Définition des différents types de médias présents à la Maison d’Ailleurs

Pourquoi un outil documentaire

Il est légitime de s’interroger sur le rôle d’un outil de gestion documentaire et de son utilité. En effet, beaucoup d’institutions à ce jour fonctionnent sans politique formalisée, grâce à leurs expériences et leurs connaissances de la collection dont ils ont la charge. Cependant, un outil documentaire, qu’il soit ou non spécifique à l’acquisition, joue un rôle essentiel au sein de l’institution qui le possède. Tout d’abord, il est utile au personnel. Il permet à ce dernier de s’appuyer sur des éléments concrets et approuvés pour l’assister dans ses tâches quotidiennes. L’outil documentaire assure la mémoire du fonctionnement de l’institution et évite ainsi, en cas de remplacement au sein du personnel, la perte des pratiques utilisées. Il soutient également le professionnel dans ses choix et ses actions face à une personne extérieure ou à l’organe responsable, car ses décisions se basent sur un outil qui a été approuvé et sont donc facilement justifiables.

De plus, s’il est rendu accessible au public, il est un moyen de communication essentiel. Il sert de lien direct entre le fonctionnement interne de l’institution et les interrogations du public, permettant ainsi à ce dernier de connaître les règles qui sont appliquées et de légitimer les choix effectués par le personnel. Le fait qu’il soit sous forme écrite aide à sa préservation. Car comme nous cite Benoît Ferland, le proverbe « les paroles s’envolent, mais les écrits restent » (2008, p.18), démontre parfaitement en quoi la formalisation et l’enregistrement d’un tel outil sont importants. Certes, un outil documentaire semble essentiel au bon fonctionnement d’une institution, pour autant qu’il soit pertinent. Il est donc indispensable d’analyser les besoins en matière de gestion pour permettre la création d’un document adapté à chaque institution. S’il s’avère trop général, il y a de fortes chances pour qu’il ne soit pas utilisé, que sa conception demande beaucoup trop de travail et que le projet soit abandonné. Un document plus spécifique à une pratique est donc à privilégier à celui qui survolera tout, afin de favoriser son utilisation et assurer sa place dans le quotidien du professionnel de l’information.

Outils de gestion documentaire en bibliothèque

Les outils de gestion sont nombreux. On trouve des modèles spécifiques (Ferland, 2008) à plusieurs aspects pouvant être présents dans la gestion d’une institution documentaire. Ces politiques s’attardent sur plusieurs éléments pour chacun d’entre eux. Les politiques spécifiques aux ressources humaines ou financières peuvent être retrouvées dans d’autres types d’institutions documentaires. La création d’un tel outil ne s’arrête bien entendu pas au monde bibliothéconomique, c’est son contenu qui visera à déterminer à quel genre d’institution il s’applique. Figure 1 : Les différents types de politiques Les politiques spécifiques aux collections peuvent être divisées en deux groupes. Celles qui visent le développement et celles dédiées au traitement documentaire. Cette deuxième catégorie rassemble les politiques : de catalogage, d’encodage, d’indexation, de classification, de pompage de notice et de traitement matériel des collections (la conservation). Ce travail portant sur la réalisation d’une politique d’acquisition, je me concentrerai donc sur l’analyse des outils liés au développement des collections. Certains sont globaux, d’autres touchent à une tâche plus spécifique du quotidien du professionnel de l’information.

Je ne pouvais parler d’outil de gestion documentaire sans mentionner Bertrand Calenge, l’une des figures emblématiques et incontournables du domaine. Pour lui, l’acquisition en bibliothèque est avant tout un moyen de produire du patrimoine. « Quels que soient les motifs invoqués ou les processus mis en oeuvre, le premier et essentiel fait marquant est l’entrée d’un document, disponible sur le marché, dans le fonds d’une bibliothèque […], acte essentiellement patrimonial. » (Calenge 1994, p.24) La sélection des documents est donc primordiale, car il est important tout d’abord de définir ce que l’on souhaite voir intégrer aux collections, avant de décider du « comment ». Les méthodes et outils qui aident le professionnel de l’information à réaliser son choix passent au premier plan. Ainsi, les collections tendent à avoir un autre sens que celui de la simple accumulation. Cette phase de « préachat » permet d’analyser le contenu du document et ainsi d’assurer une réelle cohérence au sein des collections. Parmi les outils qui peuvent être mis en place lors de cette phase, on trouve les protocoles de sélection. Ils sont divers et prennent en compte différents éléments inhérents à la bibliothèque qui les utilise, car ils sont spécifiques à l’institution.

On distingue alors les thématiques, domaines d’études et sujets présents au sein de la bibliothèque, afin d’alimenter la collection dans ce sens. Les critères géographiques, temporels ou encore liés aux supports ont également leur place dans cette délimitation. Le cas échéant, il s’agira de définir lesquels s’avèrent primordiaux. Les objectifs rétrospectifs du sélectionneur sont à prendre en compte, afin de comprendre et d’analyser le but vers lequel il a mené la collection jusque-là. Les outils de sélection utilisés, tels que les catalogues d’éditeurs ou les revues spécialisées sont également à définir. Enfin, il est également intéressant de vérifier que ces protocoles de sélection sont respectés. Les processus de sélection et d’acquisition sont donc deux étapes bien distinctes, mais qui se complètent. La phase d’achat, elle aussi, peut être guidée par des outils documentaires, telle que la politique d’acquisition. Celle-ci a pour but d’accompagner les différentes étapes de l’achat d’un média. Elle s’aide de la politique de sélection pour déterminer « quoi » acheter et peut contenir des éléments comme les différents modes d’acquisitions, le périmètre d’achat ou encore les personnes responsables et concernées par cette étape. De plus, un instrument spécifique existe dans la création d’un tel outil. Il s’agit de l’instrument Conspectus. Cette méthode permet de cibler les acquisitions d’un domaine ou thématique en particulier, tiré de la classification décimale Dewey ou de celle de la Bibliothèque du Congrès4. Elle permet de déterminer un objectif de « niveau documentaire » par domaine (Enssib, 2010). Une fois un sujet de la collection sélectionné, plusieurs étapes d’analyse lui sont appliquées. L’état actuel de la collection, l’intensité d’acquisitions courantes et l’objectif à terme sont définis. On applique ensuite un « indicateur de profondeur » à chacun de ces trois éléments auquel on ajoute un code linguistique.

Outils de gestion documentaire en institution muséale

Les outils formalisés dédiés uniquement à la gestion documentaire, spécifiques au domaine muséologique sont rares. Bien qu’ils existent au sein de ce type d’institutions, ils n’ont pas nécessairement été pensés en premier lieu pour celles-ci. On retrouve donc des politiques d’acquisition, politiques documentaires, outil de développement de collections et autres méthodes, qui sont à la base dédiés aux bibliothèques, mais ont été adaptés par les musées qui les utilisent. Car, les institutions muséales ont également des besoins en matière de gestion documentaire. Les aspects liés à la gestion des collections muséales sont souvent présentés dans des codes de déontologie, des manuels ou guides pratiques réalisés par des associations et organisations professionnelles, voire internationales. Il est donc important, pour un musée souhaitant créer un outil documentaire, de se fier à ces écrits. Parmi eux, se trouve notamment le code de déontologie7 de l’ICOM8, le guide9 destiné aux musées, de la Museums Association10 d’Angleterre ou encore le manuel pratique11 pour la gestion d’un musée de l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture12 en collaboration avec l’ICOM. Une institution muséale parlera de « politique de collection » pour distinguer un outil clair.

Celle-ci regroupera tous les éléments inhérents à la gestion de la collection. Afin de la mettre en place, il faudra en premier lieu définir les missions et les objectifs de l’institution et s’assurer qu’ils sont en accord avec les codes de déontologie de la profession. Ces outils de référence contiennent des conseils d’usages et de pratiques à mettre en place lors des diverses tâches et situations liées à la gestion documentaire d’un musée. On retrouve donc des principes plus généraux touchant à la fonction même d’un musée, mais aussi l’aspect de l’acquisition et de l’aliénation. Par exemple, il est recommandé, dans le code de déontologie de l’ICOM (2013) en point 2.3 : « Avant l’acquisition d’un objet ou d’un spécimen offert à l’achat, en don, en prêt, en legs ou en échange, tous les efforts doivent être faits pour s’assurer qu’il n’a pas été illégalement acquis dans (ou exporté illicitement de) son pays d’origine ou un pays de transit où il aurait pu avoir un titre légal de propriété (y compris le pays même où se trouve le musée). À cet égard, une obligation de diligence est impérative pour établir l’historique complet de l’objet depuis sa découverte ou création. » Une politique de collection contient donc toute sorte de spécificités et cela en fonction des besoins du musée en matière de gestion.

Le seul qui soit présent de manière unanime est lié à la sélection. Il s’agit de l’acquisition de médias dans le champ d’action de l’institution, à savoir ses pôles d’excellence. La formalisation des thématiques est primordiale, car celle-ci aide l’institution dans ses achats au quotidien et permet de prendre en compte le niveau de spécialisation que cherche à atteindre le musée. L’achat passe au second plan en matière de mode d’acquisition, car le don est privilégié. L’acquisition d’un média vise à compléter la collection existante et c’est un processus qui doit être suivi et enregistré. On parle également de divers moyens de désherbage, tels que l’échange, la vente ou la destruction de médias. Cependant, cette étape est contrôlée et répertoriée, car un média retiré de la collection doit tout de même laisser une trace dans l’institution. Ainsi, il est préconisé de justifier les aliénations et de les mentionner dans la base de données ou le livre d’inventaire. Celui-ci est très important, car il permet au professionnel de garder une mémoire de la vie de son musée. Certes, les outils muséaux ne se focalisent pas énormément sur les méthodes de développement des collections, mais ils sont abondamment fournis de pratiques concernant le traitement de celles-ci. En effet, le catalogage, l’accès ou encore le prêt représentent la majeure partie de ces outils. On trouve également la conservation qui est un élément important présent dans tous les outils. Le mobilier, le classement des médias, les bâtiments et les conditions environnementales de préservation sont très détaillés et spécifiques à chaque type de média. Les critères varient entre la température, la lumière ou encore à l’humidité. Évidemment, la notion d’expositions a une place conséquente dans ces outils, car elle est le coeur d’un musée.

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Table des matières

Déclaration
Remerciements
Résumé
Liste des tableaux
Liste des figures
Acronymes et abréviations
Mots clés
1. Introduction
1.1 Précisions terminologiques
1.1.1 Média
1.2 Mandat
1.3 Objectifs généraux
1.4 Objectifs spécifiques
2. Méthodologie
3. État de l’art
3.1 Pourquoi un outil documentaire
3.2 Outils de gestion documentaire en bibliothèque
3.3 Outils de gestion documentaire en institution muséale
3.4 La mise en oeuvre d’un outil documentaire
4. Comparatif des outils bibliothéconomiques et muséologiques
4.1 Préambule
4.2 Divergences
4.3 Similitudes
5. État des lieux
5.1 La Maison d’Ailleurs
5.1.1 Historique et contexte
5.1.2 Mission
5.1.3 Financement
5.1.4 Fonctionnement
5.1.4.1 Personnel
5.1.5 Public cible
5.1.6 Services
5.1.7 Collections
5.1.7.1 Langues
5.1.7.2 Conservation et accès
5.1.7.3 Définition des différents types de médias présents à la Maison d’Ailleurs
5.1.8 Les lieux
5.1.8.1 Réserve
5.1.8.2 Bibliothèque de recherche
5.1.8.3 Espace Jules Verne
5.1.8.4 Dépôt Rte de Lausanne
5.1.8.4.1 Premier étage
5.1.8.4.2 Second étage
5.1.8.5 Espaces expositions
5.1.8.6 Photothèque
5.1.9 Base de données
5.1.10 Procédures d’acquisition
5.1.10.1 L’achat
5.1.10.1.1 Le document papier
5.1.10.1.2 La pièce spéciale
5.1.10.2 La proposition d’achat
5.1.10.3 Le don ou le leg
5.1.11 Besoins du conservateur et de l’institution
5.1.12 Association des amis de la Maison d’Ailleurs
5.2 Les institutions muséales
5.2.1 Les pratiques
5.2.1.1 Préambule
5.2.1.2 Les espaces et accès
5.2.1.3 L’acquisition
5.2.1.4 Le désherbage
5.2.1.5 Le don
5.2.1.6 Bilan
5.2.2 Les outils
5.2.2.1 Préambule
5.2.2.2 Généralités
5.2.2.3 Les éléments
5.2.2.4 Bilan
6. Une politique d’acquisition pour une institution mixte
6.1 Préambule
6.2 Recommandations générales
6.3 Le modèle de politique d’acquisition
6.3.1 But de la politique
6.3.2 Missions de l’institution
6.3.3 Collection
6.3.4 Budget d’acquisition
6.3.5 Cadre déontologique
6.3.6 Champ d’activité
6.3.7 Critères de sélection
6.3.8 Priorités d’acquisitions
6.3.9 Modes d’acquisition
6.3.9.1 Dons et legs
6.3.9.2 Achats
6.3.10 Non-acquisition
6.3.11 Aliénation
6.3.12 Responsabilités
6.3.13 Révision de la politique
6.3.14 Éléments administratifs
7. Réflexions autour de la Maison d’Ailleurs
7.1 Le choix et la sélection
7.1.1 Média pour la recherche
7.1.2 Média pour la mémoire et l’exposition
7.2 Les donations
7.3 L’aliénation
7.3.1 Média pour la recherche
7.3.2 Média pour la mémoire et l’exposition
8. Le modèle appliqué à la Maison d’Ailleurs
8.1 Politique d’acquisition
8.1.1 But de la politique
8.1.2 Missions
8.1.3 Collection
8.1.4 Budget d’acquisition
8.1.5 Cadre déontologique
8.1.6 Champ d’activité
8.1.7 Critères de sélection
8.1.7.1 Média pour la recherche
8.1.7.2 Média pour la mémoire et l’exposition
8.1.8 Priorités d’acquisition
8.1.9 Modes d’acquisitions
8.1.9.1 Dons et legs
8.1.10 Achats
8.1.11 Non-acquisition
8.1.12 Aliénation
8.1.12.1 Média pour la recherche
8.1.12.2 Média pour la mémoire et l’exposition
8.1.13 Responsabilités
8.1.14 Révision de la politique
9. Conclusion
9.1 Bilan
9.2 Perspectives d’avenir
9.2.1 Le modèle
9.2.2 La Maison d’Ailleurs
Bibliographie
Annexe 1 : Les participants à l’enquête réalisée sur les pratiques d’institutions muséales
Annexe 2 : Le message d’accompagnement de l’enquête en français
Annexe 3 : Le questionnaire en français
Annexe 4 : Le message d’accompagnement de l’enquête en anglais
Annexe 5 : L’enquête en anglais
Annexe 6 : Les institutions muséales dont l’outil en ligne a été analysé
Annexe 7 : Un exemple de formulaire de donation

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