Soutenance mémoire
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La structure organisationnelle de l’entreprise
La structure organisationnelle prend une grande place dans la vie d’une entreprise. Elle permet d’une part de connaître l’organe décideur ainsi que la répartition des missions par rapport aux différentes fonctions et facilite la synergie entre elles ; et de gérer les ressources de façon claire et efficace en fonction des objecti fs et vision de l’entreprise d’autre part. Les directions et services adhérents à cet organigramme sont tous interdépendants entre eux afin d’assurer l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Des exemples plus concrets et plus particuliers : en ce qui concerne le service Achats, sa raison d’être est en fonction des besoins de tout autre service présent dans l’entreprise. Et inversement, les différents départements de l’entreprise ne puissent accomplir leurs activités sans la présence de la fonction Achats assurant ainsi la satisfaction de leurs besoins respectifs.
Concept du Système d’Information
Pour bien cerner notre étude sur l’efficacité de l’utilisation d’un système comptable informatisée, nous jugeons utile de savoir davantage sur le système d’information qui est essentiellement la base du système.
J.O’ BRIEN 1995 : « Ensemble des personnes, des procédures et des ressources qui recueillent les informations, la transforment et la distribuent au sein d’une organisation. »
C. LARGUIER 2002 : « Ensemble de différents éléments concourant à la création et à la manipulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise. »
Un système d’information est un ensemble structuré des ressources humaines, matériels et logiciels, de données et de réseau de communicationqui recueilli, transforme et diffuse l’information dans l’entreprise 10.
De ces trois définitions, il ressort que tout système d’information est un ensemble de composantes destinés à remplir des fonctions bien précises permettant d’acquérir, de structurer, de stocker, de traiter et de communiquer l’information.
Fonction du système d’information:
Le système d’information assure le rôle de collecte , de traitement et de diffusion de l’information sur l’environnement (constituer notam ment par les actionnaires, les clients, les fournisseurs, l’Etat) ou sur son organisation. Ceci se traduit par trois activités.
– l’entrée : il s’agit de regroupement et de la saisie des données brutes provenant soit de l’organisation, soit de l’environnement ext erne .
– le traitement : c’est la transformation des données brutes en synthèse utiles pour les décisions .
– la sortie : c’est la procédure de diffusion de l’information obtenue à la suite du traitement.
Les caractéristiques qualitatives de l’information financière
Les états financiers doivent assurer la transparence sur la réalité de l’entité en présentant uneinformation complète et utile, pour esl besoins de décision. Cette information doit contenteraux caractéristiques qualitatives suivantes 12 :
-Pertinence : c’est à dire ayant une qualité réelle et fondée,cette qualité esténoncée par l’International Accounting Standard (IAS) dans son cadre conceptuel n°26 : les informations comptables doivent donner à leurs util isateurs une description adéquate des opérations, évènements et situations.
-Intelligibilité: une qualité essentielle de l’information fournie dans les états financiers est d’être compréhensible immédiatementpar les utilisateurs.
-Comparabilité :les données doivent être comparables d’un mois à unautre ou d’une année à une autre. Ceci nécessite la permanence desméthodes.
-Fiabilité :c’est à dire exempte d’erreur, d’omission et de pré jugé significatif. La fiabilité traduit aussi l’application stricte des règles et principe comptable.
Notion sur les indicateurs de performance
Qu’est-ce que la performance de l’entreprise
La performance est un terme utilisé pour mesurer des résultats obtenus par un groupe ou un individu, pour qualifier la qualité du résultat obtenu par suite d’un investissement. La mesure de la performance est un des éléments d’analyse retenue en vu d’apprécier une entreprise.
La performance de l’entreprise est fondée sur le couple valeur-coût. Les deux termes sont indissociables car il ne s’agit, ni de minimiser les coûts, ni de maximiser la valeur produite (réponse aux besoins d’un client ou d’un groupe social), mais d’optimiser le rapport entre les deux. On peut définir la performance dansl’entreprise comme étant tout ce qui, et seulement ce qui, contribue à améliorer le couple valeur-coût, c’est-à-dire à améliorer la création nette de valeur. Par contre, l’action qui contribue à diminuer le coût ou à augmenter la valeur, isolement, n’est pas forcément une performance sauf si cela améliore le ratio valeur/coût ou le solde valeur -coût.
Les éléments déterminants de la performance
Les objectifs doivent êtreSMART, c’est-à-dire Simple, Mesurable, Acceptable, Réalisable, défini dans leTemps. En général, la performance est tout ce qui contribue à l’amélioration du couple valeur-coût. C’est en fonction de l’évolution et la variation des indicateurs que nous déterminons si une entreprise est performante ou non. Selon PARETO, la performance peut être mesurée par le ratio20/80. On dit qu’une firme est performante, si elle allie à la fois efficacité et efficience, produit le maximum d’extrants avec un minimum d’intrants. D’après PARETO, une entreprise est performante si les ressources utilisées sont minimes alors que, les résultats obtenus sont maximum. C’est-à-dire 20% d’intrants (les ressources humaines, matérielles, informationnelles, financières, temporelles) produit 80% d’extrants (services, produits, qualité, prix, satisfaction). Dans le cas contraire, l’entreprise n’est plus performante car le but dans la recherche de performance est d’accroître constamment la proportion d’extrant.
Au niveau d’une entreprise, la performance exprime le degré d’accomplissement des objectifs poursuivis. Une entreprise performante doit être à la foisefficace et efficiente : Efficacité et efficience.
L’analyse de la performance va se décliner en deux grandes notions : l’efficacité et l’efficience. L’efficacitéest le degré de réalisation des objectifs. On considère qu’une activité est efficace lorsqu’elle atteint les objectifs qu’elle s’est fixés.
L’efficience est le rapport entre les ressources employées et les résultats atteints. L’efficience se mesure avec un ratio : résultats obtenus / fraisengagés. Ce calcul permet de s’assurer que l’entreprise utilise de manière optimale ses ressources. Une entreprise est alors efficiente lorsqu’elle minimise les moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs qu’elle s’est fixés.
Les moyens de collecte de données
Les techniques de collecte de données utilisées dans la rédaction de cet ouvrage sont diverses. Cette section nous permet de voir comment sont recueillies les informations indispensables dans la réalisation de ce mémoire.
Recherches documentaires et analyses théoriques
Afin de réaliser notre mémoire, nous avons effectuédes études documentaires.Il s’agit ici, des recherches bibliographiques et des recherches sur Internet. Pour la bibliographie, nous avons effectué des documentations auprès du : Centr d’Etude et de Recherche en Gestion (CERG), certaines bibliothèques comme la Bibliothèque Universitaire (BU), la bibliothèque nationale, et aussi auprès du Cite Ambatonakanga. Parmi les ouvrages consultés nous avons répertoriée : les ouvrages pédagogiques, les ouvrages spécifiques, ainsi que des ouvrages généraux. Cette recherche bibliographique nous a donnée l’occasion de mieux cerner la rédaction et de plus d’améliorer dans notre guide d’entretien. Cette technique de recherche nous a également permis d’exploiter des différentessortes de documents en vue de faciliter l’exécution de la recherche. Sur la recherche d’informations, l’Internet accorde une place importante et parallèlement à la recherche documentaire, qui facilite la collecte des données et l’observation des articles et des cas relatifs à no tre thème de mémoire. La webographie nous a permis, à la consultation des ouvrages, et des mémoires en relation avec notre sujet. Dans la recherche sur l’Internet, les sites les plus visités sont ceux qui concernent le système d’information, la performance d’entreprise ainsi qu e le site de mémoire on ligne et la thèse malagasy.
Stage effectué auprès de l’entreprise à étudier
Comme nous sommes restés un mois dans la société ASSIST DEVELOPPEMENT, nous avons eu assez de temps pour faire des observations directes, des entretiens et des analyses sur ce qui concerne dans le service comptable ainsi que les procédures de traitements. Ce stage est un complément nécessaireet indispensable pour le renforcement de notre formation théorique, il nous àpermis d’appliquer en milieu réel les connaissances acquises lors de nos études.
Les méthodes de traitements et d’analyses des données
Les données recueillis, lors de la collecte des informations seront traitées par des différentes méthodes avec l’analyse SWOT.
L’analyse SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
L’analyse SWOT, appelée aussi analyse FFOM (Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces) consiste à analyser, diagnostiquer, décrire l’interne de l’entreprise etexterne de la société c’est-à-dire son macro et micro environnement.
L’analyse SWOT est un avantage en ce sens qu’elle f orme un outil simple à comprendre et à utiliser, elle peut dresser rapidement un portrait tant interne qu’externe d’une organisation, elle s’adapte facilement à tout genre de domaines s tratégiques relatives à la gestion, mais elle permet d’identifier aussi les forces et faiblesses afin de planifier une stratégie et prendre des bonnes décisions.
D’ailleurs, un système comptable informatisé suscite d’innombrables avantages tant tangibles qu’intangibles. Une analyse SWOT du ce système a permis de dégager les opportunités et forces correspondantes.
Démarche d’élaboration et de vérification des hypothèses
Pour tout travail de recherche, l’élaboration de l’hypothèse a été conçue à partir de la méthode hypothético-déductive, et pour la vérification des deux hypothèses quelques démarches ont été réalisées.
La méthode hypothético-déductive:
La méthode hypothético-déductive a été utilisée sdance sens que cette méthode consiste à élaborer des hypothèses en fonction d’une théorie et à examiner si les faits veulent bien se conformer à ces hypothèses. Ainsi, l’analys e théorique est en quelque sorte la période à laquelle on prend contact avec le problème afin, non seulement, de mieux le cerner, mais aussi d’avoir une vision globale sur le thème et d’en dégager des hypothèses.
Pour l’élaboration des hypothèses, la méthode hypothético-déductive a été utilisée. Il s’agit de définir les hypothèses de la recherche enpartant des cadres théoriques que nous avons présentées aux préalables, lors de la recherc théoriques. Par la suite, les résultats obtenus auprès de l’entreprise ASSIST DEVELOPPEMENT, seront donc confrontées avec les théories afin de vérifier leurs conformités.
Vérification de la première hypothèse.
Vérification de la deuxième hypothèse.
Validation des hypothèses.
Après avoir vues les diverses méthodes d’analyses et les outils utilisés, passons dans les limites de l’étude et du chronogramme des activités.
Limite de l’étude et chronogramme des activités
Limite de l’étude
La collecte des informations sur les états financiers de la société a créé des tas de difficultés. Notre étude aussi a été limitée dansrecherchel des entreprises car la plupart des entreprises visitées ne donne pas toutes les informations nécessaires et complètes que nous avions espéré obtenir. Des fois, les entreprises neveulent même pas nous recevoir et ne répond pas à notre demande de visite. De plus, la non-disponibilité des autres personnels représente aussi un obstacle sur la collecte des informations. Les responsables qui nous ont accueillies n’arrivent pas à fournir toutes les inf ormations nécessaires et complètes. Ceux qui ont causé un peu de retard dans la réalisation deal présente mémoire. Heureusement que nous finissons par trouver un stage au final, ce qui nous permet de d’avoir les informations nécessaires. Mais le stage que nous avons effectuélui aussi n’est pas un stage académique mais c’était un stage professionnel, il est vrai que ce dernier nous a donné une très belle opportunité et occasion d’acquérir des expériencesprofessionnelles, mais nous n’avons pas eu le temps de se concentrer sur notre mémoire durantce stage.
Chronogramme des activités
Afin de réaliser ce mémoire de fin d’étude pour l’obtention du diplôme de Maitrise en Gestion, un chronogramme des activités ont été établis pour suivre de près notre chemin au terme d’accomplissement de ce mémoire. Il commence par l’élaboration du protocole de recherche, la validation des hypothèses de recherche, suivis de la collecte des données qui nous a pris beaucoup de temps pour l’achèvement du présent ouvrage ensuite la visite des entreprise, et le Stage, le traitement des données, la correction de l’ouvrage et pour terminer la rédaction finale qui ont pris une grande partiede notre temps.
Le Directeur Administratif et Financier (DAF)
Le DAF assure l’exécution des tâches administratives et la gestion du patrimoine financier de l’entreprise. Ces principaux rôles con sistent à gérer les personnels tant sur les sanctions, les départs à la retraite, les congés, etc., que sur les promotions des personnels. Aussi, le DAF a pour tâche de chercher des capitaux pour financer les investissements et les programmes de la société. Il est en relation direct avec le gestionnaire en banque.
Processus de comptabilisation des factures de vente
Le système de traitement utilisé par la société ASSI T DEVELOPPEMENT est informatisé, mais les imputations des factures se font manuellement. La comptabilisation des ventes et le suivi des créances clients font appelsaux supports suivants :
· un journal de vente (VT) reprenant de manière journalière et chronologique les factures de vente de prestation de service dûment approuvées.
· des factures émises en instances de règlement ou réglées.
· un journal de banque qui sert à rapprocher le compt e de l’entreprise et celle de la banque.
Diagnostic sur la faculté de l’entreprise à tenir la comptabilité sur système informatique avec l’analyse SWOT
Entrons tout d’abord dans les Forces et Opportunités qui vont présenter les avantages de ce système.
Les avantages de l’ASSIST DEVELOPPEMENT sur l’utilisation système comptable informatisé (Forces et Opportunités / Strengths, Weaknesses)
Dans cette section, nous allons avancer les points forts recensés dans le système comptable informatisé qu’utilise l’entreprise ASSIST DEVELOPPEMENT. Ces points forts se portent sur les avantages de l’informatisation du traitement comptable.
Une facilité d’utilisation:
Parmi la plupart des programmes de comptabilité actuels, le logiciel SAGE que l’entreprise ASSIST DEVELOPPEMENT utilise offrent aux utilisateurs une interface simple et reconnaissable leur permettant d’entrer des données comptables de manière facile et rapide. Les points d’entrée des données dans les programmescorrigent et demandent confirmation de façon automatique si quelque chose leur semble êtreincohérent.
Un gain de temps notable:
Une application de comptabilité permet de réaliser beaucoup de travails aussi complexes soient-ils et ce dans une courte période. Nous pouvons gagner, par exemple, jusqu’à 5 jours d’encodage et de démarches administratives par mois (selon l’activité). Un temps précieux non négligeable pour se consacrer pleinement à l’activité de l’entreprise et à ses clients. La réalisation des devis et des factures se fera en quelques clics via le programme comptable. L’informatisation de la comptabilité est désormais devenue incontournable car grâce à elle, il est plus facile de respecter les d élais à la lettre tout en favorisant la clarté de communication avec les clients.
Des données plus exactes, diminution du risque d’erreurs:
Avec l’utilisation de l’informatique, non seulement l’accès aux données sera plus aisé mais, l’information sera aussi plus exacte. Contrairement à un système comptable manuel qui exige beaucoup de temps pour contre vérifier les chiffres inscrits dans divers livres (ce qui augmente considérablement le risque d’erreurs) ; un bon système comptable informatisé ne requiert qu’une seule saisie des données qui seront ensuite utilisées dans tout le système.
Des rapports automatisés:
Tous les programmes de logiciels comptables sont munis d’une fonctionnalité rapports. Cela permet au propriétaire de l’entreprise d’examiner à tout moment sa situation. Le logiciel de comptabilité, utilisant une base dedonnées, a donc la possibilité de produire de façon automatique des rapports financiers, des rapp orts fiscaux, des rapports et des déclarations des débiteurs et des créanciers, desapports et des déclarations, les états de flux de la trésorerie, des états mensuels et une comptabilisation finale des rapports tels que les comptes concernant les profits, les pertes et le bilan :
– Du moment que des données exactes sont saisies dans le système, la plupart des rapports peuvent être imprimés sur demande.
– En cas de besoin, le personnel peut demander les données par courrier électronique et répondre de façon prompte et facile aux demandes de compte rendu.
– Les responsables ont la possibilité de préparer aisément les rapports dont les bailleurs de fonds exigent.
– Les besoins en comptes rendus seront satisfaits rapidement, et ce au moindre effort.
– Les cabinets d’audit et/ou les commissaires aux comptes ont un accès facile aux transactions passées, et se voient ainsi diminuer le temps nécessaire à fournir ces informations et documentations lors d’un audit.
Un contrôle Accru:
Afin d’assurer une meilleure organisation et d’opti miser l’accomplissement de sa mission, la direction de la comptabilité générale est composée de trois comptable, un chef comptable et un responsable financier. En effet, la comptabilité sur outil informatique donne accès en temps réel à l’information financière essentielle concernant l’organisation. Les responsables disposent ainsi d’un meilleur contrôle qui leur per met de gérer plus efficacement les divers aspects de l’entreprise. Ils pourront donc identifier et résoudre les problèmes plus facilement et au plus vite, prenons par exemple le recouvrement lent des comptes clients, ou encore la baisse des ventes ou besoins de liquidités, etc.
Une meilleure capacité de prise de décision:
Les responsables ont besoin d’informations avérées pour pouvoir prendre des décisions. L’avantage d’avoir des données exactes et fiables permet aux utilisateurs de prendre des décisions éclairées et appropriées. Lelogiciel comptable est en mesure de leur donner un aperçu ponctuel de l’entreprise, de produ ire des rapports détaillés et enfin de leur fournir d’autres données nécessaires à la planification à long terme :
– Les longs processus de compte rendu sont informatisés.
– Divers rapports peuvent être crées rapidement sur emande.
– Des informations peuvent être tirées lorsque celles-ci sont nécessaires.
– Le traitement et l’analyse de données sont plus rapides et plus exacts.
Un meilleur flux de trésorerie:
La gestion du flux de trésorerie est essentielle pour des grandes entreprises telles que l’ASSIST DEVELOPPEMENT. Une application comptable intégrée de factures, de comptes clients et fournisseurs permet de gérer le flux de trésorerie avec une facilité et une efficacité singulière. Grâce à une meilleure gestion du flux d e trésorerie de l’organisation, davantage options s’offriront pour lancer des campagnes de financement et favoriser la croissance à long terme.
Cette première section montre les avantages et opportunités que procure l’utilisation du système comptable informatisé. Tous ces avantages contribuent tous à gérer au mieux les informations financières et du coup à améliorer lesrésultats, de donner ainsi une image fidèle à la situation financière de l’entreprise.
Le nombreux avantage aussi mirobolant soit-il de l’usage d’un système comptable informatisé, ne signifie pas pour autant qu’il ne comporte pas des inconvénients. L’analyse SWOT nous dévoile les inconvénients suivants.
Les problèmes rencontrés par l’entreprise ASSIST DEVELOPPEMENT sur l’utilisation système comptable informatisé (Faiblesse et menaces /Opportunities, Threats)
– Comporte des coûts:
Si un programme informatique comptable s’acquiert probablement à un prix abordable, son installation, sa mise en œuvre et so n paramétrage s’avèrent parfois difficile. En effet, le système informatique demande à être correctement paramétré, selon les besoins et les activités de l’entreprise. Dans la plupart des cas, et avec la multiplication des tâches effectuées par l’ordinateur, cette mission représente une dépense non négligeable pour l’organisation étant donné qu’il faut recourir au service d’un tiers, ou à un spécialiste en logiciel comptable pour l’exécuter. La comptabilisation sur système informatique est souvent si complexe surtout pour les nouveaux employés, qu’il nécessite une formation au préalable du personnel utilisateur. Ce besoin de formation et de technicien spécialiste engendrera certainement pour l’entreprise d’autres frais et de s coûts supplémentaires. Sans oublier, que l’installation régulière des mises à jour, ainsi que l’assistance téléphonique sont également payantes.
– Comporte des risques:
Nombreux sont les facteurs de risque auxquels les utilisateurs devront prendre garde et éventuellement réduire.
Par exemple le comptable doit faire tout son possible pour que ses données informatiques restent hors d’atteinte des virus. Pour ce faire, il doit veiller à sauvegarder, d’une manière systématique les informations et les saisies à leur disposition.
En outre, le caractère confidentiel des informations comptables implique une prudence particulière, quant à son accès qui sera limité à un nombre restreint d’utilisateurs.
Bien que l’ordinateur soit considéré comme étant unoutil essentiel à la simplification du travail, il n’en constitue pas moins une porte ouverte à la fraude. Le verrouillage du système de l’ordinateur au moyen des mots de passe, est dans ce cas conseillé.
Signalons que la fraude en question peut être la source d’éventuels calcul factice et par voie de conséquence d’une représentation erronée de laituations de l’organisation.
– Besoins de nouvelles compétences dans l’organisation:
En matière de logiciel comptable, le critère qui influence le choix réside simplement dans sa performance. Pourtant, l’acquisition d’un t el logiciel suppose une maitrise parfaite, non seulement de sa technologie, mais aussi de son usage. A cet effet, le besoin de former le personnel existant ou de recruter de nouveaux membres spécialistes en la matière semblent déterminant. La réticence de certains comptables à l’égard de ce changement pourrait engendrer des retards, voire des échecs au niveau de l’exécution des projets.
– Problèmes d’incompétences vis-à-vis du système comptable:
Un système informatisé n’est pas capable à lui tout seul d’améliorer la structure d’une organisation, d’accroitre son efficacité ou d’améliorer sa gestion. Il ne résoudre pas les problèmes tels qu’un personnel sous qualifié, de mauvaise compétence en gestion, des politiques inadéquates ou enfin des conditions externes défavorables. Bref, l’informatisation n’améliorera pas un système comptable à problèmes, mais elle peut faire évoluer de façon positive un système qui fonctionne bien.
– Problèmes de difficultés de suivi de mouvement des opérations comptables:
Bien que la société exerce plusieurs activités etient la comptabilité de nombreuses sociétés membres ; elle se doit de suivre une comptabilisation ferme, ceci et dans le but de facilité les diverses opérations comptables, de fournir des informations fiables à la fois pour la société ainsi qu’à ses environnements. Malgré les ffortse du personnel dans le service comptabilité de l’entreprise, il arrive quelque fois qu’ils se perdent à cause de la multiplicité des tâches à accomplir, vu qu’ils tiennent la compt abilité de plusieurs sociétés membres du groupe qui exercent des activités différentes.
– Manque de compréhension:
Il est vrai que le progiciel peut fournir et élaborer les états financiers, mais vu que les résultats sont tous automatisés, la manque de compréhension est probable pour certainsutilisateurs, par exemple, le personnel tire simplement le solde des mouvements des comptes et produit les états financiers à l’aide du tableur Excel. A cet effet, l’utilisation des outils informatiques peut aussi engendrer une monotonie de travail, provoque ainsi une absence de compréhension des travailleurs. Le besoin de formation s’avère toujours nécessaire pour éviter ce problème, ou encore un programme de recrutement de nouveaux membres spécialistes en la matière.
Cette section révèle les points faibles de l’utilisation d’un système comptable informatisé, plus précisément les problèmes rencontrés par l’entreprise ASSIST DEVELOPPEMENT de la tenue de la comptabilité sur système informatique. Passons maintenant dans les validations des hypothèses émises dans l’introduction.
Validation des hypothèses
L’élaboration de ce mémoire a pour objectif essentiel de tester les hypothèses de départ afin d’atteindre des résultats qui ont étéitésc dans l’introduction. Notons que les deux hypothèses sont :
HYP 1) «Le logiciel comptable est considéré comme une opportunité à la gestion d’une entreprise. » HYP 2)« Une bonne maîtrise de la comptabilité sur systèmeinformatisé favorise la gestion optimale des informations financière, donnant une image fidèle de la réalité d’une entreprise.»
Recommandations générales
A partir de l’analyse de l’existant, nous pouvons c onstater que l’intégration de SAGE dans le système de gestion administrative et financière constitue une grande innovation et entraîne un changement significatif. Pour faire face aux difficultés, l’établissement doit relever le défi surtout au niveau de l’organisation de la comptabilité matière. Pour ce faire, il faut mettre en œuvre des démarches pour une adaptat ion progressive et continue. La mise en place des méthodes et des processus bien définies onts aussi importantes pour assurer la cohérence entre les éléments de l’ensemble du système.
La sous section suivante informe les recommandations qui s’avèrent nécessaires.
Recommandations concernant l’organisation de la comptabilité en matière
Une bonne disposition de travail de comptabilité matière repose sur une bonne organisation. Dans ce sens, nous apportons nos suggestions sur le renforcement des matériels et sur la transmission à temps des pièces comptables.
L’ordinateur est l’un des moyens matériels que l’entreprise a besoin pour atteindre leurs objectifs généraux parce qu’il fonctionne rapidement. Il faut donc améliorer les matériels utilisés, c’est-à-dire plus performant que les anciens. Mais leur acquisition est cadrée en dépend des ressources financières et aux possibilités de développement. L’utilisation des matériels techniques plus puissants et protégés detoutes sortes de facteurs de risque auxquels les utilisateurs devront prendre garde et éventuellement réduire, permet d’avoir une telle rentabilité plus importante. Les conditions de travail doivent être optimales afin d’obtenir les résultats satisfaisants. Ceux qui amènent à la modernisation des matériels informatiques. L’utilisation optimale des machines modernes et performantes est à rechercher à travers un réglage au genre de travail à exécuter.
Transmission à temps des pièces comptables
L’enregistrement dans le fichier central doit être à temps réel mais ne devrait pas attendre une semaine afin d’obtenir une fiabilité de la situation financière. En plus, le décalage des mouvements physiques et comptables est minime lorsque le fichier central est mis à jour. Ainsi pour pouvoir sortir les prix unit aires des achats, le service Approvisionnement devrait adresser leurs rapports au service comptabilité matière le plus tôt possible puisqu’ils sont une source d’information c oncernant le flux des décaissements et des encaissements. Pour que ce soit possible, le responsable qui s’occupe de l’élaboration de ces rapports doit les effectuer au fur et à mesure de l eur réception et de les envoyer au service comptabilité dans le plus bref délai. La régularitédes pièces comptables facilite le travail, elle diminue le risque d’omission, de détournement et surtout elle permet de connaître la consommation de l’établissement. Donc, la bonne gestion de la comptabilité dépend de la qualité des informations qu’elle reçoit.
Recommandations concernant la comptabilité générale
Pour que le facteur humain ne constitue pas un obstacle de changement et au bon fonctionnement du travail, il doit être en mesure de répondre aux exigences du monde du travail. Ainsi, nous proposons comme solutions le renforcement à la formation du personnel et la recherche du dynamisme du personnel pour accélérer le travail.
Formation du personnel:
La comptabilité traite toutes les opérations comptables et qui doivent être convenablement classés et enregistrées. La qualité du personnel,asconnaissance des méthodes comptables apportées à l’exercice de ses fonctions sont très importantes, évitant des erreurs significatives. Un personnel ayant une bonne formation comptable et bien qualifié n’est pas facile à trouver.
Il doit donc comprendre l’importance de vérification et de contrôle interne. Il faut faire des organisations pour la formation du personnel. Les organisations plus importantes et plus complexes ont besoin de personnel bien qualifié en matière de gestion comptable et financière. Le personnel comptable doit être encouragé et participé à leur programme de formation surtout à l’utilisation du logiciel SAGE. Si le personnel est bien formé, le service comptabilité a de bons employés qui comprennent l’importance de l’information comptable et de produire une information exacte en temps voulu. En somme, la formation du personnel est cadrée par l’utilisation du logiciel comptable afin de réduire l’incapacité au niveau de la manipulation de ce logiciel. Pour ce faire, il faut faire une bonne prévision pour la réalisation de ce programme de formation pour que cette proposition soit fiable, rentable et efficiente et pour éviter les dépenses inutiles. La réalisation ed cette formation est strictement recommandée, en effet, elle ne doit pas attendre car c’est indispensable pour le service comptabilité et donc pour l’entreprise aussi. Il est préférable que cette formation se fasse périodiquement pendant une durée déterminée par jour jusqu’à la fin de son accomplissement afind’éviter le disfonctionnement des tâches attribuées.
Accélérer l’accomplissement du travail:
Pour exécuter le travail, l’établissement a besoinde dynamisme, d’innovation de la part de ses salariés. Cela suppose qu’elle a besoin de motivation. La recherche de motivation se fait à partir de l’analyse des besoins de chaque individu et elle doit être conforme à la condition nécessaire de développement. Le développement de établissementl’ est basé sur le plan stratégique bien déterminé comme le recrutement supplémentaire. Il est vrai que le recrutement du personnel au niveau de la comptabilité générale peut faciliter le travail. Cette personne peut aider et motiver les salariés à accélérer le travail. Alors, on fait une bonne répartition des tâches. Cela engendre un facteur clé pour accélérer le travail.
Pour permettre le traitement à temps ; il faut améliorer le suivi des opérations comptables.
Cette amélioration se fait dans la manière suivante:
– Meilleur suivi des pièces comptables .
– exploitation optimale de logiciel.
Meilleur suivi des pièces comptables:
Pour assurer la régularité des pièces comptables,l ifaudra faire la mise à jour des documents existants. Pour le paiement, il devra être effectuéavant la réception des biens ou les fournitures de service. Il est nécessaire de faire une réorganisation des classements des pièces comptables numérotés et contenant des informationsdirectement exploitables sur le logiciel. Cette réorganisation de classement des pièces permet d’apporter des efforts au cours de l’exercice en vue de trouver un système de classement adapté à la situation et aux moyens à la disponibilité du service comptable.
L’objectif est de comprendre les méthodes et lessystèmes employés au sein de l’organisation, ainsi que les contrôleseffectués, en mettant l’accent plus particulièrement sur les procédures decirculation de l’information. Cette compréhensiondes systèmes sert debase à l’évaluation des flux et contrôles internes, et doit êtreconvenablement matérialisée par des documents normalisés. Pour cela, Il est généralement considé rque leFlow-Chart (Diagramme des Flux)(cf. ANNEXE 03) est le meilleur moyen d’illustrer la compréhension des systèmesd’information. Son usage permet en outre d’améliorer l’efficacité etl’homogénéité du contrôleet de permettre une meilleure communication .
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Table des matières
PREMIER CHAPITRE : MATERIELS ET METHODES
Section 1 : Matériels
1.1. Présentation générale de l’entreprise ASSIST DEVELOPPEMENT
1.1.1. Identité et Historique
1.1.2. Activités de l’entreprise
1.1.3. Missions – Objectifs – Valeurs
1.1.4. La structure organisationnelle de l’entreprise
1.2. Approches théoriques
1.2.1. Comptabilité et système comptable
1.2.1.1. Notion de la comptabilité
1.2.1.2. Le système comptable
1.2.2. Concept du Système d’Information
1.2.3. Notion sur les indicateurs de performance
1.2.3.1. Qu’est-ce que la performance de l’entreprise
1.2.3.2. Les éléments déterminants la performance
1.2.3.3. L’évaluation de la performance
Section 2 – Méthodes
2.1. Les moyens de collecte de données
2.1.1. Recherches documentaires et analyse théorique
2.1.2. Stage effectué auprès de l’entreprise à étudier
2.2. Les méthodes de traitements et d’analyses des données
2.2.1. L’analyse SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
2.2.2. Démarche d’élaboration et de vérification des hypothèses
2.3. Limite de l’étude et chronogramme des activités
2.3.1. Limite de l’étude
2.3.2. Chronogramme des activités
DEUXIEME CHAPITRE : RESULTATS
Section 1- Description de l’existant
1.1. Présentation du service comptabilité de l’entreprise ASSIST DEVELOPPEMENT
1.1.1. Description du Service Comptabilité
1.1.2. Organigramme et description du poste
1.1.2.1. Organigramme
1.1.2.2. Description des postes
Section 2 : Fonctionnement de la tenue de la comptabilité
2.1. Procédure au sein du département comptabilité
2.1.1. Pour les ventes ou encaissements
2.1.2. Pour les achats ou décaissements
2.1.3. Traitement de l’information
TROISIEME CHAPITRE : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
Section 1 : Discussions
1.1. Diagnostic sur la faculté de l’entreprise à tenir la comptabilité sur système informatique avec l’analyse SWOT.
1.1.1. Les avantages de l’ASSIST DEVELOPPEMENT sur l’utilisation système comptable informatisé (Forces et Opportunités / Strengths, Weaknesses)
1.1.2. Les problèmes rencontrés par l’entreprise ASSIST DEVELOPPEMENT sur l’utilisation système comptable informatisé (Faiblesses et menaces / Opportunities, Threats)
1.2. Validation des hypothèses
1.2.1. Hypothèse 1
1.2.2. Hypothèse 2
Section 2 : Recommandations
2.1 Recommandations générales
2.1.1. Recommandations concernant l’organisation de la comptabilité en matière
2.1.2. Recommandations concernant la comptabilité générale
2.2 Proposition des solutions
2.2.1. Développement des potentiels de facteur humain
2.2.2. Proposition d’un modèle de suivi des opérations comptables
2.2.3. Proposition d’un modèle de tableau de bord
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE
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