Evaluation des procédures de contrôle interne du cycle achat / fournisseur

Mémoire de maitrise en gestion, option : audit et contrôle

LES TECHNIQUES

Les techniques sont des outils utilisés aux cours des investigations. Nous citerons entre autres :
– le diagramme de circulation des documents,
– le questionnaire du contrôle interne,
– la revue analytique,
– le contrôle par sondage,
– et l’examen physique.

Diagramme de circulation de document, appelé aussi ordinogramme ou flow chart, représente graphiquement une suite d’opérations, dans lesquelles figurent les différents documents, postes de travail, de décisions, de responsabilités, présentées par des symboles  reliés les uns aux autres en fonction de l’organisation administrative de l’entreprise.
Ce diagramme de circulation des documents permet de visualiser rapidement le circuit des  documents et de localiser les points de contrôle.

Le questionnaire du contrôle interne est un outil complémentaire au diagramme pour évaluer le contrôle interne.
Ensuite, l’examen physique consiste à vérifier l’existence matérielle des articles. Il s’agit du moyen le plus direct de s’assurer de l’existence d’un élément. En outre la revue analytique se caractérise par des comparaisons entre les données résultant des comptes annuels et des données antérieures, ultérieures et prévisionnelles de l’entreprise, et consiste à analyser les fluctuations et les tendances à l’aide de ratios, à étudier et à analyser les éléments inhabituels résultant de cette comparaison. A cet effet, l’utilisation du sondage est nécessaire compte tenu de ce qu’il est impossible matériellement d’exécuter un contrôle exhaustif de l’ensemble des opérations de l’entreprise. Le sondage consiste à prélever dans une population d’individus un échantillon, à l’examiner minutieusement, et à tirer de ce contrôle une conclusion portant sur l’ensemble de cette population.

La technique de sondage est largement employée, en particulier pour contrôler des articles inventoriés physiquement. Il s’agit, sans que la liste soit exhaustive, des factures, des bons de commande, des bons de livraison, en d’autres termes tous les documents se rapportant aux achats.

METHODES

Pour mettre en œuvre les matériels utilisés, une méthode sera adoptée afin de vérifier la véracité des hypothèses fixées préalablement dans l’introduction. Nous tenons à dire qu’il est vraiment crucial d’avoir une méthode de travail efficace et appropriée pour bien cerner la zone d’étude et surtout pour bien assurer l’atteinte de l’objectif principal.
Ainsi, pour mieux comprendre le thème, en particulier le cycle achat, il est nécessaire de rappeler l’application du SCI sur le cycle achat.

Les services intervenants

Dans le cadre d’un bon CI, on rencontre généralement les services suivants :
– Services initiateurs de la commande qui émettent des demandes d’achat dans les limites strictement défini mais ils ne peuvent les envoyés directement aux fournisseurs.
– Service achat qui établie les bons de commande sur la base soit des demandes d’achats soit des besoins spécifiques.
– Service réception qui assure la conformité de la livraison avec la commande.
– Service stock qui reçoit les marchandises du service réception et fait les enregistrements correspondant.
– Service comptable qui enregistre les factures lorsque celle-ci ont été approuvé.
– Service trésorerie qui règle les factures en s’assurant de leur approbation par les personnes compétant.

Le déclanchement de la commande

Les éléments suivants constituent en général d’une base d’une organisation satisfaisante :
– Une demande d’achat est établie par les services utilisateurs et transmise aux services achats ;
– Un bon de commande est systématiquement établi sur des exemplaires standards et prénuméroté, à partir des demandes d’achats.
– Les fonctions ayant traits au commande doivent être distinct de celle de réception de stockage, expédition, de tenu d’inventaire permanant de l’enregistrement comptable et du règlement des factures.
– Les quantités à commander sont déterminés en fonction des besoins de l’entreprise.

Acceptation des livraisons ou des services reçus

Les éléments suivants constituent les bases d’une organisation satisfaisante:
– Un bon de réception est établi pour chaque réception. Il est particulièrement utile que ces bons pré-numérotés ;
– Un contrôle de réception est prévu.
– L’acceptation de la livraison doit être signifiée par l’envoi des double du bons de réception aux services achats, à la comptabilité et au magasin.

Constatation des dettes :
La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçue pour lesquelles aucune facture n’est encore parvenue.
Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée. A cet égard on peut mentionner les procédures suivantes : dès leur réception les factures sont numérotées, les doubles doivent être oblitérés d’un tampon duplicata. Avant d’être vérifié les factures doivent être classées en attente.

Paiement des factures :
Les services suivantes sont généralement considérés comme satisfaisante au regard du CI :
– Le service comptable compare les éléments figurant sur le facture avec une copie des bons de réceptions et des bons de commandes.
– La mention « bon à payé » n’est porté sur la facture qu’après comparaison de celle-ci avec les bons de réceptions et de commande correspondante.

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Table des matières

LISTE DES FIGURES
LISTE DES TABLEAUX
LISTE DES ABREVIATIONS ET SIGLES
INTRODUCTION
PARTIE I : MATERIELS ET METHODES
CHAPITRE I : MATERIELS
Section 1: Présentation sommaire de l’entreprise
Section 2: Justification du choix de la zone d’étude
Section 3: Les techniques
CHAPITRE II : METHODES
Section 1: Revue de la littérature
Section 2: Les méthodes utilisées
Section 3: Démarche de vérification des hypothèses
Section 4: Limite et chronogramme des activité
PARTIE II. RESULTATS
CHAPITRE I : Une importance particulière est portée à l’endroit du contrôle interne au niveau du cycle achat
Section 1: Le test d’acheminement
Section 2: Evaluation préliminaire
Section 3: Le test de permanence
CHAPITRE II : Les charges au niveau du cycle achat diminuent
Section 1: Suivi de la commande jusqu’au paiement
Section 2: Analyse des achats consommés des années 2008 et 2009
PARTIE III : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE I : Discussions
Section 1: Discussions du résultat 1
Section 2: Discussion du résultat 2
CHAPITRE II : Recommandations
Section 1: Système de conception
Section 2: Système d’application
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
WEBOGRAPHIE
ANNEXES
TABLE DES MATIERES

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