Gestion interne des reproductions d’archives sur support informatique

Nadine Norguet

Gestion des périodiques et de la salle de lecture

Les Archives départementales récupèrent les éditions de journaux locaux comme La Nouvelle République et les archivent. L’inventaire se fait sur fiches car il n’existe pas encore de base de données informatisée.

Anne Debal-Morche

Action culturelle/Valorisation du patrimoine

Des expositions du patrimoine sont régulièrement organisées ainsi que des visites scolaires qui consistent à visiter le bâtiment et à travailler sur un thème proposé par le professeur. Pour ces manifestations, Anne Debal-Morche réunit différents types de documents provenant de fonds différents (Bibliothèque municipale de Tours, autres centres d’archives, etc…). En interne, elle demande à l’atelier photographique, de manière informelle car il n’y pas de trace écrite des demandes formulées, de numériser certains documents afin qu’elle puisse les réutiliser pour différents supports d’exposition. L’atelier photographique enregistre le document numérique sur le disque dur des archives où le récupère Anne Debal- Morche et sur le disque dur externe uniquement accessible depuis les postes de Joël Pairis et Michaël Beigneux. L’arborescence n’est pas toujours claire et parfois redondante : certains fichiers pour une exposition peuvent par exemple être stockés dans le répertoire « 2009 » et dans le répertoire « manifestations » et aussi temporairement dans le dossier personnel d’Anne Debal-Morche sur le serveur des Archives.

Isabelle Girard

Isabelle Girard est attachée de conservation du patrimoine au CAHIL, elle s’est chargée des projets informatiques des archives durant plusieurs années. Le CAHIL mène des opérations de numérisation depuis beaucoup plus longtemps que le CACIL.
Par exemple, la série 6M qui porte sur les recensements de population de 1836 à 1930 a été numérisée en 2007-2008. N’ayant pas de logiciel permettant de faire le lien entre document numérique et document original, la cotation originale a été conservée. Maintenant, un module Gaia permet de faire ce lien.
Nous remarquons que le CAHIL a besoin de numérisations que lui fournit l’atelier photographique pour des expositions ou pour leurs inventaires. Ils ont généralement besoin de deux versions : une en 300 dpi pour les publications et une en 72 dpi pour une édition web. La pixellisation étant faible cela complique la reproduction directe du document par l’internaute.
Selon Isabelle Girard, ce n’est pas le rôle du CAHIL de conserver les fichiers numériques mais celui du CACIL. Elle garde tout même au coffre une petite caisse avec des copies de CD commandés à l’atelier photographique : il s’agit d’une conservation informelle. Il n’y a aucune trace des commandes externes et il est alors impossible au niveau du CAHIL de déterminer s’il s’agit d’une commande qui a déjà été faite.

Isabelle Renault

Communes/Fonds Arsicaud et Knecht

Isabelle Renault est en charge des archives communales et, avec Olga Yardin, de la mise en place de la base de données Images de Touraine. Les fonds Arsicaud et Knecht sont des fonds privés achetés par les Archives départementales aux familles des photographes tourangeaux qui ont couvert près de 50 ans d’histoire régionale. Le fonds Arsicaud est indexé à l’aide d’un ancien thésaurus iconographique élaboré par Sandrine Cunnac et Isabelle Renault en 1991 et progressivement saisi dans la base Gaia. Il faudra sans doute modifier certaines données lors du passage au nouveau thésaurus iconographique réalisé conjointement par Isabelle Renault et Olga Yardin en 2008. Quant à lui,le fonds Knecht acquis en 2004 n’est pas encore inventorié.
Nous avons décrit les différentes fonctions présentes au sein des Archives contemporaines d’Indre-et-Loire dans les représentations graphiques suivantes :

Organisation

L’atelier photographique est composé de deux photographes, Michaël Beigneux et Joël Pairis, qui ont deux activités de numérisation :
– liée des fonds entiers déterminés
– liée à des commandes ponctuelles d’organismes publics ou privés ou de particuliers
D’autres fonds ont été ou vont être numérisés par des prestataires extérieurs mais actuellement, la tendance est à l’internalisation de la numérisation car elle est moins coûteuse, permet d’économiser des coûts de transport très élevés et s’effectue en continue (elle n’est pas interrompue totalement pour une urgence et est réalisée par petites quantités, ce qui permet de ne pas priver la salle de lecture de tout un fonds).

Supports de stockage et matériel de numérisation

Acquisition des données numériques

• Appareils photographiques : reflex numérique Fuji Finepix S3 Pro et compact numérique Nikon Coolpix
• Scanners à plat : scanner A44- HP et A4 négatifs et positifs Epson Conservation des données numériques
• Disque dur externe Memup Kwest 279G0
• Bigdisk (un à Chambray-lès-Tours et un à Tours).
Le microfilmage de complément est utilisé pour des fonds intéressants qui appartiennent à différents dépôts publics ou privés. Les documents microfilmés sont soit rares, soit anciens, soit difficilement accessibles. Il peut s’agir également de fonds impossibles à dissocier mais conservés par deux centres d’archives devenus différents lors du nouveau découpage français des départements qui ne correspond plus aux anciennes divisions territoriales.
Le microfilmage de sécurité est réservé aux documents d’archives les plus précieux et les plus anciens et son utilisation est répandue aux Archives nationales alors qu’elle est peu courante aux Archives départementales. Si le microfilm de sécurité doit être diffusé ou consulté sur place, un deuxième exemplaire est réalisé à cet effet. Il est d’usage d’entreposer les microfilms de sécurité dans un autre centre d’Archives départementales afin de limiter le plus possible le risque de perte du document.
Le problème posé par l’analogie avec la série Mi provient de la notion de support.
Nous avons ici un bon exemple de la difficulté de définir le document numérique en fonction de sa matérialité puisqu’il n’est pas directement manipulable. En effet, la circulaire ainsi que de nombreux archivistes font l’amalgame entre le document numérique et son support informatique.
Marie-Laure Manigand des Archives départementales de Saône-et-Loire a souligné l’absurdité d’une nomenclature basée sur des distinctions entre supports informatiques. En effet, si nous cotons un disque dur amovible alors tous les fichiers numérisés qu’il contient appartiendront à la même sous-série bien qu’ils ne fassent pas nécessairement partie de la même unité intellectuelle. Lier la cote au support de l’archive provient de la méthode traditionnelle archivistique mais nous voyons qu’elle est incertaine avec le numérique. Les services d’Archives départementales ne savent pas sur quel support archiver leurs documents numérisés car les supports numériques de stockage sont instables (durée de vie de dix ans pour un CD-ROM) et rapidement obsolètes comme les disquettes ont pu l’être. Afin d’y pallier, ils multiplient le nombre de sauvegardes en en faisant une première sauvegarde sur CDROM Gold, une deuxième sur serveur et une troisième sur disque dur amovible tel qu’aux Archives départementales de l’Orne. De plus, les images numériques d’archives nécessitent une haute définition et prennent beaucoup d’espace de stockage et la multiplication de leur nombre oblige certains services d’archives à externaliser leurs bases de données.
Nous en arrivons à la notion de cote qui doit être le résultat d’une concordance entre une unité matérielle et une unité intellectuelle mais elle ne correspond ici qu’à une unité matérielle car il n’y a pas d’unité numérique établie.

Unité numérique

Dans leurs processus de numérisation, les Archives départementales doivent prendre en compte un nouvel élément qu’est le fichier numérique. En effet, la numérisation d’un document peut donner plusieurs fichiers numériques comme les différentes pages du document par exemple. Alors que les documents sont cotés, les fichiers numériques répondent à une logique différente car l’unité documentaire n’est plus la même. Il est alors important d’établir une concordance entre le document original et sa reproduction numérique mais les pratiques divergent.
Un problème de concordance se pose entre nommage correspondant à une unité de stockage qu’est le fichier numérique et la cotation correspondant à une unité intellectuelle localisée dans une unité matérielle.
Expliquons-nous. Lors du versement d’un fonds, les archivistes le traitent puis établissent en dernier lieu un système de cotation déterminé en fonction de la cohérence interne du fonds. Selon l’archiviste et sa représentation du fonds, l’unité intellectuelle sera plus ou moins grande et il pourra alors s’agir d’un mémoire d’étude, d’un feuillet ou d’une boîte d’archives. Dans la recherche de l’unité intellectuelle, l’archiviste prend toujours en compte la contrainte matérielle à laquelle sont confrontés tous les centres d’archives. Il est donc d’usage de faire correspondre une unité matérielle (une boîte d’archives) à une unité intellectuelle, le jeu se situant au niveau de la taille plus ou moins grande de la boîte.

Que classer en série Num?

La typologie par support informatique n’étant pas clair, il s’agit d’éclaircir ce que nous classons en série Num.
Le terme « Num » évoque l’adjectif « numérique » et il est important de ne pas se laisser aller à cet amalgame car il existe deux types de documents numériques :
– les archives numériques natives
– les reproductions d’archives sur support informatique
Il ne faut inclure que cette deuxième catégorie dans la série Num, conformément à la définition officielle de son périmètre. L’interface Internet du World Wide Web ne datant que de 1992, la circulaire de 1998 ne prenait pas en compte les archives numériques natives car il s’agissait alors d’une notion peu présente. Aujourd’hui, les applications de messagerie instantanée, de webmail, d’édition en ligne de documents ou plus généralement de travail collaboratif se sont popularisées et il semblerait plus pertinent de grouper les deux types d’archives numériques dans la série Num.
Nous remarquons que le document numérique s’appuie sur un support totalement différent du support original même s’il subsiste un lien entre les deux car le processus de numérisation a été paramétré en fonction de l’état du document original. L’histoire du document original étant rompue, il est intéressant ici de penser à une nouvelle histoire patrimoniale en fonction des caractéristiques propres du document numérique, c’est à dire le nombre d’auteurs du document, les dates des modifications (il faudra déterminer s’il s’agit alors de nouveaux documents ou de différentes versions du même document), les formats de conversion (la même problématique se pose), le nombre de sauvegardes sur des supports différents (serveur, CD-ROM, disque dur amovible), le nombre de machines sur lequel il est consultable.

Diffusion des archives numérisées

Une des missions des centres d’Archives départementales est la diffusion de ses fonds au public. La numérisation entre parfaitement dans ce cadre en rendant accessibles en permanence des ressources au public par Internet. Avant de numériser les archives, il a été important de prendre en compte les conséquences de cette ouverture.
Les archives sont soumises à certaines règles de diffusion et de reproduction et doivent alors être accompagnées d’une mention « cliché Archives départementales d’Indre-et-Loire » qu’il est facile de spécifier sur la couverture d’un CD-ROM mais comment l’incruster dans un fichier numérique?
Nous verrons à travers une étude réalisée durant ce stage comment répondre à cet impératif.
Grâce à la synthèse que nous venons de réaliser, nous allons pouvoir analyser les besoins des Archives départementales d’Indre-et-Loire et en déduire des solutions pertinentes que nous mettrons en place dans un second temps.

Gestion des archives numérisées

En nous appuyant sur l’état des lieux des pratiques observables aux Archives départementales d’Indre-et-Loire, nous allons déterminer des solutions pérennes pour mettre en place une série Num cohérente et pour gérer l’activité de numérisation en interne de l’atelier photographique.
Nous distinguons deux types de documents numérisés :
> des fonds d’archives.
> des documents liés à la vie du service, qui retracent l’activité de l’atelier photographique.
Cette distinction est importante car elle implique deux types de traitements du document numérique selon qu’il appartienne ou non à la série Num.

Analyse des besoins

Gestion interne des reproductions d’archives sur support informatique (série Num)

Relevé des besoins

Nous déterminons ici les besoins liés à la gestion de la série Num pour laquelle rien n’a été imposé par la direction des Archives départementales d’Indre-et-Loire à part une cohérence avec ce qui a déjà été établi, c’est à dire une prise en compte de la sous-série 6NUM pour les registres paroissiaux et d’état civil. Il doit donc y avoir au moins cinq sous-séries pour garder une logique de série : iNUM, 2NUM, 3NUM, 4NUM, 5NUM.

Développement du plan de classement

Nous avons vu que le choix de distinguer les sous-séries par une typologie des supports et de leur fonction n’est pas pertinent dans le cas du document numérique.
C’est pour cela que nous devrons établir un plan de classement différent, qui tienne compte de la particularité du document numérique qui a été numérisé pour une raison précise, parce qu’il est exceptionnel par exemple, tout en conservant les caractéristiques de classement du document original dont il est la reproduction.

Gestion interne du fonds photographique

Dans cette partie, nous traitons de la gestion du fonds de commandes ponctuelles concernant les documents qui ne sont pas des archives publiques et pour lequel il s’agit de déterminer un outil de gestion à la fois documentaire et iconographique.
Nous avons développé les fonctionnalités que cet outil nécessite lors d’un entretien avec les deux photographes.

Relevé des besoins

Le besoin principal est celui d’une gestion interne du fonds qui permettra de retrouver les documents le plus rapidement possible. Cependant, la gestion ne doit pas être trop lourde car les photographes n’ont pas de temps à lui accorder et leur fonction au sein des archives n’est pas d’organiser un fonds mais de numériser des documents.

Présentation des outils disponibles

Lors d’un entretien avec le S.D.T.I., nous avons déterminé les outils que nous pouvions envisager d’utiliser dans le cadre de la politique informatique du Conseil Général d’Indre-et-Loire. Cette politique veut que l’on utilise les systèmes de gestion de base de données déjà utilisés aux Archives, à savoir Gaia et e-Dip.

Gaia

Gaia permet de rechercher et d’afficher des archives numérisées et assure lui même l’hébergement des données. Il répond en outre à la norme internationale de description archivistique ISAD(G) et est compatible avec le format d’échange XML, en particulier à la DTD EAD. Les Archives départementales d’Indre-et-Loire ont décidé de disposer d’outils informatiques différents, contrairement aux Archives de l’Orne qui par exemple disposent d’une seule base Gaia pour toutes leurs données:
Picasa en salle de lecture pour le fonds Camille Dargouge et e-Dip pour la base iconographique « Images deTouraine ».

Critères obligatoires

Lors de la réflexion autour de numérisation de la base « Images de Touraine » de 2006 à 2009, Gaia a été envisagé pour l’accueillir. A cette époque, le module iconographique de Gaia n’était pas suffisamment développé pour permettre une indexation exhaustive des images.et choisir Gaia impliquait alors de réduire le nombre de champs descriptifs de l’image, ce qui diminuait de façon significative la fonctionnalité de l’outil d’un point de vue scientifique.

Limites

Dans Gaia, il est possible soit de créer une entrée pour le fichier numérique dans une base, soit de créer un lien depuis le document original vers un visuel du document numérique que l’on peut également télécharger. Le problème de Gaia provient surtout de sa fonction de logiciel de gestion d’archives et dans lequel, par conséquent, les images de documentation numérisées depuis d’autres fonds (bibliothèques etc.) où certains supports d’exposition n’ont pas leur place.

e-Dip

E-Dip a été choisi pour héberger la série Fi (fonds figurés) et accueille actuellement le fonds d’architecte, la photothèque du centre de documentation du Conseil Général qui possède sa propre base de données et son propre thésaurus et qui est composé de documentalistes qui n’effectuent pas eux-mêmes la numérisation mais qui utilisent des fichiers numérisés auprès de différents photographes du Conseil Général, exception faite du service audiovisuel du CACIL, le fonds Arsicaud et le fonds « Images de Touraine ».

Recherche de solutions durables

Il est important de mettre en place des procédures qui tiennent compte des pratiques actuelles des photographes et de leur relation avec les autres membres du service mais aussi des problèmes posés lors de l’analyse des expériences d’autres centres d’Archives départementales.

Gestion de la série Num

Note de méthode

La mise en place et souvent la mise en pratique de la cotation en NUM implique un travail d’équipe entre l’atelier photographique, d’une part, et les agents responsables des fonds numérisés, d’autre part. En aucun cas l’atelier photographique n’est tenu de faire les choix archivistiques liés à la numérisation, au classement et à la description archivistique des fonds.
La cotation de l’arriéré se fera dans l’ordre de traitement. Par exemple, si le fonds Dargouge est le premier à être traité en iNUM, il portera la cote 1NUM1.

 

 

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Table des matières

Résumé indicatif 
Mots clés 
Remerciements 
Table des matières 
Introduction 
I.Définition du document 
Document comme forme
1.1 Support 
1.2 Inscription 
Document comme signe
Document comme médium
II.Du document patrimonial traditionnel aux archives numérisées 
(I)Archives départementales d’Indre-et-Loire
i)État des lieux
î.iOrganisation des Archives départementales d’Indre-et-Loire
a) Hervé Lamy
b) Isabelle Chamblet
c) Nadine Norguet
d) Anne Debal-Morche
e) Isabelle Girard
f) Catherine Leclercq
g) Isabelle Renault
1.2L’atelier photographique 
a) Organisation
b) Supports de stockage et matériel de numérisation
c) Procédures
d) Gestion des documents numérisés par l’atelier photographique
2)Dysfonctionnements observés
2.i Matériel de numérisation 
ii.Conservation des données numériques
2.2 organisation des données numériques sur les espaces de stockage 
2.3 Diffusion des documents numériques 
2.4 Volatilité des données numériques
(Il)Pratiques d’autres centres d’Archives départementales 
1)Support de stockage
2)Unité numérique
3)Que classer en série Num?
4)Histoire patrimoniale du document d’archives
5)Diffusion des archives numérisées
III. Gestion des archives numérisées 
i)Analyse des besoins
3.1 Gestion interne des reproductions d’archives sur support informatique (série Num)
Relevé des besoins
Développement du plan de classement
3.2 Gestion interne du fonds photographique 
Relevé des besoins
Présentation des outils disponibles
Gaia
e-Dip
Fonction Ctrl+F
2)Recherche de solutions durables 
2.1 Gestion de la série Num 
(a) Plan de classement
i.Notice explicative
ii.Cadre de classement de la série (reproductions d’archives sur support informatique)
(b) Plan de nommage de la série Num
i.Notice explicative
ii.Plan de nommage
(c)Sauvegarde sur des supports informatiques
i.Note méthodologique
ii.Choix des supports de sauvegarde
2.2 Gestion du fonds photographique 
(a) Choix d’un outil pertinent
Métadonées
ii.Choix d’un outil pertinent
(b) Plan de nommage
i.Mémento
ii.Déroulement de l’arborescence
(c)Sauvegarde sur des supports informatiques
(d) Délimitation de la fonction du photographe
Conclusion 
Bibliographie thématique 
Ouvrage général sur l’organisation des collectivités territoriales
Ouvrages généraux en archivistique
Ouvrages sur la relation entre les archives et le numérique
Documentation scientifique
Ressources en ligne
Annexes
Annexe 1 : Tableau de concordance
Annexe 2 : tableaux des caractéristiques techniques de numérisation
Annexe 3 : tableaux de relève des pannes ou dysfonctionnements techniques
Annexe 4 : tableau de nommage
Annexe 5 : extrait du guide d’utilisation de Pixvue
Décrire l’image
Annexe 6 : procédures de numérisation interne
Procédure de numérisation interne/Scanner
(1) Nommage 
(2) Numérisation 
(3) Ouverture dans Adobe Photoshop CS3 
(4) Indexation et affectation des métadonnées 
(5) Conservation 
Procédure de numérisation interne/Prise de vue 
(1) Prise de vue 
(2) Ouverture dans Adobe Photoshop CS3 /Nommage 
(3) Indexation et affectation des métadonnées 
(4) Conservation

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