Amelioration du controle interne du service de production

La maîtrise de la gestion des productions constitue un des soucis permanents des dirigeants d’entreprises, soit au niveau du coût, de la qualité, des risques de soustraction des produits. Si l’un de ces éléments ne sont pas maîtrisés, il est certain que la société va subir une perte partielle de son patrimoine. En effet, si l’organisation de la production n’est pas aussi efficace, la société peut subir divers risques, entre autres, l’absence d’ordonnancement, le retard de production, éventuellement, le non maîtrise de la qualité des produits . Par ailleurs, si le service production ne dispose pas de personnel compétent et intègre, la conséquence peut être la mauvaise qualité du produit sorti de la chaîne de fabrication, le cas échéant, la perte des produits résultant de la soustraction faite par le personnel mal intentionné.

Enfin, si les procédures qui régissent le processus de la production et la règle de gestion administrative et technique de la production font défaut, le guide de travail n’est plus alors efficace et la barrière de conscience disparait. Par conséquent, la société risque d’avoir des tas de problèmes sur leur production. Un système, ou une organisation, ne fonctionne efficacement que s’il est pourvu de mécanismes de régulation, de contrôle et de correction. L’ensemble de ces mécanismes, destiné à assurer le fonctionnement harmonieux et efficace du système ou de l’organisation, constitue le contrôle interne .

En plus, les trois éléments suivants constituent le fondement même du système de contrôle interne à savoir l’organisation, l’homme et la procédure. La qualité du contrôle de la gestion de production en dépend. Comme le contrôle interne est un outil qui permet à l’entreprise d’assurer la sécurité de son patrimoine , nous pensons que l’amélioration de ce système contribue à la maîtrise de la gestion de production.

CONTEXTE GENERAL

PRESENTATION DE LA SOCIETE « EXPRESS COLORS » 

HISTORIQUE

La société « EXPRESS COLORS » a été créée en l’année 2003 par Monsieur CHEUNG TAT qui était à la direction jusqu’en 2006. Après la cession de ses parts à Henri CHAN HSUIE, celui-ci l’a remplacé à la direction. Henri CHAN HSUIE dispose d’une vingtaine d’années d’expériences en qualité de dirigeant, notamment au Gabon et à l’Ile Maurice sur l’import-export. Il travaillait aussi dans le secteur de l’industrie agro-alimentaire (PME) et de l’immobilier en France. Ce sont aussi les raisons pour lesquelles il a de fortes relations commerciales au niveau international. De nationalité Malgache, Henri CHAN HSUIE voulait investir à Madagascar et la cession de la Société « EXPRESS COLORS » constituait pour lui une opportunité favorable.

La Société « EXPRESS COLORS » Madagascar est installée au Bâtiment 14- 15 de la zone Galaxy Andraharo – Antananarivo. L’EXPRESS COLORS est une société commerciale ayant un statut de Société A Responsabilité Limitée, au capital de 2 millions d’Ariary.

Les principaux actionnaires de l’EXPRESS COLORS sont :

Henri CHAN HSUIE 90%
Aurélie CHAN HSUIE 10% 

La solide expérience des dirigeants dans le domaine de la sérigraphie industrielle, leur lien commercial étroit et leur partenariat avec les opérateurs et dirigeants des entreprises franches constituent un avantage pour eux, par rapport aux autres entreprises du même secteur.

ACTIVITES ET ORGANISATION 

La Société EXPRESS COLORS travaille uniquement sur la peinture et la sérigraphie industrielle de tout support textile ainsi que les impressions textiles.

• Evolution du marché :
La demande est constituée majoritairement par les commandes du groupe DECATHLON à travers les entreprises franches locales dont le volume de commandes a connu une hausse importante. Le marché local se place en dernier lieu avec un volume de commandes non négligeable. Celle-ci permet de couvrir le quart des charges fixes. Les commandes du marché local ont un caractère instable mais le recouvrement de leur recette est raisonnable.
• L’offre et la concurrence
La plupart des entreprises textiles en zone franche implantées à Madagascar n’ont pas leur propre unité de sérigraphie. La hausse subite des matières consommables, comme l’électricité et le gaz, conduit les entreprises de sérigraphie textile à réviser leur cotation à la hausse. Devant l’existence des concurrents, la direction a adopté la stratégie de stabilité de prix, avec laquelle la cotation résiste toujours aux inflations : Ceci amène les clients à se tourner vers la société Express Colors. Malgré tout cela, le coût reste couvert par la recette. De plus, la société assure une qualité digne de la marque imprimée, capable de s’imposer sur le marché international et incomparable aux productions locales.
• Relations commerciales
Chaque client de la société bénéficie d’un suivi approché et individualisé. La réponse à toute exigence du client est privilégiée. La stratégie de l’écoute est favorisée et la recherche d’une communication ouverte est développée. Il s’agit surtout d’étudier toute demande du client tout en mettant en évidence la limite supportable par la société. Suite aux nouvelles prospections réalisées par l’équipe de la direction, des nouvelles commandes en grand volume sont prévues. En outre, de nouveaux clients font apparition. La société affiche une hausse du chiffre d’affaires de l’ordre de 40% durant l’exercice 2008 par rapport à la réalisation de l’exercice précédent. Les principaux clients de la société sont les Sociétés TROPICMAD, COTTONLINE, COSMOS et DEMAD, COTE SUD,…
• Modalités de paiement
Le paiement s’effectue en général par virement bancaire, en devises pour les prestations destinées à l’exportation. Les prestations locales sont payées par chèque ou en espèces et reversées quotidiennement à la banque. Au début de l’année 2009, la société a pu mettre en place un système d’accélération des paiements. Le protocole de majoration des créances est appliqué en cas de dépassement des délais de 50 jours accordés. En contrepartie, la Société garantit aux clients une présentation de qualité et fait le nécessaire pour satisfaire leur besoin.
• Fournisseurs commerciaux
La plupart des fournisseurs commerciaux sont issus des grands groupes internationaux, expérimentés dans la fabrication des matières destinées à la peinture et sérigraphie industrielle. On y retrouve, entre autres, les NEW MATCH, SYSTECH et ATS qui sont des renommées internationales de la peinture. Le paiement des fournisseurs s’effectue au plus tard un mois après la facturation.
• Rapport financier
Les états financiers de la Société fait l’objet de vérification de régularité par un commissaire au compte et conformément aux législations en vigueur. Les comptes certifiés sont déposés auprès de l’administration fiscale et des institutions financières. Ce principe a été opté par la nouvelle direction depuis la reprise de la société par son soin.

PLACE ET FINALITE DU SERVICE DE LA PRODUCTION

Le service production au sein de la Société joue plusieurs rôles importants. Il en est même le poumon. S’il n’y a pas de production, on ne peut pas parler de la Société. Il a pour rôle d’assurer toutes les opérations effectuées qui touchent la sérigraphie, de mener à bien les objectifs commerciaux de l’entreprise par la réalisation des commandes des clients et de concourir au bon résultat de la Société en assurant sa disponibilité vis-à-vis des clients. Il a aussi pour rôle de bien organiser les tâches au niveau de tous les postes de travail du service, ainsi que la préparation de la production. Pour cela, il étudie les différents modes opératoires et procédés pouvant être appliqués dans la production. Le mode opératoire est composé d’une suite logique d’activités selon le degré d’analyse de travail qui tend tous vers l’atteinte de l’objectif. Il doit repenser aussi aux postes de travail en vue de la recherche de productivité :

– par la simplification des tâches d’exécution,
– par l’économie des mouvements et du temps,
– par la mise en œuvre des règles.

LOIS ET REGLEMENTS AUXQUELS LA SOCIETE EST SOUMISE 

La société Express Colors est une société bénéficiant du régime zone franche. Cela explique que la société est sous couvert par la loi n°2007-037 du Janvier 2008 sur les Zones et Entreprises Franches à Madagascar, définissant les droits et obligations des entreprises franches. La société Express Colors doit réserver 90% de ses activités aux entreprises de la zone franche. L’objectif fondamental est la promotion et le développement des entreprises génératrices de ressources en devises. Les recettes liées à son activité d’exportation doivent être rapatriées à Madagascar dans une banque locale suivant les règlements en cours.

La société Express Colors est soumise à l’application du Plan Comptable Général 2005 et doit tenir une comptabilité en Ariary. Elle est soumise au régime de la TVA pour toutes opérations réalisées avec les entreprises locales et bénéficie du droit de remboursement de la TVA sur les achats et les prestations de service destinés aux prestations exportées. L’impôt général sur le revenu est fixé à 10% du résultat net après cinq années d’existence. Sur le plan social et en matière de droit de travail, le personnel de la Société est régi par les réglementations en vigueur à Madagascar.

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Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
PARTIE I : CONTEXTE GENERAL
CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE LA SOCIETE « EXPRESS COLORS »
Section 1 : Historique
Section 2 : Activites et organisation
Section 3 : Place et finalite du service de la production
Section 4 : Lois et règlements auxquels la societe est soumise
CHAPITRE II : CONCEPT DE BASE DE LA GESTION DE PRODUCTION
Section 1 : Processus de la production
Section 2 : Le principe de gestion de la production
Section 3 : Condition d’un bon contrôle interne de la production
Section 4 : Les composantes du contrôle interne
PARTIE II : LA PRATIQUE DE LA GESTION DE PRODUCTION
CHAPITRE I : L’ORGANISATION DU SERVICE PRODUCTION
Section 1 : Les répartitions des tâches
Section 2 : La gestion du personnel de production
Section 3 : Les methodes et procedure au sein du service production
CHAPITRE 2 : EVALUATIONS DES FORCES ET FAIBLESSES DU CONTROLE INTERNE DE SERVICE PRODUCTION
Section 1 : Forces du systeme actuel
Section 2 : Flux d’informations
Section 3 : Les faiblesses constatees au niveau de l’organisation des travailleurs et des procedures
Section 4 : Impacts des forces et faiblesses sur le contrôle interne
PARTIE III- SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE I : PROPOSITIONS AU NIVEAU DE L’ORGANISATION
Section 1 : Révision de l’organisation du service de production
Section 2 : Renforcement des capacites effectives de production
Section 3 : Pour une meilleure maitrise des activites
Section 4 : Amelioration des flux d’information
CHAPITRE 2 : MESURE D’IMPACTS ET CALENDRIER DE REALISATION
Section 1: Evaluation d’impacts de la nouvelle organisation
Section 2 : Les apports de renforcement des compétences
Section 3 : Esquisse de procedure
Section 4 : Calendrier d’exécution de la nouvelle procédure
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES

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