Inconvénients et avantages de la gestion électronique de documents 

Les tâches des documentalistes de presse

Organisation et fonctionnement des centres

Les activités documentaires et le travail des documentalistes reposent sur l’organisation et la répartition des tâches à l’intérieur du service. Ainsi, l’observation de différents centres de documentation permet de noter que chaque entreprise a son propre mode de fonctionnement, même si le contenu du travail des documentalistes est pratiquement semblable d’un centre à un autre.
La visite des centres de documentation m’a permis d’établir une bste de fonctionnements.

Le fonctionnement par roulement

Parmi les centres de documentation que j’ai vu fonctionner, Bayard Presse est le seul à pratiquer une organisation par roulement. Non loin du bureau d’accueil, est affiché le planning des documentalistes (cf. annexe VI) sur un mois. Les quatre documentalistes se répartissent les activités : dépouillement, création de dossiers documentaires, indexation de la base de données La Croix, accueil des journalistes. A ces tâches s’ajoutent les travaux à effectuer (veille documentaire, création d’index, réalisation de l’agenda prévisionnel) et les missions et les responsabilités qui leur sont confiées. Une personne est responsable de la médiathèque et s’occupe de son aménagement, des commandes, une autre de l’indexation (elle met à jour les bstes d’indexation) et de la gestion des 60000 dossiers documentaires, une est responsable de la base de données La Croix et effectue quotidiennement la relecture de l’indexation, tandis qu’une autre réalise l’agenda pré¬ visionnel.
Par ailleurs, l’aide-documentaliste effectue le classement des coupures de presse indexées dans les dossiers, se charge de la saisie des bordereaux de prestations (cf. annexe VII) pour chaque rédaction de Bayard Presse, met en page les revues de presse spécialisées, et participe aussi au dépouillement.
La non-spécialisation des documentalistes permet à chacun de se doter d’une culture générale (indispensable pour le métier) et d’une ouverture d’esprit à tout sujet.
Aussi tous les documentalistes apprécient-elles le contact avec les journalistes et sont elles au courant des dernières demandes. La mise en commun des recherches à entre prendre permet la collaboration de tous les documentalistes avec leurs connaissances et leurs astuces.
Même si la spécialisation des documentalistes permettrait certainement d’étayer les dossiers, ici le fonctionnement par roulement reste de vigueur et génère toute l’entente et la bonne ambiance au sein de l’équipe de documentation.

La spécialisation des documentalistes

De plus en plus, les documentalistes de presse sont spécialistes de plusieurs domaines.
C’est le cas au Monde, à Libération, au Nouvel Observateur et à L’Express, où chacun prend la responsabilité d’un ou plusieurs thèmes.
L’entretien avec Marie-Hélène du Pascquier, adjointe de la documentation du Monde, a donné lieu à une réflexion sur la spécialisation ou non des tâches et des domaines à traiter. En effet, pendant trente ans, le centre de documentation du Monde a fonctionné avec la spécialisation des documentalistes par tâches : quelques-uns étaient responsables du dépouillement, d’autres de la réalisation de dossiers documentaires, plusieurs du classement des coupures de presse, etc. Après cette longue période, les documentalistes se sont regroupés par spécialités et affinités de sujets (cf. annexe VIII de l’organisation du Monde). Ce fonctionnement suscite la libre organisation des documentalistes dans leur travail, et provoque néanmoins quelques mésententes entre les différents secteurs, causées par la répartition des domaines.
Cependant, d’une entreprise de presse à une autre, l’ambiance varie. Au Nouvel Observateur, la spécialisation provoque un enthousiasme chez les documentalistes, satisfaits de la liberté de fonctionnement et d’organisation de leur travail. Ainsi dix documentalistes se répartissent ils en différents secteurs :
– économie, faits divers ;
– pays ;
– politique intérieure, social, villes et régions ;
– économie internationale, Europe ;
– notre époque (rubrique du Nouvel Observateur) ;
– politique française, personnalités politiques, transports, chômage, exclusion ;
– personnalités françaises et étrangères ;
– entreprises ;
– culture, justice et pays de l’Est ;
Cette division peut sembler inégale et redondante, mais chacun y trouve sa place sans empiéter sur le secteur de l’autre. Ce fonctionnement laisse au documentaliste une grande part de liberté dans son travail, et repose sur l’investigation d’une seule personne. Cependant, le résultat d’une telle organisation au Nouvel Observateur reste probant, compte tenu de la qualité des dossiers effectués où la rigueur, la quantité et la précision des informations sont de mises. Ceci s’explique aussi par le temps plus important consacré aux dossiers dans un hebdomadaire que dans un quotidien où les documentalistes sont souvent obligés de travailler dans l’urgence et donc de fournir des dossiers moins détaillés et moins garnis.
Par ailleurs, l’organisation des documentalistes à Libération répond aux besoins de journalistes impatients de détenir les informations et documents demandés. Ainsi, ce grand quotidien ne possède pas de centre de documentation proprement dit. En effet, les seize documentalistes sont insérés dans les étages de la rédaction, divisée aussi en secteurs, et fonctionnent directement au contact des journalistes. Le travail n’en demeure pas moins identique aux autres centres de documentation, à la différence que les documentalistes de Libération gèrent leur propre centre dans leur rédaction. D’après l’adjointe de la documentation de Libération, Véronique Morvan, cette installation permet de favoriser la communication entre documentaliste et journaliste, une meilleure disponibilité et confiance. Ceci suscite d’autres activités (qui ne s’effectuent pas au Monde ou Bayard Presse) comme l’anticipation de sujets à traiter. En effet, le documentaliste spécialisé dans une branche dépouille et surveille attentivement quotidiennement la presse et signale au journaliste d’éventuels thèmes à aborder. Cette fonction d’alerte de l’événement est de plus en plus fréquente à Libération et au Nouvel Observateur. Véronique Morvan me confia que l’indice de satisfaction des documentalistes, quant au mode de fonctionnement de la documentation de Libération, est à son maximum, compte tenu de l’autonomie de chacun et de leur implication dans la fabrication du journal. De plus être titulaire de la carte de presse (comme au Nouvel Observateur) renforce leur enthousiasme. Contrairement à Bayard Presse ou au Monde, les documentalistes de Libération et du Nouvel Observateur rédigent des chronologies d’événements, des biographies, et d’autres repères historiques ou géographiques. Cependant, l’indépendance des documentalistes n’exclut pas une réunion hebdomadaire interne au service de documentation visant à éclaircir et mettre au point les problèmes rencontrés par chacun, et, à émettre des idées afin d’améliorer l’entente entre tous les salariés de Libération ou les conditions de travail. Ceci se déroule sous la direction de Catherine Méric et de Véronique Morvan, toutes deux installées dans une pièce regroupant archives et base de données.
Indépendamment de la spécificité des centres de documentation, les tâches des documentalistes de presse ne diffèrent pas de celles habituellement pratiquées.
En outre, la spécialisation ou non des documentalistes dépend assurément du nombre de ces derniers. A Bayard Presse, les documentalistes ne peuvent se spécialiser dans un domaine, compte tenu de l’insuffisance de personnel (quatre documentalistes).

Le dépouillement et l’indexation

Le nombre de quotidiens et de magazines dépouillés varie en fonction de la taille du centre de documentation et donc du nombre de documentalistes dans les services. Les documentalistes de Bayard Presse dépouillent neuf quotidiens : La Tribune, La Croix, Le Figaro, Le Monde, Le Parisien, L’Equipe, L’Humanité, Les Echos, Libération, Le Canard Enchaîné. Cent vingt revues et magazines sont dépouillés par des étudiantes rémunérées, car les documentalistes n’en ont pas matériellement le temps. Le nombre de titres dépouillés à Libération est de 180 (pour seize document abstes et environ six stagiaires).
La documentation du Monde et du Nouvel Observateur dépouille la quasi-totalité de la presse française, et une quantité de titres étrangers, à la différence de Bayard Presse, qui ne peut effectuer le dépouillement de la presse étrangère, compte tenu de l’insuffisance de documentalistes. La sélection de la presse dépouillée est fonction des besoins des journalistes, qui font parvenir leurs souhaits. Les abonnements du centre de documentation correspondent aux thèmes et sujets des quatre-vingt-dix-sept publications du groupe presse. Avec la création de Capital Santé en 1997, le centre de documentation a dû s’abonner au magazine Impact médecin.
Le dépouillement consiste, lors de la lecture du journal, à effectuer un tri des articles à conserver, en fonction des thèmes abordés par le centre de documentation. Il est vrai qu’une documentation de presse possède une information de base, dite générale, mais ne peut se procurer de l’information spécialisée dans tous les domaines. Cependant, toutes les informations hormis les faits divers mineurs seront utiles.
Les documentalistes de Bayard Presse sont plus vigilantes pour certains thèmes, correspondant à l’orientation choisie par le groupe de presse : la religion, l’éducation, les jeunes. Les articles sont indexés selon une liste réalisée par les documentalistes, divisée en quatre parties : matières, pays, entreprises, biographies (cf. annexe IX). La presse, les médias et les articles sur Bayard Presse, ainsi que les villes, régions et départements français ont leur classement à part.
La pratique de l’indexation demande de connaître la liste des dossiers, mais aussi d’assimiler une technique certaine. Selon Jacques Chaumier , l’indexation est une « opération qui consiste à décrire et à caractériser un document à l’aide de représentation des concepts contenus dans ce document, c’est-à-dire à transcrire en langage documentaire les concepts après les avoir extraits du document par une analyse ».
Il faut rapidement déterminer le contenu de l’article, en lisant le titre, le sous-titre, le chapeau, puis une lecture en diagonale du texte. De plus, la taille de l’article guide le docu¬ mentaliste : seuls les papiers de taille importante sont gardés, les brèves ne sont jamais retenues. Les journaux sont dépouillés dans un ordre précis : La Croix, Le Monde, Libération, et Le Figaro, car ce sont des sources sûres, et où il y a plus de chances de trou¬ ver un article complet. Le documentaliste qui dépouille s’assure de ne jamais prendre un article du Parisien, développé de façon plus conséquente dans Le Monde. En règle générale, l’indexation prend en compte la taille de l’article et le titre des journaux. Par ailleurs, la personne qui indexe est sensible aussi bien au sujet qu’au rangement de l’article dans les dossiers, afin de le retrouver plus facilement. Les doublons sont des moyens de mieux accéder à l’information. Ils consistent à conserver un article en deux ou trois exemplaires, chacun avec une indexation différente. Par exemple, lorsque le ministre du Travail s’exprime sur les 35 heures, on indexera l’article au nom du ministre et au thème (ici : « TRAVAIL/horaire ».)
Par conséquent, l’indexation est une tâche délicate qui doit être effectuée avec intelligence, car c’est la base de toute recherche documentaire. Tout article mal indexé est considéré comme perdu. Ainsi, c’est pour cette raison qu’une documentaliste est responsable de toute l’indexation : elle adapte les listes en fonction des différents usages, variant selon l’actualité. Elle opte pour supprimer des dossiers et les transférer vers d’autres plus accessibles. Lors de mon stage, l’enjeu médiatique de la coupe du monde de football étant fort important, les articles concernant cet événement ont pullulé. Par conséquent, le dossier sur la coupe du monde de football 1998, pourtant subdivisé en cinq sous-dossiers a gonflé, puis craqué. La documentaliste a remédié à ce problème courant, en indexant toutes les coupures concernant les résultats par pays, au nom du pays même. En effet, chaque pays est subdivisé en plusieurs sous-dossiers 7. La finale de la coupe du monde sera classée à « BRESIL/sport », pour les articles concernant le phénomène au Brésil et à l’intérieur de l’équipe brésilienne.

Le dossier documentaire

Réalisé dans la totalité des centres de documentation, le dossier documentaire peut être défini comme «un ensemble de pièces sélectionnées, traitées et organisées pour aider à résoudre un problème donné, réunies matériellement dans un emballage destiné à en faciliter le stockage, la manipulation, et éventuellement le transport ».
Le dossier documentaire est le produit par excellence d’un centre de documentation.
Il est à la fois le constitué et le constituant. En effet, le constitué car la multiplication de dossiers documentaires compose le point de départ de toute documentation et forme sa richesse d’informations et sa diversité de documents. De plus le dossier documentaire réalisé sur mesure est le résultat d’une recherche sur un thème précis et édifie le pro¬ duit constituant, portant la marque de fabrication du centre de documentation.
Ainsi comme nous l’avons évoqué, on trouve deux types de dossiers documentaires :
– le «dossier documentaire outil» est composé de coupures de presse, préalablement indexées. Il est un moyen de rangement, de classement d’informations et de documents.
Pour les journalistes, c’est un outil de travail pour la collecte de l’information. Précieux aux yeux des documentalistes, les dossiers de différentes tailles (mais bien souvent volumineux) sont sujets à des règles d’utilisation strictes. À Bayard Presse, le dossier documentaire n’est consultable qu’à la documentation, l’emprunt de dossiers étant généralement évité. Par ailleurs, les documentalistes de Libération, du Monde, et du Nouvel Observateur autorisent l’emprunt des dossiers, à condition qu’ils ne sortent pas de l’enceinte de l’entreprise. Cette règle est plus ou moins respectée, mais n’est guère gênante si le dossier est rendu en bonne et due forme.
Le centre de documentation Bayard Presse possède environ 60000 dossiers documentaires, alimentés quotidiennement par des coupures de presse, brochures, rapports, etc. Dans 70% des demandes les dossiers documentaires sont utilisés. Ils constituent une mine de renseignements puisque tous les domaines sont abordés ; en effet, les dossiers « matières « couvrent essentiellement la vie française (économie, éducation, politique, santé, environnement…), les «biographies «concernent toutes sortes de personnalité (politiques, religieuses, du «show-biz», de fiction, etc.). Les dossiers «pays» regroupent les pays étrangers, les îles, les mers, les organisations et conférences internationales. Les dossiers «entreprises» concernent les entreprises françaises et étrangères. Les médias
sont couverts par un nombre important de dossiers touchant la presse, la télévision, la radio et les articles parus sur le groupe Bayard Presse.
A Bayard Presse, les dossiers sont conservés dans des Kardex , meubles de rangement équipés d’un mécanisme de roulement permettant de retenir suspendus les dossiers. Ceux-ci sont conservés généralement dix ans dans les Kardex , puis sont archivés à la cave, à l’exception des biographies qui demeurent dans les Kardex jusqu’au décès de la personne.
Les centres de documentation du Monde, de Libération et du Nouvel Observateur utilisent aussi de préférence les dossiers documentaires pour satisfaire leurs utilisateurs. Les documentalistes du Nouvel Observateur travaillent essentiellement avec des sources extérieures (autres centres de documentation, bibliothèques, ministères…) afin de se procurer des informations précises. C’est un confort dont peut bénéficier une publication hebdomadaire.
Le dossier documentaire produit est le dossier réalisé à partir d’une demande précise.
C’est un dossier «sur mesure», organisé et structuré selon le souhait du journaliste. Cet outil est bien souvent apprécié des journalistes qui n’ont plus qu’à sélectionner les informations utiles à leur futur article. Ainsi, les journalistes de Bayard Presse sont accoutumés à ce produit et ils font confiance au travail de sélection de recherche et de mise en forme des documentalistes. Le dossier documentaire produit se constitue essentiellement des articles recueillis dans les dossiers documentaires. Cependant si la recherche n’aboutit pas un résultat probant avec les dossiers documentaires, le documentaliste puise l’in¬ formation dans d’autres sources : les usuels (plus de 250 volumes), les ouvrages de bibliothèque (plus de 20000), Internet et les bases de données (la base de données interne La Croix, l’Européenne de données, Reuters, Dialog, Nexis-Lexis…)
À Bayard Presse, les demandes de dossier documentaire «sur mesure» sont très variées et l’intérêt que suscitent les recherches est grand. Ceci s’explique par la variété des revues éditées par le groupe de presse. Lors de mon stage, j’ai pu réaliser des dossiers sur des pays, tels que la Papouasie et la Nouvelle-Guinée, ou encore sur la religion en Allemagne, ainsi que des dossiers thématiques sur le mode de vie des Anglais, sur les activités proposées aux non-vacanciers, ainsi que des dossiers biographiques de coureurs du tour de France.
Tout comme à la documentation de Bayard Presse, l’essentiel du travail des documentalistes du Nouvel Observateur se concentre sur la réalisation des dossiers documentaires « sur mesure ». Les documentalistes sélectionnent des informations détaillées pour en constituer des dossiers consistants et fouillés. Ceci est dû à la périodicité du journal : hebdomadaire, ce qui laisse plus de temps aux documentalistes pour réaliser leurs travaux, à la différence des centres de documentation de quotidiens.
D’une part, le dossier documentaire « sur mesure » est une des tâches les plus enrichissantes pour les documentalistes de presse car elle permet d’entretenir la culture générale, et d’emmagasiner de nouvelles connaissances. D’autre part, la constitution de dossiers suscite l’utilisation de nouveaux outils technologiques (Internet, banques de données), ce qui procure une nouvelle orientation à la recherche d’informations généralement convoitée par le documentaliste. Il est à noter que les documentalistes de Libération ne proposent pas de dossier documentaire produit.

Autres services documentaires

La veille informative est réalisée au centre de documentation Bayard Presse sous la forme de revues de presse spécialisées pour certains magazines tels que Terre Sauvage, Eurêka, Enfant Magazine. Par ailleurs, des veilles sur l’archéologie, les 35 heures, les jeunes sont effectuées. Ce travail intensif pour le documentaliste consiste à sélectionner quo¬ tidiennement des articles de presse sur les thèmes abordés par ces revues (la nature, la science, la géographie, l’histoire, l’éducation, les bébés…).
Le service de questions réponses est pratiqué dans toutes les entreprises de presse.
Le documentaliste se tient prêt à répondre à toutes sortes de questions le plus rapidement possible. Les demandes sont généralement téléphoniques. Cette tâche requiert une méthode de travail efficace, rapide, et nécessite de se familiariser avec l’interrogation de bases de données, l’un des moyens les plus performants. Pour certaines demandes, les documentalistes font appel à des services extérieurs (bibliothèques, ambassades, ministères…) Dans les centres où les documentalistes sont spécialisés dans un domaine, le journaliste contacte directement l’interlocuteur qui sera en mesure de satisfaire sa demande. Au centre de documentation Bayard Presse, les journalistes s’adressent directement au documentaliste assurant l’accueil. La priorité est toujours accordée aux journalistes de La Croix, qui doivent avoir bouclé leurs articles pour l’édition de 13 heures.
L’agenda prévisionnel est un produit documentaire destiné à informer le personnel de l’entreprise sur une quantité d’événements à venir. Touchant des domaines très variés, tels que fêtes, salons, événements politiques, congrès, festivals, expositions, fêtes religieuses… Il sert d’outil pour les journalistes dans la programmation et la prévision de leurs articles. Réalisé par le centre de documentation Bayard Presse, ce produit interne à l’entreprise reste très convoité. En effet, peu de documentation offre ce type de prestation, car cela exige la mobilisation d’une documentaliste pour cette tâche unique. La documentaliste responsable de l’agenda à Bayard Presse procède de la façon suivante : dans un premier temps, elle note les dates et numéros de téléphones repérés dans la presse, dans un second temps, elle appelle chaque numéro et inscrit directement l’intitulé de l’événement et sa date sur ordinateur.
Par conséquent, cette tâche requiert beaucoup de vigilance et de précision dans la lecture de la presse, afin de veiller à noter le maximum d’informations.
Seul l’hebdomadaire L’Express commercialise son agenda à d’autres entreprises.
La revue de presse quotidienne, réalisée uniquement dans le centre de documentation Bayard Presse offre à travers diverses rubriques («médias», «économie», «religion», «éducation», «nos publics», «et aussi», «quelques sommaires») une vision de la presse du jour sélectionnée selon les préoccupations et l’esprit du groupe de presse.
Cette tâche est réalisée par une étudiante rémunérée.
La rédaction de chronologies ou de biographies est effectuée par les documentalistes possédant la carte de presse, dans les centres de documentation de Libération et du Nouvel Observateur. Cette tâche est souvent appréciée par les documentalistes de presse, désireux de pouvoir rédiger quelques phrases dans le journal et souvent considérés comme des membres à part entière du service de rédaction.

Le centre de documentation correspond au profil et à l’image de son entreprise

Si les centres de documentation ont été implantés dans les entreprises de presse, ce n’est pas par hasard. En tout premier lieu, la création de documentation correspondait à un besoin urgent de diffusion d’information à l’intérieur d’un lieu produisant et développant de l’information. Ensuite l’extension des centres de documentation s’est accrue avec l’essor de l’entreprise.
Plusieurs facteurs expliquent les différents fonctionnements des centres de documentation :
– les demandes des utilisateurs, et plus généralement la nature du public ;
– le profil des publications en série et de leur lectorat ;
– la politique documentaire mise en place dans les centres de documentation ;
– le budget des centres de documentation.

Le public

Le public des centres de documentation de presse se compose essentiellement de journalistes et de personnel appartenant à d’autres services que celui de la rédaction. À Bayard Presse, le centre de documentation est fréquenté à 90 % par des journalistes du groupe de presse.
Cependant, l’exigence et la fréquence des demandes dépendent de la nature et de la périodicité (quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel…) des journaux. En effet, un journaliste écrivant pour un quotidien n’aura pas les mêmes exigences que celui travaillant pour un mensuel. Compte tenu de la diversité des publications éditées par le groupe Bayard Presse, le centre de documentation travaille avec tous types de journalistes. Ce sont les journalistes de La Croix généralement pressés car ils doivent obéir à des contraintes horaires (on entend là-bas : « Je dois finir mon papier pour dans une heure!*). Ce sont les journalistes travaillant pour le groupe de presse jeune et adulte qui peuvent prévoir plus facilement les informations dont ils ont besoin, moins contraints par le temps.
Il est par ailleurs évident qu’une relation privilégiée s’instaure avec ceux des journalistes qui font le plus fréquemment appel au service de la documentation. Ceux-là auront toujours le privilège de voir prise en considération leurs demandes tardives et particulièrement urgentes.
A Libération, le documentaliste travaille en étroite collaboration avec le journaliste, sur le même lieu.
Par ailleurs, le centre de documentation appliquera une organisation différente s’il propose ou non ses services au grand public. Parmi ceux que j’ai pu visiter, seuls Bayard Presse et Le Nouvel Observateur sont accessibles au grand public.
À Bayard Presse, l’ouverture au public s’effectue sur rendez-vous du mardi au vendredi de 14 h à 18 h. Il est possible de consulter les archives de la collection Bayard Presse gratuitement, mais la consultation de dossiers documentaires est payante pour le grand public (cf. annexe X). Il est aussi possible pour un particulier de se faire envoyer des articles parus au sein du groupe de presse . Cette demande n’est jamais prioritaire à celles des journalistes de Bayard Presse.

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Table des matières

Avant propos 
Introduction 
I. La fonction de documentaliste de presse et son évolution 
1. Le rôle du documentaliste de presse
2. L’évolution du métier
3. Le point de vue des documentalistes
II. Les tâches des documentalistes de presse 
1. Organisation et fonctionnement des centres
a) Le fonctionnement par roulement
b) La spécialisation des documentalistes
2. Les tâches des documentalistes
a) Le dépouillement et l’indexation
b) Le dossier documentaire
c) Autres services documentaires
3. Le centre de documentation correspond au profil et à l’image de son entreprise
a) Le public
b) La nature des journaux
c) Politique documentaire des centres de documentation
d) Le budget des centres de documentation
III. Les futurs documentalistes de presse 
1. Les outils en service
2. Les projets des documentations
3. Inconvénients et avantages de la gestion électronique de documents
4. L’avenir de la documentation de presse
Conclusion 
Bibliographie 
Annexes

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