Soutenance mémoire
La place des archives dans le musée
De la bibliothèque ou de la salle de documentation, aucune de ces deux salles ne peut matériellement aujourd’hui accueillir les cartons d’archives où, pourtant, la conservation de tels documents aurait été judicieuse (surtout le service de documentation.). Un manque de place manifeste est à l’origine de cet état de fait mais cette situation, aussi simple soit-elle, invite à s’interroger plus avant sur la place et le rôle à attribuer à des documents tels que des archives dans une institution comme le musée. Les archives, quelles sont-elles, comment s’est formé ce fond et de quels documents sont-elles constituées?
Présentation des archives
Les archives que le musée nous a confiées se situent sur une période s’étalant du début du 20è siècle à 1991, période assez longue bien qu’elle ne couvre pas intégralement l’histoire du musée, qui, nous l’avons signalé, trouve son véritable commencement dans le bâtiment actuel, à la fin du 19è siècle.
L’année 1885 marque en effet le début des travaux de construction du Palais des Beaux-Arts de Lille, événement dont le Centenaire fut commémoré en 1985.
Les archives conservées au musée même, constituent les documents les plus récents du fonds. Il semble que les plus anciens aient été déposés à la bibliothèque municipale de Lille, partagés entre les fonds Léon Lefebvre, Lemaire, Delphin Petit, Danchin, Quarré-Reybourdon, de collections particulières, des Archives départementales du Nord et même des Archives Nationales.12 Ces fonds ci sont constitués de nombreuses photographies du musée, d’affiches du musée, d’articles de presse, de lettres , de plans du bâtiment, de portraits de conservateurs du 19è siècle. Il est probable que ces fonds se constituent aussi de documents antérieurs à la construction du bâtiment actuel, mais nous ignorons dans quelle mesure.
Les archives dont il est question aujourd’hui trouvent leur origine dans la vie quotidienne du musée, il s’agit pour beaucoup de documents rassemblés au fil des années par les secrétariats de conservation ou par les conservateurs, rangés selon le temps que le personnel a pu leur consacrer.
Les archives proviennent également du rassemblement des papiers des conservateurs eux même qui choisissent d’en faire don au musée. Certains documents étant directement liés à la vie du musée, il semble évident dans ce cas qu’ils aient rejoint les archives de l’établissement. ( Papiers relatifs à l’organisation d’expositions, aux animations culturelles du musée, lettres et documents concernant les acquisitions d’oeuvres d’art). D’autres en revanche ne s’y attachent pas exclusivement. C’est le cas par exemple des archives de Monsieur Emile Théodore, conservateur du Palais des Beaux-Arts de 1913 à 1937. Personnelles, ces archives ont été données récemment au musée par le fils ou le petit fils du conservateur en 1992 et présentent un intérêt manifeste en tant que documentation et connaissance du conservateur comme homme passionné.
Parallèlement à ces documents qui gardent une place assez particulière dans les archives, il est encore d’autres papiers que les plus patients ont rassemblés: il s’agit entre autres pièces, des coupures de journaux relatives au Musée, des documents intéressant les institutions culturelles et le patrimoine français. Ce fonds d’archives est-il hétérogène?: Du point de vue de la diversité des supports, il semble qu’il le soit, mais lorsque l’on considère l’objet des documents conservés, il est évident que ces archives sont orientées dans le même sens: Vie du musée au sens large du thème (sous entendu au travers de l’histoire, et tout ce que le quotidien d’un musée implique: vie du bâtiment, enrichissement et conservation des collections, organisation des expositions et diverses manifestations offertes au public.)
Situation des archives
Ces documents sont aujourd’hui rassemblés dans environ 164 boîtes d’archives.
Un constat s’impose quand à la situation de ces cartons d’archives : Ils n’ont fait l’objet d’aucun classement d’envergure.
Les enjeux de l’exploitation du fond d’archives.
Une valeur inestimable
Dès l’instant où une organisation voit le jour, elle se met à produire des documents, documents internes émanant de sa structure administrative (rapports de réunions, dossiers financiers…), comme les documents issus des manifestations publiques de l’organisation (colloque, réunion, fête culturelle, exposition..), par exemple des tracts, des affiches, des dossiers, des conférence de presse, des objets symboliques…). Les archives de l’organisation sont ainsi constituées des documents qui ont permis à la structure de fonctionner.
Pourquoi les organisations conservent-elles leurs archives? Tout simplement car ce sont ces mille et un documents qui reflètent ce qui fait l’identité, l’image, le dynamisme et les finalités d’une structure.: C’est son patrimoine, son âme, ce qui l’ancre dans son passé, lui rappelle qu’elle existe depuis longtemps déjà et qu’elle a su perduré et évolué au cours de ces années passées. Eléments fondateurs de l’organisation, les archives lui donnent des repères pour aller de l’avant et s’améliorer. Connaître son passé, c’est parfois mieux appréhender l’avenir. rôle de mémoire du musée et base de recherche.Les enjeux de l’exploitation des archives sont importants pour le Palais des Beaux-Arts pour les raisons précédemment citées, et parce qu’elles peuvent intéresser un public (dont nous parlerons plus en détail ensuite), et contribuer notamment à aider le personnel dans ses recherches.
Les archives contiennent des documents divers, dont l’importance est variable de l’un à l’autre, nous l’avons vu. Si de nombreux papiers restent d’une importance secondaire pour connaître l’histoire du musée (transport, logistique lors des expositions), d’autres en revanche méritent une attention toute particulière: inventaires, lettres indiquant le don d’une œuvre, archives des deux guerres… : mesures de protection prises pour garder les œuvres: exemple pour éviter les bombardements, transfert dans des zones plus abritées; dégâts causés aux œuvres, œuvres disparues, et informations diverses sur les acquisitions du musée. Lettres d’artistes eux mêmes, archives iconographiques également (photographies du bâtiment des années 30, témoignant de l’évolution du lieu).
Ces documents ont une valeur inestimable pour s’imprégner de l’histoire du Palais des Beaux-Arts, pour comprendre la constitution de ses collections dans le temps et connaître le travail des conservateurs dans le passé. En cela , les archives sont la mémoire du musée et constituent des documents « à part » de la documentation traditionnelle, nécessitant un traitement spécial.
Rôle de témoignage et de preuve
Mais si les documents d’archives ont un rôle de mémoire, cette fonction essentielle en implique une autre: ils font office en effet de preuves pour l’institution qui les conserve. La définition d’un document d’archives intègre d’ailleurs ce sens: Il s’agit de « Documents destinés par leur nature à être conservés à titre de preuve ou d’information par l’administration ou la personne ou l’organisme qui l’a reçu ou établi »}2′)
Notre rapport s’intéresse essentiellement au second aspect du rôle des documents d’archives, celui qui consiste à informer. Mais pourtant, l’aspect témoignage du document d’archives n’est pas à négliger dans notre étude. En effet, il prend toute son importance pour prouver à une tiers personne qu’une œuvre est bien arrivée dans le passé au Palais des Beaux-Arts par les voies d’acquisitions traditionnelles, à savoir, achats, dons, legs, dépôt de l’Etat, dations.. Pour une institution telle qu’un musée, cette aspect est fondamental.
Garder des actes certifiant de son droit d’appartenance , d’exposition des œuvres et des collections est essentiel, (exemple de collections, les dessins du Chevalier Wicar, la donation Trachet…)
Un besoin d’exploitation des archives
Le constat d’une absence de mise en valeur des archives
Le constat du musée est clair: il existe des documents intéressant à la fois l’histoire de l’institution et celle de ses collections mais dont le défaut est d’être peu ou pas exploitable par le personnel scientifique du musée ou par les chercheurs et étudiants. La mission confiée consistait à mettre en adéquation les demandes des chercheurs aux informations contenues dans les documents d’archives, plus généralement faire « coller » la demande d’information à l’offre d’information.
Les difficultés des utilisateurs étaient telles que certains cherchaient des documents importants depuis quelques temps sans parvenir à les trouver, alors que le travail effectué sur les archives a montré que ces documents figuraient tout simplement au contenu de certains cartons d’archives. Mal signalés, non accessibles sans un minimum de recherche, ces cartons ne pouvaient dévoiler les informations qu’ils recelaient aux utilisateurs. Les cas ponctuels témoignent également de ce défaut de circulation de l’information: les renseignements manquent de manière flagrante sur certains objets d’art dont les utilisateurs souhaitent connaître l’origine, les conditions d’arrivée dans le musée, voire obtenir des informations sur leur auteur…Des interrogations de ce type, il en existe beaucoup: obtenir des précisions sur des fouilles archéologiques, sur un peintre… Or, face à ces questions laissées sans réponses, une masse de documents attendent, muets de ne pas être exploités.
Bien sûr, il faut nuancer les choses, et avouer que la consultation des archives n’apportera pas réponses à toutes les interrogations des utilisateurs, mais seule leur exploitation pourra le certifier.
DES PROPOSITIONS POUR LA MISE EN VALEUR DES ARCHIVES
Les propositions pour l’exploitation et la mise en valeur du fond d’archives du musée ne peuvent être réalisées sans que ne soient définies au préalable, des directions de travail. Ces tâches imposaient des choix et des réflexions.
La nécessité de faire des choix
Le choix d’un certain type de documents
Le traitement d’un tel ensemble de documents ne pouvait se faire de manière exhaustive. Des choix se sont avérés indispensables. Nous avons éliminé les cartons qui avaient trait à la gestion et la comptabilité du musée, bien qu’ensuite, il se soit avéré que les cartons d’expositions contenaient ce type de documents.
Le choix d’un local destiné à leur conservation
Une réflexion avait déjà été menée quant à leur lieu de conservation. Et il s’avère que, faute de place suffisante en documentation et en bibliothèque, la localisation des archives en salle de restauration des œuvres soit définitive, d’autant plus que des rayonnages de bois ont été installés au fond à droite de cette
salle. Le choix du local n’a pas été fait en fonction des raisons de conditions de conservation, ni selon les conditions d’accès au local mais assez arbitrairement, en fonction de l’espace dont disposait encore le musée.
Les thèmes d’étude et la localisation des documents étant désormais établie, il est important à présent de connaître les comportements des principaux utilisateurs des archives.
Réalisation d’une étude préalable
Enquête sur l’utilisation des archives du musée
Nous avons entrepris une démarche vers les futurs utilisateurs des archives; afin de connaître un peu mieux le public visé et ses attentes vis à vis de l’exploitation qui sera faite des documents. La question n’est pas de savoir à quel public se destinent les documents mais bien de comprendre les modes de consultation et les usages qui étaient fait des archives jusqu’à présent afin de les développer dans le bon sens, c’est à dire d’éviter les fouilles inutiles et la longueur des recherches.
C’est pourquoi nous avons entrepris de soumettre un questionnaire aux utilisateurs potentiels des archives du musée en interne. Les archives sont susceptibles de présenter un intérêt également pour des personnes extérieures au musée.. Mais cet intérêt n’est pas mesurable, puisque ponctuel. (Citons le cas d’une étudiante ayant mené une recherche sur l’histoire, et les mouvements des collections pendant la seconde guerre mondiale).
Le questionnaire élaboré fut soumis à 4 conservateurs: Mesdames Castier et Scottez de Wambrechies,
Messieurs Brejon et Donetskoff, sur les 7 présents aujourd’hui au musée. Ce choix ne s’est pas fait au hasard mais en fonction du temps et des disponibilités de chacun.
Mais nous considérons que l’échantillon est représentatif des attentes de l’ensemble des conservateurs, (cf. questionnaire en annexe.)
Nous avons été obligés d’adapter nos questions à chacun des conservateurs et d’en reformuler certaines, car elles se recoupaient.
Résultats globaux des questionnaires
Une certaine similitude dans les réponses
Une première lecture des réponses apportées permet d’avoir une vue d’ensemble des attentes et propositions de chacune des personnes interrogées. On constate tout d’abord une relative homogénéité des réponses. Tous sont effectivement des utilisateurs d’archives, avec plus ou moins de fréquence toutefois suivant les départements du musée dont ils s’occupent. Tous espèrent également une meilleure exploitation et gestion des archives voire la jugent inexistante.
L’ensemble des réponses données vient donc conforter ce que nous soupçonnions déjà à propos des attentes de chacun des utilisateurs.
Une connaissance du public et des modes d’utilisation des archives
Fréquence d’utilisation des archives
Les quatres personnes interrogées auront toutes besoin des archives dans le cadre de leurs recherches sur les collections du musée, mais de manière plus ou moins continue. Madame Castier n’en sera pas par exemple une utilisatrice assidue étant donné qu’elle s’occupe à la fois du département de céramique et du service culturel du musée, et que la consultation des archives ne lui est pas nécessaire pour ce service. Elle consulte les archives ou a besoin d’y effectuer des recherches deux fois par an , comme Monsieur Donetskoff. Les autres conservateurs semblent avoir une utilisation plus régulière des archives dans leur travail (Tous les 3 mois pour Madame de Wambrechies et une fois par mois minimum pour Monsieur Brejon.)
Type d’information recherché
Les conservateurs effectuent dans les archives des recherches extrêmement précises. En général, il s’agit d’informations relatives aux liens entre les donateurs et les collections dans le domaine qui les concerne, (origine d’une œuvre, textes sur l’historique de cette œuvre). La recherche peut concerner également des inventaires ou des documents relatifs à l’histoire du musée. Monsieur Brejon tient, quant à lui à trouver en plus de ces informations, des renseignements sur les projets d’acquisitions depuis 30-40 ans, ainsi que de articles de presse (termes dans lesquels les journalistes évoquent le musée, il insiste d’ailleurs sur la notion de témoignage).
Causes de la faible fréquence de consultation
Sur les quatre propositions avancées dans le questionnaire, tous invoquent en premier lieu le manque de temps pour se consacrer à des recherches dans les archives et dénoncent surtout l’utilisation peu commode des archives. Le manque d’ordre rend en effet les recherches fastidieuses et il apparaît évident que cette absence de rangement et de classement ne favorise guère la consultation des archives. Seul un conservateur parmi les quatre considère que les recherches sont relativement simples, tant que les cartons sont disposés sur les étagères et comportent un titre.
Un conservateur évoque également le manque d’informations au sujet des archives. (Ne connaissant pas leur contenu, il ne les consulte que très rarement, d’autant qu’il faut du temps).
La nécessité d’avoir des archives triées
Le conservateur en chef du musée considère les archives du musée comme primordiales. Il est fondamental à ses yeux qu’un musée ait des archives bien faites et que ses successeurs sachent notamment ce qu’ont été les six années de rénovation.
Propositions pour la mise en valeur des archives
Les tâches proposées pour améliorer la consultation des archives ont été approuvées par tous, notamment la liste présentant le contenu de chacun des cartons. Les conservateurs jugent la signalétique intéressante (boîtes et étagères) et évoquent également la question de l’accessibilité des cartons d’archives. Il est question aussi dans les propositions et commentaires qui ont été faits, de la volonté de centraliser les archives des bureaux: toutes doivent être versées au même endroit. On ne note pas de mention de l’informatisation dans les réponses. Seul un conservateur avoue ne pas la trouver nécessaire.
Une aide judicieuse pour la réalisation des futurs outils
Les réponses au questionnaire sont précieuses pour mener à bien les réalisations fixées. Elles les orientent et permettent de mettre en évidence les problèmes que connaissent les utilisateurs dans la consultation des archives. Il est évident que si la fréquence de consultation des documents est peu élevée, c’est en partie à cause des lacunes existant dans le rangement des archives. Or on sait que des archives triées, classées et rangées à l’aide du matériel adéquat tiennent moins de place que des archives stockées en vrac. Repérer un document dans un ensemble d’archives ordonné est aisé. Le gain de temps obtenu est appréciable.. L’un des conservateurs avouait d’ailleurs qu’il dégagerait volontiers du temps pour la consultation des archives si elles étaient rangées correctement.
C’est sur cet aspect de la question qu’il faudra mener une réflexion.
Les constats et propositions établis dans les réponses au questionnaire mettent en évidence les besoins des utilisateurs en matière d’archives. Or l’analyse de ces besoins était indispensable pour orienter la réalisation des futurs outils, chaque fonds d’archives étant unique. Ces éléments désormais rassemblés, il est possible désormais de répondre aux attentes des utilisateurs.
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Table des matières
INTRODUCTION
I. LES ARCHIVES ET LEUR ENVIRONNEMENT
A. Présentation du musée
1. Présentation historique
2. Présentation du lieu
3. Les différents services du musée
B. Des sources multiples d’information et de documentation
1. Les rôles respectifs de la bibliothèque et du service de documentation
2. La place des archives dans le musée
C. Un besoin d’exploitation des archives
1. Le constat d’une absence de mise en valeur des archives
2. Les objectifs de départ
II. DES PROPOSITIONS POUR LA MISE EN VALEUR DES ARCHIVES
A. La nécessité de faire des choix
1. Le choix d’un certain type de documents
2. Le choix d’un local destiné à leur conservation
B. Réalisation d’une étude préalable
1. Enquête sur l’utilisation des archives du musée
2. Résultats globaux des questionnaires
C. Pour une valorisation des archives
1. Un travail d’analyse et de repérage
2. Pour une exploitation en accord avec les règles d’archivistique
3. Des difficultés inhérentes à l’archivistique
4. Les outils de présentation et d’aide à la recherche
5. Les modalités de la consultation des archives
III. EVALUATION DE LA DÉMARCHE ET PERSPECTIVES D’AVENIR
A. L’ évaluation de la réflexion préalable
B. Des réalisations adaptées?
C. Propositions et perspectives d’avenir
1. Réalisations ayant trait à la place des archives dans la structure
2. Réalisations touchant directement le classement des archives
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
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