AMELIORATION DE L’OUTIL AUDIT INTERNE D’UN PRESTATAIRE DE SERVICE MARITIME

Audit proprement dite

   Dans un sens large, l’audit est définit comme une démarche ou une méthodologie menée de façon cohérente par des professionnels utilisant un ensemble de techniques d’information et d’évaluation afin de porter un jugement motivé et indépendant, faisant référence à des normes sur l’évaluation et procédure d’une organisation. En effet, l’audit comprend généralement deux (2) grandes approches selon l’objectif poursuivi :
• L’appréciation de la qualité de l’information, il s’agit de formuler une opinion sur les informations produites par l’entreprise.
• L’appréciation des performances et de l’efficacité des systèmes d’information et d’organisation.

Le contrôle interne

Définition : Quels que soient les objectifs d’un audit, celui-ci commence toujours par une étude complète ou partielle de contrôle interne, dont nous, allons examiner la définition et puis sa signification. Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise il a pour but, d’un coté d’assurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualité d’information, de l’autre coté, l’application, des instructions de la Direction et de favoriser l’amélioration, des performances, il se manifeste par l’organisation, des méthodes et procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci.
Objet : En principe il existe 2 formes d’objectif le contrôle interne. Ce sont les objectifs ayant une incidence directe sur les comptes annuels et d’autre part les n’ayant pas.
Objectifs ayant une incidence directe sur les comptes : Le contrôle interne a pour objet de :
– protéger le patrimoine et les ressources de l’entreprise,
– fiabiliser l’enregistrement comptable
Mais pour atteindre ces objectifs des procédure particulières sont mises en place dans l’entreprise telle que :
– Création de documents normalisés,
– Système d’autorisation et d’approbation,
– Contrôle physique des actifs,
– En fin séparation des taches entre les personnes chargées des fonctions opérationnelles, enregistrement comptable et de contrôle etc. …

Fonctionnement de la fonction Audit interne du Port de Toamasina

   Parallèlement à la notion de délégation des responsabilités s’est développées la nécessite de contrôle de gestion, qui permet d’apprécier les résultats de chacun en fonction des objectif qui ont été fixé. Les responsabilités des services contrôlent de gestion peuvent être recensé comme suit :
– Concevoir le système d’information,
– Contribuer à la conception de la structure de l’entreprise sur la base d’une décentralisation efficace de l’autorité,
– Faire fonctionner correctement le système d’information,
– Effectuer les études économiques et les coordonner.
Bien que le contrôle de gestion et l’audit interne soient de nature différente, une certaine confusion s’établit fréquemment dans les faits et rappellent plusieurs remarques. En premier lieu, le contrôle de gestion et l’audit interne sont complémentaires. Sur le plan politique de délégation des responsabilités, la validité des contrôles de performances repose sur la sincérité des divers systèmes d’informations (comptabilités, budgets, statistique). Or ces systèmes risquent précisément d’être manipulés, puis que ce sont les intéressés eux même qui les maîtrisent. Le contrôle de gestion ne saurait donc fonctionner sans un minimum de garanties quant à la qualité des informations qui lui sont transmises ce qui est du domaine de l’Audit interne. Par ailleurs, ces deux types de service doivent garder leur indépendance dans toute la mesure du possible. Ils exercent, en effet l’un sur l’autre des contrôles réciproques. Le contrôle de gestion examinera pour l’audit interne, comme pour tout autre service de l’entreprise, la validité de ses budgets et la comparaison avec ses budgétaire annuel, mais elle peut être rattachée également à une évaluation du progrès dans un plan à moyen terme. Par contre, l’audit interne vérifiera l’exactitude des informations fournies par la contrôle de gestion à la direction générale (tableau de bord, documents de système, etc. …) Enfin, le contrôle de gestion et l’audit interne de direction peuvent collaborer en ce qui concerne leur contribution à la conception de la structure de l’entreprise. Une harmonisation devra donc être entreprise dans ce sens, afin d’éviter les doubles emplois. Le contrôleur de gestion et le chef auditeur dépendant directement de la direction générale, un arbitrage devra être facilement réalisé à ce niveau.
Objectif n’ayant pas une incidence directe sur le compte annuel : Alors, ils concernent :
– la qualité de l’information,
– l’application des instructions de la direction,
– l’amélioration de la performance.

Confusion de la démarche stratégique

   Dès la constitution d’une société, la démarche stratégique et l’étude de l’environnement sont normalement des éléments qui sont entièrement intégrés dans la fonction étude et développement. C’est au niveau de la démarche stratégique que certaines confusions peuvent se présenter. Par l’aspect très vaste du domaine d’activité de cette fonction ; certains égarements sont successibles de survenir. Afin de décrypter les problèmes au niveau de cette fonction étude et développement ;la société doit dresser un organigramme fonctionnel au niveau de la fonction étude et développement de façon à paramètre à tout auditeur d’évaluer périodiquement les écarts dans la réalisation de ces études car il faut une analyse systématique de la fonction étude afin d’évaluer la performance et d’identifier les possibilités d’amélioration. Afin de : déterminer les éventuels créneaux disponibles dans les secteurs où la société envisage de se lancer, et qui sont jugés intéressants ou favorables à une éventuelle expansion ou diversification. Envisager déjà une possibilité de création de succursale. Et enfin ; étudier les moyens nécessaires à cet effet : moyens humains, organisationnels, financières, matériels, et autres. La société établit son programme de travail annuel (PTA). L’audit interne retrace les réalisations au fil de l’année et les confond au programme établi. C’est de là qu’il peut évaluer la performance de la société. Donc là, viennent les recommandations de l’auteur, se limiter à l’identification des anomalies fonctionnelles ou voir un caractère opérationnel très marqué. Cette stratégique doit former un cycle spiral qui peut propulser la société vers son développement.

Faiblesses face aux concurrences

  Dans le cas de la S E P T, les principaux rôles de la fonction étude et développement sont la démarche qualitative et la recherche de la performance des activités. Le but à atteindre est le développement de la société et de ses activités. Il est utile de prévoir la multiplication des procédures qui existent dans la firme .De plus, il faut s’assurer de la compétence des ressources humaines et de la bonne gestion financière de la société afin de dégager une capacité d’autofinancement. Dans le cas des innovations concernant la S E P T, ce qui doit primer : c’est la mise à jour des techniques qui répondent aux exigences du contexte et qui soient efficaces. L’objectif est d’éviter de se laisser éclipser par les concurrents. Il s’agit donc d’établir l’innovation de tous les moyens (matériels, financiers, et surtout humains). On constate ainsi que cette fonction a différents rôles au sein de la société et ces rôles varient selon les périodes et selon les circonstances. On observe également qu’en collaboration avec le service marketing, cette fonction a effectué des progrès malgré encore une assez faible performance. Cette fonction connaît encore quelques difficultés puisqu’ elle sert surtout à créer des postes pour des agents tels que des cadres supérieurs dans la société.

Insuffisances des moyens matériels

   On peut dire que le port de Toamasina a toujours pu mener à bien son programme d’exploitation portuaire par l’amélioration ponctuelle des matériaux de service. Mais, dans l’ensemble ; les matériaux et les infrastructures dont disposent la société sont assez vétustes et ne sont plus assez performant pour répondre aux exigences du phénomène de la mondialisation et de la globalisation. En effet des normes internationales doivent être respectées pour pouvoir acquérir une certaine compétitivité et établir des performances satisfaisantes en ce début du troisième millénaire.

La régression massive des usagers maritimes

   Nous avons déjà pu définir dans les sections précédentes l’objet des trafics des usagers. Ainsi les usagers sont tous ceux qui utilisent les services maritimes telles que les compagnies de navigation. A part quelques exceptions, on constate une augmentation générale des usagers mais cette progression ne suffit pas à la taille et la force de cette firme. Il possède donc une faiblesse au niveau de la rentabilité, même la S E P T réalise une augmentation. Autrement dit, nous avons évoqué que le port fera mieux que la situation actuel c’est-à-dire : créer un objectif atteindre les services à rendre à tous les usagers. Notre critique est donc basée et référencée à l’exercice 2003/2004 par rapport à celle de 2002/2003 Durant l’année 2003, parmi les grandes compagnies étrangères ; on remarque une augmentation globale du trafic.Cette augmentation s’évalue à un taux différent selon le type de compagnie considérée. Ce sont surtout les compagnies à long –cours qui ont réalisé ainsi le maximum de trafic. Cependant, pour les compagnies locales telle que MADA EXOTIC, le trafic reste stationnaire et tend même parfois à diminuer.Seules quelques compagnies locales comme AUXIMAD et LA SEAL ont connu un trafic élevé. Durant l’année 2004, on constate une augmentation du nombre des usagers ; mais malgré cet accroissement, la plupart des usagers restent toujours insatisfaits des services offerts par la société. En effet, on rencontre souvent des dégâts et des vols de marchandises lors des opérations d’embarquement et débarquement. Dans ce cas, le genre de problème risque la fuite de leurs clients et pour cela nous allons découvrir qu’il y a une régression massive des usagers. En plus, ces dommages subis par les usagers sont rarement considérés par la société qui n’assure pas le remboursement des articles et des marchandises détruits ou perdus. De laxisme au niveau humain et la source de ce fléchissement. Ce qui rend nécessaire que la responsabilité des trafics qu’ils soient maritimes ou d’usagers et confiée à une personne bien précise, parfaitement intègre et compétent auquel les responsables de la société ont toute confiance.

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Table des matières

INTRODUCTION
PRESENTATION DE LA FIRME
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE
SECTION 1 : Identification de la société
1-1-Identité
1-2-Historique
1-3-Objet
SECTION 2 : Structure organisationnelle
2.1-Organisations générales
2-2-Organigramme de la direction générale de la SEPT
SECTION 3 : Activités & missions de la SEPT
3-1 : Activités
3-2 – Mission principale
CHAPITRE II : THEORIE GENERALE SUR L’OUTIL DE GESTION: « Audit interne »
SECTION 1 : Qu’est-ce que l’Audit
1-1-Objet
1-.2-Persepts
1-.3-Champ d’application
SECTION 2 : Audit Interne et les fonctions connexes
2-1 Audit interne
2-2 Le contrôle interne
2.3-Fonctionnement de la fonction Audit interne du Port de Toamasina
SECTION 3 : La gestion financière proprement dite
3-1 : Définition
3-2 – Objectif
ANALYSE DE LA PROBLEMATIQUE EXISTANT
CHAPITRE I : PROBLEMES LIES AUX ACTIVITES OPERATIONNELLES
SECTION 1 : Défaillance au niveau des Fonctions Etude et Développement
1-1: Confusion de la démarche stratégique
1-2 : Faiblesses face aux concurrences
1-3 : Lacunes au niveau de la fonction exploitation
1-4 : Insuffisances des moyens matériels
1-5 Lenteurs du traitement technique
SECTION 2 : défaillances au niveau des trafics des usagers et maritime
2-1 : La régression massive des usagers maritimes
2-2 : Partialité de traitement des clients
2-3 :Confusions de l’emplacement des containers
2 – 4 : Touchées de navires mal organisées
2 – 5 : L’occupation continuelle du quai
2 – 6 : Discordance des répartitions sur quais
SECTION 3 : Non respect de la convention sur les autres opérations
3-1 : Difficultés des procédure internes
3-2 : Produits et matériels roulants
CHAPITRE II : CRITIQUE AU NIVEAU DE L’ADMINISTRATION
SECTION 1: Organisation existante non satisfaisante
1-1 : La carence de la culture managériale moderne
1-2- Laxisme au niveau des responsables
1-3- Non applications des mesures disciplinaires
SECTION 2 : Failles au niveau du personnel
2-1- Mauvaise répartition du personnel
2-2- Faible motivation des agents
CHAPITRE III : ANOMALIE AU NIVEAU DE LA GESTION DE CREDIT
SECTION 1- Dysfonctionnement au sein du service ordonnancement
1-1- Traitement non équitable à la gestion de crédit fournisseur
1-2- La confusion des différents bureaux d’opérations
SECTION 2 : Dysfonctionnement au sein du service recouvrement
2-1- Défaut des flux d’information comptable
2-2- Inefficacité de la méthode de recouvrements
PROPOSITIONS ET SUGGESTIONS RELATIVES A LA PROBLEMATIQUES
CHAPITRE I : RESOLUTIONS DES PROBLEMES LIES AUX ACTIVITES OPERATIONNELLES
SECTION 1 : Optimisation des fonctions études et développements
1-1 :Mise en application des nouvelles démarches stratégiques
1-2 : Adoption de stratégie offensive
1-3 :: Réorientation de la fonction exploitation
1-4 : Investissement rationnel
1-5 : Maximisation de service rendu
SECTION 2 : Nouvelles organisations des trafics des usagers et maritimes
2-1-La révision des tarifs
2-2- Traitement équitable des clients
2-3- Répartition par catégorie des containers
2-4- Amélioration des touchées navires
2-5-L’occupation optimale du quai
2-6-Repartition rationnelle sur quai
SECTION 3. Respect de la convention sur les autres opérations portuaires
3-1-Facilité des procédures internes des paperasses
3-2- Sécurisation des marchandises et matériels roulants
CHAPITRE II : PROPOSITION DES SOLUTIONS SUR LES CRITIQUES AU NIVEAU DE L’ADMINISTRATION
SECTION 1 : Organisation rigoureuse du travail
1-1 : Implication des techniques de gestion intègre
1-2 Restructuration de la procédure administrative
SECTION 2 : Considération du personnel
2.1 : Répartition optimale du personnel
2.2 : Rémunération conséquente des agents
CHAPITRE III – PROPOSITIONS DE RESOLUTION DES ANOMALIES DE LA FINANCE
SECTION 1 : Stricte mise en œuvre de la procédure en vigueur
1-1 : Bonne planification de la gestion de crédit
I-2 : La classification proportionnel des opérations
SECTION 2 : Amélioration de la méthode de recouvrement
2-1-L’informatisation des traitements
2-2- Application d’une méthode de recouvrement performante
CHAPITRE IV : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS
SECTION 1 : Solutions Retenues
1-1 : L’extension de l’audit interne ou proposition d’action
1-2 : Application de l’Audit Opérationnel
SECTION 2 : Résultats attendus et recommandations générales
2-1 : RESULTATS ATTENDUS
2-2 : RECOMMANDATION GENERALE
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE

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