Soutenance mémoire
À l’ère de la mondialisation, et de l’intégration régionale, le nombres de sociétés étrangères et internationales implantées à Madagascar ne cessent de s’accroître. La performance de ces entreprises pousse les sociétés locales à sortir du laxisme. Ces derniers veulent démontrer qu’ils sont les meilleurs dans leurs domaines d’activités. Pour cela, ils vont revoir entièrement leur stratégie pour pouvoir rester voire se développer dans le marché dont la concurrence devient de plus en plus rude. Actuellement, la plupart des entreprises se consacrent entièrement à leurs activités principales en laissant aux sociétés de prestataires la gestion de son personnel de service. C’est pourquoi en quinze ans, le nombre de ces sociétés de prestation de services n’ont cessé d’augmenter et connu un développement croissant. De plus, ce secteur, n’est pas encore saturé, à Madagascar, c’est à dire, qu’il y en a encore du potentiel non exploité sur le marché.
Pour le cas de la société AIDE Intérim, qui fait l’objet de ce mémoire, en dix ans, son activité s’est diversifiée, sa clientèle s’est accrue et son chiffre d’affaire n’a pas cessé d’augmenter. Or la structure organisationnelle et les procédures administratives et comptables de la société doivent évoluer avec le développement de la société. Ce qui nous amène à nous demander s’il y a lieu de remettre en cause la structure organisationnelle et le système de contrôle interne d’où l’objectif de ce mémoire qui consiste à proposer des solutions le cas échéant. Le mémoire comportera trois parties. La première partie présente le cadre de l’étude. Elle traite en premier lieu, la présentation de la société AIDE Intérim.
Historique
La société « AIDE Intérim » est une société à responsabilité limitée créée en novembre 1996 par Monsieur ANDRIAMANDIMBISOA Heriniaina, économiste sortant de l’université de Paris I Panthéon Sorbonne — France, une société dont le capital social au moment de la création était de 500 000 fmg (100 000 Ariary) et avait comme siège au lot II M 91 A Antsakaviro. En ce moment le capital social est de 10000 000 fmg (2 000 000 Ariary) et le siège est transféré au VG 29 A Antsahabe. La raison de la création vient de l’expérience de Monsieur NDRIAMANDIMBISOA Heriniaina qui a travaillé en France dans une entreprise similaire dénommée «MANPOWER ». La dénomination « AIDE Intérim » n’est pas le fruit du hasard mais plutôt le reflet du caractère du promoteur tendant à venir en aide à autrui d’une part et l’une des spécialités de l’entreprise dont la « gestion d’intérim » d’autre part La première action entreprise était le lancement de l’existence de la société par la visite des écoles, centres de formation professionnelle, instituts supérieurs et université qui par la suite s’étendait par la prospection des clients potentiels. La forte affluence de la demande de collaboration des clients a amené « Aide Intérim » à mettre en place une organisation interne permettant le bon fonctionnement des affaires malgré sa faible notoriété dans le domaine. Au début, les clients ont manifesté leurs besoins en employé de bureau. Et au fur et à mesure, les besoins des entreprises se sont étendues et sur toutes les catégories professionnelles Ils ont après étendu leurs demandes sur les personnels de service qui jusqu’à présent constitue 80% de la prestation de la société. A cette époque, le champ d’exploitation de la société était limité à la Ville d’Antananarivo. Comme effectif, il y avait 300 personnes à gérer. Les clients étaient des banques, des organismes internationaux et une compagnie de transport aérien. Vu l’envergure nationale de ses clients, la société est appelée actuellement à élargir rapidement ses activités dans les six provinces. Ce qui nous amène à voir la structure organisationnelle de l’entreprise qui constitue un élément de base pour atteindre l’objectif fixé.
Description des taches du personnel administratif
Le Gérant
Il possède le pouvoir absolu au sein de l’entreprise. C’est lui qui fixe la politique générale de l’entreprise, les règles à appliquer ainsi que la stratégie à adopter pour atteindre les objectifs. Son rôle principal est de contrôler, approuver ou refuser les décisions et informations qui lui parviennent.
L’assistante de direction
C’est la personne qui aide directement le Directeur Général dans l’exercice de ses fonctions tel que la saisie des lettres administratives, la préparation des réunions …. Elle reçoit les lettres, les documents destinés à la Direction et informe le personnel sur les décisions prises par la Direction. Elle joue le rôle d’intermédiaire entre le Directeur général et l’ensemble du personnel, ainsi que d’autres personnalités extérieurs à l ‘entreprise.
Le Chef de service personnel
C’est le responsable de la gestion de la potentialité humaine comme son nom l’indique. Il a sous sa responsabilité deux cellules distinctes dont la cellule administration du personnel et celle de l’exploitation. La première consiste à travailler sur la gestion de la paie, les congés payés et les relations avec les organismes sociaux, tandis que la seconde se concentre sur la gestion de chaque poste tel que les mouvements ou rotations des agents, les matériels nécessaires.
Le Chef de service financier
Il est le responsable de tous ceux qui peuvent générer un flux de trésorerie ainsi que la conformité des obligations de l’entreprise vis à vis de l’administration publique tel que le service de la contribution (Centre fiscal). +Il a comme subordonnés un comptable qui assure l’enregistrement et le classement des pièces qui circulent dans son département et un caissier qui a pour mission d’assurer les encaissements et les décaissements selon la procédure.
Le Chef de service administratif
Son rôle est de s’assurer que l’entreprise entretienne une bonne relation avec les tiers tels que les clients, l’administration publique …. Il a aussi comme mission la mise en place de la procédure à suivre pour le bon fonctionnement de l’organisation. Les deux principaux services qui lui sont confiés sont les affaires générales et le contentieux. Cependant, il assure les correspondances administratives aussi bien avec les clients que les fournisseurs, voire les représentants de la société dans les provinces.
La secrétaire standardiste
Elle s’occupe de l’accueil des visiteurs, la réception des courriers, l’opération téléphonique et le classement des dossiers reçus tels que les curriculums vitae.
Activité principale
La gestion du personnel consiste à s’occuper des tâches relatives aux obligations d’un employeur. Il s’agit entre autres :
• Du recrutement
• De la conclusion du contrat de travail
• De l’élaboration du règlement intérieur
• De l’organisation de l’élection des délégué du personnel
• De la conclusion d’une convention collective
• De la gestion de la paie et des congés payés
• De la déclaration auprès des organismes sociaux
Quant aux personnels à gérer, il existe des personnels de service, des employés de bureau, des cadres moyens et cadres supérieurs. Les personnels de service sont :
• Les agents de sécurité
• Les chauffeurs
• Les femmes de ménage
• Les jardiniers
• Les cuisiniers
• Les agents de liaison (coursiers)
Les employés de bureau sont :
• Les secrétaires standardistes
• Les opérateurs de saisi
• Les assistantes administratives
Les cadres moyens sont :
• Les comptables
• Les agents commerciaux
• Les informaticiens
Les cadres supérieurs sont :
• Les ingénieurs
• Les médecins
• Les juristes .
Activité annexe
Il s’agit tout simplement de recruter un travailleur à la place d’un autre employeur pour effectuer une tâche bien définie au préalable. Il se peut que la société « AIDE Intérim » assure la formation de la personne à recruter si le besoin s’avère nécessaire. Cependant, après le placement, le travailleur devient définitivement un employé de l’entreprise demanderesse.
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Table des matières
INTRODUCTION
Ière PARTIE : CADRE DE L’ETUDE
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE « AIDE Intérim »
Section 1 : Historique
Section 2 : Structure organisationnelle
Section 3 :
Activités
Section 4 :
Perspectives
CHAPITRE II : DESCRIPTION DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES
Section 1 : Au niveau du cycle Achat
Section 2 : Au niveau du cycle décaissement
Section 3 : Au niveau du cycle paie
CHAPITRE III : DESCRIPTION DES PROCEDURES COMPTABLES
Section 1 : Au niveau du cycle achat
Section 2 : Au niveau du cycle décaissement
Section 3 : Au niveau du cycle paie
IIème PARTIE : ANALYSE DE L’EXISTANT SUIVANT LES THEORIES DU CONTROLE INTERNE
CHAPITRE I : THEORIE GENERALE SUR LE CONTROLE INTERNE
Section 1 : Définition et principes du contrôle interne
Section 2 : Objectifs, importances et limites du système de contrôle interne
CHAPITRE II : ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE
Section 1 : Au niveau de la structure organisationnelle
Section 2 : Au niveau du cycle achat
Section 3 Au niveau du cycle décaissement
Section 4 : Au niveau du cycle paie
IIIème PARTIE : PROPOSITIONS DES SOLUTIONS, IMPACTS ET LIMITES DES PROPOSITIONS
CHAPITRE I : Propositions de solutions
Section 1 Proposition d’une nouvelle structure organisationnelle
Section 2 : Proposition de procédure administrative et comptable au niveau du cycle achat
Section 3 : Proposition de procédure administrative et comptable au niveau du cycle décaissement
CONCLUSION
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