhension de l’utilisateur, ce qui n’était pas toujours le cas quand les dossiers comportaient des rapports annuels d’activité d’Eurotunnel (dans le dossier transport) faisant mention de la trésorerie ou des fluctuations monétaires peu abordables pour un lecteur étranger à ce domaine.
Aussi, pour divulguer une information, il faut la valoriser. Il faut mettre en valeur l’essentiel.
Ce critère était absent des dossiers car aucun mot clé ni aucune phrase clef ou de synthèse n’apparaissaient comme points de repère.
Aucun soin n’était apporté à la présentation des documents : des textes imprimés de la presse quotidienne, encombrés de brèves ou d’autres articles n’ayant pas de rapport avec le sujet demandé, auraient nécessité un redécoupage pour une nouvelle mise en forme, ce qui n’était pas le cas.
De même, la publicité n’étant pas un élément de réponse à la recherche en question, elle n’était pas supprimée, mais la page était barrée au moyen d’une croix. L’accès à l’information n’était donc pas rapide.
De plus, pour communiquer, il faut qu’il y ait échange : le responsable doit tenir compte des demandes de l’utilisateur. Mais en règle générale, comme les dossiers ne remplissaient pas leur fonction documentaire, le responsable n’y avait donc pratiquement jamais recours.
Pour satisfaire la recherche d’informations de l’utilisateur, le responsable avait recours à d’autres supports plus fiables.
La concurrence des autres supports
Désormais, la recherche d’informations ne se limite plus à un seul fonds. Aborder un sujet peu ou même inconnu demande, avant toute démarche de recherche d’informations, que le lecteur ait acquis une vue d’ensemble du sujet, ceci afin de le situer dans son contexte et d’en percevoir les différents aspects.
Un besoin d’informations
Dans toute recherche se cache un besoin d’information de la part du lecteur. Mais qui est ce lecteur?
En Bibliothèque Municipale, il y a une diversité de lecteurs : le lecteur qui désire des informations pour sa vie quotidienne ou pour des conseils de bricolage ou de jardinage côtoie le lecteur qui recherche des informations pour ses études, sa vie professionnelle ou pour ses loisirs.
Quelle est l’attitude du lecteur face à son besoin d’informations? L’observation sur le terrain, accompagnée de mon expérience lors de précédents stages, m’ont permis de constater que l’attitude du lecteur face aux besoins d’informations est multiple :
– Pour certains usagers, les moins nombreux, l’anonymat leur convient. Ils éprouvent un vif plaisir à être libres de passer entre les rayons, de regarder, toucher, prendre ou feuilleter les livres ou dossiers jusqu’à ce qu’ils trouvent l’information recherchée.
– Pour d’autres, les plus nombreux, ils préfèrent se faire expliquer, conseiller, et pour cela, ils demandent des renseignements au personnel présent.
L’ensemble des lecteurs se cantonne à certains types de lecture lors d’une recherche d’informations, tels les livres documentaires et non pas les dossiers documentaires. Ceux-ci demandent à être mis en valeur. Il faut montrer au lecteur tout l’éventail qui lui est offert pour lui faciliter l’accès aux documents qui répondent à son attente : ce qui n’est pas le cas à la bibliothèque d’Haubourdin. D’une part, les dossiers sont coupés de l’espace des livres documentaires, d’autre part, aucune signalisation n’indique la présence des dossiers dans le rayon concerné.
De plus, les dossiers documentaires n’étaient en aucun cas des dossiers de synthèse, mais des dossiers au contenu diversifié, éparpillé. Ils ne permettaient pas de retrouver de façon très pertinente l’information recherchée. Seule la consultation des autres supports pouvait apporter cette vue d’ensemble.
L’informatisation de la bibliothèque
La bibliothèque s’informatise actuellement avec le logiciel Biblio-Tech de la société BNT Technologies. Le logiciel intégré offre toutes les fonctionnalités biblioth-économiques, depuis la gestion des commandes jusqu’au système de prêt. Il est associé à un traitement de texte, un tableur et un logiciel de dessin.
Concernant les 8 dossiers documentaires, ils ont été catalogués dans le logiciel. Dans la partie « gestion documentaire », la création des 8 dossiers a été effectuée dans la catégorie « documents divers ». Il y a aussi la création de 8 fiches comportant chacune un numéro d’inventaire, la cote, le titre, l’auteur, les mots clés… Le lecteur ayant fait une recherche aboutira ainsi à la fiche du dossier.
Le lecteur est au centre de l’existence de la bibliothèque. Ainsi, l’accès public en ligne (OPAC) doit être d’une utilisation aisée pour que le lecteur comprenne seul comment fonctionne le catalogue pour la recherche effectuée. L’OPAC permet ainsi des opérations de recherche multisupports. Il n’est pas nécessaire pour le lecteur de connaître le vocabulaire des avedettes-matières ou la classification décimale de Dewey pour entreprendre sa recherche. La recherche offerte au lecteur permet donc de combiner le titre, l’auteur, l’éditeur, la collection…
Il ne faut pas oublier que si l’outil informatique est en augmentation rapide, la plu – part des foyers haubourdinois ne sont pas encore équipés d’un micro-ordinateur. Par conséquent, pour beaucoup de lecteurs, l’OPAC sera le premier outil informatique qu’ils manipuleront.
Conclusion
Le stage effectué à la bibliothèque d’Haubourdin a été riche en enseignement. Il a montré que la vocation des bibliothèques à accumuler une somme de savoirs n’a pas disparu : elle est toujours présente, comme ce fut le cas pour les dossiers documentaires.
L’étude de leur contenu et le travail de désherbage qui a été effectué, a abouti à la suppression de 111 dossiers pour finalement n’en conserver que 8. Ces 8 dossiers restant comprennent ainsi des synthèses permettant au lecteur de retrouver, grâce à l’ajout d’un sommaire, des renseignements fiables et précis qu’il peut développer en consultant la bibliographie effectuée. Le statut des documents contenu dans les dossiers a changé : alors qu’avant ils actualisaient l’information, ils permettent maintenant de faire l’historique et la synthèse d’un sujet.
Pour une meilleure consultation, une fois les 8 dossiers catalogués dans le logiciel, ils ont été rangés dans l’espace des ouvrages documentaires. Cela permet ainsi un regroupement en fonction du sujet du dossier et cela libère ainsi un rayon dans l’espace des romans.
Le public scolaire visé par les dossiers documentaires est loin d’être apparenté à celui de la bibliothèque de Loos. En effet, les 14 dossiers documentaires présentent des similitudes avec ceux de la bibliothèque d’Haubourdin. Ces similitudes concernent la classification et la politique d’alimentation des dossiers. Toutefois, plusieurs dossiers sont composés de recettes de cuisine, voire de multitudes de patrons dans les dossiers portant sur la couture. Mais de tels dossiers ne peuvent être considérés comme des dossiers documentaires.
Aussi, il faut noter que la bibliothèque est le lieu où le lecteur établit une relation active avec des ensembles organisés de documents et d’information. Il est donc nécessaire qu’il puisse y effectuer des découvertes, des repérages, des choix, des demandes. Cela est faisable avec l’ensemble du fonds documentaire de la bibliothèque d’Haubourdin composé d’usuels, de livres documentaires, des périodiques, des 8 dossiers documentaires.
Les dossiers documentaires avaient été constitués au fil du temps sans aucune cohérence. Ils étaient la somme d’une collecte effectuée de manière empirique et non réfléchie.
Il n’y aura désormais plus de dossiers documentaires car, avec l’informatisation, les articles des revues les plus importantes seront dépouillés par le personnel. Faute d’argent, le personnel n’aura donc pas recours à des collectifs de dépouillement de périodiques tels les bases de données sur disquettes ou sur CD-ROM.
Toutefois, si l’informatique permet un dépouillement des revues pour des articles ayant souvent trait à des sujets d’actualité, que faire quand les informations seront périmées ?
Même si l’informatique possède l’avantage de retrouver et de gérer plus facilement l’information, elle est donc loin de résoudre tous les problèmes ; elle les déplace ou en crée de nouveaux.
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Table des matières
INTRODUCTION
1. LES DOSSIERS DOCUMENTAIRES : LE CONSTAT
1.1. le dossier documentaire : definition, denomination, typologie
1.1.1. Définition
1.1.2. Dénomination
1.1.3. Typologie
1.2. les dossiers documentaires
1.2.1. Les thèmes
1.2.2. Structure matérielle des dossiers
1.2.3. Nombre de documents par dossier
1.2.4. Organisation interne des documents
1.2.5. Traitement du document
1.2.6. Alimentation des dossiers
1.2.7. Contenu des dossiers
1.2.8. Constat d’erreurs
1.2.9. Période couverte
2. LES DOSSIERS DOCUMENTAIRES : L’ANALYSE
2.1. L’examen des dossiers
2.1.1 La quantité
2.1.2. La qualité
2.1.3. Archives ?
2.1.4. Le public visé
2.1.5. Le but des dossiers documentaires ?
2.2. le desherbage
3. EST-IL ENCORE NECESSAIRE DE CONSTITUER DES DOSSIERS DOCUMENTAIRES EN BIBLIOTHEQUE MUNICIPALE ?
3.1. une charge de personnel, d’espace, de fournitures et de temps
3.2. Des dossiers aux fonctions documentaires non-remplies
3.2.1. Les dossiers documentaires remplissaient-ils leur fonction d’information ?
3.2.2. Leur fonction de communication était-elle remplie ?
3.3. La concurrence des autres supports
3.3.1. Un besoin d’informations
3.3.2. Les autres supports
3.4. L’informatisation de la bibliothèque
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
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