Soutenance mémoire
Le système de gestion de contenu (CMS)
Le deuxième composant retenu pour la conception du portail, le module de gestion de contenu, permet la publication de site dynamique. Le système de gestion de contenu dissocie le contenu et la structure. Il permet de gérer de manière aisée les pages d’un site Web. Dans la majorité des cas, un système de gestion de contenu se compose de deux parties distinctes : une partie visible par les utilisateurs et une partie d’administration réservée au(x) rédacteur(s) en charge de la mise à jour du site. L’avantage d’un tel outil réside dans le fait que le contenu peut être rapidement et facilement actualisé sans programmation informatique complexe.
La plupart des systèmes de gestion de contenu (ou CMS) disposent, entre autre, des fonctionnalités suivantes :
– il sépare les opérations de rédaction et de mise en forme pour la publication des pages du site,
– il permet l’intervention de plusieurs rédacteurs sur un même document,
– il propose des services facilitant l’interaction entre les usagers et les gestionnaires (forum de discussion, fenêtre de chat),
– il permet la définition de groupes d’utilisateurs, et de leurs droits d’accès,
– et permet l’accès des utilisateurs à des « contenus structurés » (ex. : les fils RSS : sont utilisés pour obtenir des mises à jour d’information et créent des alertes).
Dans le cadre du projet de portail de l’UDESCA, c’est le système de gestion de contenu TYP03 qui a été choisi. Ce CMS open source peut être utilisé avec une plateforme logicielle classique (Windows, par exemple). A l’heure actuelle, il est utilisé à l’Université Catholique de Lille pour la gestion du portail de la BNR (Bibliothèque Numérique en Réseau); et également pour la déclinaison de ce même portail pour treize des établissements du campus (duplication du portail de la BNR dans le respect de la charte graphique de chacun d’entre eux). Les fonctions de ce système de gestion de contenu doivent permettre à l’administrateur de concevoir la première version du portail, et faciliter sa mise à jour, par la suite. Le recueil des besoins a mis en évidence que l’un des membres du personnel du site de Lille serait responsable de la mise à jour (le serveur sera également basé à Lille). Néanmoins, il a été envisagé une implémentation de cet outil dans les 4 autres universités, permettant ainsi la contribution de tous les membres du réseau à sa mise à jour régulière, et à son dynamisme.
Même si le principe semble révolutionnaire, la réalité s’avère plus complexe. La mise en oeuvre d’un outil CMS n’est pas sans difficultés :
– l’aspect organisationnel peut, par exemple, poser problème. Définir des administrateurs et des procédures de mise à jour s’impose. Pour l’UDESCA, c’est un travail qui nécessite d’investir cinq personnes du réseau (une personne pour chacune des universités). Parvenir à créer un groupe projet pour la mise à jour semble s’imposer.
– par ailleurs, certains systèmes de gestion de contenu nécessitent des compétences importantes en informatique : si le CMS affranchit le gestionnaire de manipulation HTML, il demande parfois une maîtrise de certains langages tels le XML, ou la maîtrise de la technique de syndication de contenu (RSS).
La maîtrise d’un CMS impose donc une organisation fiable et performante, des capacités rédactionnelles pour nourrir fréquemment le contenu du site WEB, et exige parfois des compétences informatiques conséquentes.
L’étude de l’existant et l’analyse de l’environnement technique a rendu possible l’élaboration du premier questionnaire, permettant ainsi d’entrer dans la phase de recueil des besoins. Certains des points techniques évoqués nécessitaient d’être éclaircis pour proposer un questionnaire complet.
Recueil des besoins
Méthodologie
Plusieurs techniques existent pour recueillir attentes et besoins dans un tel projet.
Elles peuvent s’utiliser seules, mais il est préférable de les conjuguer de manière à obtenir un maximum d’informations. Dans le cadre du projet UDESCA, les techniques de recueil n’ont pas manquées : groupe de travail, interviews et questionnaires, observation sur le terrain.
Afin de répondre à la demande initiale, l’un des objectifs de ma mission a été de réaliser un recueil des besoins auprès des membres décideurs de la commission, et quelques membres de chaque structure, sous forme d’interviews. L’éloignement géographique entre les établissements et le budget alloué au projet ont été des éléments décisifs dans la méthodologie adoptée pour le recueil. Il n’a donc été envisagé qu’une seule rencontre avec les personnes à interviewer dans chaque structure. Pour clore le recueil, des échanges par mails ou par téléphone se sont imposés.
Le recueil des besoins s’est donc effectué en deux temps : une première phase de recueil par entretiens individuels directifs, une deuxième phase de recueil avec envoi d’un questionnaire par mail.
Pour la première phase du recueil, les objectifs étaient les suivants :
– découvrir l’ensemble du réseau UDESCA (universités et bibliothèques),
– identifier les fonctionnements, les pratiques de chacune des bibliothèques du réseau,
– mettre en évidence les besoins et attentes pour l’outil commun.
La seconde phase avait pour objectif d’affiner certains points, restés obscurs suite à la première phase de recueil. Le questionnaire a été envoyé uniquement aux cinq membres décideurs de la commission. Il s’agissait d’affiner leurs attentes par rapport à l’outil final, et de détailler particulièrement :
– l’ergonomie du site (et notamment la page d’accueil),
– les formulaires de recherche,
– l’écran de résultats (affichage, options liées à la recherche),
– les ressources WEB auxquelles le portail donnera accès.
Dans les deux cas, des questionnaires ont été élaborés. Le questionnaire permet de recueillir rapidement les avis des différents acteurs ; il est pertinent pour obtenir des opinions sur des points précis. Des variantes ont été apportées au premier des questionnaires, entre la première et la dernière interview, permettant d’affiner certaines des questions (restées floues par manque de connaissances, notamment d’un point de vue technique).
Acteurs interrogés
La collaboration des membres de la commission et leur désir de voir ce projet avancer, a facilité la mise en place de cette première phase de recueil. Il m’a donc été facile de les rencontrer dans leur propre structure. Les entretiens (de la première phase de recueil) se sont déroulés sur deux jours, incluant, pour chaque bibliothèque, une visite de la structure, une présentation de l’équipe et un temps pour répondre au questionnaire établi.
Le nombre de personnes interrogées a été plus conséquent que prévu – initialement, le recueil ne devait s’effectuer qu’auprès des directeurs et conservateurs des bibliothèques, membres de la commission. Quand le temps l’a permis, j’ai pu soumettre tout ou partie du questionnaire à certains membres de chaque équipe. Les autres rencontres m’ont permis d’approfondir ma connaissance de chaque structure. Le tableau ci-dessous distingue les entretiens non directifs (rencontres informelles, non prévues initialement) et les entretiens directifs (interview avec soumission du questionnaire).
Mise en oeuvre et perspectives de développement
Audit des solutions et critères de choix d’un prestataire
L’offre d’outils
Pour le choix du prestataire, nous n’étions pas soumis à un appel d’offre. Le choix a donc pu se faire sans contrainte, avec pour unique exigence de répondre au cahier des charges établi. Notre regard s’est porté prioritairement sur des sociétés spécialisées dans la prestation auprès de bibliothèques et de centres de documentation. La priorité étant que ces sociétés proposent un outil portail, avec au minimum un module de recherche fédérée. Le projet n’étant qu’à ses débuts, le souhait général était de trouver une solution évolutive. Le travail de recherche d’un prestataire a été facilité par la connaissance qu’ont les collaborateurs du marché des logiciels. La phase de recueil a permis d’avoir un aperçu de l’offre d’outils (prestataires intervenants sur les catalogues « locaux »). Certaines sociétés ont été exclues de l’étude car elles ne pouvaient répondre aux critères techniques imposés (faute de disposer d’un module de recherche fédérée). Pour autant, l’étude n’a pas été restrictive et les échanges avec des prestataires ont été nombreux.
Les premiers contacts se sont effectués par mail ou par téléphone (la majorité des prestataires étant en région parisienne). Les sociétés retenues pour l’élaboration étaient les suivantes.
Benchmarking : identifier le meilleur et l’adopter
Définition du concept
Le terme de benchmarking a été très utilisé par les cabinets de conseils à partir de 1995. Ce terme cache un ensemble de pratiques propres à l’entreprise, et qui de premier abord, ne concerne pas un réseau de bibliothèque… Une bibliothèque peut-elle développer, elle aussi, une stratégie ?
Les entreprises ont toujours cherché à se comparer et à comparer leurs résultats. Difficile d’en dire autant pour les bibliothèques, où la quête de résultats s’applique plus à la recherche documentaire ! Néanmoins, il n’est pas interdit d’emprunter des concepts aux entreprises pour les appliquer au monde des bibliothèques. Surtout quand il s’agit de réadapter ses pratiques ou de développer un nouvel outil. Le benchmarking est « un processus de recherche systématique des meilleures pratiques et des innovations en vue de les adopter, les adapter et les appliquer pour une plus grande performance de l’entreprise». Le benchmarking consiste donc à rechercher les méthodes les plus performantes pour une activité donnée, à s’inspirer des idées, des pratiques, des expériences d’autres pour les adopter et les adapter en interne. En français, ce terme est traduit par « étalonnage concurrentiel » (bench : banc d’essai – marking : notation). On le compare souvent au reverse engineering, plus connu à la fin des années 70, et qui propose « d’examiner le produit du concurrent ». Dans son ouvrage, Laurent Hermel le schématise en 4 étapes (« la règle des 4 A » : Analyser ; Adopter ; Adapter ; Avancer).
Le retour d’expérience
La Bibliothèque Numérique en Réseau (Université Catholique de Lille) opte régulièrement pour ce type de pratique, et entretient des liens étroits avec des structures qui ont fait, ou font appel aux mêmes prestataires. Il pourrait s’agir de ce qui fait, pour une part, la réussite de son déploiement. Pour le choix de son logiciel de gestion Virtua, la BNR a été particulièrement en contact avec des membres des équipes du SCD de Paris 7 et des bibliothèques de l’université catholique de Louvain la Neuve (Belgique) qui ont développé le même SIGB. Pour le projet UDESCA, l’objectif du « benchmarking » était d’obtenir des retours sur les prestataires et les solutions à l’étude pour la mise en oeuvre de notre portail, en contactant des structures similaires (bibliothèques universitaires, centres de documentation), avec des réalisations semblables.
Pour ce retour d’expérience, deux critères nous importaient :
– le degré de satisfaction par rapport à la prestation dans son ensemble (déploiement, maintenance, suivi de projet).
– la qualité et la pertinence de l’outil de recherche fédérée, principal composant de notre portail.
Pour des raisons de confidentialité, il semble difficile de développer le contenu de ces entretiens de manière plus conséquente. Les retours d’expériences se sont avérés souvent mitigés. Chaque solution présente ses intérêts et ses imperfections. Opter pour cette méthode de retour d’expérience semblait intéressante même si force est de constater que les données recueillies ne sont pas tangibles et restent le reflet d’expériences particulières, difficilement transmissibles. Néanmoins, cette démarche nous aura donné de mieux percevoir le marché des logiciels, les écueils à éviter, les points d’attention à avoir pour notre projet.
Pour se déployer, une bibliothèque doit nécessairement adopter des stratégies, qu’elle peut emprunter au monde de l’entreprise, et qui lui donneront d’offrir le meilleur à ses usagers.
Accompagner le déploiement : communiquer et former
Actuellement, le dossier technique des prestataires fait l’objet d’une étude par les membres du réseau. Le choix de la solution sera effectué dans le courant du mois de septembre 2008. Après avoir effectué le choix d’une solution, notre point d’attention se portera sur le déploiement du portail à plus long terme. Il nous faut donc déjà envisager les phases suivantes : la phase de lancement comprenant la communication et le formation à l’usage de l’outil la seconde phase de déploiement avec l’intégration de nouveaux services en ligne.
Une communication optimale
Il s’avère qu’un déficit de communication peut être fort préjudiciable à l’intégration d’un nouvel outil.
Communiquer autour de l’outil n’est pas une étape en elle-même, mais bien un processus qui doit s’effectuer tout au long du projet : à sa création, à son lancement, et a posteriori. De la communication va dépendre le succès du projet.
Pour que l’outil soit exploité par le plus grand nombre de personnes, des actions ponctuelles de communication doivent être envisagées (à l’occasion de la création d’un nouveau service, d’une nouvelle rubrique, par exemple). Avant même le lancement du portail, quelques mesures sont à prendre pour assurer sa communication :
– en interne (personnel des universités)
– en bibliothèque (auprès des lecteurs)
– auprès du grand public.
En interne, la phase de recueil auprès des collaborateurs a déjà largement contribué à faire connaître l’outil auprès du personnel des bibliothèques. Certains d’entre eux ignoraient l’existence d’un tel projet, d’autres n’en percevaient pas nécessairement l’utilité. Il a donc fallu, habilement, promouvoir le nouvel outil.
Les actions de communication à mener pourraient être les suivantes :
– mobiliser le personnel pour qu’il soit préparé à relayer l’information auprès de ses usagers au moment du lancement,
– tenir informer l’ensemble du réseau (personnel des cinq universités) de l’implémentation d’un nouvel outil par le biais d’un mail d’information, d’encart informatif dans les journaux internes.
Libre-accès à la connaissance
Les internautes souhaitent de plus en plus consulter les documents sous format électronique, gratuitement et à distance – au détriment des bibliothèques qui connaissent une baisse de fréquentation notable. La tendance actuelle à la numérisation des fonds répond à cette attente. Des espaces virtuels de consultation voient le jour : les bibliothèques numériques répondent aux aspirations de ces internautes.
Les bibliothèques numériques
La première bibliothèque numérique serait née, en juillet 1971, de l’initiative de Michael Hart, étudiant américain. A l’époque, il envisageait de diffuser gratuitement la totalité des oeuvres littéraires tombées dans le domaine public. En juin 2007, après quasiment 30 ans de projet, on estime le nombre d’ouvrages numérisés à plus 100 000 exemplaires. Entreprise pionnière dans le domaine, ce projet a inspiré de nombreuses bibliothèques, qui s’attèlent à rendre accessible leurs documents en les numérisant. Dès les années 1990, le concept de « bibliothèques numériques » rentre dans les moeurs. On y associe très rapidement l’aspect technique (qu’elles requièrent) et l’aspect culturel (pour lequel elles sont missionnées). En 1999, Christine Borgman, établit deux approches distinctes qui sont utilisées parmi les professionnels des bibliothèques. Elle décrit la bibliothèque numérique comme « un ensemble de ressources et de capacités techniques pour créer, rechercher et utiliser l’information » mais souligne aussi que « ces bibliothèques sont conçues et organisées pour (et par) une communauté d’usagers, et ses moyens sont utilisés pour répondre aux besoins d’information et aux usages de cette communauté ».
Les bibliothèques numériques ne se contentent plus de créer des catalogues ou des portails d’accès, mais propose de fournir les documents eux-mêmes dans un format lisible. Ces espaces virtuels sont variables en volume et en types de documents qu’ils proposent. Les ressources peuvent être des documents initialement produits dans un format électronique, ou des documents ayant suivis un processus de numérisation. Naturellement, nous pouvons être amenés à penser que le périmètre de ces bibliothèques ne se limite qu’à diffuser des « livres électroniques » (ou e-books). Aujourd’hui, dans le milieu universitaire, les bibliothèques numériques, favorisent l’accès en ligne à des agrégateurs de presse, qui sont une véritable mine d’or. Ils proposent un accès au texte intégral à une multitude de publications. Factiva est l’une de ces bases de données, elle donne accès à plus 10 000 sources rassemblant presse régionale et presse internationale, et ce en texte intégral.
L’exemple de la Bibliothèque Numérique en Réseau (UCL)
Mis en place à l’Université Catholique de Lille, ce réseau d’une dizaine d’établissements est la plus importante infrastructure « numérique » des bibliothèques de l’UDESCA. Le déploiement de ce réseau est envisagé en 3 phases, prévues entre 2006 et 2011. Ce projet est rythmé par l’intégration régulière de nouveaux établissements.
Aujourd’hui, sept bibliothèques ont intégrées le SIGB Virtua, 4 sont en cours de migration (intégration au SIGB avant la fin de l’année 2008).
Le public défini est un public d’étudiants, d’enseignants, d’enseignants-chercheurs.
Ce réseau virtuel répond à plusieurs nécessités :
– localiser les ressources documentaires accessibles à l’UCL en un point d’accès unique, favoriser l’autonomie des « apprenants » en leur offrant un dispositif de recherche de l’information, accessible quelque soit le lieu, quelque soit le moment,
– promouvoir la coopération entre les établissements de l’université par une mutualisation des ressources,
– accroître la visibilité de l’université et de ses établissements.
La BNR propose un catalogue commun, , des ressources électroniques accessibles gratuitement via un portail documentaire classique. Le portail Mediaview (solution « portail » de l’éditeur VTLS) permet d’interroger le catalogue commun, et de localiser rapidement une ressource quelque soit sa bibliothèque de rattachement sur le campus. Il donne également accès à des ressources électroniques : l’Encyclopédie Universalis, Factiva, et les Techniques de l’Ingénieur sont disponibles en ligne (d’autres abonnements électroniques sont en phase de test : ScienceDirect, Jurisclasseur, etc.)
Dans le réseau UDESCA, le dispositif documentaire mis en place à l’Université Catholique de Lille s’impose comme une référence. Le nombre de lecteurs inscrits en bibliothèques parle d’ailleurs de lui-même (plus de 17 000 usagers recensés à ce jour). Opter pour une mise en réseau de bibliothèques accroît considérablement la visibilité des services documentaires sur un campus, et favorise l’intégration des outils de recherche au sein des universités.
Actuellement, la BNR travaille à intégrer de nouvelles BDD et ressources électroniques sur son portail.
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Table des matières
Introduction
I. Présentation et contexte du projet
1/ L’UDESCA : histoire de réseau, réseau d’Histoire
1.1 Présentation
1.2 Universités plurielles, universités singulières
2/ Le réseau des bibliothèques
2.1 La Commission Bibliothèques
2.2 Fiches d’identité des bibliothèques
2.3 Panorama documentaire
2.3.1 Les systèmes de gestion documentaire
2.3.2 Les catalogues en ligne
3/ Les contours du projet
3.1 Objectifs généraux
3.2 Typologie des utilisateurs : du lecteur au e-lecteur
3.3 Les différentes étapes du projet
II. Méthodologie adoptée
1/ Etude préalable à a mise en place d’un outil portail
1.1 Etat de l’art du marché de la recherche documentaire
1.1.1 Fascinés etfaçonnés par Google
1.1.2 Du catalogue au portail…un pas ?
1.2 Analyse de l’environnement technique
1.2.1 Des protocoles pour la collecte de données
1.2.1.1 Le protocole Z39.50
1.2.1.2 Le protocole OAI-PMH
1.2.2 Les composants d’un portail documentaire
1.2.2.1 La recherche fédérée
1.2.2.2 Le système de gestion de contenu
1.3 Recueil des besoins
1.3.1 Méthodologie
1.3.2Acteurs interrogés
1.3.3 Synthèse des besoins
2/ Mise en oeuvre et perspectives de développement
2.1 Audit des solutions et critères de choix d’un prestataire
2.1.1 L’offre d’outil
2.1.2 Lafiche technique
2.2 Benchmarking : identifier le meilleur et l’adopter
2.2.1Définition du concept
2.2.2 Le retour d’expérience
2.3 Accompagner le déploiement : communiquer et former
2.3.1 Une communication optimale
2.3.2 Une formation maximale Al
III. Bibliothèque en ligne : panorama des usages et outils
1/ Libre accès à la connaissance
1.1 Les bibliothèques numériques
1.2 L’exemple de la Bibliothèque Numérique en Réseau (UCL)
2/ Web 2.0 : nouveaux services, nouvelle bibliothèque
2. lUne innovation avec des limites
2.2 Repenser la profession : le e-bibliothécaire
3/ Mutualiser pour mieux régner
Conclusion
Bibliographie
Glossaire
Table des annexes
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