Amélioration sur les procédures administratives

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Caractéristique du contrôle interne

De ces définitions, on peut affirmer que le contrôle interne a un caractère préventif et répressif. Le premier a trait aux mesures prises par la direction afin de prévoir et d’éviter les fraudes ou la dissipation de son actif. Quant à son caractère répressif, il s’agit des méthodes adoptées au sein de la société pour corriger les erreurs et sanctionner les fautifs. Par ailleurs, le contrôle interne a quatre principaux objectifs :
 Protéger le patrimoine de l’entreprise .
 Assure l’exactitude et la fidélité des informations financière et comptable .
 Promouvoir l’efficacité opérationnelle.
 Maintenir la ligne de conduite établie par la direction générale.
Ainsi, on considère l’entreprise comme une combinaison de cycles d’activités. Ces derniers sont découpés en sous fonctions essentielles, dans notre cas c’est le cycle achat. Il correspond aux objectifs et un dispositif particulier de contrôle interne.
Le contrôle interne doit respecter le principe de séparation de ces fonctions ou tâches. Ce principe est fondamental sur le plan du contrôle interne car il permet un contrôle réciproque de leur exécution. A cet effet, il existe trois types de fonctions fondamentales dans l’entreprise.
• La fonction détention : elle est principalement celle qui conduit à engager l’entreprise vis-à-vis de tiers. Cette fonction est indissociable des moyens matériels de protection (par exemple : coffre-fort, armoire, code d’entrée) pour restreindre l’accès aux ressources et aux documents.
• La fonction décision : elle a comme rôle la protection et la conservation caisse-stock. Le pouvoir de décision sera tenu par de personne de haut niveau. Il doit être un manuel de procédure qui met en évidence les fonctions impliquant les prises de décisions. Chaque fonction comprendre la description de la nature de décision et la qualité requise pour prendre la décision.
• La fonction comptabilité : elle consiste à comptabiliser les opérations effectuées le contrôle de ces opérations. Ces opération ne doit pas comptabiliser que si elles ont été contrôlés, le comptable ne doit jamais manipuler les espèces, des chèques, ou tout autre titre de paiement. Il ne doit jamais avoir sa signature autorisée auprès d’une banque. Il est nécessaire de séparer la comptabilité et la trésorerie.

Limite du contrôle interne

Le dispositif de contrôle interne aussi bien conçu et aussi bien appliqué soit-il, ne peut fournir une garantie absolue quant à la réalisation des objectifs de la société. La probabilité d’atteindre ces objectifs ne relève pas de la seule volonté de la société. Il existe en effet des limites inhérentes ou inséparables à tout système de contrôle interne. Ces limites résultent de nombreux facteurs, notamment des incertitudes du monde extérieur, de l’exercice de la faculté de jugement ou de dysfonctionnements ou des troubles pouvant survenir en raison d’une défaillance humaine ou d’une simple erreur.
En effet, dans la mesure où le contrôle interne repose sur le facteur humain, il est susceptible de subir d’erreurs de conception, de jugement ou d’interprétation, de malentendus, de négligence, de la fatigue ou de la distraction, voire de manoeuvres telles que collusion, abus ou transgression. Comme le dit l’expression : « L’homme est loin d’être à la perfection » Une autre limite tient au fait que la conception d’un système de contrôle interne doit tenir compte de contraintes financières. Les bénéfices tirés des contrôles doivent, par conséquent, être évalués par rapport à leur coût. Pour déterminer si un contrôle particulier doit être mis en place, on doit prendre en compte non seulement la probabilité de survenance du risque correspondant et son incidence potentielle sur l’organisation mais aussi les coûts afférents à la mise en place de ce nouveau contrôle. Les changements organisationnels et l’attitude du management peuvent avoir un impact réel sur l’efficacité du contrôle interne et sur le personnel qui le met en oeuvre. C’est pourquoi il est nécessaire que la direction vérifie et actualise continuellement les contrôles, communique les changements au personnel et montre l’exemple en se conformant elle-même à ces contrôles.

Méthodes de collecte des données

Dans cette section, elle indique les démarches suivies pour la vérification des hypothèses et explique comment nous avons mené l’étude. Nous présenterons les méthodes de collecte des données dans le but d’obtenir les résultats et de les interpréter dans la partie discussion.

Préparation du questionnaire

La phase de préparation du questionnaire est une phase très importante pour avoir des informations satisfaisantes. Après avoir effectué la recherche théorique concernant le QCI ; on cherche les mots clés de notre thème de mémoire. C’est dans cette étape qu’on a pu définir l’objectif global suivi de l’objectif spécifique afin d’annoncer les hypothèses à vérifier ainsi que des résultats.
Lors de la préparation, nous a suivi les étapes suivantes :
 Recherche documentaire sur les Questionnaire du Contrôle Interne .
 Elimination des questions inutiles, c’est-à-dire qui ne répond pas à nos hypothèses .
 Regroupement du questionnaire .
 Choix de la cible : détermination de la population cible.
 Teste et vérification du questionnaire auprès de notre encadreur pédagogique. Il s’agit de vérifier la clarté des questions, la facilité à répondre.

Réalisation de l’entretien

Après avoir reçu la lettre d’acceptation de la demande, nous avons procédé à l’entretien avec le responsable commercial de la société TOYOTA RASSEYA GROUPE. Une fois la date, l’heure et lieu d’entretien étant fixés (généralement au bureau de l’interlocuteur), nous procédons à l’entretien.
Mais avant de commencer, nous demandons à l’interlocuteur la permission d’enregistrer à l’aide d’un dictaphone les échanges à effectuer. Nous avons dû enregistrer la conversation pour éviter l’échappe à des informations importantes lors de la prise des notes.
Ensuite, nous lui informons que notre thème de mémoire consiste à « la nécessité du contrôle interne dans le cycle achat ». Puis, à partir de cela, nous avons préparé quelques questions à partir de la recherche théorique pour guider l’entretien.
Pour suivre les propos de l’interlocuteur, nous avons juste coché dans notre guide les questions déjà posées et effectuons la relance en fonction des réponses de l’interlocuteur.
Enfin, tous les points sont abordés, l’entretien touche à sa fin. Nous avons remercié l’interlocuteur de nous avoir accordé son temps malgré ses différentes préoccupations.

Questionnaires

Après avoir effectué l’entretien, il est nécessaire pour nous de procéder aux questionnaires en nous référant sur les points de vue théoriques que nous avons constatés pour mieux renforcer les informations obtenues lors de l’entretien. Selon la démarche méthodologique, Un questionnaire est un ensemble de questions construit dans le but d’obtenir l’information correspondant aux questions de l’évaluation. Les enquêtés ne sont pas obligés de répondre directement à celles-ci. Nos questionnaires sont constitués des divers types de questions : questions ouvertes, questions à choix multiple et questions fermées.
Notre questionnaire est divisé en deux grandes parties dont la première concernant la présentation générale de l’entreprise TOYOTA et la seconde a pour objectif de vérifier les hypothèses évoqué à l’introduction. Cette dernière est divisée en deux sous parties dont l’une concerne la première hypothèse et l’autre concerne la deuxième hypothèse.

Descriptions de la visite et chronogramme de réalisation

La description de la visite et le chronogramme des activités ont été réalisés selon un calendrier bien précis et divisé en plusieurs parties. Nous présentons la durée d’exécution sur la visite de lieu d’enquête, l’intégration à l’entreprise visitée, l’application pratique du thème choisi, l’élaboration des questionnaires, l’entretien ou l’enquête auprès des responsables , la collecte et exploitation des données, le traitement des données obtenues. La collecte des informations a pris beaucoup de temps et a été renflouée tout au long du mémoire. Et enfin la rédaction du mémoire qui n’a pu être définie temporellement car elle a été effectué au fur et à mesure des données en main.
Ce tableau si dessous nous présente le calendrier du chronogramme d’activités menées dans la réalisation de la recherche.

Avantages de l’analyse SWOT

L’analyse SWOT permet de visualiser rapidement l’adéquation de la politique de l’entreprise à la situation existante, à des problèmes, des efficacités de l’organisation de l’entreprise. Dans ce chapitre, nous avons vu la justification de choix de la zone d’étude, présentation de l’entité étudiée, quelques cadres théoriques de l’audit et de la communication interne, suivi de rapport des outils et méthodes utilisés lors de la recherche, qui nous conduit dans au chapitre suivant qui n’est que les résultats de la recherche.

Modélisation théorique

Cette section présentera la traduction des hypothèses en variable explicative elle-même subdivisées en sous variable explicatives et de la variable à expliquer.

Explication des hypothèses

Dans notre cas, la variable expliquée est la contribution à la protection du patrimoine de la société obtenu à partir du traitement des variables explicatives grâce à la vérification des procédures comptables et administratives. Pour ce faire, on va noter X1 la première variable explicative qui sera l’application des principes du contrôle interne et X2 la deuxième variable explicative qui est le classement et suivi des pièces justificatives. Les sous variables X1 et X2 seront notés respectivement par « a et b » lors du traitement statistique. Pour cela, Y est la variable à expliquer signifie également « contribution à la protection du patrimoine» grâce au contrôle interne. Cette dernière, quant à elle, sera noté C.

Traduction des hypothèses en variables

Pour pouvoir traiter statistiquement les données collectées au sein du cabinet d’audit et pour étudier la corrélation entre eux, il faut les traduire en variables. Dans notre cas d’espèce, nous avons deux variables : variable à expliquer et variables explicatives.
La variable à expliquer est la fiabilité des informations comptable et financières, noté Y. Les variables explicatives sont les deux hypothèses de départ qui sont l’efficacité du contrôle interne noté X1 ; l’efficacité des procédures comptables et administratifs noté X2. D’après ces variables, nous obtenons la formule suivante pour vérifier laquelle des deux hypothèses permet l’obtention des informations fiables. Y=X1+X2.
Ces deux variables ont des sous variables chacune pour qu’on puisse vérifier l’existence de ces hypothèses. Pour le cas de la variable X1. Ces sous variables sont les procédures formalisée, le recoupement d’information ou l’auto contrôle, la séparation des fonctions fondamental du contrôle interne, contrôle matérialisé et le Contrôle effectif t. Ces sous-variables nous aident à vérifier que l’efficacité du contrôle interne permet à l’auditeur d’obtenir la fiabilité des informations des comptables et financières.
Pour le cas de la variable X2, ces sous-variables sont le respect des normes comptables, ainsi que la normalisation comptable, puis l’application des procédures et enfin la pérennité de procédure comptable. Ces sous variables nous aident à vérifier aussi que la vérification et les contrôles des états financiers permettent à l’auditeur d’avoir des informations fiables.
Pour le cas de la variable à expliquer, nous voulons tout simplement rappeler ce qu’on entend par l’information fiables mais ce n’est pas une sous-variable à étudier. Comme nous l’avons dit précédemment le contrôle interne concerne surtout à la protection et sauvegarde du patrimoine de l’entreprise.
Alors si la situation financière de l’entité à la fin de l’exercice est régulière, cela signifie que les comptes sont conformes aux règles et procédures en vigueur (PCG) ; sincère c’est à dire résulte de l’évaluation correcte des valeurs comptables, ainsi que d’une application raisonnable des risques et des dépréciations de la part des dirigeants, qu’il y a une loyauté et une bonne foi dans l’établissement des comptes ; l’image fidèle est liée aux obligations de régularité et de sincérité, ainsi qu’à l’application du principe de prudence (PCG) ; une traduction financière de la réalité.

Présentation de résultat sur la détermination de coefficient de corrélation

Dans cette présentation, nous allons présenter la comparaison des résultats obtenus parmi les deux hypothèses et la détermination de coefficient de corrélation afin de connaitre le meilleur résultat choisis d’après l’enquête effectuée auprès du personnel. Pour pouvoir justifier la corrélation, nous devons présenter aussi les résultats concernant le résultat escompté durant notre enquête. Passons d’abord à la présentation du tableau statistique.

Fiabilité4 des informations comptables et financières

Q14: existe-t-il de dispositifs du contrôle interne que vous avez mettre au paiement plusieurs fois des factures?
D’après ce tableau, le 25% des enquêtés montrent que le dispositif du contrôle interne applicable en cas des factures payé plusieurs fois est permettre de donner des résultats non fiables. 14.29% prévoient un peu fiable, 28.57% prévoient que l’utilisation de ces technologies dans sa démarche permet d’obtenir des résultats fiables. Enfin 32.14% des enquêtés confirment fortement que le dispositif du contrôle interne permet d’obtenir des informations comptables et financières fiables. Pour bien connaitre laquelle des deux hypothèses ci-dessus permet le mieux d’obtenir des informations comptables. Voyons la comparaison des résultats des hypothèses.

Comparaison des résultats obtenus

Pour comparer les résultats obtenus d’après les deux hypothèses, il est indispensable de relever en pourcentage le choix sur les questions à poser, c’est-à-dire l’échelle « pas du tout » et « beaucoup ». Puis il est nécessaire de séparer clairement la somme obtenue sur l’efficacité du contrôle interne et le respect des procédures comptables et administratives. Après-cela, nous pourrons faire facilement la comparaison des deux résultats obtenus.

Discussion sur l’impact de cumule de fonction

D’après le résultat, les entreprises étudiées néglige l’importance du principe de séparation de fonction. Elle a pour objectif que chaque employé connait sa responsabilité. Si un agent effectue des taches différentes, l’entreprise n’arrive pas à contrôler la situation exacte. Dans notre cas, seul les 21.42% des enquêtés disent l’importance de cette dispositif du contrôle interne. Pour atteindre les objectifs fixé par la direction et aussi pour augmenter ce faible taux, l’entreprise doit séparer les fonctions fondamentales tel que le fonction décision, de détention, ainsi que de la comptabilité.

Discussion sur la qualité du personnel apte à exercer son travail

L’analyse de l’impacte de l’efficacité du contrôle interne dans la plan de mission conduit à déterminer des situations ou le risque opérationnel sur la fiabilité des informations. Dans notre cas, 32.14% des enquêtés précisent que l’existence du personnel compétant assurera la qualité de travail, et 67.86% ont refusé que la fiabilité des informations comptables et financière dépend de la compétence du personnel.

Discussion sur l’avantage de l’interdiction de l’accès aux ressources et document important

Dans une entreprise, nous avons affirmé que la trésorerie, le stock sont parmi les zone de risque. Il faut donc les protéger. C’est l’une des raisons de l’existence du domaine confidentiel dans l’entreprise. Dans notre étude sur terrain, nous constatons une faiblesse de 71.43%. Plus précisément, ce taux montre que beaucoup de personnel ne sont pas convaincus que les documents sont plus importants que les biens. L’avantage de ce dispositif du contrôle est nombreux, notamment la protection et la sauvegarde du patrimoine et la protection matérielle.

Analyse des résultats de l’enquête sur l’efficacité de procédure comptables et administrative.

L’analyse des résultats se basera sur un examen des dispositifs du contrôle interne et les procédures comptables ainsi qu’à un énoncé et une explication des limites de contrôle interne car même si c’est un moyen de diminuer les risques opérationnels, les risques financiers, et le risque de non-conformité, nous constatons des barrières à na ne pas franchir.

Discussion de résultat obtenu sur le respect de la normalisation des procédures

D’après le résultat nous avons constaté que 25% des enquêtés sont convaincus que le respect de la normalisation des procédures permet de mieux contrôler les opérations financières. Dans ce cas nous avons un pourcentage manquant c’est- à -dire une lacune de 75%. Cela explique que certaines personnes dans leur mission n’ont pas besoin de suivre les procédures en vigueur. Par exemple la descente sur terrain pour la prise de connaissance des entreprises à étudier, nous permet de détecter cette faiblesse. C’est pourquoi la descente sur terrain est nécessaire pour l’accomplissement de notre travail.
Pour ce faire, nous allons discuter tout d’abord de l’application des procédures pour la mission de contrôle.

Discussion de résultat obtenu sur le respect de la normalisation des procédures

D’après le résultat, 28.57 des sondés prévoient l’application des procédures comptables. Cela explique aussi que nous avons un pourcentage manquent de 71.43% des personnels ne connait pas l’application de procédure. Voyons ce résultat, ce taux signifie qu’ils ne sont pas convaincus sur l’application à la lettre de cette procédure. Les entreprises doivent prendre en compte l’environnement informatique et son incidence sur le principe du contrôle interne.
Selon l’ISA 4015″ L’utilisation des systèmes informatiques par les entreprises oblige l’expert-comptable d’acquérir ou de procéder à une connaissance suffisante de l’environnement informatique de l’entité pour planifier, diriger, superviser et revoir les travaux de contrôle effectués. Il détermine si des compétences informatiques particulières sont nécessaires pour réaliser la mission”.

Discussion de résultat obtenu sur la permanence de méthode

L’analyse de l’importance de la permanence de méthode signifie que le changement a été interdit sauf ce changement entrainera les changements fidèles de l’entreprise. Dans notre cas, 10.71% des enquêtés précisent que l’utilisation de procédures comptables dans leurs entreprises est pérenne. Dont les 89.29% restent ont refusés parce que cela mérite une étude approfondie. L’analyse de la fonction contrôle dans le plan de mission conduit à déterminer des situations ou le risque opérationnel, tant que financier et le risque de non-fonctionnement. L’importance du contrôle interne dans l’entreprise permet de déterminer le niveau de dépendance de l’entreprise vis-à-vis de la pérennité des procédures.

Discussion de résultat obtenu sur la procédure de facturation

Dans notre cas, 71.43% des enquêtés montrent l’inexistence des effets de l’utilisation de procédure de la facturation dans l’objectif du contrôle. Seul le 28.57% des personnels sondés qui montre beaucoup le respect de cette procédure. Mais nous savons que l’évaluation des contrôles par le responsable se fait généralement par référence aux objectifs du contrôle, nous allons étudier, dans ce qui suit concernant les procédures à suivre lors de l’approvisionnement. L’exhaustivité des inputs signifie que le contrôle de l’exhaustivité, qui est l’un des contrôle le plus fondamentaux, est nécessaire afin de s’assurer que chaque transaction a été introduite dans la procédure.

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Table des matières

CHAPITRE I : MATERIELS ET METHODES
SECTION 1 : MATERIELS
1.1. Présentation des entreprises visitées
1.1.1. Historique
1.1.2. Activité principale
1.1.3. Activité secondaire
1.1.4. Structure de la société
1.2. Documents utilisés
1.2.1. Recherche bibliographique
1.2.2. Webographie et Sitographie
1.2.3. Documents de l’entreprise :
1.2.4. Différents outils théoriques
SECTION 2: GENERALITE SUR LE CONTROLE INTERNE
2.1. Définition du contrôle interne
2.2. Objectifs du contrôle interne
2.3. Caractéristique du contrôle interne
2.4. Limite du contrôle interne
SECTION 3 : METHODES DE COLLECTE ET TRAITEMENTS DE DONNEES
3.1. Méthodes de collecte des données
3.1.1. Préparation du questionnaire
3.1.2. Réalisation de l’entretien
3.1.3. Questionnaires
3.1.4. Descriptions de la visite et chronogramme de réalisation
3.2. Méthodes de traitement d’analyse des données : SWOT
3.2.1. Définition
3.2.2. Analyse des quatre facteurs
3.2.3. Avantages de l’analyse SWOT
3.3. Modélisation théorique
3.3.1. Explication des hypothèses
3.3.2. Traduction des hypothèses en variables
SECTION 4 : LIMITE DE L’ETUDE ET DIFFICULTES RENCONTREES
4.1. Limite de l’étude
4.2. Difficultés rencontrées
CHAPITRE II: RESULTATS
SECTION 1: PRESENTATION DE RESULTAT DES HYPOTHESES, OBTENUES EN FONCTION DES SOUS VARIABLES
1.1. Résultats obtenus sur la procédure formalisée
1.2. Résultats obtenus sur les recoupements d’informations
1.3. Résultats obtenus sur la Séparation des fonctions
1.4. Résultat obtenus sur la qualité du personnel
1.5. Résultat obtenus sur l’accès aux ressources et document important
1.6. Résultats obtenus sur l’efficacité du contrôle interne
SECTION 2: PRESENTATION DE RESULTAT DE LA DEUXIEME HYPOTHESE, OBTENUE EN FONCTION DES SOUS VARIABLES
2.1. Résultat obtenus sur la normalisation des procédures
2.2. Résultats obtenus sur l’application des procédures
2.3. Résultats obtenus sur la permanence des méthodes
2.4. Résultat obtenus sur la procédure de facturation
2.5. Résultat obtenu sur les procédures à suivre lors de d’approvisionnement
2.6. Résultats sur l’efficacité des procédures comptables et administratives
SECTION 3 : PRESENTATION DE RESULTAT SUR LA DETERMINATION DE COEFFICIENT DE CORRELATION
3.1. Fiabilité des informations comptables et financières
3.2. Comparaison des résultats obtenus
3.3. Détermination du Coefficient de corrélation
3.3.1. Détermination du Coefficient de corrélation entre l’hypothèse un et le résultat escompté
3.3.2. Détermination du Coefficient de corrélation entre l’hypothèse deux et le résultat
CHAPITRE III: DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
SECTION 1 : DISCUSSION SUR L’IMPORTANCE DE RECOUPEMENTS D’INFORMATIONS
1.1. Discussion sur l’impact de cumule de fonction
1.2. Discussion sur la qualité du personnel apte à exercer son travail
1.3. Discussion sur l’avantage de l’interdiction de l’accès aux ressources et document important
SECTION 2 : ANALYSE DES RESULTATS DE L’ENQUETE SUR L’EFFICACITE DE PROCEDURE COMPTABLES ET ADMINISTRATIVE.
2.1. Discussion de résultat obtenu sur le respect de la normalisation des procédures
2.2. Discussion de résultat obtenu sur le respect de la normalisation des procédures
2.3. Discussion de résultat obtenu sur la permanence de méthode
2.4. Discussion de résultat obtenu sur la procédure de facturation
2.5. Discussion de résultat obtenu sur l’accès aux ressources et document important
2.6. Analyse selon l’environnement interne à l’entreprise
SECTION 3 : PROPOSITION DES SOLUTIONS
3.1. Améliorations sur les procédures comptables
3.1.1. Transmission systématique des pièces au service comptabilité
3.1.2. Amélioration des classements comptables sur les factures comptabilisées
3.1.3. Non conservation trop longtemps de la facture par d’autres services
3.1.4. Comptabilisation à temps des factures
3.2. Amélioration sur les procédures administratives
3.2.1. L’application des instructions fixées par la Direction Générale
3.2.2. La formulation des procédures interne de la société
3.2.3. Etablissement d’un manuel de procédures de contrôle interne
3.2.4. Amélioration de la procédure de passation des commandes
3.2.5. Renforcement des opérations de réception des marchandises
SECTION 4 : RESULTAT ATTENDUS
4.1. Résultat financier
4.2. Résultat économique
4.3. Résultat social
CONCLUSION GENERALE
ORGANIGRAMME
QUESTIONNAIRES
BIBLIOGRAPHIE 

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