La gestion des archives :les missions et les enjeux 

LES LECTEURS

Depuis plusieurs années, les salles de lecture des Archives ont connu une invasion, certes pacifique mais parfois troublante, d’un public nombreux et nouveau.
Dans un premier temps, les chercheurs, les étudiants et les équipes du CNRS ont remplacé la clientèle érudite traditionnelle, mais ont été eux même remplacés par les chercheurs amateurs qui répondent au nom de généalogistes (tableaul).
Cette mode n’a pas dérogé aux ADN qui voit leur nombre de lecteurs augmenter en même temps que les séances de travail (tableaul).
Il est intéressant de remarquer que la renommée mondiale que l’on a décrite précédemment n’est pas usurpée lorsque l’on voit les différentes nationalités des lecteurs venus faire leurs recherches aux ADN (USA, Allemagne, Belgique, Algérie, Japon, Grèce, Grande-Bretagne, Canada,…)
IL m’a semblé également intéressant de faire un graphique sur la fréquentation des lecteurs et le prêt de documents par mois au cours des dix dernières années.
Ainsi on remarque que la fréquentation est on ne peut plus irrégulière.
Les baisses étant toujours justifiées: -Grèves de mars 96.
-Juillet: chaleur.
-panne d’ascenseur qui a impliqué la fermeture des six étages en les rendant indisponibles à la consultation.
Les mois de mai, juillet, août sont également des mois où les nouvelles inscriptions d’étudiants sont les moins importantes.
Les étudiants représentent également une part importante des lecteurs.
Ainsi en 1995, pour 1695 inscriptions, il y a eu 114 recherches généalogiques et 484 nouvelles inscriptions d’étudiants.
Les étudiants s’inscrivant pour des recherches universitaires sont pour une très large majorité issus des UFR d’histoire que cela soit l’histoire de l’art, l’histoire moderne, l’histoire contemporaine ou encore l’histoire médiévale.Une autre formation amenant beaucoup d’étudiants aux Archives Départementales du Nord est celle d’architecture.
Les périodes où les nouvelles inscriptions sont les plus importantes sont celles de la rentrée universitaire (Octobre, Novembre) qui est une époque où l’on choisit ses sujets, la dernière vague de grosses inscriptions est celle du mois de janvier qui voit les étudiants étant déjà en retard sur leur recherche ou mémoire.

La gestion des archives : des missions et des enjeux

Les missions

Les missions des Archives peuvent être divisées en 2 axes correspondant à temps d’action.

LA COLLECTE DES ARCHIVES

L’entrée des documents aux archives:
Les services d’archives reçoivent deux catégories de documents:
-les documents publics par voie de versement.
-les documents privés par voie extraordinaire.
Pour les archives publics, le mode normal d’entrée de documents aux Archives est le versement.
-les documents qui procèdent de l’activité de l’état, des collectivités locales, des établissements et entreprises publics.
-les documents qui procèdent de l’activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d’une mission de service public les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels.
Pour les dépôts de documents privés, que ce soit de fonds familiaux, de fonds des corps de métiers ou de syndicats, de fonds de médecins; ils se font par voie contractuelle. Mais ce contrat peut recouvrir différents modes d’entrée dans le service public d’archives.
-l’achat, régi par le droit commun des transactions, l’Etat disposant alors d’un droit depréemption.
-les dons et legs (par disposition testamentaire par exemple) réglementés très strictement par les lois sur la propriété.
-le dépôt, formule la plus courante, mais dans laquelle le déposant reste propriétaire du bien.
Néanmoins, cette politique de collecte des archives s’inscrit à très grande majorité pour les archives publics (cf. tableau.)

Le classement

Les archives sont alors classées par fonds; ce respect de fonds impose que soient maintenus ensemble tous les documents qui provient d’une même administration, d’une même institution, d’une même entreprise et d’une même personne et ce sans les mélanger à d’autres.
Pour des raisons de commodité, les fonds ont été répartis dans l’ordre méthodique d’un cadre de classement commun à toutes les archives départementales.
Ce cadre se compose de séries thématiques symbolisées par une lettre et pouvant être divisées en sous séries. Ces séries se répartissent en quatre groupes chronologiques:
-de A à I: Ancien régime (avant 1789):
A- Actes du pouvoir souverain ( série contraire au principe du respect des fonds, non constituée dans le Nord).
B- cours et juridictions: chambre des comptes de Lille- Grand Conseil de Malines- Parlement de Flandre- Gouvernance de Douai- Bailliages d’Avesnes, de Bouchain, du Quesnoy, de Lille, Prévôté de Maubeuge…

La conservation

La question de l’entretien des documents a souvent été considérée comme mineure au regard des travaux de classement ou surtout par rapport à l’aspect « communication » qui est le seul par lequel le public se sent généralement concerné. Mais les problèmes techniques de protection ont pris récemment un poids croissant dans la fonction d’archiviste, et notamment la notion de conservationpréventive.
On peut considérer que trois règles générales sont à observer pour la sauvegarde des documents dans les magasins d’archives:
-le climat doit être plutôt frais et surtout pas humide pour éviter les moisissures; le magasin doit être bien ventilé pour empêcher la stagnation de la pollution atmosphérique. Le cliché courant des longs couloirs gris et froids n’est pas très loin de la réalité;
-les documents doivent être protégés de la lumière: c’est pourquoi les rayonnages aux ADN sont placés perpendiculairement aux très (trop?) larges fenêtre des 7 étages du magasin central d’archives. D’où aussi l’importance du travail de reconditionnement (mise des documents en boîte solides, hermétiques et opaques) effectué récemment aux ADN. En 1994 a été opéré un reconditionnement général des séries M et P. De plus, 6400 boîtes ont été acquises cette année pour le rangement des entrées d’archives communales, pour le reconditionnement de l’état civil et de la série G;
-enfin quand c’est possible les documents doivent être traités avant leur rangement contre l’acidification, contre les champignons, contre les rongeurs et contre la poussière.
Il ne s’agit là bien sûr que des questions de protection des documents. Il va de soi que le magasin lui-même est aménagé de manière à éviter le plus possible tout incident en cas d’inondation, d’incendie ou tout simplement de hausse de température.
Il convient également d’évoquer un autre aspect de la conservation, qui correspond plutôt aux différents procédés de restauration de documents déjà abîmés (par l’Atelier des ADN ou même parfois par des associations externes, ainsi la Reliure du Limousinqui a restauré le rouleau des morts de Cambrai et des plans de Lille) mais aussi aux techniques de substitution visant à protéger l’original tout en communiquant le contenu du document d’une autre manière.

La communication

La communication des documents est certainement le moment, la mission la plus connue du service des ADN car c’est en effet à ce moment qu’ils vont rentrer en contact avec les différents lecteurs.
Ainsi, au cours de mes 6 semaines passées aux ADN, j’ai pu constater que de nombreuses et différentes activités pouvant mettre en contact le lecteur avec lepersonnel des Archives. Néanmoins, avant de traiter les différentes activités de communication qui existent aux ADN, il me semble bon de remarquer que les Archives sont soumises à différentes réglementations au niveau de la communication des documents.

Les différentes réglementations ai délais de communicabilité

Une fois les documents matériellement localisés, il convient de se demander s’ils sont librement communicables.
Le cas des archives privées ne peut être résolu par la mise en oeuvre de règles générales, leur propriétaire étant toujours libre de fixer les conditions de communicabilité qu’il désire quelque soit la date des documents; il convient donc de s’en enquérir auprès du service dépositaire.
Concernant les archives publiques, la question de la communicabilité met enjeu deux textes de loi:
La loi du 17 juillet 1978 a posé le principe du libre accès aux documents non nominatifs.

Le droit à l ‘information

Plusieurs nuances peuvent être apportées aux restrictions de communication:
*L’obligation pour les ADN de motiver tout refus de communication (art 26 de la loi de 1979), découlant de la loi du 11 juillet 1979 imposant la motivation de certaines décisions administratives individuelles défavorables;
*Le principe de la transparence administrative, nouvelle liberté publique, résultant de plusieurs lois: la loi du 11 juillet 1979 encore, autorisant communication aux seuls intéressés des documents nominatifs; un ensemble législatif de 1983 obligeant les fonctionnaires à satisfaire aux demandes d’information du public; la charte des Services Publics de 1992 instituant les relations avec le public comme ligne directrice du renouveau du service public; la jurisprudence de la Commission d’Accès aux documents Administratifs (CADA), institué par la loi de 1978, qui conseille les administrations et donc les ADN, mais ses avis n’ont pas force réglementaire; ils n’en sont pas moins suivis dans l’immense majorité des cas.
Enfin et surtout les procédures de dérogation (art 8 de la loi du 3 janvier 1979). Le lecteur qui souhaite consulter des documents n’ayant pas encore atteint la date de libre communicabilité doit remplir auprès du service d’archives une demande de dérogation comportant l’énumération et l’analyse des côtes concernées. L’autorisation ou le refus sont délivréspar le ministre chargé de la
Culture (le Directeur Général des Archives de France par délégation) après accord du service versant ou déposant (décret du 3 décembre 1979). Une seule catégorie de documents ne peut être consultée après expiration du délai légal, même par dérogation : les documents contenant des informations d’ordre privée collectées dans le cadred’enquêtes statistiques menées par les services publics.
Les demandes de dérogation émanant d’historiens et d’étudiants sur des thèmes comme l’immigration ou les déportés connaissent généralement une issue favorable (aux ADN sur 10 dérogations demandées en 1995, il n’y a eu aucun refus). Par contre, les documents des Renseignements Généraux, des dossiers de police, des dossiers de pupilles de l’Etat sont très peu susceptibles de dérogation.
Enfin, il faut noter que les généalogistes professionnels bénéficient de facilités de communication(ne serait-ce que parce qu’ils ont droit à 10 documents par demi-journée au lieu de 6) sur les documents non librement communicables (registres matricules de recrutement militaire par exemple) sur présentation de leur carte professionnelle; la dérogation est alors accordée par le directeur des
ADN sans demande expresse à la Direction des Archives de France.

LES DIFFERENTS SERVICES RENDUS PAR LES ADN

La salle de lecture

La salle de lecture est la façade immergée du service des Archives Départementales du Nord, c’est en effet et seulement à cet endroit que les lecteurs vont pouvoir effectuer leurs recherches sur les documents prêtés par les Archives.
La salle de lecture est ouverte de 9H à 12H et de 13H à 17H30 le lundi, le mardi, mercredi, jeudi et vendredi. L’ouverture se fait de 9H à 12H le samedi.
Durant les périodes d’ouverture de la salle de lecture, les lecteurs doivent se soumettre au règlement intérieur des Archives Départementales du Nord; à savoir qu’ils doivent déposer leurs serviettes à l’entrée, ne pas rentrer dans le dépôt sans y avoir été autorisé.
La salle de lecture ainsi que l’entrée extérieure sont équipées d’un système de vidéo-surveillance qui a allégé quelque peu la tache du personnel de la salle de la lecture. Cette vidéo-surveillance se fait également depuis le secrétariat.
*Les demandes de prestations seront dans les différentes activités qui suivent.

La communication de documents en salle de lecture

Cette activité est également régi par le règlement intérieur des ADN. En effet, on ne peut pas prendre plus de six documents d’archives par demi-journée et les demandes de documents ne peuvent plus être communiqués à partir de 11H30 le matin et 16H45 l’après-midi. La réservation de documents est possible aux ADN, ainsi si un lecteur n’a pas fini ses recherches sur le même dossier d’archives, il a la possibilité de le réserver pour la prochaine visite. Ceci étant dès lors un gain de temps à la fois pour lui mais aussi pour les ADN. Pour cela, il doit remplir deux formules de réservation (annexe n°3); la réservation étant dès lors disponible pour un délai de quinze jours.
En 1995, il a été communiqué à l’attention du public de la salle delecture, 66369 articles d’archives et 5520 livres périodiques.

Services voyant rendus par les Archives

Départementales du Nord

Les services payants rendus par les ADN sont au nombre de 2. Ainsi, les ADN ont mis en place un système de reprographie de documents comprenant les photocopies, les reproductions de photographie et de microfilms mais ils mettent également divers livres en vente. Ces ouvrages sont généralement le complément des expositions mises en place par les ADN.
Néanmoins, ce sont surtout les photocopies (20000 à 30000par an) qui vont entraîner l’application de cette procédure.(annexe n°9)
Pour les reproductions de photographies et de microfilms, un certain délai derigueur est convenu entre les ADN et le demandeur.

Les enjeux

Répondre aux enjeux va passer par deux nouvelles actions. Ainsi,les ADN doivent répondre à deux enjeux: mieux gérer les différentes missions présentées ci-dessus en améliorant la gestion des documents et de l’espace. développer de nouvelles formes de valorisation dupatrimoine des ADN.

La question du tri et de l’élimination

Les ADN doivent faire face à la fois à une menace interne qui est l’inflation de la production administrative, cet amoncellement d’archives pose dès lors le problème du tri et des éliminations.
La législation d’abord: complément la loi du 7 messidor an 2 ordonnant le triage des versements, la loi du 3 janvier 1979 pose le principe clair selon lequel il est interdit à l’archiviste départemental de détruire des fonds intérieurs à l’anVIII; les fonds postérieurs à cette date doivent faire l’objet d’un tri pour séparer les documents à conserver et les documents dépourvus d’intérêt administratif et historique destinés à l’élimination. Le décret du 3 décembre 1979 vient préciser qu’avant de procéder à des éliminations, les Archives Départementales doivent soumettre la liste des documents destinés au pilon au visa des Archives de France.
Tris et éliminations sont donc une double nécessité matérielle d’abord face à l’impossibilité de stocker l’ensemble des documents produits, ce qui reviendrait à imposer à la collectivité une charge financière injustifiable, nécessité intellectuelle ensuite, face à l’incapacité où se trouverait le chercheur d’exploiter l’ensemble de la documentation. Ce n’est donc, à l’issue de l’expiration de la période considérée comme correspondant à l’intérêt administratif des documents, qu’un reste de l’activité des services qui est livré à la curiosité des chercheurs qui fréquentent les archives. Il importe que ceux-ci en soient conscients et connaissent les règles ayant présidé aux opérations de tri et d’élimination, ainsi que les catégories de documents auxquelles elles s’appliquent.
Rappelons encore que ces règles ne s’appliquent qu’aux fonds d’archives modernes, toute élimination de documents antérieurs à 1830 étant réglementairement interdite et que beaucoup de catégories de documents sont, au demeurant, objet de conservation intégrale (registres d’état-civil, délibérations d’assemblées, minutes notariales…).
En ce qui concerne l’élimination des documents et les visas d’élimination, tout est beaucoup moins clair.
On observera d’abord que l’intégralité absolue des documents produits n’est jamais conservée même par le producteur et que ce qu’on appelle papier de corbeille est éliminée peu après sa production est n’est jamais objet de versement aux ADN.
Pour les documents restants, la nécessité d’y opérer des tris étant reconnue, il reste à évaluer ces documents. La détermination de la valeur des archives relève en fait d’un jugement qui, en tant que tel est toujours subjectif; cette subjectivité peut être réduite si on détermine les critères du choix et les objectifs visés; pour la conservation à titre définitif, les archives n’ont plus guère à se soucier de la valeur primaire, c’est à dire administrative, des documents, mais davantage de leurs valeurs secondaires qui se rapportent à l’intérêt que le document peut conserver quand il a perdu sa valeur d’actualité: valeur conservatoire en matière de droits des individus ou des collectivités, valeur testimoniale ou fonctionnelle sur le fonctionnement de l’administration dont émanent les documents, valeur documentaire, c’est à dire susceptible d’apporter une contribution à la recherche.
C’est sans doute le domaine où s’exerce le plus lourdement la responsabilité de l’archiviste puis que les décisions sont sans appel et les destmctions irréversibles.
Outre l’élimination intégrale de certains types de documents considérés comme dépourvus de valeur secondaire et dont les données globales se retrouvent dans les documents récapitulatifs qui sont, pour leur part, conservés (destmction des feuilles journalières de relevés météorologiques, cartes grises…), diverses procédures de tri ont été élaborées. Il s’agit de ne conserver d’un tout qu’une partie représentative de l’ensemble.
Pour les ADN, les accroissements d’archives ont été de l’ordre 942,10 mètres linéaires pour les archives publiques et de 59,50 ml pour les archives privées.
Les éliminations pratiquées au cours de l’année 1995 l’ont été pour les documents à durée de conservation limitée (cartes grises, dossiers scolaires médicaux…).

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Table des matières

INTRODUCTION
AILES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU NORD
1) Qu’est ce que les Archives ?
2) Histoire des Archives de France
a) l’Ancien Régime
b) la révolution française
c) les Archives françaises de 1800 à 1945
d) les Archives françaises depuis 1945
3) Les différents services d’archives
4) Historique des Archives Départementales du Nord
5) Organisation interne
6) Les lecteurs
BILA GESTION DES ARCHIVES :LES MISSIONS ET LES ENJEUX 
1) Les missions
a) la collecte des archives
b) le classement
c) la conservation
d) la communication
1) Les différentes réglementations aldélais de communicabilité
b) le droit à l’information
2)Les différents services rendus par les ADN alla salle de lecture blla communication des documents en salle de lecture clétude sur la traçabilité du courrier aux ADN et recherche par correspondance dlla communication inter-archives elservices payants rendus par les ADN
2)Les enjeux alla question du tri et de l’élimination bldévelopper de nouvelles formes de patrimoine
l)les nouvelles archives 211e service éducatif
Cl ANALYSE. CRITIQUE ET PROPOSITION SUR LA GESTION DES ADN
CONCLUSION
ANNEXES

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