Soutenance mémoire
Vérification de la facture par rapport au Po et enregistrement
A la réception de la facture et les pièces jointes, l’Assistante Comptable procède encore à la vérification de la conformité de la facture avec le BL/RF ou la DA: désignation, montant et montant total. Puis, elle affecte les factures et les pièces jointes au CG pour vérification si le prix mentionné dans la facture est supérieur au Po avant d’être comptabilisé. Dans le cas où le prix des matériaux et fournitures est supérieur au prix estimatif , le CG dresse une facture d’avoir à l’intention de VIMA SERV afin de réduire la somme à payer. Après vérification de ce dernier, l’assistante comptable les envoie au DAF pour validation et signature. L’enregistrement et la comptabilisation des factures sont assurés par le comptable. Seules les factures portant la signature du DAF sont à comptabiliser.
Les informations en amont
Les informations en amont sont à la base pour le contrôle de la facturation des achats. Les informations en amont concernant également le contrôle de la facturation des achats sont:
• Les dossiers concernant les pièces relatives aux achats : facture, bon de livraison, bon de commande, demande d’achat, bon de réception fournisseur.
• Les pièces justificatives concernant la consommation et le mouvement des matériaux au chantier: fiche de stock, carnet fiche de mouvement, carnet consommation interne, journal de chantier, état de stock, etc.
• Les bases de données fichiers fournisseurs.
Définitions du contrôle interne
Ordinairement, les définitions du contrôle interne sont nombreuses. Elles se sont modifiées au fur et à mesure en fonction de l’environnement d’entreprise. Voici quelques définitions du contrôle interne émises selon les différents comités et associations existants : Selon l’ICCA (Institut Canadien des Comptables Agréés), «Tous les systèmes coordonnés que la Direction met en place en vue d’assurer dans la mesure du possible, la conduite ordonnée et efficace de ses affaires : notamment la protection de ses biens, la fiabilité de ses livres et documents comptables et la prompte préparation d’une information financière fiable, constituent le contrôle interne de la structure administrative de l’entreprise». D’après la CNCC (Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes) Français en 1987 : « le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôle comptable ou autre que la Direction définit, applique et surveille, sous sa responsabilité, afin d’assurer la protection du patrimoine de l’entreprise et la fiabilité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en découlent ». Pour l’AICA (American Institute of Certified Accountants), « le contrôle interne est formé de plans d’organisation de toutes les méthodes et procédures adoptées à l’intérieur d’une entreprise pour la protection de ses actifs, pour le contrôle de la précision et du degré de confiance de ses documents comptables pour promouvoir l’efficacité des opérations et pour que les politiques prescrites par la Direction soient suivies ». Toutes ces définitions attribuées au contrôle internes nous ont servi de base pour l’élaboration d’une définition propre à nous. Le contrôle interne est donc un ensemble de méthodes et procédures mis en œuvre par la Direction de l’entreprise pour sauvegarder les patrimoines et détecter les éventuelles erreurs, fraudes qui peuvent survenir lors des enregistrements comptables, assurer autant que possible le respect des directives émises par la Direction et les lois et règlements en vigueur dans le but d’améliorer les performances de l’entreprise.
Au niveau du Service Approvisionnement
Les ressources humaines constituent l’ossature d’une organisation, elle ne provient que par le personnel qui l’anime. Nous pouvons dire que les moyens humains mis en œuvre par le Service Approvisionnement sont pratiquement insuffisants pour assurer un minimum de contrôle dans l’accomplissement de leur mission. Si nous regardons cette structure, nous constatons l’inexistence du service responsable des achats. Ce service se charge du lancement des appels d’offre, le choix du fournisseur, la négociation, la validation de l’offre, le contact au fournisseur, la création et la mise à jour du fichier fournisseur. Or, la fonction du service achat est l’une des tâches importantes dans une entreprise dont l’efficacité a un impact considérable sur ses résultats. Elle mérite une plus grande attention car la mise à la disposition des matières ou produits, en qualités, quantités et dans les délais exigés, nécessaires au fonctionnement des autres services de la société, dépend de cette fonction. Vue l’importance des achats dans l’entreprise, le Service Approvisionnement ne parvient pas à contrôler tous les flux du processus d’achat. Les risques pouvant être engendrés par cette situation sont les suivants :
• Cette situation ne permet pas d’atteindre les objectifs du contrôle interne en matière des achats : recherche d’efficacité et d’efficience opérationnelle;
• Aucune assurance sur la fiabilité des organisations : la maîtrise de la fonction achat est mise en jeu.
Apposition d’une double signature avant le déclenchement de la commande
L’apposition d’une double signature avant le déclenchement de la commande constitue une force pour la société. Au sein de VIMA Construction, le déclenchement de la commande se manifeste par une double signature : l’une par le conducteur de travaux et l’autre par le DAF. Ce type de procédure permet à l’entité de contrôler si la demande d’achats est belle et bien justifiée. Justifier signifie que l’achat de ces matériaux est déjà prévu dans les activités, dans le budget et surtout, utile dans la réalisation des travaux. Ce type de procédure permet à l’entreprise aussi d’éviter les mauvais achats ou des dépenses inutiles. Pourtant, l’analyse du système de contrôle au niveau de la passation des commandes présente aussi quelques faiblesses. Les faiblesses constatées sont les suivantes : l’absence de programme de réapprovisionnement, le manque d’évaluation et de sélection des fournisseur, l’absence d’établissement de bon de commande ainsi que le non établissement de la demande d’achat pour le cas de réparation et entretien de véhicules.
Les dossiers en attente de régularisation et des dossiers régularisés
Le personnel chargé du traitement des informations comptables ne dispose pas de matériel conforme au rangement des liasses. Il n’utilise que des vieux tiroirs et des cases bureaux dans lesquels se trouvent un bon nombre de dossiers antérieurs et des dossiers nouvellement imputés. A cause des coûts et des dépenses considérables occasionnées par l’achat de matériel conçu pour le classement moderne, la Direction n’a pas encore renouvelé son matériel. En effet, cette situation peut amener le personnel à mélanger le rangement des dégularisation et les dossiers régularisés. Par conséquent, un double enregistrement des charges peut se produire si les pièces se confondent. Les états de rapprochement, les balances des soldes et les états financiers ne sont pas bien établis.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PARTIE I: ENVIRONNEMENT DE L’ETUDE ET METHODOLOGIE DE RECHERCHE
CHAPITRE I: GENERALITES SUR VIMA CONSTRUCTION
Section 1: Historique de VIMA Construction
1.1: Identification de VIMA Construction
1.1-1: Raison sociale de VIMA Construction
1.1-2: Siège social de VIMA Construction
1.1-3: Statut juridique de VIMA Construction
1.2: Objectifs du groupe VIMA
1.3: Concurrents
Section 2: Activités du groupe VIMA
2.1: Construction génie civil et bâtiments
2.2: Moyens inhérents à ses activités
2.3: Zones géographiques et rayons d’interventions
Section 3: Structure organisationnelle de VIMA Construction
3.1: Répartition des effectifs
3.2: Organigramme de VIMA Construction
3.3: Description des rôles et des tâches de chaque poste existant
3.3-1: Président Directeur Général (PDG)
3.3-2: Directeur Administratif et Financier (DAF)
a- Comptabilité
b- Trésorerie
c- Contrôle de gestion (CG)
3.3-3: Directeur d’exploitation(DE)
a- Service conduit des travaux (CT)
b- Bureau d’études (BE)
c- Logistique
c.1 : Service approvisionnement
c.2 : Magasinier
c.3 : Service maintenance
3.3-4: Directeur des Ressources humaines (DRH)
Conclusion du premier chapitre
CHAPITRE II: SYSTEME DE CONTROLE INTERNE RELATIF AU CYCLE ACHAT/FOURNISSEUR DE VIMA CONSTRUCTION
Section 1: Système dirigeant
1.1: Les intervenants
1.1-1: Service initiateur de la commande
1.1-2: Service approvisionnement
1.1-3: Contrôle de gestion
1.1-4: Directeur Administratif et Financier
1.1-5: Magasinier
1.1-6: Service comptable
1.1-7: Trésorerie
1.2 : La structure
1.2-1: Le département logistique
1.2-2: Le service approvisionnement
1.2-3: Le magasinier
1.2-4: Le service maintenance
1.3: Les activités de contrôle
1.3-1: Vérification périodique des achats par rapport au budget définitif
1.3-2: Système d’approbation et d’autorisation
1.3-3: Contrôle physique
1.4: La procédure
Section 2: Système opérationnel
2.1: Système de contrôle au niveau de la passation des commandes
2.1-1: Etablissement de la DA
2.1-2: Vérification et approbation de la DA par le conducteur de travaux
2.1-3: Contrôle et vérification de la DA par rapport au stock
2.1-4: Vérification et approbation finale de la DA par le DAF et le CG
2.2: Système de contrôle au niveau de la réception des livraisons
2.2-1: Contrôle et vérification de la livraison
2.2-2: Classement des documents d’achats
2.3: Le système de contrôle au niveau de l’enregistrement des dettes
2.3-1: Vérification et rapprochement de la facture par rapport au BL, RF et DA
2.3-2: Vérification de la facture par rapport au Po et enregistrement
2.4: Système de contrôle au niveau du règlement des dettes
2.4-1: Vérification du montant de la facture avec celui du moyen de paiement (chèque, traite, ordre de virement)
Section 3: Système d’information
3.1: Les supports utilisés
3.2: Les informations en amont
3.3: Le traitement des informations
3.3-1: Conception et établissement du tableau de suivi des achats
3.3-2: Stockage des documents ou des données
3.4: La diffusion des informations
Conclusion du deuxième chapitre
CHAPITRE III: DEMARCHES THEORIQUES DE L’ETUDE
Section 1 : Bases théoriques du contrôle interne
1.1: Définition du contrôle interne
1.2: Objectifs
1.2-1: Assurer la protection et la sauvegarde du patrimoine de l’entreprise
1.2-2: Assurer la fiabilité et la qualité des informations comptables
1.2-3: Garantir le respect des lois et règlements en vigueur émis par la Direction
1.2-4: Améliorer les performances et l’efficacité opérationnelle
1.3: Limites du contrôle interne
1.3-1: Champ d’application
1.3-2: Les problèmes humains
1.3-3: La complexité ou collision
1.3-4: Le coût du contrôle interne
1.3-5: Le cas d’une petite entreprise
1.4: Principes généraux du contrôle interne
1.4-1: Principe d’organisation
1.4-2: Principe d’intégration
1.4-3: Principe de permanence
1.4-4: Principe d’universalité
1.4-5: Principe d’indépendance
1.4-6: Principe d’information
1.4-7: Principe d’harmonie
Section 2: Outils de recherches et d’analyses
2.1: L’entretien
2.2: Le questionnaire de contrôle interne (Q.C.I)
2.3: La méthode SWOT
2.4: Méthode d’évaluation du système de contrôle interne
2.4-1: La prise de connaissance des procédures
2.4-2: Evaluation préliminaire des procédures
2.4-3: Evaluation définitive des procédures
Section 3: Cadre logique d’études
Conclusion du troisième chapitre
CONCLUSION DE LA PREMIERE PARTIE
PARTIE II: ANALYSE DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE RELATIF AU CYCLE ACHAT/FOURNISSEUR DE VIMA CONSTRUCTION
CHAPITRE I: ANALYSE DU SYSTEME DIRIGEANT
Section 1: Analyse au niveau des intervenants
Section 2: Analyse de la structure
2.1 : Au niveau du service approvisionnement
Section 3: Analyse des activités de contrôle
3.1: Le système d’approbation et d’autorisation ainsi que la vérification périodique des achats par rapport au budget définitif Po
3.2: Le contrôle physique des biens
3.3: Les documents commerciaux avant la transaction
Section 4: Analyse de la procédure
4.1 : Le Diagramme de Circulation des Documents ou DCD
4.2: La procédure d’appel d’offre
4.2-1: La quantité
4.2-2: Le prix
4.3: La formalisation du manuel de procédure
Conclusion du premier chapitre
CHAPITRE II: ANALYSE DU SYSTEME OPERATIONNEL
Section 1: Analyse du système de contrôle au niveau de la passation des commandes
1.1: Etablissement de la demande d’achat (DA)
1.2: Apposition d’une double signature avant le déclenchement de la commande
1.3: Au niveau du programme de réapprovisionnement
1.4: La procédure d’évaluation et sélection des fournisseurs
1.5: Au niveau du bon de commande
1.6: Le cas des réparations et entretiens des véhicules
Section 2: Analyse du système de contrôle au niveau de la réception des livraisons
2.1: Utilisation des bons de réception fournisseur (RF)
2.2: Contrôle de quantité et de spécificité technique
2.3: Au niveau du contrôle de la qualité des marchandises
Section 3: Analyse du système de contrôle au niveau de l’enregistrement des dettes
3.1: Utilisation d’un cahier de transmission
3.2: La facture d’avoir
3.3: La circulation des documents comptables
3.4: Les dossiers en attente de régularisation et des dossiers régularisés
Section 4: Analyse du système de contrôle au niveau du règlement des dettes
Conclusion du deuxième chapitre
CHAPITRE III: ANALYSE DU SYSTEME D’INFORMATION
Section 1: Analyse des supports utilisés
1.1: L’utilisation du réseau
1.2: Au niveau de l’exploitation des informations
Section 2: Analyse des informations en amont
2.1: L’utilisation des pièces justificatives administratives distinctes
2.1-1: Le carnet réception fournisseur (RF)
2.1-2: Le carnet consommation interne (CI)
2.1-3: Les fiches de stocks, état de stocks
2.1-4: Le carnet fiche de mouvement (FM)
2.2: L’existence d’une base de données prix et fournisseurs
Section 3: Analyse au niveau du traitement d’information
3.1: Le tableau de suivi des achats
3.2: Le stockage des documents ou des données
Section 4: Analyse au niveau de la diffusion des informations
Conclusion du troisième chapitre
CONCLUSION DE LA DEUXIEME PARTIE
PARTIE III: PRECONISATION DE SOLUTIONS
CHAPITRE I: PROPOSITION DE SOLUTIONS
Section 1: Proposition de solutions au niveau du système dirigeant
1.1: Proposition de solutions pour les intervenants
1.2: Proposition de solutions pour la structure
1.3: Proposition de solutions pour les activités de contrôle
1.4: Proposition de solutions pour la procédure
1.4-1: Mise en place d’une procédure d’appel d’offre
1.4-2: Mise en place d’une procédure formalisée
1.4-3: Bonne conception sur le diagramme de circulation des documents
Section 2: Proposition de solutions au niveau du système opérationnel
2.1: Proposition de solutions au niveau de la passation des commandes
2.1-1: Mise en place d’un programme de réapprovisionnement
2.1-2: Mise en place d’une procédure consultation fournisseur
2.1-3: Etablissement des bons de commandes
2.1-4: Etablissement de la DA pour le cas de réparation et entretiens des matériels et véhicules
2.2: Proposition de solutions au niveau de la réception des livraisons
2.2-1: Etablissement des RF pour le cas de fourniture de bureau
2.2-2: Contrôle de qualité des marchandises par une personne compétente
2.3: Proposition de solutions au niveau de l’enregistrement des dettes
2.3-1: Transmission systématique du double des pièces justificatives au service comptabilité
2.3-2: Suivi des factures d’avoirs
2.4: Proposition de solutions au niveau du paiement des dettes
Section 3: Proposition de solutions au niveau du système d’information
3.1: Proposition de solutions pour les supports utilisés
3.1-1: Recours à l’utilisation des logiciels spécifiques
3.1-2: Maintenance d’un système informatique
3.1-3: Maximisation de l’exploitation des informations disponibles
3.1-4: Formation du personnel
3.2: Proposition de solutions pour les informations en amonts
3.3: Proposition de solutions pour le traitement d’information
3.4: Proposition de solutions pour la diffusion des informations
Conclusion du premier chapitre
CHAPITRE II: CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DES SOLUTIONS RETENUES
Section 1: Conditions de mise en œuvre des solutions retenues pour le système dirigeant
1.1: Organigramme
1.1-1: Chef de service logistique
1.1-2: Responsable approvisionnement
1.1-3: Administration des achats
1.1-4: Le magasinier
1.1-5: Le service maintenance
1.2: Formalisation du manuel de procédures
1.2-1: Contenu d’un manuel de procédure
1.3: Mise en place d’une procédure d’appelle d’offre
1.3-1: Procédures d’appel d’offre
1.3-2: Objectif de l’appel d’offre
1.4: Diagramme de circulation des documents
1.4-1: Présentation sous forme narrative et graphique
1.4-2: Présentation dans un ordre chronologique
1.4-3: Le diagramme détaillé
Section 2: Conditions de mise en œuvre des solutions retenues pour le système opérationnel
2.1: Passation de la commande
2.1-1: Précommande
2.1-2: Bon de commande
2.2: Réception de la commande
2.3: Enregistrement des dettes
2.4: Paiement des dettes
Section 3: Conditions de mise en œuvre des solutions retenues pour le système d’information
3.1: Les supports utilisés
3.1-1: Maintenance périodique du matériel utilisé
a- Maintenance préventive du système
b- Maintenance curative du système
3.1-2: Formation à favoriser
a- Le plan de formation
b- Les moyens de formations
c- L’évaluation de la formation
3.1-3: Adoption des motivations du personnel
3.2: Conditions de mise en œuvre des solutions retenues pour les informations en amont
3.3: Conditions de mise en œuvre de solutions retenues pour le traitement des informations
3.4: Conditions de mise en œuvre des solutions retenues pour la diffusion des informations
Conclusion du deuxième chapitre
CHAPITRE III: LIMITES ET CONTRAINTES INHERENTES AUX SOLUTIONS RETENUES
Section 1: limites et contraintes du système dirigeant
1.1: Limites et contraintes de la structure
1.2: Limites et contraintes de la formalisation des procédures
1.3: Limites et contraintes du diagramme de circulation des documents
1.4: Limites et contraintes de l’appel d’offre
Section 2: Limites et contraintes du système opérationnel
2.1: Limites et contraintes des solutions retenues dans le système de contrôle au niveau de la passation des commandes
2.2: Limites et contraintes des solutions retenues dans le système de contrôle au niveau de la réception des livraisons
2.3: Limites et contraintes des solutions retenues dans le système de contrôle au niveau de la réception des factures
2.4: Limite et contraintes des solutions retenues dans le système de contrôle au niveau du paiement des factures
Section 3: Limites et contraintes du système d’information
3.1: Limites et contraintes concernant les supports utilisés
3.2: Limites et contraintes pour les informations en amont
3.3: Limites et contraintes pour le traitement des informations
3.4: Limites et contraintes dans la diffusion des informations
Conclusion du troisième chapitre
CONCLUSION DE LA TROISIEME PARTIE
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES I
BIBLIOGRAPHIE
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