L’AMELIORATION DE LA GESTION DU PROCESSUS ACHATS A L’ETRANGER

Rôles de la fonction achats dans l’entreprise

                  Le rôle premier de la fonction achats est de réaliser le processus d’achat avec des implications dans les tâches en amont (expression du besoin) et en aval (maintenance du produit acheté). Ces implications sont plus ou moins fortes selon les époques, les types d’économie, d’activités d’entreprises mais elles sont très liées à la maturité du service achats.
Un rôle fédérateur dans l’analyse des besoins La fonction achats est transversale et cette caractéristique lui permet d’analyser les besoins de l’ensemble des composantes de l’entreprise. Elle contribue à la coordination, la planification et l’anticipation des besoins : les achats d’aujourd’hui nécessaires aux développements de nouveaux produits seront sans doute les achats de demain. Ce rôle fédérateur des besoins d’achats dans l’entreprise doit être associé à celui de communiquer. L’information est nécessaire pour mieux définir ou redéfinir les besoins et regrouper les achats. La globalisation et la redéfinition des besoins sont les deux principaux leviers de la réduction des coûts.
Un rôle de négociateur et de contrôle Le rôle des achats est de s’assurer que la rédaction de la commande comporte bien l’ensemble des éléments caractérisant parfaitement les besoins du client interne et/ou externe avec les précautions et garanties suffisantes pour sécuriser l’achat et se prémunir de toute dérive (caractéristique, délais, prix, paiement…). Si malgré ces précautions, il survient un litige, les achats doivent être là en première ligne pour aider à trouver une solution et/ou un compromis : l’acheteur est bien l’interlocuteur privilégié du fournisseur pour le meilleur ou pour le pire.
Un rôle d’optimisation des coûts La fonction achats est en charge de développer et d’améliorer les relations  avec ses fournisseurs afin de réduire, en particulier, les coûts liés à la consultation, à la passation de la commande, au suivi (délais, contrôles, livraison, réception, paiement, SAV…).
Un rôle de conseil La transversalité de la fonction achats l’amène souvent à jouer un rôle de conseil auprès des autres fonctions de l’entreprise. Pour réussir dans ce rôle de conseil, elle doit alors considérer les autres fonctions ou personnes de l’entreprise comme ses clients : c’est cet esprit de service qui lui assure une parfaite intégration dans l’entreprise et une capacité à s’adapter en permanence à l’évolution de sa mission.

L’externalisation(1)

                  Les marchandises commercialisées par VIA SPACE MADAGASCAR sont importées de l’étranger. Mais avant de développer le traitement des achats, il est primordial d’identifier le concept d’externalisation des achats, car l’entreprise externalise une partie de ses achats et l’une des sociétés, AGENCE VIA SPACE ou SATELLITE AIR TIME Ltd. en est le prestataire. « L’externalisation consiste à confier la totalité d’une fonction ou d’un service à un prestataire externe spécialisé pour une durée pluriannuelle […] elle s’inscrit dans une perspective stratégique […] implique un engagement contractuel clair et équilibré […] met l’homme au cœur de la démarche […] et nécessite une culture partagée. » «L’externalisation est l’expression d’une évolution importante de l’organisation des sociétés. Les liens opérationnels forts tissés par ces opérations permettent une proximité importante des partenaires, une stabilité des relations à long terme et un apport de valeur ajoutée par la spécialisation et la professionnalisation des fonctions. Cette évolution est un facteur de flexibilité et de réactivité indispensable face aux évolutions rapides et nécessaires dans l’environnement des entreprises aujourd’hui. » Cette politique-stratégique vise plus directement les activités liées aux approvisionnements. Le choix de la société prestataire revient à la direction générale de VIA SPACE MADAGASCAR, suivant des critères, comme la proximité ou même l’efficacité de la société, le type d’achats ou de (1)SEBA H., « L’externalisation des achats », La lettre des achats, Grenoble, N° 44, p 8-12 fournisseurs, etc. L’entreprise, une fois choisie, assume toutes les tâches en amont du processus achats.

Raisons de l’externalisation

                 Le contexte économique actuel, mondialisation de l’économie, internationalisation des échanges contraignent les entreprises à trouver des avantages concurrentiels. De ce fait, la société de télécommunication par satellite adopte un mode de management des achats, basé sur l’externalisation débouchant sur deux approches, l’une économique et l’autre stratégique.
L’approche économique La recherche d’efficience opérationnelle permanente incite l’entreprise à adopter l’externalisation. En effet, la mondialisation de l’économie, les cycles de vie courts des produits commercialisés au sein de VIA SPACE MADAGASCAR, l’accroissement des incertitudes la poussent à déléguer les opérations jugées à moindre valeur ajoutée pour leurs activités. Ainsi, les effets escomptés sont une meilleure attractivité du marché, un accroissement de la qualité dû à l’expérience du prestataire, un transfert des charges fixes en charges variables, une réduction des cycles.
L’approche stratégique L’évolution du contexte économique a entraîné la professionnalisation de la fonction achats en la faisant passer d’un rôle opérationnel à un rôle stratégique pour l’entreprise. En effet, la société ne dispose pas de service spécifique à la fonction achat, alors le service commercial, pour les besoins de l’entreprise, ne s’implique qu’en amont, à savoir, l’identification, et la spécification du besoin, en aval dans le dédouanement et la réception des marchandises. Cependant, les activités à faibles valeurs ajoutées comme le traitement et le suivi de la commande nécessitent aujourd’hui des compétences accrues. Un des autres facteurs déterminant pour l’entreprise est la recherche permanente de flexibilité et d’adaptabilité de ses besoins par rapport au marché, avec un fournisseur unique, les négociations individualisées, une facilité de suivis administratifs et même comptables. L’éloignement géographique des marchés est aussi un facteur déterminant dans le choix d’externaliser. L’entreprise bénéficie également du savoir faire de son fournisseur, qui peut aussi l’informer des nouveaux produits. Enfin, le coût opérationnel, la rentabilité, l’incertitude du marché des fournisseurs, l’importance du timing, le degré de maturité d’internationalisation des activités, la force du Groupe sont aussi des critères de décisions sont aussi pris en compte par l’entreprise pour adopter la politique d’externalisation des achats.

L’administration du personnel

              L’administration du personnel consiste à enregistrer, suivre et contrer les données individuelles du personnel de l’entreprise : dossier, fichier de base, etc. Elle recouvre également l’application des dispositions légales et règlementaires dans l’entreprise, l’administration des rémunérations et des charges salariales (CNaPS, couverture médicale). La politique de travail de la société est de faire que chaque poste soit lié à un individu doté de compétence et qui est à la fois efficace. Aussi, pour faciliter le processus de gestion des personnels, elle emploie un nombre limité de personnes pour une bonne répartition de travail. Les salariés peuvent bénéficier de primes suivant leur prestation, comme dans le cas des commerciaux. Ses avantages en numéraires sont octroyés pour les motiver dans leurs activités. La procédure de recrutement de la société n’est pas encore bien structurée mais les conditions de travail respectent les normes imposées par le code de travail. Le nouvel employé est recruté à l’essai pour une période de six mois, durant laquelle il doit faire ses preuves. Il est rémunéré, « formé » ou « informé » sur les produits et les offres de l’entreprise, et les autres conventions de travail de l’entreprise. Actuellement, VIA SPACE MADAGASCAR emploie 7 personnes permanentes réparties entre les différents postes de travail.

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Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE I CONTEXTE GENERAL DE L’ETUDE
Chap. 1 Présentation générale de l’entreprise et de son environnement
Section 1 Présentation de l’entreprise
1.1 Identification
1.2 Objet
1.3 Produits et services
1.3.1 Produits
1.3.2 Services
1.4 Organisation et fonctionnement
1.4.1 Les ressources de l’entreprise
1.4.1.1 Les ressources humaines
1.4.1.2 Les ressources matérielles
1.4.1.3 Les ressources financières
1.4.2 Structure organisationnelle
1.4.2.1 La direction générale
1.4.2.2 Le responsable de gestion comptable et financière
1.4.2.3 Le service technique et commercial
1.4.2.4 Le personnel d’assainissement
Section 2 Environnement externe
2.1 L’environnement général
2.1.1 La douane et GasyNet
2.1.2 L’OMERT
2.2 L’environnement spécifique
2.2.1 Le Groupe SATELLITE AIR TIME
2.2.2 Les partenaires du Groupe
2.2.3 Le transitaire de la société
2.2.4 Le marché
2.2.4.1 La clientèle
2.2.4.2 Les fournisseurs
2.2.5 La dynamique concurrentielle
Chap. 2 Etude théorique du thème
Section 1 Notions de gestion, de stock
1.1 La notion de gestion
1.2 La notion de stock
1.3 Le cycle de gestion d’une fonction
Section 2 Le concept achat
2.1 Rappel du processus classique des achats
2.1.1 Exprimer les besoins
2.1.2 Lancer des appels d’offres et choisir un fournisseur
2.1.3 Passer la commande
2.1.4 Réceptionner, contrôler et facturer
2.2 Rôles de la fonction achats dans l’entreprise
2.2.1 Un rôle fédérateur dans l’analyse des besoins
2.2.2 Un rôle de négociateur et de contrôle
2.2.3 Un rôle d’optimisation des coûts
2.2.4 Un rôle de conseil
2.3 Les interfaces de la fonction achats
CONCLUSION PARTIELLE
PARTIE II DIAGNOSTIC
Chap. 1 Présentation du processus achats à l’extérieur
Section 1 L’externalisation
Section 2 Processus achats de marchandises
2.1 Importation
2.1.1 L’émission de la demande de prix
2.1.2 La réception de l’offre de prix
2.1.3 La demande d’autorisation d’importation
2.1.4 La réception de l’autorisation d’importation
2.1.5 La commande
2.1.6 La réception du BSC
2.1.7 La réception de la facture du prestataire
2.1.8 La réception de l’avis d’arrivée de la marchandise
2.2 Dédouanement
2.2.1 La demande d’autorisation de dédouanement
2.2.2 La réception des documents du transitaire
2.2.3 Le règlement du transitaire
2.2.4 La transmission des documents de dédouanement
2.2.5 La réception du DAU
2.2.6 Les règlements douaniers
2.2.7 La réception des avis de paiements
2.3 Réception de la marchandise
2.4 Test de vérification
2.4.1 La demande de test
2.4.2 Le règlement de l’OMERT
2.5 Règlement de la société sous-traitante
2.6 Archivage documentaire
2.7 Comptabilisation
2.7.1 Constatation des charges sur EBP comptabilité
2.7.2 Constatation des règlements
Chap. 2 Diagnostic des problèmes relatifs à la fonction achats
Section 1 Problèmes liés à l’externalisation de la gestion des achats
1.1 Raison de l’externalisation
1.1.1 L’approche économique
1.1.2 L’approche stratégique
1.2 Définition des problèmes
1.2.1 Dépendance
1.2.1.1 Définitions
1.2.1.2 Conséquences
1.2.2 Rupture de stocks
1.2.2.1 Définitions
1.2.2.2 Conséquences de la rupture et importance de la prédétermination de l’achat
1.2.3 Perte du contrôle
1.2.3.1 Définitions
1.2.3.2 Conséquences
Section 2 Problèmes liés à l’absence de service spécifique à l’achat
2.1 Importance du service achats dans une entreprise
2.1.1 Missions des fonctions Approvisionnement et Achat
2.1.2 Les responsables de la fonction Achats au sein de l’entreprise
2.1.2.1 Le dirigeant assume la fonction achats
2.1.2.2 La fonction achats est gérée par un responsable de l’entreprise
2.1.2.3 Le responsable technique et commercial assume la fonction achats
2.2 Définition des problèmes
2.3 Conséquences
2.3.1 Problèmes de gestion
2.3.2 Problèmes de pouvoir
Chap. 3 Analyses de l’environnement interne et externe
Section 1 L’environnement interne de l’entreprise
1.1 La fonction Administration
1.1.1 La gestion des moyens humains
1.1.1.1 L’administration du personnel
1.1.1.2 L’information et les communications
1.1.2 La gestion des moyens logistiques
1.1.3 La gestion des moyens financiers
1.2 La fonction organisation
1.3 La fonction commerciale
1.4 La fonction technique
1.5 Les forces et les faiblesses
Section 2 L’environnement externe de l’entreprise
2.1 Le microenvironnement
2.1.1 Les clients
2.1.2 Les sous-traitants
2.1.3 Les concurrents
2.2 Le macro environnement
2.2.1 L’environnement politique
2.2.2 L’environnement économique
2.2.3 L’environnement socioculturel
2.2.4 L’environnement technologique
2.3 Les opportunités et les menaces
CONCLUSION PARTIELLE
PARTIE III PROPOSITIONS DE SOLUTIONS, RECOMMANDATIONS GENERALES ET RESULTATS ATTENDUS
Chap. 1 Solutions liées à la structuration de l’entreprise
Section 1 Création de service achat
1.1 Les conditions nécessaires pour créer un service achat
1.1.1 L’implication de la direction générale
1.1.2 La communication en interne
1.1.3 La nécessité du formalisme vis-à-vis du Groupe
1.1.4 La compréhension de la mission de la fonction achats
1.2 Le choix d’une structure organisationnelle du service achats
1.2.1 A partir de quel seuil est-il opportun de créer un service achats ?
1.2.2 Le rattachement hiérarchique pour la fonction achats
1.2.3 Le responsable du service achats
Section 2 Mise en place d’un système de pilotage et de contrôle
2.1 Elaborer un manuel de procédures
2.1.1 Notion de manuel de procédures
2.1.2 L’élaboration du manuel de procédures
2.1.2.1 La phase préparatoire
a) Les travaux préliminaires
a.1 Découpage du processus
a.2 Codification des procédures
a.3 Dossier par procédure
b) Les collectes d’informations
2.1.2.2 La phase de réalisation
a) L’évaluation des procédures actuelles
a.1 La description des procédures existantes
a.2 Analyse des procédures
b) L’élaboration d’une cartographie des risques
b.1 Identification et analyse des risques
b.2 Hiérarchisation et mesure des risques
b.3 Matrice des risques
c) La conception du manuel de procédures
c.1 Le contenu du manuel de procédures
c.2 La forme
2.1.2.3 Finalisation de la mission
a) Rédaction des procédures
b) Validation et diffusion du manuel de procédures
b.1 Validation du manuel
b.2 Diffusion du manuel
2.1.2.4 Suivi et évaluation
2.2 Mise en place d’un tableau de bord achats
2.2.1 Elaborer le tableau de bord
2.2.2 Forme du tableau de bord
Chap. 2 Solutions liées à la gestion des achats et des stocks
Section 1 Recrutement d’un acheteur
1.1 Les aptitudes de l’acheteur
1.2 Les compétences requises pour l’acheteur
1.3 Le processus de recrutement
1.3.1 Identification et spécification des besoins
1.3.2 Campagne de recrutement et procédure de sélection
1.3.2.1 Analyse du curriculum vitae
1.3.2.2 Les tests dans le processus de sélection
1.3.2.3 L’entretien
1.3.3 Intégration dans le poste de travail
Section 2 Amélioration de la méthode de gestion de stocks
2.1 La méthode de stocks minimum
2.2 La réserve spéciale de stocks
2.3 L’optimisation de la gestion de stocks
Chap. 3 Recommandations générales et résultats attendus
Section 1 L’exploitation de l’internet
Section 2 L’amélioration des ventes
2.1 Gestion des prospections
2.1.1 Définir et mettre en place un plan de prospection
2.1.2 Déterminer la cible
2.1.3 Les actions de prospections à mener
2.2 Former les équipes en point de vente
2.2.1 La formation à l’accueil du client
2.2.2 La formation à la découverte du client
2.2.3 La formation au conseil client
2.2.4 La formation à la prise de congé
Section 3 Résultats attendus
3.1 Au niveau de l’entreprise
3.1.1 Sur le plan organisationnel
3.1.2 Sur le plan financier
3.1.3 Sur le plan commercial
3.2 Résultats sur l’environnement externe
3.2.1 Au niveau du Groupe
3.2.2 Résultat économique
3.2.3 Résultat technologique
CONCLUSION PARTIELLE
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
COURS THEORIQUES ET WEBIOGRAPHIE
LISTE DES ANNEXES

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