ÉLABORATION D’UN MODÈLE GÉNÉRIQUE D’ÉVALUATION CORRESPONDANT AUX MEILLEURES PRA TIQUES DE LA DISCIPLINE ET ADAPTÉ À LA RÉALITÉ ORGANISATIONNELLE D’INFRASTRUCTURE CANADA 

ÉLABORATION D’UN MODÈLE GÉNÉRIQUE D’ÉVALUATION CORRESPONDANT AUX MEILLEURES PRA TIQUES DE LA DISCIPLINE ET ADAPTÉ À LA RÉALITÉ ORGANISATIONNELLE D’INFRASTRUCTURE CANADA 

Démarche

La section qui suit présente la démarche empruntée en vue de la réalisation du mandat de stage dont il est question dans ce rapport. La démarche, ne s’étant pas déroulée comme planifiée pour certaines phases du travail, cette section est subdivisée en trois parties soit, la démarche planifiée, la démarche réelle et l’influence du changement de démarche sur la réalisation du mandat.

Démarche planifiée

Lors de la planification effectuée en début de stage, il avait été prévu que la démarche de celui-ci s’effectuerait essentiellement en trois phases principales. La première phase était de faire les recherches théoriques nécessaires à la conception du Modèle générique d’évaluation. Il s’agissait donc ici de déte1miner, au moyen d’une revue de la littérature, l’ensemble des étapes d’un processus d’évaluation de programme et de créer un premier modèle d’évaluation basé sur les meilleures pratiques reconnues au sein de la discipline. La seconde phase était de réaliser une série d’entrevues avec les membres de l’Unité d’évaluation d’Infrastructure Canada et de repérer les particularités de l’organisation qui ont une incidence sur la réalisation des travaux d’évaluation. Par la suite, une fois les deux phases prospectives effectuées, venait la phase de l’élaboration d’un Modèle générique d’évaluation adapté à la réalité organisationnelle d’Infrastructure Canada.

Démarche réelle

La première phase de la démarche, qui correspondait aux recherches théoriques au moyen d’une revue de la littérature, a été effectuée tel que planifiée en début de stage. Cela n’a cependant pas été le cas pour la seconde phase de la réalisation du mandat, les entrevues avec les membres de l’Unité d’évaluation. En effet, étant donné la charge de travail très importante que doit exécuter chacun des évaluateurs de l’Unité, il était, la plupart du temps, impossible d’organiser desentrevues formelles de longue durée avec ces derniers. Une approche différente a donc été utilisée pour la cueillette d’information sur les réalités organisationnelles ayant une influence sur la réalisation des travaux d’évaluations. Cette cueillette d’information a dû être davantage effectuée sur une base informelle auprès des membres de l’Unité. En effet, lorsque le stagiaire faisait face à des dilemmes ou des interrogations, il lui était possible d’interroger les évaluateurs de façon ponctuelle et ceux-ci lui répondaient au meilleur de leurs connaissances. Ces derniers ont, tout au long du stage, fait de leur mieux pour communiquer leurs connaissances et ce, tant sur le plan des rouages de l’organisation, des caractéristiques des programmes que de la discipline de l’évaluation en tant que tel. La façon dont les espaces de travail étaient organisés faisait en sorte qu’il était très facile d’échanger entre collègues et cela favorisait grandement le transfert des connaissances et de l’expertise d’une personne à l’autre. En effet, au lieu de travailler chacun dans des bureaux fermés ou des cloisons individuelles (cubicules), l’équipe était dispersée dans un grand espace à aire ouverte, séparé seulement par quelques cloisons mi-hauteur. Bien que cela pmsse paraître banal, c’était très commode pour consulter ponctuellement les membres de 1′ équipe d’évaluation et ainsi
tirer profit de leur savoir.La troisième et dernière phase de la réalisation du mandat de stage, 1′ élaboration d’un Modèle générique d’évaluation adapté à la réalité organisationnelle d’Infrastructure Canada a, quant a elle, nécessitée la participation de détenteurs d’enjeux non prévus initialement. En effet, il avait été tenu pour acquis par le stagiaire que les informations transmises par les membres de l’Unité d’évaluation seraient suffisantes pour passer d’un regard théorique à une approche pratique tenant compte de la réalité de 1′ environnement, ce qui n’a pas été le cas. C’est lors de la planification des étapes correspondantes à la phase d’approbation et de post-approbation des rapports d’évaluation qu’il a été nécessaire de rencontrer des employés d’Infrastructure Canada autres que les évaluateurs.En effet, cette phase, qui se trouve à être l’avant dernière du processus d’évaluation tel que présenté dans le Modèle, était la moins bien maîtrisée par les membres de l’Unité. Cela est dû au fait qu’elle implique une multitude d’acteurs et qu’elle avait été initiée peu fréquemment par 1′ équipe en place. Le stagiaire a donc procédé à des rencontres avec certains membres des deux groupes fortement impliqués dans les phases d’approbation et de post-approbation des rapports d’évaluation, soit le Département des Communications ainsi que le Département de Gestion de l’Information et Technologies de l’Information.
Ces entretiens ont permis d’identifier le processus qui devait être suivi pour que l’Unité d’évaluation collabore efficacement avec ces deux acteurs pour préparer la sortie publique des rapports d’évaluation et ainsi les rendre accessibles à la population canadienne, aux médias et aux élus.

Impacts du changement de démarche sur la réalisation du mandat

Le fait que la démarche de réalisation du mandat du stage ait été modifiée en cours de route a finalement eu davantage de répercussions positives que négatives. En effet, les seules répercussions négatives ont été certains retards dans la réalisation du mandat dû au fait que l’adaptation du Modèle générique d’évaluation à la réalité organisationnelle d’Infrastructure Canada a été effectuée dans un mode plus collaboratif qu’escompté. Cependant, cette consultation d’une plus grande variété de détenteurs d’enjeux a permis de pousser beaucoup plus en profondeur la description de chacune des phases et d’inclure de nouvelles dimensions au Modèle générique d’évaluation.
De plus, à la suite des entretiens avec les détenteurs d’enjeux du processus d’approbation et de post-approbation, le stagiaire a conçu un graphiquereprésentant le processus qui est suivi lors de cette phase. Ce graphique est subdivisé horizontalement en quatre sections qui correspondent chacune à un des acteurs participant au processus d’approbation et de post-approbation à Infrastructure Canada, soit le Département de la Gestion de l’Information et des Technologies de l’Information, l’Unité d’évaluation, le client de l’évaluation (l’équipe qui gère le programme évalué) et le Département des Communications. La logique du graphique est celui d’un processus linéaire temporelle où l’abscisse (l’axe des X) représente l’évolution temporelle et l’ordonnée (l’axe des Y)
représente les acteurs concernés. En allant de la gauche vers la droite, on peut suivre la progression du processus en suivant les flèches qui vont d’une boîte à une autre. La position des boîtes par rapport à l’ordonnée indique quel acteur est responsable de cette tâche. Les boîtes, dépendamment de leur forme, représentent une activité, une étape d’approbation ou un livrable. Ce graphique s’est révélé très utile car il a été communiqué à tous les acteurs participants au processus d’approbation et de post-approbation et a permis d’établir clairement le partage des responsabilités et l’ordre chronologique des tâches à accomplir. Cela a rendu la coordination beaucoup plus fluide et limité au minimum les pertes de temps.

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Table des matières

1. Introduction
2. Historique et description de l’organisation
3. Contexte organisationnel du client
4. Évolution de l’organisation du travail de l’Unité d’évaluation
5. Mandat
6. Recension des écrits
6.1 Publications gouvernementales
6.2 Ouvrages théoriques sur l’évaluation de programmes
7. Méthodologie
8. Démarche
8.1 Démarche planifiée
8.2 Démarche réelle
8.3 Incidences du changement de démarche sur la réalisation du mandat
9. Résultats
10. Modèle générique d’ évaluation
11. Recommandations
12. Conclusion
Bibliographie
Annexe 1
Annexe II

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