Soutenance mémoire
Les objectifs de la politique d’achat
L’entreprise cherche à acheter à meilleur prix les produits de qualité dont elle a besoin, à des fournisseurs qui respectent les délais prévus et capable, si nécessaire, d’assurer un service après vente efficace. Il ne serait pas raisonnable de rechercher le prix le plus bas au détriment de la qualité ou la qualité la meilleure à un prix très élevé. La fonction achat est ainsi la fonction responsable de l’acquisition des biens ou service nécessaire au fonctionnement de toute entreprise. Cette mission se traduit par :
∗ l’achat du bien ou service demandé ;
∗ au niveau de la qualité exigée ;
∗ en quantité souhaitée ;
∗ au coût le plus bas ;
∗ dans les délais attendus ;
∗ et dans les meilleures conditions de service et de sécurité d’approvisionnement.
Pour que ces préoccupations puissent engendrer des actions cohérentes, il est nécessaire qu’une stratégie d’approvisionnement soit exprimée, en cohérence avec la stratégie générale, de telle sorte qu’elle serve ensuite de guide à toutes les actions engagées à plus court terme au niveau opérationnel.
De la commande au paiement de la facture
• Le suivie des commandes : pour éviter un retard de livraison préjudiciable, l’entreprise doit organiser un suivi régulier de ses commandes (échéancier ou planning) et effectuer au plus vite, en cas de problème, des réclamations auprès de ses fournisseurs.
• Les contrôles lors de la réception des marchandises qui comprend :
∗ Le contrôle quantitatif : les quantités livrées = les quantités commandées.
∗ Le contrôle qualitatif : conformité des marchandises livrées aux marchandises commandées, en ce qui concerne leurs caractéristiques, leurs qualités.
Toute anomalie doit être immédiatement signalée au transporteur et au fournisseur.
• Le contrôle de la facture : la facture ne doit être réglée qu’après avoir vérifié qu’il n’y a aucune erreur (quantités facturées identique aux quantités livrées, respect des tarifs et condition de vente, etc.). Nous allons voir par la suite : comment construire le calendrier d’approvisionnement puis les méthodes d’approvisionnement.
Les méthodes d’approvisionnement
Une société commerciale doit posséder en temps voulu, les produits nécessaires à la vente. Pour cela, il faut savoir quelle quantité commander et à quelle date. Les méthodes d’approvisionnement s’articulent autour de deux paramètres :
– la quantité commandée qui peut être fixe ou variable
– la date de réapprovisionnement qui peut être à une période fixe ou variable.
Stocks
Dans le Petit Larousse 2002 un stock est une constitution d’une réserve destinée à satisfaire un besoin ultérieur. Dans une entreprise, on trouve des stocks à différents stades du processus de production: comme les stocks de matières premières, les composants, les produits en cours de fabrication, les produits finis. Ce sont donc des biens ou services entrant dans le cycle d’exploitation de l’entreprise pour être vendus en l’état ou après production ou transformation, ou être consommés à la première utilisation. Ils doivent appartenir à l’entreprise, et celle-ci doit en être propriétaire au moment de l’inventaire, ce qui signifie en particulier que doivent être compris dans les stocks les produits en cours d’acheminement ou reçus, mais dont la facture n’a pas encore été comptabilisée, et à l’inverse doivent être exclus les produits qui ont été livrés aux clients mais non encore facturés. Selon le PCG 2005, article 331-1, « le stock est un actif détenu pour être vendu dans le cours normal de l’activité, ou encours de production pour une telle vente ; il peut être aussi sous forme de matières premières ou de fournitures devant être consommées dans le processus de production ou de prestations de services. Les stocks englobent les biens acquis et détenus pour la revente, y compris par exemple les marchandises achetées par un détaillant et détenues pour la revente, ou les terrains ou autres biens immobiliers détenus pour la revente. Ils englobent également les produits finis ou les travaux en cours produits par l’entité et comprennent les matières premières et fournitures en attente d’utilisation dans le processus de production. » « Le stock aussi représente l’ensemble des articles stationnant dans l’entreprise. Il représente une anticipation sur les besoins à venir et il doit servir à éviter toute attente aux utilisateurs et même en dehors d’elle. Ainsi le stock est une réserve qui assurera la régulation entre deux flux : flux d’entrée et flux de sortie, dont les rythmes sont différents »4 Le stock joue la fonction de réservoir régulateur entre :
– un flux d’approvisionnement dont l’entreprise dirige en principe le rythme
– un flux d’écoulement qui dépend pour un large part des facteurs externes.
Le stock représente donc une anticipation des besoins à venir et doit servir d’outil afin d’éviter toute attente des consommateurs dans l’entreprise (atelier) et surtout en dehors d’elle (vente). Tout retard dû au délai de livraison d’un fournisseur et aux irrégularités possibles de consommation n’est pas souhaitable. A cet effet, on peut distinguer dans tout stock :
– un élément actif, évoluant entre un stock maximum et le stock minimum dont il s’agit de définir les limites de variation ;
– un élément inactif, improductif constituant un stock de sécurité dont la seule raison d’être est d’empêcher la rupture de stock.
Les stocks se différencient selon leur origine
– Stocks achetés : matières premières (comptes 31) – matières, fournitures et emballages (comptes 32) et marchandises (comptes 37).
– Stocks produits : produits intermédiaires ou finis (comptes 35) – en cours de production (comptes 33 et 34).
Après avoir vu les termes qui composent la Gestion de stock, nous allons voir dans la section suivante tout ce qui se rapporte à la Gestion de stock. Puisque une bonne gestion de stock est un facteur fondamental pour l’équilibre financier de toute entreprise, il est certain que les stocks, souvent à cours de rupture, risquent de provoquer des pertes tout autant que les stocks trop saturés impliquent une immobilisation du capital. La gestion de stock consiste à gérer les stocks. Elle doit donc faire en sorte que les stocks soient aptes à répondre aux demandes des clients, des consommateurs.
Technique d’approvisionnement non économique
Normalement, si la technique d’approvisionnement suit vraiment les règles de gestion d’approvisionnement l’achat devrait avoir lieu à une date déterminée, ce qui n’est pas le cas. Cette technique d’approvisionnement ne présente guère des avantages économiques pour la centrale d’achat étant donné que ceci ne permet pas de réduire le coût d’achat des marchandises mais au contraire de l’augmenter du fait que les frais de passation de commande comprenant tous les frais engagés pour faire des achats sont :
– frais de déplacement des agents,
– frais de réception des articles.
Ces frais vont s’ajouter au prix d’achat pour chaque quantité d’achat effectué et plus le nombre d’achat est élevé, plus le coût d’acquisition est important. Pour mieux illustrer cette théorie énoncée ci-dessous prenons un exemple précis, la cadence d’approvisionnement est de 5 commandes par mois pour une marchandise Y dont le coût d’acquisition est de 3000 Ariary par commande d’après les études effectuées.
Incohérence des achats par rapport aux besoins
Les procédures de commande n’ayant pas toujours été respectées à bon escient, l’incohérence des achats aux besoins se traduit tantôt par des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, tantôt par des achats insuffisants ou à contre temps. Lorsque les relations avec les clients deviennent tendues à cause du non respect de la date de livraison ou de la quantité commandée, les responsables des achats finissent par procéder à des achats excessifs et ce, en vue d’éluder la réapparition de tels problèmes. Or de tel geste pourrait nuire au bon déroulement de l’exploitation commerciale. Les achats excessifs sous-entendent une augmentation des frais financiers, des coûts de stockage plus élevés, ainsi que des détériorations de produits et donc des pertes dues au vieillissement. Tels sont les genres d’effets résultant d’un comportement mal géré des responsables. Les achats excessifs pourraient donc engendrer des problèmes dans le domaine de la trésorerie : excès de quantité achetée veut dire beaucoup plus d’argent sortie de la caisse. Or, en sus des achats, la centrale d’achat devrait faire face aux régularisations des dues et des impayés (factures fournisseurs, électricité, impôts et taxes, cotisations sociales, etc). Après avoir vécu ces problèmes, les responsables ont décidé d’amoindrir les dépenses pour achats de marchandises, quitte à procéder à des achats à contretemps. Malgré cela, de telles procédures ne sont pas non plus adéquates; elles entraînent des pertes de vente. Les clients non satisfaits préféreront aller chez autrui pour s’approvisionner car les achats insuffisants qu’ils ont effectués à la CAAM généreront des problèmes similaires à ceux vécus par la dite centrale d’achat : non seulement des clients sont susceptibles d’être perdus mais aussi les frais de réapprovisionnement et les prix de vente vont augmenter en conséquence. Aussi n’accepteront-ils pas de perturber leur exploitation pour des problèmes de quantité de marchandises achetée. La répartition du coût de transport qui est presque fixe quelque soit la quantité achetée engendrera des prix de vente unitaires assez élevés lorsque les quantités de marchandises achetées et transportées sont en quantité moindre. Sinon, les bénéfices dégagés risqueront de diminuer. Bref, des achats mal dosés en termes de quantité sont toujours susceptibles d’être à l’origine d’une situation gênante pour la centrale d’achat: ni l’excès ni l’insuffisance des achats ne seraient avantageux pour elle. Et le cycle se répète si des mesures rigoureuses ne sont pas prises. Les achats à contre temps traduisent le manque d’une organisation satisfaisante. Ils sous-entendent une augmentation de la fréquence des achats et donc des excès de frais à caractère répétitif. Tout ce qu’on vient de dire jusqu’ici se rapporte à l’incohérence des quantités achetées aux besoins. Mais l’incohérence a également un lien entre la nature ou le type de marchandise commandée et celle effectivement achetée ; cela traduit encore une fois l’imprudence des responsables des commandes avec toutes les répercussions possibles en terme de coûts. Illustrons à l’aide d’un schéma arborescent les conséquences engendrées par l’absence des procédures d’approvisionnement adéquates.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PARTIE I : CADRE GENERAL DE L’ETUDE
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE LA SEN GLORY
Section 1: Identification de la Société
Section 2 : Structure organisationnelle
Section 3: Les éléments constitutifs de la gestion de stocks
CHAPITRE II : L’APPROVISIONNEMENT ET LA GESTION DE STOCK
Section 1 : L’approvisionnement
Section 2: La gestion de stock
PARTIE II : ANALYSE DE L’EXISTANT
CHAPITRE I : ANALYSE DES PROBLEMES
Section 1: Problèmes au niveau de l’approvisionnement
Section 2: Problèmes rencontrés au niveau des stocks
Section 3 – Problèmes rencontrés au niveau des ventes
Section 4– Problèmes rencontrés au niveau de l’organisation et de la Communication
CHAPITRE II : ANALYSES DES FORCES ET FAIBLESSES, DES OPPORTUNITES ET MENACES
Section 1 : Environnement interne
Section 2 : Environnement externe
PARTIE III : PROPOSITIONS DE SOULUTIONS ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE I : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
Section 1 : Solutions concernant l’approvisionnement
Section 2 : Solutions concernant les stocks
Section 3 : Solutions concernant les ventes
Section 4 : Solutions concernant l’organisation et la communication
CHAPITRE II: SOLUTIONS RETENUES ET RECOMMANDATIONS GENERALES
Section 1 : Solutions retenues
Section 2 : Résultats attendus et recommandations générales
CONCLUSION GENERALE
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