Avantages du Cloud Computing

ENTREPRISE PLANET HORIZONS TECHNOLOGIES

Besoins de l’entreprise

Premièrement, nous devons identifier quels sont les fonctionnalités nécessaires et les besoins de l’entreprise. Planet Horizons Technologies est présent dans de nombreux continents et dispose d’une grande masse d’informations qui doit être accessible depuis n’importe où. C’est pourquoi l’accès à ces données doit être le plus flexible possible. Par exemple, les collaborateurs se trouvant
au Brésil doivent avoir accès aux informations rapidement et facilement. Ces données correspondent notamment aux dossiers des projets, aux divers clients et partenaires, c’est-à-dire aux informations découlant de leurs relations client. Ces informations doivent être donc mises à jour immédiatement afin d’avoir accès à la dernière version des fichiers et ainsi éviter d’éventuels conflits. Actuellement, l’entreprise utilise Salesforce comme Customer Relationship Management (CRM) pour gérer ses relations clients ainsi que ses projets. Toutes les informations concernant leurs clients et partenaires sont enregistrées sur cette plateforme. Cependant, lors de discussions avec ces clients, il en ressort beaucoup d’informations numériques en lien avec un projet précis et qui sont importants à sauvegarder comme des offres, des listes de prix, photos, etc. Toutes ces données supplémentaires doivent pouvoir être enregistrées dans un même et unique emplacement avec les informations du client et du projet afin de centraliser ces données. Nous avons donc ici un premier besoin primordial pour l’entreprise : stocker des documents dans leur CRM pour centraliser toutes les informations des projets.

Besoins des employés

Pour ce qui est des employés, ces derniers nécessitent d’avoir un accès rapide et simple à tous les documents internes et externes de l’entreprise qui ne sont pas sauvegardés sur leur CRM. Leur travail se regroupe par projets. Ces projets correspondant à des dossiers qui regroupent de nombreuses informations de différents types comme des e-mails, des fiches clients, divers documents techniques, etc. Actuellement, toutes ces informations sont rangées dans des dossiers et sous-dossiers et forment ainsi un labyrinthe de documents. Lorsque l’on souhaite retrouver ou enregistrer un fichier en particulier, les utilisateurs doivent naviguer parmi de nombreux dossiers.
Cette manière n’est pas optimale, car il nous est difficile de retrouver une information rapidement.
La structure des dossiers prend du temps à être mise en place et nous nous retrouvons avec énormément de dossiers à double à la seule différence qu’ils n’appartiennent pas au même projet.
Afin de retrouver rapidement des informations en relation avec un projet, il faudrait directement enregistrer ces documents sous un même projet. Ainsi toutes les pièces seraient sauvegardées sous  un même libellé et trouvables plus rapidement. Comme expliqué plus haut, l’objectif serait de stocker des données sur le CRM (H. Gaignebet, chef du support technique, communication personnelle, 07 mai 2018).
Autre besoin pour les employés serait un système de gestion pour les workflows. Un workflow est une représentation d’un processus métier (suite de tâches) avec toutes les informations nécessaires pour sa compréhension incluant les différents tâches et rôles. Dans une entreprise, on trouve de nombreux processus internes et externes pour lesquelles nous recherchons la manière de réalisation la plus optimale possible afin de gagner en temps et en argent. Il est donc important de les définir de manière précise et de les automatiser un maximum (Le Blog PLM- Processus et Workflow- quelles différences ? 2017).

Asana

Asana est un outil collaboratif conçu par le cofondateur de Facebook, Dustin Moskovitz. Disponible en version Web et mobile, Asana nous propose diverses fonctionnalités afin d’améliorer la productivité et la collaboration au sein des entreprises sans utiliser aucun e-mail. Cet outil nous permet de gérer la communication dans une équipe grâce à des services tels que des espaces de travail, gestion de projets, gestion de tâches, étiquettes, notes, commentaires et bien plus (asana –
le moyen le plus simple de gérer tâches et projets en équipes, s.d.).
Grâce à Asana nous pouvons créer des projets auxquelles nous y invitons les collaborateurs concernés. Selon la configuration que les administrateurs ont mise en place, les informations contenues dans ces projets peuvent être réservées uniquement aux membres. Nous avons donc la
possibilité de gérer les accès aux données selon les rôles dans l’entreprise. Nous pouvons ensuite
créer et attribuer des tâches au sein du projet aux employés et ainsi pouvoir répartir le travail.
Cette répartition nous permet de garder un contrôle sur l’avancement du projet ainsi qu’établir un calendrier précis. Nous avons également la possibilité d’effectuer des tableaux de bord qui nous permettent de surveiller l’avancée d’un projet et de repérer les étapes qui nécessitent des ajustements (asana – le moyen le plus simple de gérer tâches et projets en équipes, s.d.).
Le point fort d’Asana réside dans son nombre d’intégrations possible avec plus de 100 possibilités d’ajout. Nous pouvons donc assurer le stockage de tous les types différents de données tels que emails, dates, documents, etc. Des ajouts avec Gmail, Slack, Dropbox et bien d’autres outils sont également possibles (asana – le moyen le plus simple de gérer tâches et projets en équipes, s.d.).
Pour ce qui est des processus que nous pouvons trouver dans les entreprises, Asana nous propose de créer des modèles afin de faciliter ces tâches répétitives qui peuvent être simplifiées. Par exemple la création de modèles pour le suivi de clients ou pour le lancement d’un produit (asana – le moyen le plus simple de gérer tâches et projets en équipes, s.d.).
Concernant les versions, Asana est disponible en trois versions :
– Gratuit : Création de tâches, projets et discussions
– Premium : nombre illimité de création de projets et membres, champs personnalisés, dépendance des tâches, équipes et projets privés, indications de dates …
– Enterprise : Gestion avancée des accès des membres, aide spécialisée de la part d’Asana, manipulation des données (importations, exportations), personnalisation selon la charte graphique de l’entreprise (asana – le moyen le plus simple de gérer tâches et projets en équipes, s.d.).

Wrike

Wrike est un logiciel collaboratif de gestion de projet en version Web et mobile. Il est disponible en trois versions différentes : gratuite, professionnelle et entreprise (Wrike – Logiciel de gestion du travail en temps réel, s.d.).
– Gratuite : Créer des groupes de travail (projets), système de gestion de tâches (assignation et statut).
– Professionnelle :  Nous disposons d’affichages tels que Gantt afin de surveiller l’avancement d’un projet, fonctionnalité glisser-poser, compatibilité API. Ces affichages tels que Gant sont utiles pour pouvoir planifier au mieux les tâches et respecter les délais auprès de nos clients.
– Business : Nous avons accès à des fonctionnalités d’analyses en temps réel qui nous aident dans la prise de décision sur l’avenir d’un projet.
– Des versions Marketing et Entreprise sont disponibles pour des fonctionnalités supplémentaires selon les secteurs des entreprises (Wrike – Logiciel de gestion du travail en temps réel, s.d.).
Wrike dispose également d’un flux d’activité afin d’avoir un contrôle total sur un projet et de surveiller l’avancement de toutes les tâches. Ces tâches peuvent être organisées en fonction de leur état et nous pouvons ainsi avoir une vue globale du travail effectué et restant à accomplir. Nous avons la possibilité de générer différents rapports pour analyser la performance de nos équipes.
Concernant les flux de travail, Wrike nous propose un service qui nous permet de gérer et faciliter ces processus afin de pouvoir optimiser nos processus. Pour les utilisateurs, il existe des services de chat, partage de documents, calendrier ainsi qu’un flux d’actualité pour pouvoir commenter et prendre connaissance du travail effectué des autres collaborateurs. Ces outils favorisent une bonne
collaboration et assure de la transparence au sein d’une équipe (Wrike – Logiciel de gestion du travail en temps réel, s.d.).
Nous avons également un large panel d’intégrations possibles à Wrike par exemple des CRM, outils de stockage, chat, fonctionnalités d’export/import, etc. (Wrike – Logiciel de gestion du travail en temps réel, s.d.).

Trello

Trello est un tableau que l’on peut personnaliser selon nos besoins. Disponible en version gratuite et payante, ce tableau est composé d’une liste de listes qui sont modulables et flexibles.
Nous pouvons organiser ces listes selon le type de projet que nous avons et ainsi adapter à l’infini.
Ces listes sont composées de cartes qui peuvent contenir des informations, des commentaires, des documents, des check-lists, des tâches, des dates, etc. (Trello – Simple en surface, mais qui en a sous le capot, s.d.).
Trello dispose également d’une zone de chat et de commentaire pour que les utilisateurs puissent échanger des idées, commenter le travail effectué, etc. Lorsqu’un membre du tableau vous mentionne ou un évènement important se produit, vous recevez immédiatement une notification sur n’importe quel support et ainsi êtes informé des dernières actualités. La gestion des dates est également un aspect important pour Trello. Ce dernier offre un service qui permet de contrôler tous nos échéances et éléments importants à ne pas louper (Trello – Simple en surface, mais qui en a sous le capot, s.d.).

Outils collaboratifs

Définition:
Tout d’abord, définissons ce qu’est un outil collaboratif. Ce dernier permet de regrouper différentes fonctionnalités autour de logiciels et de technologies afin de permettre aux utilisateurs de travailler de manière collaborative. C’est-à-dire de pouvoir partager des documents et travailler ensemble de manière optimale. Ces outils et logiciels sont basés sur une architecture cloud computing qui favorise le travail collaboratif. Au sein d’une entreprise énormément d’informations circulent entre les divers employés. Comme expliqué précédemment, ces informations peuvent être de différents types tels que des contacts, des dates, des fichiers, des tâches, des e-mails et bien d’autres encore… Tous ces différents types de données nous incitent parfois à utiliser plusieurs outils différents afin d’accueillir et stocker ces informations. Par exemple, nous aurons besoin d’un agenda pour tout ce qui concerne les dates, un annuaire pour garder une trace de nos contacts, etc.
Le point important de tous ces outils c’est qu’ils doivent avoir la possibilité d’être partagés avec l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Cette masse d’informations sera également utile lors
de l’élaboration d’un projet où nous devrons organiser des équipes, des plannings, des workflows…
Comme c’est le cas pour l’entreprise Planet Horizons Technologies, cette dernière dispose de nombreux collaborateurs dans différents pays, avec qui les employés nécessitent échanger. Un outil collaboratif permet donc de centraliser tous ces différents aspects en un seul outil et permet de
rassembler tous les collaborateurs d’une entreprise indépendamment de leur position géographique.
Avantages:
L’utilisation d’un outil collaboratif pour une entreprise améliore considérablement le fonctionnement dans divers aspects de celle-ci. Premier aspect avantageux est que les fichiers sont stockés en ligne. De ce fait, les fichiers peuvent facilement être partagés, consultés, modifiables et accessibles à distance à tout moment sur n’importe quel support. Pour une entreprise internationale qui dispose de plusieurs filiales à l’étranger, la communication et collaboration entre les sociétés doivent être les plus optimales possible pour ne pas perdre en efficacité. Le fait que les dossiers soient stockés en ligne offre la possibilité aux employés dans différents pays d’accéder aux mêmes fichiers. Les modifications qui sont effectuées sur les documents sont directement prises en compte en temps réel. L’entreprise bénéficie donc d’une plus grande transparence du fait que les documents sont en ligne et que les employés travaillent sur les mêmes versions et ainsi évitent des conflits et du travail à double .
Les outils collaboratifs nous offrent également la possibilité de centraliser tous les documents.
Très souvent dans les entreprises, des réunions doivent être organisées pour connaître l’avancement, l’état d’un projet. Ces séances ont lieu, car la communication entre différents secteurs de l’entreprise n’est pas assez transparente et tout le monde n’est pas au courant des dernières informations concernant un sujet précis. Par exemple, un employé qui travaille dans le secteur technique utilise une feuille Excel pour lister les outils et produits qu’il devra utiliser pour effectuer le travail demandé. Le secteur marketing, qui est en charge de fixer le prix pour le client, travaille sur un autre outil pour générer l’offre suite aux recommandations reçues du technicien. La
comptabilité utilise le logiciel WinBiz pour générer la facture et ensuite pour enregistrer le paiement du client. Les séances durant lesquelles l’équipe est informée des choses à faire pour un projet sont rendues obsolètes. Tous ces documents sont réunis dans un seul et même outil sous un même projet. Cela permet à tout moment, à qui ayant droit, de consulter l’état d’un projet et de s’informer sur la progression de ce dernier. Le responsable peut prendre connaissance rapidement
de l’offre, de la facture et de la comptabilisation et ainsi voir le statut d’un projet précis (Wrike – 6 avantages liés à la gestion du travail collaboratif, 2016).

Cloud Computing

Tous ces outils sont en ligne et les fournisseurs de ces services se chargent du stockage, des infrastructures informatiques, de la maintenance et de toutes les tâches nécessaires au maintien de
ces ressources. Cette pratique appelée le «cloud computing» correspond au principe d’externaliser les ressources et les services informatiques comme par exemple les serveurs, le stockage, les bases de données, les composants réseau, les logiciels, les outils d’analyse, etc. Pour accéder à ces services, nous utilisons Internet et sommes facturés par nos fournisseurs de services cloud selon notre consommation (Microsoft Azure – Qu’est-ce que le cloud computing ? s.d.).
Nous pouvons effectuer différentes actions tels que :
– Créer des applications et des services
– Stocker, sauvegarder et récupérer des données
– Héberger des sites Web et des blogs
– Diffuser du contenu audio et vidéo
– Diffuser des logiciels à la demande
– Analyser des données pour en tirer des informations et faire des prévisions (Microsoft Azure –  Qu’est-ce que le cloud computing ? s.d.)

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Table des matières

1. INTRODUCTION 
2. ENTREPRISE PLANET HORIZONS TECHNOLOGIES 
2.1. PRÉSENTATION
2.2. ORGANIGRAMME DE L’ENTREPRISE
3. ANALYSE DES BESOINS 
3.1. BESOINS DE L’ENTREPRISE
3.1.1. WIKI
3.1.2. FORUM
3.2. BESOINS DES EMPLOYÉS
4. ÉTAT DE L’ART 
4.1. MICROSOFT – OFFICE
4.1.1. OUTLOOK
4.1.2. ONEDRIVE
4.1.3. WORD
4.1.4. EXCEL
4.1.5. POWERPOINT
4.1.6. ONENOTE
4.1.7. SHAREPOINT
4.1.8. TEAMS
4.1.9. YAMMER
4.1.10. DYNAMICS 365
4.1.11. FLOW
4.2. GOOGLE – G SUITE
4.2.1. GOOGLE DRIVE
4.2.2. GMAIL
4.2.3. GOOGLE HANGOUTS
4.2.4. GOOGLE AGENDA
4.2.5. GOOGLE+
4.2.6. GOOGLE DOCS
4.2.7. SHEETS
4.2.8. SLIDES
4.2.9. FORMS
4.2.10. GOOGLE SITES
4.3. ASANA
4.4. WRIKE
4.5. TRELLO
4.6. SLACK
4.7. BASECAMP
5. OUTILS COLLABORATIFS 
5.1. DÉFINITION
5.2. AVANTAGES
5.3. CLOUD COMPUTING
5.3.1. AVANTAGES DU CLOUD COMPUTING
5.3.1.1. Coût
5.3.1.2. Vitesse
5.3.1.3. Mise à l’échelle mondiale
5.3.1.4. Productivité
5.3.1.5. Performance
5.3.1.6. Fiabilité
5.3.2. TYPES DE SERVICES CLOUD
5.3.2.1. IaaS
5.3.2.2. PaaS
5.3.2.3. SaaS
5.3.3. TYPES DE DÉPLOIEMENT CLOUD
5.3.3.1. CLOUD PUBLIC
5.3.3.2. CLOUD PRIVÉ
5.3.3.3. CLOUD HYBRIDE
6. SOLUTION ACTUELLE
6.1. INSTALLATIONS ACTUELLES
6.2. STOCKAGE DES FICHIERS
6.3. GESTION DES PROJETS ET CLIENTÈLE
6.4. COMPTABILITÉ
6.5. ANALYSE DES OUTILS
6.5.1. VPN
6.5.1.1. Avantages et inconvénients
6.5.1.1.1. Sécurité
6.5.1.1.2. Coût
6.5.1.1.3. Design
6.5.1.1.4. Évolutivité
6.5.1.1.5. Accès au contenu limité
6.5.2. SALESFORCE
6.5.2.1. Définition CRM
6.5.2.2. Divers produits
6.5.2.2.1. Ventes
6.5.2.2.2. Service Client
6.5.2.2.3. Marketing
6.5.2.2.4. Commerce
6.5.2.2.5. Productivité
6.5.2.2.6. Communautés
6.5.2.2.7. Analytique
6.5.2.2.8. Développement
6.5.2.3. Forces et faiblesses
6.5.3. WINBIZ
6.5.3.1. Définition ERP
6.5.3.2. Winbiz Comptabilité
6.5.3.3. Winbiz Commerce
6.5.3.4. Winbiz Salaires
6.5.3.5. Avantages
6.5.3.6. Inconvénients
7. DÉFINITION D’UN PROCESSUS
7.1. CRÉATION CLIENT DANS SALESFORCE
7.2. CRÉER UN CONTACT AU CLIENT
7.3. CRÉER UN NOUVEAU PROJET DANS SALESFORCE
7.4. CRÉER UN DOSSIER PROJET DANS LE SERVEUR PHT+
7.5. ENREGISTRER DOCUMENTS DU PROJET
8. SOLUTION
8.1. ÉTUDE DES POTENTIELLES SOLUTIONS
8.1.1. OFFICE 365
8.1.2. GSUITE
8.1.3. ASANA
8.1.4. WRIKE
8.1.5. TRELLO
8.1.6. SLACK
8.1.7. BASECAMP
8.1.8. COMPARATIF DES POTENTIELLES SOLUTIONS
8.2. PROPOSITION
8.2.1. SOLUTION SHAREPOINT ‐ STOCKAGE FICHIERS
8.2.2. SOLUTION SHAREPOINT ‐ WORKFLOW
8.2.3. SOLUTION SHAREPOINT – LIEN SALESFORCE
8.2.4. SOLUTION SHAREPOINT – WIKI
8.2.5. SOLUTION SHAREPOINT – FORUM
CONCLUSION

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