Accroissement des coûts de stockage et de manutention

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Notion de gestion des stocks:

Il s’agit des biens ou services entrant dans le cycle d’exploitation de l’entreprise pour être vendus en l’état ou après production ou transformation, ou être consommés à la première utilisation. Ils doivent appartenir à l’entreprise, et celle-ci doit en être propriétaire au moment de l’inventaire, ce qui signifie en particulier que doivent être compris dans les stocks les produits en cours d’acheminement ou reçus, mais dont la facture n’a pas encore été comptabilisée, et à l’inverse doivent être exclus les produits qui ont été livrés aux clients mais non encore facturés.
Les indicateurs de gestion des stocks : Pour une bonne maîtrise de ses stocks, l’entreprise utilise différents indicateurs de gestion des stocks :
· Stock de sécurité : c’est la quantité en dessous de laquelle il ne faut pas descendre.
· Stock d’alerte : c’est la quantité qui détermine le déclenchement de la commande, en fonction du délai habituel de livraison.
· Stock minimum : c’est la quantité correspondant à la consommation pendant le délai de réapprovisionnement , donc stock minimum = stock d’alerte – stock de sécurité.
· Stock maximum : il est la fonction de l’espace de stockage disponible, mais aussi du coût que représente l’achat par avance des stocks.
Le stock moyen se compose de deux éléments (Figure 1).
· Le stock de protection, appelé aussi stock de sécurité, destiné à pallier les risques dus au caractère aléatoire tant de l’approvisionnement que de la consommation.
· Le stock tournant, appelé aussi stock actif, qui évolue entre un maximum le jour de la livraison et un minimum correspondant au stock de protection.

Repères relatifs aux coûts de l’approvisionnement et de stockage :

► Le coût de Possession : Le coût de possession des stocks comprend principalement :
· les charges de magasinage : coût des locaux destinées à l’entreposage des produits (loyers, amortissements des constructions), coût d’exploitation des magasins (charges de personnel, entretien, loyers ou amortissements des équipements), coût des assurances, etc.
· la dépréciation des articles stockés : la dépréciation concerne principalement les médicaments à péremption courte, les produits à obsolescence rapide (vaccins et sérums), les matières à durée de conservation limitée (Insulines et antimitotiques) elle incluse les aléas que peuvent occasionner les conditions physiques du stockage (accidents pendant la manutention, fauche, coulage, etc.)
· le coût du capital investi : élément du fonds de roulement, la valeur des stocks est financée sur des ressources propres ou externes. Lorsque les stocks sont financés sur ressources externes, le coût est constitué du montant des intérêts des emprunts correspondants. Si le financement est assuré sur ressources propres, le coût est un coût d’opportunité égal au manque à gagner que cette ressource aurait procuré si elle avait été utilisée à une autre fin.
En fonction des différentes activités et de diverses catégories de produits stockés, les coûts de possession sont très variables. Ils sont généralement exprimés sous la forme d’un ratio, appelé taux de possession.

La méthode de WILSON :

► Le modèle de Wilson8 : Si le modèle est théoriquement simple à utiliser, il impose le respect d’une condition réductrice : la linéarité de la consommation sur l’ensemble de la période considérée. En d’autres termes, le modèle ne peut concerner que la planification de commandes de volumes identiques à des périodes fixes, ce qui ne correspond pas a priori à la consommation de médicaments.
Les outils statistiques permettent d’apprécier le caractère linéaire de cette consommation en sachant que les sorties des stocks de la Société ne correspondent pas forcément aux quantités réellement consommées par les pharmacies et structures hospitalières.
Par une méthode mathématique et graphique, on peut établir le nombre optimal de commandes à effectuer.
Deux séries de coûts sont liés aux stocks :
– coût de passation des commandes.
– coût de possession (stockage, manutention, assurance, personnel, …).
L’analyse de ces deux séries de coûts, et du coût total qui en résulte, permet de déterminer le nombre optimal de commandes.
► Les indicateurs de gestion: Les différents niveaux possibles des indicateurs de gestion sont:
– Stock initial : Le stock initial correspond au stock formé après livraison et avant la consommation des produits.
– Stock final : Le stock final correspond au stock restant après consommation et avant le réapprovisionnement.
– Stock moyen : Le stock moyen correspond à la moyenne entre le stock initial et le stock final, ou la consommation divisée par deux fois le nombre de commandes.
– Stock d’alerte ou stock critique : Le stock d’alerte correspond au niveau du stock provoquant une nouvelle passation de commande afin d’éviter le risque d’une rupture des stocks. Le stock d’alerte doit donc couvrir au minimum la consommation pendant le délai d’approvisionnement.
– Stock de sécurité : Le stock de sécurité est le stock en dessous l’entreprise souhaite ne jamais descendre. Il permet de faire face à des événements imprévus (retard de livraison, augmentation de la consommation…).
– Délai d’approvisionnement : c’est le temps qui sépare la commande au fournisseur et la livraison. La gestion des stocks des produits concourt à mettre les produits à la disposition des clients, dans les délais prévus et sans rupture. Elle est étroitement liée à la gestion des approvisionnements. Elle a pour mission de choisir avec précision les dates de réapprovisionnement qui minimisent le coût de détention des stocks (coût de passation des commandes, coût d’entretien, coût d’immobilisation du capital) tout en évitant les ruptures préjudiciables à la rentabilité.
Dans la distribution le stock peut être défini comme l’ensemble des produits conservés dans les réserves et dans le magasin en attente d’être vendu.
La démarque inconnue résulte de la comparaison entre le montant donné par l’inventaire et le montant obtenu à la suite de l’inventaire physique.
Les indicateurs jouent un rôle très important dans la maîtrise du processus. Or, la maîtrise d’un processus nécessite un référentiel c’est à dire :
· Un modèle, tel qu’un objectif à atteindre, une norme professionnelle, le résultat d’un hôpital réputé pour sa performance etc.
· Un tableau de bord constitué d’indicateurs pour quantifier les écarts entre les résultats obtenus et le modèle en question.
Le référentiel permet de porter un jugement de valeur sur le processus.
Les indicateurs doivent posséder certaines caractéristiques de validité et de fiabilité pour que l’appréciation soit la plus objective possible.
Les indicateurs utilisés dans cette étude ne remplissent que partiellement ces conditions et doivent être améliorés.
L’utilisation des fiches fournisseur ayant permis d’améliorer les conditions de travail, c’est maintenant l’ensemble du personnel qui souhaite voir optimiser et pérenniser l’outil.
La mise sous assurance qualité du processus est en cours.
► Le Coût de gestion: Le coût de passation unitaire et la partie fixe du coût de détention sont estimés à partir des données de l’exercice précédant alors qu’il serait plus exact d’effectuer l’ensemble des calculs sur les données prévisionnelles. Cependant, en l’absence de comptabilité analytique ” médicaments ” et au regard du gain potentiel en précision, l’option choisie apparaît tout à fait acceptable.
Il serait souhaitable que MADAPHAR S.A. rapproche son résultat en matière de coûts de passation de commandes et de détention des stocks afin qu’il soit possible de définir des standards de gestion et des référentiels quant à la composition et à la nature de ces coûts.

RUPTURES FREQUENTES DES STOCKS

La précision des données relatives aux produits disponibles dans un emplacement de stockage (un entrepôt de distribution, une étagère d’un rayon de Madaphar, ..) et aux quantités qui leur sont associées joue un rôle clé dans le pilotage des stocks de la chaîne d’approvisionnement.
Un inventaire physique effectué dans les magasins de Madaphar montre que pour 65% des 3700 unités de produit comptées, il existe une différence entre la quantité réelle de produits disponibles et la quantité indiquée par le système d’information du magasin.
Deux analyses sont faites dans cette étude :
– la première s’intéresse aux facteurs qui impactent la probabilité qu’une information enregistrée dans le système d’information soit exacte. Pour un produit donné, le prix de vente, le volume de vente annuel et la source de livraison (i.e. est ce que le produit provient directement du Laboratoire ou d’un retour client) sont parmi les paramètres identifiés.
– La deuxième analyse est faite au niveau de chaque magasin séparément et s’intéresse à la valeur moyenne absolue des erreurs par article. Parmi les facteurs qui impactent cette grandeur figurent la densité de stockage du magasin (i.e. le nombre d’articles/m2), les caractéristiques de l’assortiment produit proposé par le magasin et la fréquence des inventaires physiques réalisés.
Dans un souci d’analyse de l’impact de l’imprécision des données stocks sur les décisions prises dans une entreprise, des modèles mathématiques ont également été proposés. Iglehart et Morey29 recommandent des modifications aux politiques des stocks existantes. Porteus montre comment l’incertitude sur les quantités stockées peut être intégrée dans la fonction coût. Ernst et al.30 développent une approche pour faire le suivi de la précision de l’enregistrement des données stocks.
Des organismes de standardisation internationaux comme European Article Numbering et Global Commerce Initiative mènent aussi des travaux à ce sujet en s’intéressant d’avantage à la définition de standards d’échange et à l’analyse du processus d’implémentation (étude de faisabilité, dimensionnement des surfaces de stockage, etc..) d’une nouvelle technologie d’identification automatique pouvant être utilisée pour améliorer la précision des données stocks.

L’imprécision des données stocks :

La précision des données stocks indiquée par le système d’information de Madaphar concernant la quantité de produits disponibles dans un emplacement donné peut être perturbée par différentes sources d’ « erreurs » telles que:
· Un manque d’ordre dans l’entrepôt, des produits mal rangés ou déplacés sans que le système d’information soit remis à jour.
· Un comptage de stock inadéquat, i.e. l’occurrence d’une erreur de scanning, de comptage ou de saisie durant le processus d’identification des produits et/ou des emplacements venant fausser les données.
· Des produits volés ou consommés sans être signalés dû essentiellement à un manque de contrôle sur l’accessibilité des lieux.
· Des produits périmés ou endommagés qui diminuent le niveau des stocks physiques et dont la valeur enregistrée dans le système d’information ne peut être remise à jour de façon automatique.
· Des données non enregistrées en raison de défaillances techniques provenant de l’outil d’identification et de capture de données utilisées.

Existence du sous stockage :

La méconnaissance du marché pharmaceutique lors de la mise en place effective de Madaphar, a engendré une sous estimation des besoins des produits à fortes rotations. Les mises en place ont été très prudentes. Cette prudence dans les commandes a occasionné des ruptures des stocks. Malgré une prompte réaction dans la passation des commandes, l’éloignement des fournisseurs de Madaphar augmente d’une part les délais de livraison et de la même occasion, la durée de rupture des produits.
Les produits qui étaient en quantité suffisante se sont troués en sous stock et cela à cause des concurrents qui étaient aussi en rupture.
Les stocks du BRISTOPEN 250MG POUDRE POUR SIROP se sont trouvés épuisées en moins d’une semaine de vente.
La rupture des stocks rendue possible par cette vente ponctuelle est due principalement au sous stockage du BRISTOPEN 250 MG PPS. Les besoins de ce médicament n’étaient pas bien estimés lors des précédentes commandes.

Demande des clients non satisfaite :

A MADAPHAR, l’inexactitude de l’information concernant les niveaux des stocks a entraîné :
· Des pertes de temps et des retards de livraison liés à la recherche de marchandises qui ne se trouvent pas à un endroit et/ou dont la quantité ne correspond pas à celle indiquée par le système.
· Perte de clients dus à la qualité de service rendu.
· Les retards de livraison sont fréquents.
· Des livraisons ne sont pas toujours conformes à la commande.
Le taux de réclamations est élevé pour l’entreprise.

Diminution des Chiffres d ’ Affaires :

Les mauvaises informations des données stocks ont entraîné des conséquences néfastes sur les informations qui sont données aux clients à savoir :
· Des pertes de vente parce que le système indique qu’un article est disponible alors qu’il ne l’est pas.
· Des conséquences négatives sur les autres systèmes et processus de l’entreprise et une dégradation de la qualité des échanges entre les différents maillons de la chaîne d’approvisionnement.
· Des coûts opérationnels supplémentaires pour compenser les erreurs tels que : occasionnés par les « surprises » dernière minute. Des coûts de rupture des stocks, des coûts d’immobilisation.

Existence des coûts inutiles:

Après avoir effectuer quelques analyses plus approfondies concernants les coûts et les charges de la société, les points suivants ont été soulevés:
– augmentation de la surface de stockage.
– augmentation du personnel au magasin.
– augmentation de la valeur immobilisée des actifs de l’entreprise.
– augmentation du coût de passation des commandes.
– l’effet de pondération du coût d’unité d’oeuvre de l’administration.
– “turn over” des produits trop petit.
– personnel constitué en grande partie par la famille est dont le coût est trop élevé et le rendement faible.
En bref, ces derniers entraînent des coûts et charges inutiles pour MADAPHAR S.A et deviennent des obstacles pour son épanouissement et sa compétitivité.
Compte tenu de sa composition, on admet généralement que ce coût est proportionnel à la valeur des stocks et à la durée du stockage. La grande partie de ses élements constitutifs sont à la fois calculés sur ces critères à savoir:
– du coûts des capitaux investis: intérêts proportionnel au capital emprunté et à la durée de l’emprunt.
– Du coût de la dépréciation: en relation avec la valeur des stocks et la durée de sa possession.
– Du coût des assurances: le montant des polices périodiques est établi en référence à la valeur assurée.
– Du coût du magasinage: le montant des loyers périodiques (ou amortissements) est en relation avec les capacités de stockage.

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Table des matières

. PREMIERE PARTIE: PRESENTATTION GENERALE DE LA RECHERCHE
Introduction
Chapitre I: Présentation de la société
Section 1: Historique
Section 2: Activités et missions
Chapitre II: Théorie générale sur l’outil de gestion des stocks et de l’approvisionnement”
Section 1: Définition
Section 2: Caractéristiques des différentes
méthodes de gestion
Conclusion Partie I
. DEUXIEME PARTIE: IDENTICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES
Introduction
Chapitre I: Problèmes liés à la gestion des stocks
Section 1: Ruptures fréquentes des stocks
Section 2: Accroissement des coûts de stockage et de manutention
Chapitre II: Problèmes liés à l’organisation de l’entreprise
Section 1: Charges indirectes trop lourdes
Section 2: Manque de Compétitivité de l’entreprise
Université d’Antananarivo
Département Gestion
Conclusion Partie II
TROISIEME PARTIE: PROPOSITION DE SOLUTIONS ET SOLUTIONS RETENUES
Introduction
Chapitre I: Solutions concernant la gestion des stocks
Section 1: Réduction du taux de rupture des stocks
Section 2: Optimisation et élimination des différents coûts
Chapitre II: Solutions liées à l’organisation de l’entreprise
Section 1: Réduction des charges indirectes
Section 2: Relever et corriger les mauvais fonctionnements de l’entreprise
Chapitre III: Solutions retenues et résultats attendus
Section 1: Solutions retenues
Section 2: Résultats attendus et recommandations
générales
Conclusion Partie III
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE

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