Définition des fonctionnalités du logiciel MOBYTEXT

Typologie des besoins

Après avoir étudié le corpus de la bibliothèque et dégager la typologie des ouvrages, il serait maintenant intéressant de se pencher sur les besoins des utilisateurs, a savoir l’équipe du musée.
Il faut, dans un premier temps distinguer plusieurs types d’utilisateurs:
-le conservateur et son épouse.
-la secrétaire et les guides animateurs la stagiaire
Cette distinction est essentielle pour définir précisément la typologie des besoins; oui servira de base a la méthodologie d’utilisation de la bibliothèque et ultérieurement à celle du logiciel documentaire.
Pour établir une typologie précisé, une grille de questions a été établie en vue de comprendre le mécanisme de recherche documentaire des types d’utilisateurs distingues précédemment.
Suite à l’élaboration de cette grille, on peut déjà constater que les utilisateurs ont des besoins communs niais que leur ,icii\ lté spécifique fait apparaître des demandes différentes.
Les constatations sont les suivantes:
-la fréquence de consultation des ou\rages est supérieur chez le conservateur et son épouse que chez les autres utilisateurs.
-certains utilisateurs sollicitent de l’aide pour leur recherche documentaire au conservateur à son épouse ou a la stagiaire.
-la nature des ouvrages consultés est différente selon les utilisateurs.
A la lumière de ces observations, on peut donc essayer d’établir une typologie des besoins des utilisateurs pour satisfaire à la demande.

Elaboration d’une côte

Il s’agissait, suite à cette étude théorique, de savoir si le fonds documentaire devait ou non être informatisé.
Au départ, je ne devais effectuer aucun travail informatique. Mais suite aux difficultés rencontrées, le conservateur décida de mettre à ma disposition un outil informatique adapte à ma tâche: son choix se porta sur le logiciel documentaire MOBYTEXT, étant donné que ce dernier travaille avec le logiciel MICROMUSEE pour la gestion de ses collections: les deux outils sont fabriqués par la même entreprise et leur méthodologie d’utilisation est la même.
Suite à l’élaboration de cette grille, on peut déjà constater que les utilisateurs ont des besoins communs niais que leur ,icii\ lté spécifique fait apparaître des demandes différentes.
Les constatations sont les suivantes:
-la fréquence de consultation des ou\rages est supérieur chez le conservateur et son épouse que chez les autres utilisateurs.
-certains utilisateurs sollicitent de l’aide pour leur recherche documentaire au conservateur à son épouse ou a la stagiaire.
-la nature des ouvrages consultés est différente selon les utilisateurs.
A la lumière de ces observations, on peut donc essayer d’établir une typologie des besoins des utilisateurs pour satisfaire à la demande.
Ces besoins sont de trois ordres:
-élaboration d’un plan de classement avec reprise des thèmes préétablis(présentés en II, partie 1.2) pour faciliter le repérage des ouvrages Ceci permettra aux utilisateurs de garder les mêmes repères spatiaux dans leur démarche de recherche documentaire.
-élaboration d’une côte, suivi d’une signalisation visuelle pour permettre aux utilisateurs de situer l’ouvrage recherche dans un ensemble plus vaste.
-établissement de fiches bibliographiques pour des recherches précises. Cesfiches feront l’objet d’une description précise, qui seront détaillées dans la partie réservée à l’élaboration du plan de classement.

Définition des fonctionnalités du logiciel MOBYTEXT

présentation générale

Après avoir défini les besoins principaux des utilisateurs, il serait maintenant intéressant de présenter le logiciel dans son ensemble.
Le logiciel documentaire MOBYTEXT est un produit de la société MOBYDOC basée au 16, rue de Péngord à Toulouse (31000).
Cette société a actuellement commercialise trois logiciels:
-MICROMUSEE. consacré à la gestion de collections de musées de tous types, à l’exception des musées de Sciences naturelles
-SN BASE, consacre a la gestion des collections des musées de sciences naturelles.
-MOBYTEXT, consacre a la gestion des collections des centres de documentation et bibliothèques.
-La version Windows des applications de MOBYDOC respecte les règles de manipulation de l’interface Windows.
MOBY i EXT permet de gérer des notices bibliographiques(docunient, monographies….) avec leurs exemplaires, des notices de dépouillement)chapitres de monographies, articles de : ci lodiques.. . ) et des dossiers documentaires (dossiers regroupant des informations provenant de documents gérés par le centre de documentation ou par d’autres institutions).Il respecte les normes ISBD.

Structure de l’application

Le logiciel MOBYTEXT est organisé sous la forme d’une base de données relationnelle mettant en oeuvre plusieurs listes d’autorité(fichiers d’autorité ou de référence).Chaque fichier se compose de notices bibliographies.
Il existe trois types de fichiers:
-les fichiers simples qui comportent une liste unique de termes.
-les fichiers multiples ou hiérarchisés, multithesaurus, qui pensent être divisés par l’utilisateur en plusieurs sous-fichiers ou thésaurus.
-les tables de référence qui permettent de gérer un vocabulaire identifié, fermé et en nombre limite.
Dans ces fichiers, l’utilisateur peut créer des relations sémantiques. Ces relations sémantiques sont de trois ordres:

Eléments de conviviality

Après avoir présenté le logiciel, il serait dores et déjà intéressant de repérer les éléments de con\ i\ imité de celui-ci
Ma position de de pari en tant qu’année par rapport au logiciel m’a permis de détecter plus facilement ces éléments.
Les éléments de convivialité se résument en trois points:

Manipulation élaboration des notices confidentialité

Le premier élément de conventualité que l’on peut noter est donc de l’ordre de la manipulation: de nombreuses fenêtres sont très détaillées, surtout en ce qui concerne l’élaboration des notices bibliographiques. De plus, une fenêtre est spécialement réservée aux démarches à établir en ce qui concerne la structure de l’application.
Le second élément de convivialité réside dans la lisibilité des notices élaborées. En effet, si l’on se place du côté de l’utilisateur, la consultation des notices se fait d’une manière aisée et certains champs renvoient à d’autres zones détaillant ce même champ (cf annexe 6 et 7).
Le dernier élément de convivialité réside dans le caractère confidentiel des données stockées.

RESTRUCTURATION DU FONDS DOCUMENTAIRE

L’étude précédente de l’existant va nous permettre dans cette troisième partie de restructurer le fonds documentaire.
Cette restructuration se situe dans une perspective essentielle, a savoir établir un instrument de recherche bibliographique informatisé. sur MOBYTEXT, qui constituerait un premier stade de modernisation du fonds documentaire.
Cette réalisation passera donc par trois opérations:
-un fichier bibliographique, composé de l’échantillon des 80 ouvrages représentatif du fonds.
-un plan de classement.

Démarche de travail

Elle s’organise en fonction des trois opérations citées précédemment:
-la première démarche consistera en la collecte d’information bibliographiques, sur le principe d’une fiche de catalogage. contenant les éléments indispensables à l’identification du document!relative au contenu et à la forme du document).Cette collecte s’est donc effectuée sur la base d’un échantillon de 88 ouvrages représentatifs du fonds dont la liste se trouve en annexe 7.
Cette première etape constitue le stade transitoire précédant la saisie informatique sur MOBYTEXT.
-la seconde démarche, le plan de classement, devrait permettre de traduire l’organisation logique des ouvrages de la bibliothèque.
-la dernière démarche devrait permettre de faciliter la localisation des ouvrages.
En ce qui concerne la signalisation visuelle de la côte, je n’ai pas eu le temps matériel pour l’effectuer. La dernière opération est donc incomplète, la côte n’étant signalée que sur le fichier informatise.

Construction de l’échantillon

Le choix des ouvrages considérés comme représentatifs du fond ont été sélectionnes a\ec le conservateur et son épouse: dans chaque rubrique préexistante, nous avons pris cinq ouvrages dont deux catalogues de collections, deux catalogues d’expositions et une monographie d’auteur. Les ouvrages restants sont les ouvrages de référence de la bibliothèque.
Ils ont tous été saisis sur le fichier informatique. L’épouse du conservateur m’a guidé en ce qui concerne le contenu des ou\r, ges. cousine es comme importants pour une recherche ultérieure.

Le catalogage

Le cutalogage. connu je l’ai dit précédemment, constitue le travail préparatoire à l’informatisation.
Il permet d’inventorier les renseignements -indispensable • des ouvrages pour établir une base de référencés bibliographiques. Ce catalogage s’est effectué sur un échantillon de 80 ouvrages représentatifs du lbnds documentaire. Au départ. la collecte des informations s’est effectuée manuellement, le logiciel docume nuire n’ayant pas été livré à ce moment. Il était également indispensable d’établir une fiche signalétique comportant les principales zones de renseignements propres au catalogage des monographies.

Démarche informatique

Saisie des notices

La première démarche à effectuer précédant la saisie informatique était la comparaison des fiches bihli graphiques établies manuellement avec les notices du logiciel.
Comme je l’ai expliqué précédemment, les zones et champs des notices informatiques sont déjà préétablies.
Il resta h donc a -mou si certains de ces zones ou champs devaient être compietees. par rapport aux notices manuelles. Les notices type qu’édite le logiciel se trouvent en annexe h et 10.(le logiciel en édite deux types ). Il est à signaler que tous les cl umps et z.ones des notices sont interrogeables.
Dans un premier temps, la sa.sic des notices s’est effectuée en remplissant Ls zones et les chani; s de la notice manuelle.
Dans un deuxième temps, ni ramiit de champ a été effectué, à savoir dans le champ notes, qui n cniionne la propriété du livre: soit appartenant à Laurent et i lelene Guiliaut, son ai conseil général, soit à la ville de Bailleul.

SYNTHESE DES OBSERVATIONS

Dans cette dernière partie de rapport, 1″essentiel sera de dégager les principaux aspects du logiciel qui répondent aux besoins des utilisateurs et ceux qui ne correspondent à aucun besoin du service.
Ces remarques ne sont en aucun cas généralistes et correspondent à une expérience professionnelle personnelle, menée avec un souci constant de neutralité.
Paspects qui répondent >iux besoins des utilisateurs.
Dans cette partie, soi ont repris les élément étudiés qui répondent spécifiquement aux besoins des utilisateurs, à savoir :
-l’architecture des notices bibliographiques la recherche simple et documentaire les dossiers documentaires *arclntecture des notices bibliographiques.
En ayant étudie les mécanismes de recherche documentaire des utilisateur-;, on peut dire que le logiciel convient à leur recherche.
En effet, la structure des notices organisées en zones et en champs permet a l’utilisateur d’effectuer une recherche précisé sur un ouvrage.
De plus, certains fichiers sont multiples et sont donc interrogeables par rapport à la liaison entre ces fichiers.
Ees zones et champs des notices sont, comme je l’ai dit précédemment, prédéfinis par le logiciel. Cette prédéfinition a pris en compte toutes les zones possibles interrogeables par l’utilisateur. Ce qui est tout à fait adapté aux utilisateurs étudies
De plus, le logiciel pennet d’éditer les notices bibliographiques, en vue de leur utilisation personnelle ou plus diverse.
Un second aspect des notices qui pourrait répondre aux besoins des utilisateurs mais qui n’a pas ete étudié dans le rapport, est la possibilité de lier les notices a des images numériques. Ce lien s’effectue dans la zone Image numérique, champ Image numérique. Cet aspect pourrait permettre ultérieurement de rechercher les liens entre le fonds documentaire et les collections du musée.
Ainsi, un ouvrage sur la céramique de Délit, par exemple pourrait être illustre par un objet de la collection du musée. Cette proposition est laissée en suspens, faute de temps lors du stage.

La recherche simple et documentaire

Le mécanisme de recherche du logiciel correspond lui aussi aux besoins des utilisateurs.
En effet, pour les utilisateurs désirant une recherche simple, couvrant des références générales, la recherche simple est tout a fait adaptée. En effet, la recheerche simple permet à l’utilisateur d’voir une \ision globale de l’existant sur un critère.
Par contre, si l’utilisateur veut effectuer une recherche poussée, la recherche documentaire lui permettra de combiner ou d’exclure les critères de recherche définis par lui.
-un dernier aspect qui pourrait correspondre aux besoins des utilisateurs, notamment le conservateur et son épouse, est l’élaboration de dossiers documentaires. Cet aspect n’a pas été étudié dans le rapport mais il pourrait constituer une base de connaissances précises sur un sujet donnés. Ces dossiers documentaires sont le résultat de dépouillement d’articles de périodiques ou de monographies en vue de l’établissement d’un dossier organisé en plusieurs parties, déterminées par l’utilisateur. Ce dernier point me semble tout à fait correspondre aux besoins des utilisateurs car l’élaboration de ces dossiers constituerait une première phase de recherche intellectuelle quand à la présentation d’une exposition de peinture, par exemple.

Aspects qui ne correspondent à aucun besoin du service

En effet, les aspects répondant aux besoins spécifiques des utilisateurs ne représentent qu’un tiers des capacités d’utilisation du logiciel. Toute l’exploration du logiciel n’a pas été effectuée faute de temps, mais la configuration générale de l’application a été étudiée synthéliquement.
Les aspects qui ne répondent à aucun besoin particulier du service sont de trois ordres :

Le prêt l’exploitation des fichiers l’inadéquation du fonds documentaire au logiciel

Le prêt, à ce jour, n’est pas une fonction utilisée par les utilisateurs, puisque les notices rentrées dans le logiciel ne servent qu’à l’équipe du musée Certaines tables de référence concernant le prêt n’ont pas été exploitées.
L’exploitation de certains fichiers, comme les commandes, la gestion de la comptabilité n’ont pas non plus été étudiés.
L’exploitation de ces fichiers pourrait être effective dans des centres de documentation ou des bibliothèques.
La non exploitation de certaines applications du logiciel est principalement due à la non adéquation du fonds documentaire au logiciel. Le nombre limité d’ouvrages et la restriction d’un public à quelques personnes sont les deux principales raisons à cette ” non exploitation”. Le logiciel et toutes ces fonctions ont été étudiés synthétiquement, ce qui a peut-être été un point négatif. Ma tâche principale était d’indexer l’échantillon et par la suite, s’il me restait du temps, d’explorer le logiciel.
Le choix du logiciel résulte d’une décision personnelle du conservateur, qui a, semble-t-il préféré un logiciel plus proche de celui possédé, à savoir MICROMUSEE. Ce logiciel correspondait peut-être plus à ses attentes en ce qui concerne la méthodologie d’utilisation.

CONCLUSION

En conclusion de ce rapport, je souhaiterais effectuer quelques remarques en ce qui concerne le déroulement de mon stage et son contenu :
La réalisation de ce projet de stage m’a permis de mettre en pratique les connaissances acquises lors de l’année de maîtrise et d’élaborer une recherche destinée à un public précis. C’est dans cette optique que le souci constant de neutralité s’est affirmé au fur et à mesure du déroulement de mon stage.
Le travail élaboré ici n’est qu’une ébauche de ce qu’aurait pu être une recherche plus approfondie concernant le logiciel et le plan de classement. En effet, faute de temps, la visualisation de la côte sur les ouvrages n’a pas été effectuée et le logiciel aurait pu être exploré à un meilleur profit. Mais il était essentiel de me concentrer sur mon travail de base.
Le manque de temps pour effctuer d’autres recherches est aussi du a la difficulté d’appropriation de l’outil informatique. En effet, ma position en tant que qu’utilisatrice initiée par rapport au logiciel m’a freinée quand à la mise en place de la réalisation informatique, ce logiciel m’étant inconnu jusqu’alors.
Ce stage a toutefois été une expérience positive et enrichissante, qui me permettra ultérieurement de me positionner d’une maniéré plus critique lors d’expériences similaires.
Dans une troisième partie, j’ expliquerais la démarche de restructuration du fonds, a savoir l’élaboration d’un plan de classement, d’une côte et de l’indexation effectuée sur le logiciel MOBYDOC.
Enfin, dans une derniere partie, je ferais la synthèse des observations, par rapport à la restructuration du fonds pour ensuite dégager une méthodologie d’utilisation du logiciel MOBYDOC.
En guise de conclusion, je souhaiterais remercier toutes les personnes qui m’ont aidé et soutenu dans la réalisation de ce projet: le conservateur Mr Guillaut et sa femme, le personnel du musée et mon directeur de stage , Mr Ancher.

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Table des matières
Introduction
I Présentation du lieu de stage
1) le lieu de stage
1.1) les origines du musée
1.2) l’administration du musée
1.3)situation actuelle
1.4) les collections du musée
2) définition du projet de stage
II Etude de l’existant
1) typologie des ouvrages
1.1) classification antérieure
2) typologie des besoins
3) définition des fonctionnalités du logiciel MOBYTEXT
3.1) présentation générale
3.2) éléments de convivialité
Conclusion
III Restructuration du fonds documentaire
1) démarche de travail
1.1) le catalogage
1.2) le plan de classement
1.3) la côte
2) démarche informatique
2.1) saisie des notices

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